Die Planung von Projekten erfordert auch in kleineren Unternehmen die Unterstützung durch Tools. Dadurch ist sichergestellt, dass die Projektbeteiligten ihre Aufgaben kennen, Zeitpläne eingehalten werden können und klar ist, welche Aufgaben es innerhalb eines Projektes gibt. Dazu kommt der Wissens- und Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern im Projekt und auch mit den Projektverantwortlichen.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen mit Monday.com, Microsoft Project, Wrike, Asana, Jira, Teamwork und SmartSuite sieben prominente Planungstools vor, mit denen Sie auch komplexe Geschäftsprozesse planen und managen können.
5 Gründe: Darum sind Planungstools für Unternehmen sinnvoll
Projektmanagement ist eine komplexe Aufgabe, die viele unterschiedliche Aspekte erfordert: von der Ressourcenplanung über die Terminplanung bis hin zur Qualitätskontrolle. Ohne geeignete Planungstools können Projekte schnell unübersichtlich werden, Deadlines verfehlt und Ressourcen ineffizient genutzt werden. Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen auf Planungstools für Projekte setzen sollten:
- Effizienzsteigerung: Planungstools ermöglichen es Unternehmen, Aufgaben zu priorisieren, Ressourcen effektiv zu verteilen und Termine genau zu überwachen. Dies führt zu einer optimierten Arbeitsweise und einer höheren Produktivität.
- Transparenz und Kontrolle: Mit Planungstools haben Projektmanager und Teammitglieder jederzeit den Überblick über den aktuellen Projektstand. Dies ermöglicht es, rechtzeitig auf Verzögerungen oder Probleme zu reagieren und sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Planungstools fördern die Zusammenarbeit im Team, da sie einen zentralen Ort bieten, an dem alle wichtigen Informationen und Dokumente gespeichert und geteilt werden können. Dies verbessert die Kommunikation und sorgt für ein effektives und synchronisiertes Arbeiten im Team.
- Risikomanagement: Mit Hilfe von Planungstools können Risiken frühzeitig erkannt und geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit von unerwarteten Komplikationen und hilft, das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Planungstools können nicht nur dabei helfen, Deadlines einzuhalten, sondern auch dabei, das Budget einzuhalten. Sie bieten die Möglichkeit, den Projektverlauf in Echtzeit zu verfolgen und so schnell auf Änderungen zu reagieren, was zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen führen kann.
Unternehmen, die auf Planungstools für Projekte setzen, profitieren daher von einer verbesserten Effizienz, Kontrolle und Kommunikation, einer effektiven Risikominimierung und signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen.
Monday.com: Effektive Projektplanung in der Cloud
Monday.com ist ein leistungsfähiges Projektmanagement- und Team-Kollaborationstool, das sich durch eine Vielzahl nützlicher Funktionen auszeichnet. Zu den Funktionen gehört eine intuitive Benutzeroberfläche, die eine übersichtliche Darstellung von Aufgaben, Fristen und Fortschritten ermöglicht.
Monday.com erleichtert die Erstellung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben, wobei Benutzer Fristen festlegen und Prioritäten nach Bedarf anpassen können. Im Vergleich zu anderen bekannten Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Jira hebt sich Monday.com eben gerade durch seine Anpassungsfähigkeit ab.
Einer der wichtigsten Faktoren bei Monday.com ist die umfassende Unterstützung für das Kanban-System. Dabei handelt es sich um ein visuelles System zur Verwaltung von Aufgaben, das die Transparenz fördert und dazu beiträgt, Engpässe und Ineffizienzen im Projekt zu identifizieren.
Jede Phase repräsentiert bei der Verwendung von Kanban einen Zustand im Arbeitsprozess, und die Arbeit wird durch Aufgaben von einer Phase zur nächsten dargestellt. Dies ermöglicht ein hohes Maß an Transparenz und erleichtert das Verständnis des aktuellen Arbeitsstandes.
Thomas Joos
Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die integrierte Kommunikationsfunktion. Anstatt auf externe E-Mail-Dienste oder Messaging-Apps angewiesen zu sein, ermöglicht Monday.com den direkten Austausch von Kommentaren und Dateien innerhalb von Aufgaben. Das verbessert die Effizienz der Teamkommunikation und minimiert das Risiko von Informationsverlust oder Missverständnissen.
