Die Arbeit in Gruppen ist beliebt, und über das Internet lassen sich die nötigen Dokumente schnell austauschen. Doch bei der gemeinsamen Bearbeitung der Dateien kommt es immer wieder zu Konflikten. Ein Beispiel aus dem Office-Bereich: Buchhaltung und Korrespondenz im Verein teilen sich mehrere Personen. Die einen nutzen Microsoft-Software, die anderen Open Source. Da muss man sich auf ein funktionierendes Austauschformat einigen.
Lesetipp: Die besten Open Source Tools im Überblick
Office: Textdokumente und Tabellenkalkulation
Mit Hilfe des ODF-Formats lassen sich Briefe oder Rechnungen von Microsoft Word einfach mit anderen Office- Paketen wie Libre Office öffnen.
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Damit die Unterlagen in einer Arbeitsgruppe korrekt dargestellt werden, sollte man einheitliche Zeichensätze nutzen. Dabei gilt es, die Standardschriften der einen Plattform zu vermeiden und stattdessen Ersatzschriften zu definieren. Das „Open Type Font“-Format (OTF) ist hier eine sichere Wahl. Es funktioniert unter Windows, auf Apple-Rechnern und bei Linux. OTF-Schriften finden Sie zum kostenlosen Download bei Google-Fonts oder Fontsquirrel.
Für den Dokumentenaustausch bietet sich das Open-Document-Format an. Es wird von vielen Office-Paketen unterstützt. Textdokumente haben hierbei die Dateierweiterung .odt, Tabellen .ods und Präsentationen .odp. Meist klappen so die Transfers, und die Dokumente behalten ihr Layout. Ein Spezialfall ist das Erzeugen von Serienbriefen. Den Inhalt kann man auf verschiedenen Systemen gemeinsam erstellen. Das Ausdrucken mit Hilfe einer Datenbank sollte jedoch eine Person übernehmen, denn das Konvertieren der Adressdatenbank erweist sich meist als zu aufwendig.
Auf Webseiten wie Fontsquirrel gibt es gratis Schriften zum Herunterladen. Das Installieren auf den beteiligten PCs vermeidet beim Dokumentenaustausch Darstellungsfehler.
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Nutzer von Microsoft Excel verwenden gern Formeln und bedingte Formatierungen. Diese lassen sich mit Hilfe von ods-Tabellen in Open-Source-Paketen wie Libre Office öffnen und nutzen.
Anders sieht das bei Skripten oder Code in Visual Basic (VBA) aus. Hier ist die Unterstützung bei den Programmen unterschiedlich. In der Praxis empfiehlt es sich, diese Funktionen vor dem Arbeiten auszutesten. Damit der Code in Libre Office ausgeführt wird, öffnen Sie mit der Tastenkombination Alt-F12 die Einstellungen. Links gehen Sie in die Rubrik „Laden/Speichern“ und wechseln zu „VBA-Eigenschaften“. Aktivieren Sie rechts die Optionen zum Laden und Ausführen des VBA-Codes.
In neuen Versionen von Excel gibt es spezielle Funktionen zum Abruf von Informationen aus dem Internet. Dazu gehören Aktienkurse oder geografische Daten. Diese Möglichkeit gibt es in vielen anderen Office-Lösungen nicht. Damit der Transfer als ods-Dokument funktioniert, wandeln Sie die Daten in Text um. Markieren Sie die betreffenden Tabellenzellen, klicken sie mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü „Datentyp/In Text konvertieren“. Die Zellen werden beim Export korrekt übertragen. In der Infobox „Geografische Karten richtig einfügen“ finden Sie eine Kurzanleitung für das Konvertieren von geografischen Diagrammen.
Vor der Weitergabe von Excel-Tabellen müssen Spezialformate wie „Geografie“ in Text konvertiert werden, damit der Transfer der Daten funktioniert.
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Tipp: Landkarten als Grafiken für den Export einbinden
Neue Excel-Diagrammgrafiken werden von der Tabellenkalkulation in Open- Source-Software nicht unterstützt. Für den Transfer wandelt man diese in eine Grafik um.
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Die neuen Excel-Versionen verfügen über Spezialfunktionen, um geografische Karten passend zu einem Datensatz zu ergänzen. Bei diesem Prozess nutzt die Software Informationen aus dem Internet. Ein Beispiel: Neben einer Liste mit Bevölkerungszahlen zu den Bundesländern erscheint eine Karte, die die Zahlen mit Farben visualisiert.
Die aktuelle Version von Libre Office kennt diese Funktion jedoch nicht, beim Öffnen eines entsprechenden Excel-Sheets fehlt an der Stelle die Darstellung der nachgeladenen Inhalte aus dem Internet.
