So lösen Sie typische Outlook-Probleme

Sie können mit den Tipps aus diesem Beitrag viele typische Outlook-Probleme, Synchronisierungsprobleme oder Übermittlungsfehler bei Outlook 2010, Outlook 2013/2016/2019 und auch mit Outlook 2021 lösen. Wir haben alle Tipps auch mit der neusten Outlook-Version getestet. Darüber hinaus haben wir die Anleitungen für Outlook-Installationen auf Windows 10, Windows 11 und auch auf Windows 365 getestet.

Outlook gehört zu den am meisten verbreiteten E-Mail-Programmen. Neben herkömmlichen Mails lassen sich mit Outlook auch Kalendereinträge verwalten, genauso wie Kontakte und Aufgaben. Außerdem bietet Microsoft kostenlose Outlook-Apps für Android und iOS an. Diese hat Microsoft unabhängig von der Desktop-Version von Outlook entwickelt, beziehungsweise dazugekauft und umbenannt.

Doch gerade, weil Outlook so leistungsfähig ist, gibt es auch viele Fehlermöglichkeiten. Wir zeigen, wie Sie typische Outlook-Fehler beheben.

Outlook-Verbindungsprobleme wegen Offline-Modus beheben

Wenn Outlook Verbindungsprobleme mit Exchange oder Microsoft/Office 365 sowie mit Outlook.com hat, wird das in der Informationsleiste unten rechts angezeigt. Hier muss normalerweise „Verbunden mit Microsoft Exchange“ angezeigt werden, und „Alle Ordner sind auf dem neusten Stand“. Funktioniert das nicht, muss getestet werden, woran das liegt.

Natürlich muss zunächst eine Internetverbindung vorhanden sein. Außerdem darf sich Outlook nicht im Offline-Modus befinden. Dieser wird auf der Registerkarte „Senden/Empfangen“ mit „Offline arbeiten“ aktiviert und auch deaktiviert. Das gilt auch noch für Outlook 2021.

Support- und Wiederherstellungs-Assistent von Microsoft nutzen

Microsoft bietet für die Problembehebung für Outlook auch das kostenlose Tool Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten an. Mit dem Tool beheben Sie verschiedene Probleme in Zusammenhang mit Outlook und der Anbindung an verschiedene E-Mail-Systeme, vor allem Exchange und Microsoft 365/Office 365.

Aber auch andere Outlook-Probleme lassen sich mit dem Tool beheben. Das Tool hat vor allem Outlook-Synchronisierungsfehler, Übermittlungsfehler, Synchronisierungsprobleme und sonstige Outlook-Probleme im Fokus. Ihr Outlook synchronisiert nicht? Mit dem Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten lösen Sie die meisten Probleme. Bei jedem Start sucht das Tool nach Updates und bindet diese mit ein. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Sie auch neue Outlook-Probleme mit dem Tool schnell beheben können.

Übermittlungsfehler in Outlook

Wenn Outlook E-Mails nicht übermitteln kann, befinden sich diese normalerweise weiterhin im Postausgang. Haben Sie Outlook an Exchange, Microsoft 365/Office 365 oder an Outlook.com angebunden, sehen Sie den Verbindungszustand zwischen Outlook und Exchange im unteren Bereich des Outlook-Fensters. Outlook zeigt seinen Verbindungszustand unten im Fenster in einem Textfeld an.

Bei Übermittlungsfehlern sollten Sie in Outlook zuerst über „DateiKontoeinstellungenKontoeinstellungen“ die Einstellungen des jeweiligen Kontos anzeigen lassen. Überprüfen Sie, ob der Servername stimmt. Im bereits erwähnten „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten“ wählen Sie zur Problemlösung „Outlook“ aus und dann „Ich habe Probleme beim Senden, Empfangen und Suchen von E-Mails“.

Anschließend geben Sie die E-Mail-Adresse und das Kennwort für das Geschäftskonto an. Das Tool hilft auch bei der Problemlösung mit einem Microsoft-Konto, also Outlook.com. Anschließend sucht der Assistent nach Fehlern und hilft bei der Problemlösung. Alle Probleme lassen sich mit dem Tool leider nicht für Outlook.com beheben, aber einige schon. Entweder zeigt das Tool anschließend Tipps an, wie Sie Übermittlungsfehler, Synchronisierungsprobleme und andere Outlook-Probleme selbst beheben können, oder der Assistent passt die Outlook-Konfiguration an, wenn ein Fehler entdeckt wird.

Outlook funktioniert nicht

Wenn Outlook generell nicht funktioniert, zum Beispiel nicht startet oder sich aufhängt, hilft der Menüpunkt „Outlook reagiert nicht mehr oder hängt sich auf“. Auch hier kann der Assistent dabei helfen das Problem zu beheben.