Darüber hinaus bietet Monday.com umfangreiche Automatisierungsfunktionen. Routineaufgaben können automatisiert werden, was zu einer signifikanten Zeitersparnis führt. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass kein Teammitglied eine Frist oder eine Aufgabe verpasst.
Die Anpassungsfähigkeit von Monday.com ist ein weiterer wesentlicher Vorteil. Die Plattform lässt sich nahtlos in eine Reihe von Drittanbieter-Tools integrieren, darunter Google Drive, Slack und Zoom. Darüber hinaus bietet Monday.com zahlreiche Vorlagen und Optionen, um es an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens oder Projekts anzupassen.
Microsoft Project: Der Klassiker in der Projektplanung
Microsoft Project ist ein weitverbreitetes Projektmanagement-Tool, das verschiedene Funktionen zur Unterstützung der Projektplanung, -verfolgung und -verwaltung bietet. Es wird oft wegen seiner ausgereiften Funktionen und seiner nahtlosen Integration mit anderen Microsoft-Produkten gewählt.
Eine Kernfunktion von Microsoft Project ist die detaillierte Zeitplanungsfunktionalität. Die Lösung ermöglicht es Benutzern, Projektaufgaben zu erstellen, sie miteinander zu verknüpfen, um Abhängigkeiten zu zeigen, und sie dann in einem Gantt-Diagramm anzuzeigen. Diese visuelle Darstellung erleichtert das Verständnis des Projektverlaufs und der Beziehungen zwischen den Aufgaben.
Microsoft Project bietet auch eine Ressourcenmanagement-Funktion. Project ermöglicht es damit den Benutzern, verschiedene Arten von Ressourcen (wie Personal, Ausrüstung und Materialien) zu verwalten und ihnen Aufgaben zuzuweisen. Ferner kann es den Ressourcenverbrauch und die Verfügbarkeit verfolgen, was eine effektive Ressourcenallokation und -planung unterstützt.
Zusätzlich verfügt Microsoft Project über eingebaute Berichtsfunktionen. Die Lösung kann eine Vielzahl von vordefinierten Berichten erstellen, wie zum Beispiel Projektübersicht, Arbeitsaufwand, anstehende Aufgaben und mehr. Diese Berichte bieten wichtige Erkenntnisse über den Projektverlauf und helfen bei der Entscheidungsfindung.
Ein weiterer Aspekt von Microsoft Project ist seine enge Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Microsoft Teams oder Sharepoint. Das ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb des Teams und eine verbesserte Koordination der Projektaufgaben.
Schließlich bietet Microsoft Project auch eine Funktion zur Verfolgung des Projektfortschritts und zur Kontrolle von Budgets. Die Benutzer können damit den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und die tatsächlichen Kosten mit den budgetierten Kosten vergleichen.
Thomas Joos
Wrike: Projektverwaltung automatisieren
Wrike ist ein weitverbreitetes Projektmanagement- und Kollaborationstool. Durch die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität bietet Wrike Funktionen zur Unterstützung einer Vielzahl von Arbeitsprozessen und Projekttätigkeiten. Benutzer können Aufgaben erstellen, delegieren und deren Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Prioritäten und Fristen lassen sich auf einfache Weise festlegen und anpassen.
Mit integrierten Kommunikationswerkzeugen fördert Wrike die Zusammenarbeit im Team. Durch die direkte Integration von Kommentaren und Dateien in die Aufgaben können Benutzer Informationen effizient austauschen, was das Risiko von Informationsverlust oder Missverständnissen reduziert.
In Bezug auf die Automatisierung bietet Wrike Funktionen zur Automatisierung von Routineaufgaben, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt. Durch automatische Benachrichtigungen werden Benutzer über fällige Aufgaben und Fristen informiert.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von Wrike ist die hohe Kompatibilität mit anderen Tools und Diensten. Diese Plattform lässt sich nahtlos in eine Reihe von Drittanbieter-Tools wie Slack und Salesforce integrieren. Darüber hinaus können Benutzer Wrike dank zahlreicher Vorlagen und Anpassungsoptionen genau auf die spezifischen Bedürfnisse ihres Projekts oder Unternehmens abstimmen.