Das Problem aber lässt sich umgehen: Kopieren Sie in Excel das Kartendiagramm und fügen Sie es als Grafik in das Arbeitsblatt ein. Dazu markieren Sie das Element und legen es über den Shortcut Strg-C in die Windows-Zwischenablage. Zum Einfügen klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine freie Zelle und wählen im Kontextmenü unter „Einfügeoptionen“ das Icon rechts für „Grafik“. Entfernen Sie die geografische Karte und platzieren Sie an dieser Stelle die erzeugte Grafik. Speichern Sie die Tabelle im .ods-Format für die Verwendung in anderen Office-Paketen.
Problemen beim Austausch von PDF-Dokumenten vorbeugen
PDF steht für „Portable Document Format“ und eignet sich ideal für den Austausch von Dokument, die nicht mehr verändert werden sollen. PDF-Dateien lassen sich auf fast jeder Plattform öffnen und drucken. Für die Weiterbearbeitung bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Microsoft Word wandelt PDFs in eine Word-Dokument um. Writer von Libre Office kann das nicht und startet das Draw-Modul. Damit sind schnelle Änderungen am Text möglich.
Wichtig bei Änderungen: Die im Original verwendeten Schriften müssen für den korrekten Export des geänderten PDFs auf dem Rechner installiert sein. Fehlende Fonts ersetzen Word und Draw automatisch durch die definierten Standardschriften. Beim Export werden diese Formatierungen einfach übernommen, Fehler bei Zeilenumbrüchen oder bei der Laufweite sind die Folge.
Tipp: Wenn Ihre Software beim PDF-Export das Einbetten der verwendeten Schriften erlaubt, aktivieren Sie diese Option. Damit stellen Sie die korrekte Darstellung bei der Bearbeitung in anderen Tools sicher.
Für den Transfer einer Illustration oder eines Logo-Entwurfs ist PDF eine mögliche Variante. Das Format überträgt Spezialfunktionen wie Füllungen und Transparenzen bei Objekten. Diese Grafiken lassen sich in anderen Anwendungen wie dem beliebten Corel Draw platzieren.
Soforthilfe PDF: 9 typische Probleme lösen
Termine, Mails und Kontakte in Outlook und Thunderbird
Die E-Mail-Konten der meisten Provider lassen sich in Thunderbird problemlos parallel mit anderen Programmen wie Outlook und im Browser sowie auf mehreren Geräten nutzen. Der IMAP-Standard (Internet Message Access Protocol) sorgt dafür, dass sämtliche Nachrichten auf den Servern des Providers verbleiben und man so von überall aus jeweils auf denselben Datenbestand zugreifen kann.
Wie das Gleiche auch mit Gmail inklusive Google-Kalender und -Adressbuch funktioniert, erläutert der Thunderbird-Hersteller unter support.mozilla.org/de/kb/thunderbird-und-gmail.
Schwieriger gestalten sich Zugriff und Synchronisation mit Thunderbird auf berufliche Microsoft-365-Mails. Hier gibt es verschiedene Lösungen; gute Erfahrungen haben wir mit dem kostenpflichtigen Thunderbird-Add-on „Eule für Exchange“ für jährlich zehn Euro gemacht: Der Empfang und Versand von Nachrichten und der Abgleich von Terminen und Adressbuch funktionieren zuverlässig. Free- MiCal dagegen beschränkt sich auf den Thunderbird-Import von Outlook-Terminen, eine bidirektionale Synchronisierung bietet das kostenlose Tool jedoch nicht.
Wenngleich nicht Open Source, aber für private Anwender kostenlos ist Mailstore Home. Das Backup-Tool archiviert E-Mails nicht nur, es erleichtert zudem den Umzug zwischen verschiedenen Mailprogrammen.
Bilder und Fotos mit Gimp bearbeiten, Krita zum Malen
Der Austausch im Photoshop-Format zu Gimp gelingt, wenn man einige Regeln beachtet. Der Transfer von Textebenen funktioniert bisher nicht.
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Die meisten Grafikprogramme lesen Bilddateien und unterstützen populäre Formate wie JPEG, PNG, TIF oder GIF. Viele Bildbearbeitungen bieten Ebenenfunktionen und erlauben das Maskieren von Bereichen. Die Programme speichern solche Dokumente meist in eigenen Formaten, die sich nur schlecht für den Austausch eignen. Besser geeignet ist der Export als Photoshop-Datei (.psd). Bilder mit Ebenen und Masken für die Weiterverarbeitung speichern Sie in Photoshop nicht als TIF-Format. Dabei können Elemente beim Lesen in einer anderen Software verloren gehen.