Outlook hängt sich immer noch auf

Wenn der Support-Assistent von Microsoft das Problem nicht lösen kann, helfen auch manuelle Einstellungen. Hängt sich Outlook dauernd auf, sollten Sie im ersten Schritt ebenfalls mit dem „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten von Microsoft“ überprüfen, woher das Problem kommt. Dazu starten Sie den Assistenten und wählen „OutlookOutlook stürzt weiterhin mit der Meldung ‚Microsoft Outlook funktioniert nicht mehr‘ ab“.  Auch hier melden Sie sich mit einem Exchange-Konto oder an Microsoft 365/Office 365 an. Auch die Anmeldung an Outlook.com ist mit dem Tool an dieser Stelle möglich. Alternativ rufen Sie „OutlookOutlook reagiert nicht mehr oder friert ein“ auf.

Oft tritt der Fall ein, dass Outlook komplett ohne Fehlermeldung den Start verweigert. Meist ist daran ein noch laufender Prozess schuld, was Sie aber sehr leicht überprüfen können:

1. Geben Sie im Suchfeld des Windows-Startmenüs den Befehl „taskmgr“ ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „Return“.
2. Klicken Sie danach noch auf „Mehr Details“.
3. Öffnen Sie die Registerkarte „Details“.
4. Finden Sie hier einen oder mehrere Prozesse mit der Bezeichnung „OUTLOOK.EXE“ vor, beziehungsweise „Microsoft Outlook“ obwohl Outlook nicht gestartet ist, blockieren diese Prozesse den Outlook-Start.
5. Markieren Sie den Prozess und klicken auf „Prozess beenden“. Manchmal kann es auch passieren, dass hier mehrere solcher Prozesse vorhanden sind. Beenden Sie dann alle.

Diese Problemlösung hilft auch, wenn Outlook nicht mehr reagiert. Startet Outlook immer noch nicht korrekt, beenden Sie alle Add-Ins:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie auf Add-Ins.
4. Im oberen Bereich sehen Sie bei „Aktive Anwendungs-Add-Ins“, welche Add-Ins Outlook bei einem normalen Start laden muss.
5. Im unteren Bereich ist bei „Inaktive Anwendungs-Add-Ins“ angegeben, welche Add-Ins zwar installiert, aber deaktiviert sind.
6. Add-Ins sind oft eine Quelle von Problemen in Outlook.

Um Add-Ins zu deaktivieren, gehen Sie im Add-In-Fenster folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie im unteren Bereich bei Verwalten die Option „COM-Add-Ins“.
2. Klicken Sie auf „Gehe zu“ oder auf „Los“.
3. Entfernen Sie das Häkchen neben dem Add-In, welches Sie deaktivieren wollen. Zur Fehlersuche deaktivieren Sie am besten alle Add-Ins und aktivieren diese nach und nach wieder.
4. Nach jeder Deaktivierung oder Aktivierung müssen Sie Outlook neu starten.

Outlook-Suche funktioniert nicht

Im Suchfeld des Posteingangs können Sie nach Inhalten in E-Mail-Texten, Absendern, in Dateianlagen und dem Betreff suchen. Sie müssen lediglich das Wort eingeben, nach dem Sie suchen, und Outlook filtert den Inhalt des aktuellen Ordners. Mit Outlook 2021 hat Microsoft die Suche deutlich überarbeitet und das Suchfeld im oberen Bereich zentral positioniert. Hier können Sie leichter nach Informationen suchen und Outlook 2021 durchsucht alle gewünschten Ordner.

Neben der Schnellsuche können Sie in Outlook Ordner auch nach bestimmten Begriffen filtern. Sie finden dazu auf der Registerkarte Start ganz rechts die Schaltfläche „E-Mail filtern“. Diese Funktion ist in allen aktuellen Outlook-Versionen verfügbar, auch in Outlook 2019 und Outlook 2021.

Über das zugehörige Dropdownmenü stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Der Filter wirkt zunächst aber nur für den aktuell gekennzeichneten Ordner. Funktioniert die Suche nicht, sollten Sie sich den Filter genauer anschauen.

Sobald Sie einen Filter angewendet haben, erscheint die Registerkarte „Suchtools“. Hier stehen Ihnen über das Menüband weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

Über die Registerkarte Datei finden Sie in den Optionen die Kategorie Suchen . Hier stellen Sie die Indizierungsoptionen ein und legen fest, welche Ordner und Postfächer die Suche durchforsten soll.

Über Indizierungsoptionen/Erweitert können Sie den Index auch neu erstellen lassen, wenn die Suche keine passenden Ergebnisse findet oder nicht mehr funktioniert. Über die Schaltfläche “Weitere” können Sie zusätzliche Filter anzeigen, wenn Ihnen die Standardfilter nicht ausreichen.

