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Angst vor Big Brother

Die Akzeptanz von IM und Präsenzanzeige wird weiter durch die starke Skepsis der Endanwender in den Unternehmen gebremst. Sie befürchten, durch die Präsenzanzeige kontrolliert zu werden und rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. Ganz im Gegenteil kann die Nutzung von Präsenz jedoch dazu führen, die eigene Erreichbarkeit besser zu steuern. Wer gerade konzentriert an einem wichtigen Dokument arbeiten muss, kann seinen Status auf "nicht verfügbar" stellen, so dass der Arbeitsfluss nicht gestört wird. Gleichzeitig werden auf Grundlage des Verfügbarkeitsstatus etwa eingehende Telefonate direkt auf die Voicebox umgeleitet, so dass kein wichtiger Anruf verloren geht.

Auch bei IM sollten die Anwender verstärkt darüber nachdenken, welchen Beitrag diese Technologie zu ihrem Geschäftserfolg leisten kann. Viele Einsatzmöglichkeiten von Instant Messaging im Geschäftsalltag scheinen einer Mehrheit der Verantwortlichen noch nicht hinreichend bewusst zu sein. So kann IM als Kommunikations-"Backchannel" parallel zu telefonisch geführten Verhandlungen eingesetzt werden. Dies erhöht die Reaktionsfähigkeit der Verhandlungspartner und damit die Kundenzufriedenheit, wie ein in der Studie "Wettbewerbsfaktor effiziente Kommunikation" beschriebenes Einsatzszenario verdeutlicht.

Weiter können IM und Präsenzanzeige eine wesentliche Rolle spielen, wenn es um die effiziente Zusammenarbeit geografisch verteilter Projektteams geht. Dies trifft umso mehr zu, wenn Teams über mehrere Zeitzonen hinweg koordiniert werden müssen. Dies wäre ausschließlich auf der Grundlage von Telefon und E-Mail gar nicht oder nur mit großen Produktivitätseinbußen zu bewerkstelligen. Dass der zu kontaktierende Mitarbeiter den ganzen Tag nicht erreichbar ist, könnte man so nur durch wiederholt erfolglose Anrufe feststellen.

Verhaltensregeln kommen mit der Nutzung

Auch der allseits beklagten E-Mail-Flut kann durch den gezielten Einsatz von IM begegnet werden. Ein Beispiel sind etwa kurzfristige Terminvereinbarungen. Einem Treffen geht oft ein langer Austausch inhaltlich belangloser E-Mails voraus, wodurch die ohnehin schon volle Inbox zusätzlich verstopft wird. Durch eine spontan aufgesetzte IM-Sitzung wird einerseits die Mailbox entlastet und der Abstimmungsprozess deutlich verkürzt.

Sobald IM und Präsenz vermehrt und konsequent eingesetzt werden, werden sich auch Verhaltensregeln für den Umgang mit diesen Kommunikationsmitteln etablieren. So werden die Mitarbeiter bald feststellen und akzeptieren, dass man IM und Präsenz genauso wie ein Handy auch mal abstellen kann. Auch das bei der Einführung neuer Kommunikationstechnologien oft befürchtete Verschwinden der Privatsphäre wird sich mit zunehmender positiver Praxiserfahrung legen. Man erinnere sich nur an die anfängliche Diskussion um die Störung der Privatsphäre durch die Anzeige eingehender Anrufe, die durch ISDN möglich war. Der damit verbundene Mehrwert wurde schnell wichtiger als die Skepsis.

Einmal mehr zeigt sich, dass es bei der Vermarktung neuer Technologien auf die Berücksichtigung lokaler Besonderheiten ankommt. Damit auch bei UC der Mehrwert stärker zum Tragen kommen kann, müssen die ITK-Anbieter gezielt Befürchtungen der Anwender in deutschen Unternehmen im Zusammenhang mit IM und Präsenzanzeige ansprechen und ausräumen.

Philipp Bohn ist Analyst bei Berlecon Research mit den Schwerpunkten Voice over IP (VoIP) und Digital Economy.

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