Das Format von Adobe bietet viele Extras. Das kann aber auch zu kleinen Problemen führen, andere Programme kennen beispielsweise die Einstellungsebenen nicht. Beim Import werden diese einfach ignoriert oder in eine Bitmap-Ebene umgewandelt. Das automatische Rastern funktioniert mit Gimp beim Typ „Verlauf“; Einstellungen wie „Gradationskurven“ und „Tonwertkorrektur“ ignoriert das Programm jedoch. Die Änderungen am Bild werden nicht angezeigt.
Textebenen aus Photoshop interpretiert Gimp als Standardebene und wandelt den Text in eine Rasterebene um. Der Text lässt sich dann nicht nachträglich ändern. Eingefügte Ebenenstile wie Schlagschatten erkennt Gimp nicht, Abhilfe schafft das Rastern des Layers in Photoshop vor der Weitergabe. Masken in Ebenen und Gruppen erkennt Gimp wiederum korrekt, das gleiche gilt für Ebenen als „SmartObjects“. Diese wandelt die Software automatisch in eine Rasterebene um. Die Bearbeitung von „SmartObjects“ in Gimp ist deswegen nicht möglich.
Beim Export aus Gimp als psd-Datei konvertiert das Programm Textebenen automatisch in ein Rasterelement um. Neue zusätzliche Masken erstellt Gimp richtig, diese werden beim Öffnen in Photoshop erkannt.
Ähnliche Stolperfallen gibt es beim Open- Source-Tool Krita. Das Malprogramm erkennt Ebenenstile wie Schlagschatten oder Reliefs; Masken für Gruppen hingegen nicht. Für die Arbeit in diesem Bereich gibt es kein grundsätzliches Rezept. Abhängig von den verwendeten Ebenen, Masken und anderen Objekten muss man seinen eigenen Workflow definieren. Das erfordert im Einzelfall einige Tests. Im Prinzip funktioniert der PSD-Austausch mit den genannten Einschränkungen auch mit Krita sehr gut.
Vektorformate: Cliparts und Designs nutzen und verarbeiten
Das Laden von Grafiken ist bei Inkscape in verschiedenen Formaten möglich. Das Programm erlaubt auch den Import von PDF-Dateien.
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Grafiken dienen zum Verschönern und Darstellen. Logos, Illustrationen, Diagramme oder Schaubilder liegen oft in verschiedenen Vektorformaten vor, die sich ohne Qualitätsverlust skalieren lassen. Ferner sind so die Bearbeitung und Anpassung von Elementen nachträglich möglich: meist beim Textstil und bei den Farben. Das funktioniert bei Webdesign, bei Infografiken oder bei der Gestaltung von Plakaten.
Um die vielen Gratisdateien aus dem Internet in unterschiedlichen Formaten verarbeiten zu können, nutzen Sie das Open- Source-Programm Inkscape. Damit lassen sich unterschiedlichste Grafikdateien öffnen, modifizieren und exportieren. Nicht alle Cliparts lassen sich sofort problemlos in Inkscape-Dateien einfügen, Postscript oder Adobe Illustrator sind nur zwei Beispiele.
Damit der Import funktioniert, installieren Sie zusätzlich Ghostscript. Wie Sie Ghostscript integrieren, lesen Sie im Kasten.
Ghostscript installieren und nutzen
Beim Öffnen von Cliparts in den Formaten „Adobe Illustrator“, PDF- oder Postscript aus dem Internet hilft Ghostscript. Das Programm lässt sich für den Import in Inkscape in die Host-Anwendungen einbinden. Dazu installieren Sie die Windows-Version von Ghostscript . Nutzen Sie dazu den Assistenten, übernehmen die Sprachauswahl „Deutsch“ und wählen das gewünschte Installationsverzeichnis.
Mit der Erweiterung der Systemvariablen „Path“ machen Sie Ghostscript in anderen Programmen wie Inkscape verfügbar.
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Für die Integration in Inkscape tippen Sie in das Windows-Suchfeld Umgebung ein und starten den angezeigten Eintrag „Systemvariablen bearbeiten“. Darin klicken Sie auf „Umgebungsvariablen“ und im nächsten Dialog unten bei den „Systemvariablen“ doppelt auf den Eintrag „Path“. Erzeugen Sie mit dem „Neu“-Knopf einen Eintrag, und setzen Sie in das Feld den Pfad zum Installationsverzeichnis von Ghostscript ein. Ergänzen Sie diesen mit \bin, um auf das Verzeichnis mit den ausführbaren Ghostscript-Dateien zu zeigen. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“ und schließen Sie auch die weiteren Fenster. Danach öffnet Inkscape Postscript, AI oder PDF.
Für den Export der Grafiken sind WMF und EMF eine gute Wahl, sie lassen sich in Office-Pakete importieren und platzieren. Alternativ nutzen Sie das SVG-Format, es ist bei Verläufen oder Transparenzen flexibler und speichert solche Effekte meist fehlerfrei.