Microsoft Word: 10 Tricks & versteckte Funktionen

Elemente, Sonderzeichen und Formate finden

Problem: Die Suchfunktion von Word findet nur Text. Wie lassen sich auch Elemente wie Tabellen, Grafiken, Fußnoten und sogar Formatierungen aufspüren?

Lösung: Das schlummert alles etwas versteckt im Suchdialog von Word. Rufen Sie dafür mit Strg-F zunächst das Eingabefeld der Suche auf. Danach klicken Sie auf das Lupensymbol. Hier finden sich bereits die Funktionen, mit denen Sie in Grafiken, Tabellen, Kommentaren, Formeln oder Fußnoten stöbern können. Noch tiefer hinab steigen Sie mit „Erweiterte Suche…“ und dort „Erweitern >>“.

Da lässt sich unter „Format“ etwa nach Schriftarten oder Formatvorlagen suchen, unter „Sonderformat“ unter anderem nach Absatzmarken und Leerzeichen. Viele Elemente lassen sich auch als Platzhalter in das Suchfeld eingeben. So sucht „^p“ nach Absätzen. Das neueste Word 2021 und Microsoft 365 verfügen zusätzlich über ein Suchfeld oberhalb des Ribbon-Bandes.

Siehe auch: Namen aus Überarbeitungen entfernen

Piktogramme: Emojis wie in Whatsapp

Problem: In Apps wie beispielsweise Whatsapp steht Ihnen eine Vielzahl von Emojis, Icons und Symbolen zur Verfügung. Bietet Word etwas Ähnliches?

Lösung: Word ab der Version 2019 bezeichnet diese Elemente als Piktogramme. Dementsprechend befinden sich die kleinen Bildchen im Ribbon unter „Einfügen –› Piktogramme“.

Hier sehen Sie buchstäblich Hunderte von kleinen Bildchen, die sich zudem über das Suchfeld durchsuchen lassen. Die Palette reicht dabei von Analyse bis Zuhause, wobei sich die Smileys im Abschnitt „Gesichter“ befinden. Die Tastenkombination Windows-. fördert eine zusätzliche kleine Emoji-Bibliothek zutage.

Wasserzeichen selbst erstellen

Problem: Um bei einem Dokument deutlich zu machen, bei wem die Urheberrechte liegen, oder um die unerwünschte Nutzung von Kopien zu unterbinden, sind Wasserzeichen eine verbreitete Methode. Kann Word das auch?

Lösung: Die Funktion zum Einfügen eines Wasserzeichens hat Microsoft in seiner Textverarbeitung ein wenig versteckt: Sie finden sie in der Menüleiste unter „Entwurf“ ganz rechts. Hier bietet das Wasserzeichenmenü einige vorgefertigte Wasserzeichen wie „Vertraulich“ oder „Nicht kopieren“.

Um einen eigenen Entwurf zu verwenden, klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen…“ und fügen das gewünschte Logo oder den gewünschten Text hinzu.

Siehe auch: So zählen Sie, wie häufig ein Wort im Text vorkommt

Vorlagen und Designs: Integrierte Layouthilfen

Problem: Bei ganz gewöhnlichem Text schreibt man einfach los, doch wenn es um ausgefeilte Layouts wie Kalender, Einladungen oder Lebensläufe geht, wird die Gestaltung mit Word doch schnell mühsam. Kann man sich nicht helfen lassen, um nicht jedes Mal von vorn anzufangen?

Lösung: Word hilft auf zwei Ebenen. Die Erste begegnet Ihnen bereits, wenn Sie ein neues Dokument erstellen. Neben „Leeres Dokument“ stehen dort zahlreiche Vorlagen wie etwa Briefköpfe, Urkunden und Broschüren zur Verfügung. Wenn Ihnen die Auswahl nicht genügen sollte, dann geben Sie einfach ein Stichwort für die benötigte Vorlage in das Suchfeld ein. Der Suchbegriff „Kalender“ beispiels- weise fördert Dutzende Onlinevorlagen zutage, die sich als Grundlage für eigene Werke nutzen lassen.

Die zweite Ebene beschäftigt sich dagegen eher mit dem Erscheinungsbild von Dokumenten. Die entsprechende Funktion liegt unter „Entwurf“ im Menü „Designs“. Hier fasst Microsoft aufeinander abgestimmte Schriftarten, Farben und Schriftgrößen zusammen. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über ein Design fahren, sehen Sie, wie Ihr Dokument damit aussehen würde, bevor Sie es per Klick auswählen.

Microsoft 365: Textinhalte ohne Formatierung einfügen

Problem: Anstatt Texte in der Schriftart und mit der Formatierung des Zieldokuments einzufügen, besteht Word darauf, Texte im Quellformat zu kopieren, was aber nicht selten das Layout ruiniert und aufwendige Korrekturen nach sich zieht. Gibt es einen Weg, Texte einzufügen, ohne deren Formatierung zu übernehmen?