Schließlich stellt Wrike Berichtsfunktionen zur Verfügung, die eine detaillierte Einsicht in Projektfortschritte und Leistungsdaten bieten. Diese Funktion unterstützt Entscheidungsträger dabei, informierte Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen.
Asana: Umfassende Projektverwaltung in der Cloud
Asana ist ein bekanntes Projektmanagement-Tool, das eine Vielzahl von Funktionen zur Unterstützung von Arbeitsabläufen bietet. Asana ermöglicht das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben innerhalb von Projekten. Anwender können Prioritäten und Fristen festlegen, wodurch die Übersichtlichkeit verbessert wird. Zudem können Projektleiter den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit verfolgen.
Thomas Joos
Die Plattform beinhaltet Kommunikationswerkzeuge zur Förderung der Teamarbeit. Kommentare und Dateien können direkt in Aufgaben integriert werden, was den Informationsaustausch vereinfacht. Zudem bietet Asana Funktionen zur Automatisierung von Routineaufgaben. Automatische Benachrichtigungen halten Benutzer über fällige Aufgaben und Fristen auf dem Laufenden. Asana ist ebenfalls kompatibel mit verschiedenen Drittanbieter-Tools wie Google Drive, Slack und Salesforce. Darüber hinaus können Anwender Asana mit Hilfe von Vorlagen und Anpassungsoptionen auf spezifische Projekt- oder Unternehmensanforderungen abstimmen.
Die Plattform beinhaltet Berichtsfunktionen für einen detaillierten Einblick in Projektfortschritte und Leistungsdaten. Entscheidungsträger können somit datenbasierte Entscheidungen treffen.
Jira: Projektverwaltung von Atlassian
Jira, entwickelt von Atlassian, ist ein führendes Werkzeug für die Verwaltung von Softwareentwicklungsprojekten. Es ist bekannt für seine Funktionen, die speziell auf agile Entwicklungsmethoden wie Scrum und Kanban ausgerichtet sind.
Die Lösung ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Aufgaben, die als “Issues” bezeichnet werden, innerhalb von Projekten. Diese Issues können User-Stories, Bugs, Epics oder andere Aufgabentypen sein, je nach den Anforderungen des Projekts. Sie können Prioritäten zugewiesen, mit bestimmten Versionen oder Komponenten verknüpft und über die Entwicklungsphasen hinweg nachverfolgt werden.
Eine der Kernfunktionen von Jira ist das Board, ein visuelles Werkzeug zur Darstellung des Fortschritts von Issues. In einem Scrum-Projekt könnte es eine Unterteilung in Spalten wie “Backlog”, “In Arbeit” und “Erledigt” geben. In einem Kanban-Projekt könnten die Spalten den verschiedenen Phasen des Arbeitsflusses entsprechen.
Thomas Joos
Ein weiteres Merkmal von Jira ist das Ressourcenmanagement. Jira ermöglicht die Verwaltung von Teammitgliedern und deren Arbeitslast. Die Zuweisung von Issues zu bestimmten Personen und die Überwachung ihrer Arbeitsbelastung ist einfach und transparent, was die Planung und Durchführung des Projekts erleichtert.
Jira bietet auch umfangreiche Berichtsfunktionen. Mit Berichten wie dem Burndown-Chart, dem Sprint-Report oder dem Velocity-Chart können Teams die Fortschritte und Leistung des Projekts im Detail verfolgen und analysieren.
Integration ist ein weiterer wichtiger Aspekt von Jira. Es kann nahtlos mit anderen Atlassian-Produkten wie Confluence oder Bitbucket integriert werden, aber auch mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Tools, zum Beispiel Slack, Teams, GitHub, GitLab, Zendesk, Google Sheets, CicrcleCI, Sentry oder Jenkins.
Teamwork: Projektmanagement mit Kommunikationsfunktionen
Teamwork ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool. Ein Schlüsselmerkmal von Teamwork ist dabei seine Anpassungsfähigkeit. Das Tool bietet Möglichkeiten zur Personalisierung von Projekten und Workflows. Nutzer haben die Freiheit, die Gestaltung ihrer Aufgaben, Benutzerrollen und sogar des Benutzerinterfaces auf die Anforderungen ihres Projekts abzustimmen. Diese Flexibilität kann die Effizienz und Akzeptanz im Team maßgeblich erhöhen.
