Kunden und Mitarbeiter mit CRM in einer Software verwalten

So nützlich kann CRM-Software für ein Unternehmen sein: Wir zeigen die Vorteile von Lösungen, die CRM-Funktionen mit anderen wichtigen Diensten verknüpfen, zum Beispiel um das Teamwork im Unternehmen zu fördern oder Daten zum Personal zentral mit den Kundendaten zu verwalten. Das vereinfacht die Datenbasis und sorgt gleichzeitig für mehr Sicherheit.

CRM-Online-Arbeitsplätze bieten einen Mehrwert

Es gibt verschiedene Lösungen, die nicht nur grundlegende CRM-Dienste bieten, sondern das System mit weiteren, sinnvollen Funktionen ausstatten. Bekannte Beispiele dafür sind Bitrix24, Hubspot CRM und Zoho CRM.

Die Verwaltung von Kunden mit einem CRM-System entspricht generell von der Erfassung der Daten her der Struktur, die auch in der Personalverwaltung (Human Resources, HR) anfallen. Aus diesem Grund ist es durchaus sinnvoll, auf Lösungen zu setzen, die beides unter einem Dach vereinen. Dadurch ergeben sich eine Reihe von Vorteilen, auf die wir nachfolgend ausführlicher eingehen.

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Personalverwaltung und Automatisierung gemeinsam im CRM

Parallel zu CRM bietet der Online-Arbeitsplatz von Bitrix24 noch Komponenten zur Personalverwaltung (HR). Dazu gehört zum Beispiel ein Mitarbeiterverzeichnis. Dadurch können Benutzer in einer zentralen Oberfläche alle relevanten Kontakte des Unternehmens verwalten.

Interessant wird die Verknüpfung zwischen CRM und Personalverwaltung vor allem dann, wenn Funktionen übergreifend zum Einsatz kommen können. Am Beispiel von Bitrix24 kann das CRM-System Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfassen und ermöglicht Arbeitsberichte. Diese lassen sich direkt mit Kundendaten verknüpfen, sodass nicht nur eine einheitliche Datenbasis entsteht, sondern die Dienste miteinander interagieren. Arbeitszeiten lassen sich direkt über das CRM einem Kunden zuordnen, ohne dass Mitarbeiter mehrfach die Daten erfassen müssen.

Die einheitliche Wissensbasis in einem System, das CRM und HR miteinander verknüpft, hilft dabei, Kunden schneller und besser zu versorgen und vermeidet Fehler. Gerade bei der Verwaltung von Kunden können Fehler schnell zu Auftrags- oder sogar Kundenverlust führen. Mit der richtigen Software lassen sich solche Dinge vermeiden.

Abwesenheitslisten bieten in Verbindung mit einem CRM einen hohen Nutzen

Ebenfalls interessant sind Abwesenheitslisten von Mitarbeitern. Auch diese lassen sich im CRM erfassen. Ruft ein Kunde an und will einen bestimmten Mitarbeiter sprechen, erkennen Kollegen über das interne CRM-System, wenn der entsprechende Mitarbeiter gerade nicht im Hause ist. Dadurch können die Kollegen am Telefon oder auf anderen Wegen die Kunden informieren, ohne lange suchen zu müssen.

Ist auch noch erfasst, wo der abwesende Mitarbeiter gerade unterwegs ist, zum Beispiel bei einem anderen Kunden in der Nähe, lassen sich dadurch schneller und effektiver Termine koordinieren. Das erhöht deutlich die Kundenzufriedenheit, minimiert den Verwaltungsaufwand und sorgt. Diese Beispiele zeigen bereits, wie wertvoll es sein kann, Personalverwaltung und CRM unter einem Dach zu nutzen. Es entstehen Synergieeffekte, die Mitarbeitern auf verschiedenen Wegen das Leben erleichtern und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit deutlich erhöhen.

Thomas Joos

Workflow-Automatisierung in HR und CRM

Viele Aufgaben bei der Verwaltung von Personal und Kunden bestehen aus den immer gleichen oder sehr ähnlichen Arbeitsabläufen (Workflows). Die Automatisierung dieser Workflows vereinfacht die Aufgaben der Mitarbeiter, beschleunigt Prozesse und sorgt dafür, dass Fehler weitgehend minimiert werden. Ideal sind Automatisierungen auch hier wieder, wenn Personalaufgaben und Kundenverwaltung über das CRM zueinanderfinden.