Lösung: Windows kennt eigentlich schon lange eine Lösung für dieses Problem: Die Tastenkombination Strg-Shift-V kopiert in vielen Programmen reine Textinformationen. Doch ausgerechnet Microsofts Office-Paket kann das nicht. Stattdessen müssen Anwender mit Strg-V eingefügte Texte in einem zweiten Arbeitsschritt nachträglich von der Formatierung befreien.

Für Nutzer von Microsoft 365 – exakt formuliert von Word ab Version 16.0.15831.20174 – bietet Microsoft jetzt die Tastenkombination Strg-Shift-V auch für Word an, um Texte bequem einzufügen, ohne die Formatierungen der Quelle mitzunehmen. Die Versionsnummer erfahren Sie unter „Datei –› Konto“.

Siehe auch: Diese neue Tastenkombination spart Zeit und vermeidet Fehler

Dokumente mit Passwort schützen

Problem: Wer private oder vertrauliche Dokumente etwa per E-Mail verschickt, sollte diese mit einem Passwort vor neugierigen Blicken schützen. Wie geht das?

Lösung: Bei geheimen Geschäftsunterlagen oder persönlichen Dokumenten mit privaten Informationen ist es sinnvoll, die Inhalte der Word-Dokumente mit einem Passwort zu schützen. Die Datei wird hierdurch für fremde Augen wertlos, denn ohne die Eingabe des korrekten Passworts lässt sich die Datei weder lesen noch ändern oder ausdrucken.

Um ein Dokument mit einem Passwortschutz zu versehen, klicken Sie bitte nunmehr im Menü „Datei“ auf „Informationen –› Dokument schützen –› Mit Kennwort verschlüsseln“. Hier geben Sie das Passwort zweimal ein und speichern im Anschluss daran das Dokument, um den Schutz zu aktivieren. Die Verschlüsselung gilt auch für alternative Programme wie Libre Office.

Wenn Sie den Passwortschutz wieder aufheben möchten, klicken Sie wiederum auf „Mit Kennwort verschlüsseln“ und entfernen daraufhin sämtliche Zeichen aus dem Kennwortfeld. Nach einem Klick auf „OK“ ist die Kennwortabfrage aufgehoben.

Siehe auch: Wie Sie in Word nicht gespeicherte Dateien wiederherstellen

Falzmarken einfügen

Problem: Trotz der vielen Möglichkeiten lässt Microsoft Word noch immer eine Funktion vermissen, mit der sich auf einfache Art und Weise Loch- oder Falzmarken an der richtigen Stelle einfügen lassen. Diese erleichtern das richtige Falten und Lochen eines Briefes oder Dokuments enorm. Wie kann man sich behelfen?

Lösung: In Deutschland gibt es wie für fast alles auch für die Gestaltung von Geschäftsbriefen im DIN-A4-Format eine Norm – in diesem Fall ist die DIN 676 maßgeblich (Form A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf, Form B für solche mit erweitertem Briefkopf). Um in ein Dokument die richtigen Falz- und Lochmarken einzufügen, öffnen Sie eine leere Word-Datei und fügen dort entsprechende Markierungen ein.

Im ersten Schritt zeichnen Sie eine Linie, die die Falzmarke darstellt. Dazu wechseln Sie in das „Einfügen“-Menü. Klicken Sie dort auf „Formen“ und zeichnen Sie eine kurze Linie auf das Dokument. Wenn Sie dabei die Shift-Taste gedrückt halten, erzeugen Sie eine waagerechte Linie.

Um die Länge der Falzmarke auf die üblichen drei Millimeter festzulegen, markieren Sie die Linie, wechseln zu „Formformat“ und geben im Feld „Größe“ 0,3 cm ein.

Um die Linie zu positionieren, klicken Sie auf „Position –› Weitere Layoutoptionen…“. Tragen Sie für die horizontale Ausrichtung eine absolute Position von 0,5 cm rechts vom Seitenrand und für die horizontale Ausrichtung eine absolute Position von 8,7 cm (Form A) oder 10,5 cm (Form B) unterhalb der Seite für die erste Falzmarke ein.

Für die zweite Falzmarke wiederholen Sie die Prozedur mit den Werten 0,5 cm und 19,2 cm (Form A) oder 21 cm (Form B). Für die Lochmarke erstellen Sie eine neue Linie mit einer Länge von 0,6 cm und einer absoluten Position von 0,5 cm rechts von Seite und 14,85 cm bei unterhalb Seite. Sie können das erstellte Dokument als Word-Vorlage speichern und so wieder verwenden.
Wesentlich schneller als mit dem manuellen Hinzufügen kommen Sie zum gleichen Ergebnis, wenn Sie den kostenlosen Falz- und Lochkartenassistenten von Smarttools herunterladen und nutzen.

Automatisches Verzeichnis erstellen

Problem: Bei langen Dokumenten mit zahlreichen grafischen Elementen lohnt es sich, ein automatisches Abbildungsverzeichnis einzufügen. Wie geht das?