Teamwork
Ein weiterer Vorteil von Teamwork ist die Integration effizienter Werkzeuge zur Teamkommunikation. Während einige andere Lösungen lediglich grundlegende Funktionen wie Aufgabenverwaltung und Zeitplanung bereitstellen, ermöglicht Teamwork die direkte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Kontexts von Aufgaben und Projekten. Dies kann zu verbessertem Informationsfluss und stärkerer Zusammenarbeit innerhalb des Teams führen. Teamwork unterstützt dabei auch die Integration diverser Business-Apps.
Dazu kommen umfassende Funktionen für Reporting und Analyse. Nutzer können benutzerdefinierte Berichte und Dashboards erstellen, die detaillierte Einblicke in Projekte und Abläufe liefern. Die “Task-Management”-Funktion ermöglicht es den Benutzern, Aufgaben zu erstellen, zu delegieren und deren Status zu verfolgen. Diese Aufgaben können mit Fristen versehen, in Unteraufgaben unterteilt und abhängig voneinander gemacht werden, was eine klare Darstellung des Arbeitsflusses ermöglicht.
Die “Milestone”-Funktion hilft dabei, wichtige Projektziele zu definieren und zu verfolgen, wodurch die Übersichtlichkeit und Zielorientierung des Projekts gefördert werden. Das “Zeiterfassungs”-Feature ermöglicht es den Benutzern, die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen, was eine genaue Projekt- und Budgetplanung unterstützt. Die “Dateiverwaltung”-Funktion in Teamwork unterstützt die Zusammenarbeit im Team, indem sie das Hochladen, Teilen und Kommentieren von Dateien ermöglicht.
Schließlich ermöglicht das “Berichtswesen” die Erstellung von detaillierten, benutzerdefinierten Berichten, die wertvolle Einblicke in den Projektverlauf und die Leistung bieten. Diese vielfältigen Funktionen tragen dazu bei, dass Teamwork den unterschiedlichsten Anforderungen an das Projektmanagement gerecht wird.
SmartSuite: Alle Tools zum Projektmanagement unter einem Dach
SmartSuite ermöglicht die Verwaltung von Projekten in einer zentralen Lösung. Sie managen Aufgaben unterschiedlicher Priorität genauso wie Meilensteine, zugeordnete Projektmitarbeiter, Zeitpläne oder Berichte.
SmartSuite
Smartsuite bietet auch Funktionen zum Risiko- und Änderungsmanagement: Das sind zwei entscheidende Aspekte im Projektmanagement. Sie helfen den Teams, potenzielle Risiken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu mindern. Das kann sowohl interne als auch externe Risiken umfassen, wie Budgetüberschreitungen, technologische Herausforderungen oder Marktveränderungen. Nach der Identifizierung der Risiken ermöglicht Smartsuite die Analyse und Bewertung dieser Risiken, um deren potenzielle Auswirkungen und Wahrscheinlichkeiten zu verstehen. Mit den Tools von Smartsuite können Teams also Strategien entwickeln, um Risiken zu minimieren oder sogar komplett zu eliminieren. Das kann durch die Zuweisung von Ressourcen, die Änderung von Projektstrategien oder die Implementierung von Kontrollmaßnahmen erfolgen.
Das Änderungsmanagement bezieht sich auf den Prozess der Handhabung von Änderungen an einem Projekt, einschließlich der Identifizierung, Dokumentation, Genehmigung und Implementierung von Änderungen. Smartsuite ermöglicht es den Teammitgliedern, Änderungsanforderungen einzureichen und zu dokumentieren. Dies stellt sicher, dass alle Änderungen ordnungsgemäß erfasst und verfolgt werden.
Die Software bietet einen strukturierten Genehmigungsprozess, bei dem Änderungen von den zuständigen Stakeholdern überprüft und genehmigt (oder abgelehnt) werden können. Nach der Genehmigung unterstützt Smartsuite die Implementierung von Änderungen, indem sie sicherstellt, dass alle relevanten Informationen an die betroffenen Teammitglieder weitergegeben und die Änderungen ordnungsgemäß umgesetzt werden.
Smartsuite bietet auch Tools zur Überwachung und Berichterstattung von Änderungen, um sicherzustellen, dass sie wie geplant umgesetzt und alle potenziellen Auswirkungen auf das Projekt überwacht werden.
Autor: Thomas Joos, Autor