Beispiele sind das automatische Zuordnen von Arbeitszeiten oder das Informieren von Kunden über Abwesenheit oder andere Aktionen. Damit ein CRM-System dazu in der Lage ist, muss es Kundendaten und Mitarbeiterdaten gemeinsam erfassen und darauf zugreifen können. Kommt hier noch künstliche Intelligenz zum Einsatz, lassen sich die Abläufe noch effektiver automatisieren. Das entlastet Mitarbeiter weiter und kann Probleme bereits lösen, bevor diese zu größeren Auswirkungen führen.

Diese Lösungen vereinen die Funktionen von CRM und Personalverwaltung

Bitrix24 bietet mit einem Online-Arbeitsplatz umfassende Funktionen im Bereich CRM und Teamwork. Mit dabei sind die in diesem Beitrag besprochenen Funktionen zur einheitlichen Verwaltung des Personals, zusammen mit Funktionen zur Kundenverwaltung. Da der Einstieg in Bitrix24 kostenlos ist, lohnt es sich einen Blick in die Möglichkeiten zu werfen.

Zoho CRM ist für sich alleine gesehen nicht in der Lage auch das Personal gemeinsam mit den CRM-Funktionen zu verbinden. Dafür bietet Zoho aber mit der Software People eine weitere Lösung an, die sich mit Zoho CRM verknüpfen lässt. Zoho People ist eine effektive Personalverwaltung, die sich mit Zoho CRM verknüpfen lässt. Das geht nicht ganz so elegant wie bei Bitrix24, bringt aber dennoch maßgebliche Vorteile gegenüber dem Einsatz von reinen CRM-Lösungen.

Eine weitere Lösung in diesem Bereich ist das CRM-/ERP-System Odoo von Lexcode. Die Software kann CRM-Funktionen genauso bereitstellen, wie Buchhaltungs-Dienste und Personalverwaltung. Bei der Software handelt es sich sozusagen um einen Allrounder, der ähnliche Möglichkeiten bietet wie Bitrix24.

Fazit

Natürlich reichen herkömmliche CRM-Funktionen für viele Unternehmen aus. Und große Unternehmen nutzen für CRM und HR oft verschiedene Lösungen. Dabei entstehen aber meistens mehr Nach- als Vorteile. Eine gemeinsame Datenbasis und vor allem eine Zusammenarbeit der Funktionen bietet zahlreiche Mehrwerte, entlastet Mitarbeiter, senkt Kosten und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Der gemeinsame Einsatz von CRM- und Personalverwaltung in einer gemeinsamen Software ist schlussendlich für KMU ein wertvoller Vorteil gegenüber den Mitbewerbern. Denn diese Lösungen sorgen dafür, dass Kunden schneller und fehlerfreier bedient und versorgt werden können.

Noch mehr Informationen zu CRM-Systemen

Um die Kontaktdaten und Informationen von Kunden zentral zu verwalten, sind Customer-Relationship-Management-Tools (CRM) der beste Weg. Wir haben uns mit dem Thema bereits im Beitrag “Unternehmen online führen mit CRM” ausführlich auseinandergesetzt. Im Beitrag “CRM für Selbstständige und Kleinunternehmen: Günstige Alternativen zu Microsoft und Salesforce” zeigen wir Ihnen zahlreiche CRM-Lösungen, die kleinen und mittleren Unternehmen das Leben leichter machen.

Damit die entsprechenden Mitarbeiter auch mobil mit Smartphone und Tablet auf alle wichtigen Daten im CRM-System zugreifen können, sind gute Apps notwendig, die leicht bedienbar sind, gleichzeitig aber alle relevanten Informationen liefern und natürlich so sicher wie nur möglich eingesetzt werden können. Die besten Apps dazu stellen wir im Beitrag “Die besten CRM-Apps für Selbstständige und Freiberufler – mit Handy und Tablet” vor.

Thomas Joos