Outlook: Diese 8 Tipps müssen Sie kennen

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen verschiedene Tipps, mit denen Sie besser mit Outlook in allen verfügbaren Versionen arbeiten können. Wir haben die Tipps mit Outlook 2021 getestet. Einige Tipps funktionieren in ähnlicher Form aber auch mit Outlook 2019/2016.

Tipp 1: Profileinstellungen, Signaturen und E-Mail-Konten sichern und wiederherstellen

Die Einstellungen der Profile, inklusive E-Mail-Konten, Favoritenordner, Einstellungen und Informationen zu den benötigten Servern, speichert Outlook 2016/2019 und Outlook 2021 in der Registry. Exportieren Sie die entsprechenden Schlüssel, können Sie dadurch einen Großteil der Outlook-Einstellungen auf einen neuen Rechner übernehmen oder bei Neuinstallationen wiederherstellen.

Zur Wiederherstellung müssen Sie nur auf die exportierte Registrydatei doppelklicken, und alle E-Mail-Einstellungen sind wieder in Windows integriert. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie mit regedit den Registrierungs-Editor.
2. Navigieren Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles
3. Sie sehen unterhalb des Schlüssels Profiles jedes Profil als eigenen Schlüssel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Profil, das Sie exportieren wollen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Exportieren aus.

Für die Wiederherstellung klicken Sie doppelt auf die Reg-Datei und lassen diese in Windows importieren.

Die Signaturen speichert Outlook im Verzeichnis ” C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures”. Auch diese können Sie über kopieren leicht sichern und jederzeit wiederherstellen.

Tipp 2: Personen in E-Mails direkt ansprechen

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger schicken, können Sie innerhalb des E-Mail-Textes mit dem @-Zeichen die einzelnen Empfänger direkt ansprechen. Wenn Sie das @-Zeichen im Text drücken, können Sie aus dem Adressbuch eine Person auswählen und Text zur Person schreiben. Diese Person wird anschließend automatisch als Empfänger der E-Mail eingetragen, wenn Sie noch nicht zu den Empfängern gehört.

Tipp 3: In der Kalender-Ansicht Termine per Drag & Drop über Monate und Wochen hinweg verschieben

Wenn Sie im Kalender einen Termin mit der Maus anklicken und festhalten, können Sie ihn aus der aktuellen Ansicht heraus auf den Kalender in der linken Seite ziehen und loslassen. Outlook verschiebt den Termin an diesen Tag und blendet parallel dazu in der Kalender-Ansicht den neuen Tag auf der rechten Seite ein. Dadurch können Sie den Termin feinjustieren. Sinnvoll ist das um einen Termin über mehrere Monate oder Wochen hinweg zu verschieben, aber auch zwischen Tagen in mehreren Wochen.

Tipp 4: Betreff-Zeilen von E-Mails nachträglich bearbeiten für effektivere Suche

Im Lesebereich von Outlook, aber auch im Fenster einer geöffneten E-Mail, ist ganz oben der Betreff zu sehen. Klicken Sie in den Bereich des Betreffs, können Sie diesen in Outlook editieren. Das hat mehrere Vorteile. So können Sie beim Beantworten oder Weiterleiten den Betreff direkt im Mail-Fenster anpassen, oder wichtige Informationen wie Kundennummern oder Auftragsnummern integrieren. Da Outlook auch diesen Bereich indexiert, können Sie die E-Mails über die Suche leichter finden.

Tipp 5: Textbausteine in Outlook nutzen

Nutzen Sie bestimmte Textpassagen häufiger, können Sie diese in Outlook als Textbaustein speichern. Markieren Sie dazu den Text in einer Mail und wählen Sie im Editor-Fenster “Einfügen -> Schnellbausteine -> Auswahl im Schnellbau-Katalog speichern”. Dadurch können Sie den Text jederzeit einfach wieder aufrufen. Erscheint “Schnellbausteine” nicht, finden Sie den Befehl ganz rechts in der Symbolleiste bei den drei Punkten (…).

Das Einfügen von Textbausteinen in E-Mails geht über das gleiche Menü, indem Sie den gespeicherten Textbaustein anklicken, oder den Namen des Textbausteins in der E-Mail schreiben. Outlook erkennt die gespeicherten Textbausteine anschließend und Sie können diesen einfügen.