Lösung: Das automatische Abbildungsverzeichnis erfordert zwei Schritte. Im ersten Schritt versehen Sie alle Bilder mit einer Beschriftung. Dazu klicken Sie die erste Abbildung an und gehen daraufhin oben in den Menüleisteneintrag „Referenzen“ – in manchen Word- Versionen heißt es auch „Verweise“. Dort klicken Sie auf „Beschriftung einfügen“ und stellen im Dialogfenster unter „Bezeichnung“ ein, ob es sich bei dem markierten Objekt um eine Abbildung, eine Formel oder eine Tabelle handelt.

Die Registerkarte „Position“ legt fest, ob die Beschriftung oberhalb oder unterhalb des Bildes erscheinen soll. In dem Feld „Beschriftung“ geben Sie nun bitte den Text ein und bestätigen per Klick auf „OK“. Verfahren Sie analog mit den übrigen Abbildungen. Word erkennt automatisch die Reihenfolge der Bilder und ordnet ihnen die richtigen Nummern zu.

Im Anschluss daran fügen Sie im zweiten Schritt das Abbildungsverzeichnis ein. Dazu klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der es später erscheinen soll, und klicken sodann im Menü „Referenzen“ beziehungsweise „Verweise“ im Bereich „Beschriftungen“ auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“. Hier können Sie im Abschnitt „Allgemein“ erneut zwischen Abbildung, Formel und Tabelle unterscheiden und auf diese Weise auch ein Formel- oder Tabellenverzeichnis erstellen. Unter „Formate“ stehen Ihnen mehrere Designs für das Abbildungsverzeichnis zur Auswahl. Ein Klick auf „OK“ schließt den Vorgang ab.

Wenn Sie das Verzeichnis später auf den neuesten Stand bringen wollen, beispielsweise weil neue Abbildungen dazugekommen sind oder sich zwischenzeitlich die Seitenzahlen geändert haben, klicken Sie es einfach an und im Menü auf die Funktion „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“.

Transkription von Audiodateien in Text

Problem: Im Zeitalter der Videokonferenzen ist es manchmal durchaus nützlich, den Inhalt in ein Dokument zu überführen. Doch das Anhören und Abtippen ist mühsam. Lässt sich eine solche Transkription mit Word automatisch durchführen?

Lösung: Die Bezahlversion von Micro-soft 365 ermöglicht Ihnen genau das, sie transkribiert Texte aus einem Audio- oder Videofile direkt in ein Word-Dokument. Microsoft 365 erlaubt pro Benutzerkonto fünf Stunden Transkription pro Monat, in der lokal installierten Word-Version ist dagegen lediglich die Diktier-, nicht jedoch die Transkriptionsfunktion zu finden.

So geht’s: Rufen Sie im Browser die Webseite www.office.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an. Erstellen Sie ein leeres Dokument, klappen Sie im Menü „Start“ das Mikrofonmenü auf und wechseln Sie zu „Transkribieren“.

Auf der rechten Seite öffnet sich nun eine neue Spalte. Oben stellen Sie die Sprache ein, in der das Video oder die Audiodatei vorliegt. Am unteren Ende der Spalte steht die Information, wie viele von den 300 freien Minuten Sie im laufenden Monat bereits verbraucht haben. Danach klicken Sie auf „Audio hochladen“. Word unterstützt die Audioformate WAV, MP4, M4A sowie MP3 und Dateigrößen bis 300 MB.

Der Upload und die Transkription dauern abhängig von der Internetbandbreite eine Weile. Im Anschluss daran zeigt Word in der rechten Spalte die Texte mit Sprechernummer und Zeitstempeln. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen der Einträge fahren, dann er- scheint ein Bleistiftsymbol zum Bearbeiten. Grobe Fehler lassen sich gleich hier ausbügeln.

Wenn Sie eine Textstelle nochmal im Original hören möchten, klicken Sie einfach auf den zugehörigen Zeitstempel. Word spielt die Aufnahme nun ab dieser Stelle ab. Um alle Absätze in das Dokument zu übernehmen, klicken Sie auf „Zu Dokument hinzufügen“. Neben dem reinen Text gibt es auch die Möglichkeit, die Sprecher, die Zeitstempel oder beides zu übernehmen.

Schneller mit Textbausteinen

Problem: Oftmals benötigte Textbausteine, wie etwa Adressen, Haftungsausschluss oder Grußformeln, müssen immer wieder aufs Neue eingetippt werden. Kann Word nicht die Arbeit übernehmen?

Lösung: Häufig benötigte Textbausteine lassen sich als sogenannter Autotext ablegen. Statt zum Beispiel immer wieder „Mit freundlichen Grüßen“ einzugeben, markieren Sie die Wörter und drücken die Tastenkombination Alt-F3. Es erscheint das Fenster „Neuen Baustein erstellen“. Die Funktion ist auch über „Schnellbausteine –› Bausteine-Manager…“ im Menü „Einfügen“ erreichbar. In der Word-Version 2016 bezeichnet Microsoft dies mit „Organizer für Bausteine…“. Im Feld „Name“ tragen Sie eine einfach zu merkende Kurzform für den Textbaustein ein, in unserem Beispiel etwa mfg.
Um später die Grußformel einzufügen, geben Sie dann künftig nur noch mfg ein und drücken die Taste F3. Word speichert die Textbau- steine in der Regel in der Datei „Normal.dotm“ ab.