Test: Office 2021 – Die Neuerungen im Überblick

Im Oktober hat Microsoft eine neue Version seines Office-Pakets auf den Markt gebracht. Was früher einmal ein groß angekündigtes und gefeiertes Event war, wird heute von den meisten Anwendern nur noch achselzuckend zur Kenntnis genommen. Das hat viel mit Microsofts Produktpolitik zu tun. Kaufversion gegen Aboversion: Seit Jahren schon bemüht sich der Konzern, die Kunden zur Abo-Version Microsoft 365 herüberzuziehen. Als Druckmittel nutzt er dabei mittlerweile Unterschiede in der Ausstattung und Funktionalität. Während Office 2016 als sogenannte Einmallizenz noch identisch war zur damals aktuellen Abo-Variante, begann Microsoft in der Folge, die Kunden von Office 365 (wie das Paket zu dieser Zeit noch hieß) regelmäßig mit neuen Features zu versorgen. Die Käufer einer Einzellizenz hingegen gingen leer aus. Als drei Jahre später Office 2019 erschien, enthielt es einige, wenn auch nicht alle Funktionen, die die Abo-Version bereits hatte.

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Office 2021 erhält viele bekannte Funktionen: Die neue Funktionalität in Office 2021 ist samt und sonders bereits aus Microsoft 365 bekannt, das darüber hinaus auf zusätzliche Funktionen verweisen kann, die man bei der Einzellizenz nicht findet. Weitere Funktionen werden ständig nachgeliefert und automatisch installiert. Die Kaufversion hingegen bekommt lediglich Sicherheitspatches. Ein Upgrade auf die nächste Office-Version ist zudem nicht möglich. Darüber hinaus müssen die Kunden auf den ein Terabyte großen Cloudspeicher verzichten, der bei der Abo-Variante kostenlos mit dabei ist.

Microsoft Office 2021 bei Microsoft

Neuheiten: Laut Microsoft ist die wichtigste Neuerung von Office 2021 die Möglichkeit zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, wobei Änderungen sofort bei allen Beteiligten sichtbar sind. Das funktioniert jetzt nicht nur in Word, sondern auch in Excel und Powerpoint. Voraussetzung ist, dass die Datei auf Onedrive gespeichert ist und alle Nutzer mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind. Außerdem muss bei allen Beteiligten die Funktion „Automatisches Speichern“ aktiv sein, die Sie links oben in der Titelleiste finden. Nun öffnen Sie etwa mit Word die online gespeicherte Datei und klicken rechts oben auf die Schaltfläche „Teilen“. Fügen Sie im Fenster „Link senden“ die E-Mail-Adressen der anderen Beteiligten ein und schreiben Sie ihnen eventuell noch eine kurze Nachricht. Die Empfänger können mit dem Link auf das File zugreifen und das Dokument bearbeiten. Die Änderungen werden jeweils in verschiedenen Farben angezeigt.

Neu in Excel 2021 ist die Funktion Xlookup, mit der Sie zugehörige Werte zu einer Zelle in einer zweiten Tabelle finden können. Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit Ländernamen und den zugehörigen Vorwahlnummern, so können Sie auf Ihrem Tabellenblatt mithilfe von Xlookup eine Suche realisieren, die nach Eingabe eines Ländernamens und bestätigt mit der Enter-Taste die Vorwahl heraussucht.

Powerpoint 2021 hat eine Funktion zum Aufzeichnen einer Bildschirmpräsentation bekommen. Sie speichert, welche Folien Sie wie lange in welcher Reihenfolge gezeigt haben und nimmt auf Wunsch auch Ihre Kommentare auf. Auch die Bewegungen eines Pointers können in die Aufzeichnung integriert werden.

In Outlook 2021 wiederum finden Sie eine erweiterte Suchfunktion: Sobald Sie einen Begriff in das Suchfeld eingetippt haben, erscheint das neue Ribbon „Suchen“, über das Sie mit Filtern wie „Von“, „Betreff“, „Hat Anlagen“ die Suche eingrenzen können. Außerdem können Sie den Text von E-Mails mit einem Klick auf „Übersetzen“ von mehr als 70 Sprachen ins Deutsche übertragen und umgekehrt.

Weitere Neuerungen sind unter anderem das Suchfeld, das in der Titelleiste jeder Office-Anwendung auftaucht, die Unterstützung für das ODF-Format in der Version 1.3 und nicht zuletzt die grafische Anpassung der Anwendungen an das Design von Windows 11.

Alternative: Der größte Konkurrent ist immer noch das Open-Source-Paket Libre Office , das im Design mittlerweile jedoch etwas altbacken wirkt.

Fazit

Office 2021 bringt gute und sinnvolle Neuerungen mit, welche die Kunden der Abo-Version jedoch längst kennen. Beifall bekommen vor allem die (überfällige) Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten sowie die erweiterte Outlook-Suche. Viele weitere neue Funktionen gehören eher zur Kategorie „nice to have“ anstatt zu „must have“.