Tipp 6: E-Mails organisieren: Kategorien und Farben zuordnen und Suchordnern zuweisen

Im Postfach ist im unteren Bereich der Menüpunkt “Suchordner” zu finden. Über das Kontextmenü dieses Eintrags erstellen Sie mit “Neu” einen neuen Suchordner. Anschließend können Sie im Fenster auswählen, nach welchem Kriterium E-Mails in diesem Suchordner gefiltert werden sollen, zum Beispiel nach bestimmten Kategorien, wie “wichtig”, “Aufträge” oder “noch nicht abgerechnet” oder ähnliches. Sie können an dieser Stelle natürlich nach allen anderen Filtern sortieren lassen, auch nach Absendern, als wichtig deklarierte Nachrichten oder nach anderen Suchoptionen.

Wenn Sie mehrere Postfächer in Outlook nutzen, können Sie im Fenster der Suchordner auswählen, ob der Suchordner alle Postfächer berücksichtigen soll, oder nur einige. Klicken Sie danach den Suchordner an, zeigt Outlook zum Beispiel aus den gesendeten Objekten nur E-Mails mit der ausgewählten Kategorie an.

Sie können innerhalb des Fensters “Neuer Suchordner” auch gleich die passenden Kategorien erstellen. Dazu klicken Sie auf “Auswählen” bei “Suchordner anpassen”. Im Anschluss können Sie mit “Neu” neue Kategorien erstellen und diesen auch Farben zuordnen.

Über das Kontextmenü des Suchordners können Sie diese auch noch zu den Favoriten hinzufügen und dadurch schneller aufrufen. In Kombination mit Kategorien, Suchordnern und dem Hinzufügen der Suchordner zu den Favoriten, können Sie bestimmte E-Mails sehr schnell auffinden.

Das Zuweisen von Kategorien zu E-Mails erfolgt über das Kontextmenü durch die Auswahl “Kategorisieren”. Hier stehen alle vorhandenen Kategorien zur Verfügung und es lassen sich weitere Kategorien erstellen. Auf die gleiche Weise können Sie Kategorien auch wieder aus E-Mails entfernen.

Tipp 7: Quicksteps automatisieren den Posteingang weitgehend

Die verschiedenen Möglichkeiten zur Kategorisierung und Automatisierung lassen sich miteinander kombinieren. Mit “Quicksteps” können Sie E-Mails mehrere Aktionen zuweisen, um diese zu sortieren. Das kann darin bestehen, die E-Mail zu kategorisieren, als gelesen zu markieren und in einen bestimmten Ordner zu verschieben.

Das alles geht mit einem Mausklick. Zusammen mit den oben erwähnten Suchordnern lassen sich die E-Mails anschließend über Suchorder einfacher finden, und die Suchordner können Sie dann gleich auch noch den Favoriten hinzufügen.

Über das Kontextmenü von E-Mails finden Sie dazu den Bereich “Quicksteps -> Quicksteps verwalten”. Mit “Neu” erstellen Sie einen neuen Quickstep, den Sie dann wiederum mit “Bearbeiten” anpassen können. Oben im Fenster geben Sie einen Namen ein, unter dem der Quickstep in Zukunft im Menü “Quicksteps” erscheint. Mit “Aktion hinzufügen” können Sie jetzt verschiedene Aufgaben mit der E-Mail erledigen, Kategorien zuordnen und die E-Mail auch gleich in einen Ordner verschieben. Über das Mülleimer-Symbol löschen Sie Quicksteps wieder.

Tipp 8: Kontakte aus E-Mails heraus schneller erstellen

Ziehen Sie eine E-Mail mit gedrückt gehaltener, rechter Maustaste auf das Kontakte-Icon unten links, können Sie aus E-Mails Kontakte erstellen. Outlook liest dazu relevante Kontakt-Informationen aus und füllt die entsprechenden Felder automatisch aus. Sie können die Felder natürlich nachträglich bearbeiten und per die Informationen per Drag & Drop aus der E-Mail in die entsprechenden Felder ziehen. Dazu zeigt Outlook den Inhalt der Nachricht als Text beim Kontakt an. Was Sie für das Anlegen nicht brauchen, können Sie einfach löschen.