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Aufgaben

Eine Aufgabenverwaltung rundet die Groupware-Fähigkeiten von Evolution ab. Damit können Sie sogar kleinere Projekte verwalten, denn die Aufgaben lassen sich priorisieren, bestimmten Personen zuweisen und es lässt sich festhalten, zu wieviel Prozent eine Aufgabe bereits erledigt ist. Neue Aufgaben legen Sie am Besten in der Aufgabenliste an, die Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "Aufgaben" links unten öffnen. Aber auch in der Kalenderansicht können Sie Aufgaben über das entsprechende Feld rechts unten anlegen. Auch hier können Sie über "Datei, Neu, Aufgabenliste" verschiedene Aufgabenlisten anlegen, um etwa persönliche und berufliche oder die Aufgaben verschiedener Projekte zu trennen.

Eine Aufgabe anlegen

Eine neue Aufgabe legen Sie entweder über den Button "Neu" in der Werkzeugleiste an oder Sie klicken auf den Schriftzug "Klicken Sie hier, um eine Aufgabe hinzuzufügen" im rechten Fensterteil, tippen einen Titel ein und bestätigen mit <Return>. Im zweiten Fall müssen Sie die Aufgabe anschließend mit der rechten Maustaste anklicken und den Kontextmenüpunkt "Öffnen" wählen, um Details eingeben zu können.

Über die Drop-down-Liste neben "Gruppe" weisen Sie die neue Aufgabe zunächst einer Aufgabenliste zu. Direkt darunter geben Sie Ihr einen Namen und tragen - sofern relevant - ein Anfangs- und Fälligkeitsdatum ein. Der Platz neben "Beschreibung" steht Ihnen dann für Details zur Verfügung.

Über den Button "Beilegen" können Sie die Aufgabe mit Anlagen versehen, etwa Projektdokumenten. Ein Klick auf die Schaltfläche "Statusdetails" wiederum öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie den Status der Aufgabe festhalten können. Die Auswahlliste bietet "Nicht begonnen", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen" und "Abgebrochen" an. Sie können aber auch manuell eintragen, wieviel Prozent bereits erledigt sind. Auch eine Internet-Adresse können Sie hier einfügen.

Wie wichtig eine Aufgabe ist, legen Sie im Feld "Priorität" fest, das drei Stufen anbietet ("Hoch", "Normal", "Niedrig"). Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "Schließen". Ein abschließender Klick auf "Speichern" in der Werkzeugleiste legt den neuen Termin an.

Aufgaben bearbeiten und zuweisen

Um Änderungen an einer Aufgabe vorzunehmen, oder diese zu ergänzen, markieren Sie sie in der Aufgabenliste und wählen den Kontextmenüpunkt "Öffnen", um erneut in den Aufgabendialog zu gelangen. Ist eine Aufgabe erledigt, können Sie sie entweder über den Kontextmenüpunkt "Löschen" ganz aus der Liste entfernen oder mit "Als abgeschlossen markieren" durchgestrichen darstellen lassen.

Möchten Sie zusätzlich den Status Ihrer Aufgaben im Blick behalten, aktivieren Sie im Menü die Option "Ansicht, Aktuelle Ansicht, Mit Status". Über "Ansicht, Aktuelle Ansicht, Mit Fälligkeitsdatum" blenden Sie alternativ Ihre Dead-Lines ein.

Mit Evolution können Sie Aufgaben auch an andere delegieren: Markieren Sie dazu die Aufgabe in der Liste und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt "Aufgabe zuweisen". Jetzt können Sie entweder eine einzelne Person oder auch gleich mehrere mit dem Auftrag betrauen. Wählen Sie die Personen einfach mit einem Klick auf die Schaltfläche "Teilnehmer..." aus oder tragen Sie sie über "Hinzufügen" manuell ein. Wenn Sie für einen Teilnehmer in der Spalte "UAwg" (Um Antwort wird gebeten) aus der Drop-down-Liste die Option "Ja" auswählen, dann informiert Evolution die Teilnehmer automatisch per Mail darüber, dass Sie ihnen eine Aufgabe zugewiesen haben.

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