Outlook-Synchronisierungsprobleme

Synchronisiert sich Outlook nicht korrekt mit einem Exchange-Server oder Microsoft 365/Office 365 verwenden Sie die Assistenten aus dem „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten von Microsoft“. Alternativ überprüfen Sie in den Kontoeinstellungen über die Registerkarte “Datei”, ob in den Einstellungen des Kontos auf der Registerkarte „Erweitert“ die Option „Exchange-Cache-Modus verwenden“ aktiv ist, und ob die Zeitspanne korrekt gesetzt ist.

Outlook-Übermittlungsprobleme – Probleme beim Empfangen von Mails

Funktioniert das Empfangen von E-Mails nicht, testen Sie über das Webinterface des Providers, ob Mails überhaupt im Postfach eintreffen. Überprüfen Sie danach in den Kontoeinstellungen, ob der Posteingangsserver korrekt gesetzt ist. Verwenden Sie beim Einsatz von Exchange oder Office 365 den „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten von Microsoft“. Testen Sie auch, ob Ihre Internetverbindung funktioniert.

Probleme mit der Outlook-App in Android, iPhone oder iPad

Bereitet die Outlook-App in Android oder iOS/iPadOS Probleme oder zeigt sie den Inhalt des Posteingangs nicht an, ist es der beste Weg das verbundene Konto zu löschen und neu hinzuzufügen. Hilft das nicht, entfernen Sie die App vom Smartphone/Tablet und installieren Sie die App neu. Normalerweise sollte die App danach funktionieren.

Generell ist es auch sinnvoll nach Systemupdates für Android zu suchen und diese zu installieren. Alternativ verwenden Sie die Mail-Funktion in Android für das Postfach. Das Gleiche gilt auch für die Outlook-App auf iPhones und iPads.

Probleme mit Outlook.com

Gibt es Probleme mit Outlook.com, dann versuchen Sie zu überprüfen, ob die Web-Oberfläche funktioniert. Auch auf der Seite allestörungen.de/stoerung/outlook erhalten Sie Informationen zu Problemen mit Outlook.com.

Outlook-Archivierung funktioniert nicht

Funktioniert die Outlook-Archivierung nicht mehr richtig, kann es sinnvoll sein das entsprechende E-Mail-Konto neu einzubinden. Oft kann es helfen das Kommandozeilentool „Scanpst.exe“ zu verwenden um das Postfach zu reparieren. Dazu öffnen Sie ein Kommandozeilenfenster, indem Sie „cmd“ in das Suchfeld des Windowsstartmenüs eingeben und wechseln dann mit „cd“ in das Stammverzeichnis. Mit „dir /s scanpst.exe“ suchen Sie das Tool und starten es danach aus dem ermittelten Verzeichnis heraus.

Outlook-Kalender freigeben funktioniert nicht

Funktioniert das Freigeben eines Kalenders nicht, verwenden Sie wieder den “Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten”. Wählen Sie die Option „OutlookIch habe Probleme mit meinem Kalender auf“. Zusätzlich können Sie die Freigabe mit der Registerkarte „Datei“ und der Auswahl von „KontoeinstellungenZugriffsrechte für Stellvertretung steuern“.

Über die Schaltfläche „Kalender freigeben“ im Outlook-Kalender starten Sie ebenfalls die Freigabe. Alternativ klicken Sie den Kalender in Outlook im Bereich „Meine Kalender“ mit der rechten Maustaste an und wählen „Eigenschaften“. Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ legen Sie die Rechte für die Freigabe fest.

Profileinstellungen und E-Mail-Konten sichern und per Mausklick wiederherstellen

Die Einstellungen der Profile, also E-Mail-Konten, die Anmeldung und die Anzeige der Favoritenordner, speichert Outlook in der Windows-Registry. Zur Wiederherstellung müssen Sie nach der erneuten Installation Outlook nur auf die exportierte Registrydatei doppelklicken, und alle E-Mail-Einstellungen sind wieder vorhanden. Allerdings speichert Outlook nicht die Kennwörter. Diese müssen Sie neu eingeben, wenn Sie das Profil wiederhergestellt haben. Beim Starten von Outlook erscheinen die Fenster zur Anmeldung und Sie können an dieser Stelle die Kennwörter hinterlegen und speichern. So sichern Sie die Profileinstellungen:

1. Navigieren Sie zur Sicherung der Profile in Outlook zu HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOfficeOutlookProfiles
2. Sie sehen unterhalb des Schlüssels Profiles jedes Profil als eigenen Schlüssel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Profil, das Sie exportieren wollen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Exportieren aus. 
3. Legen Sie einen Speicherplatz für die .reg-Datei fest und klicken Sie auf Speichern. 
4. Möchten Sie nach einer Neuinstallation Outlook die Profile wiederherstellen, genügt ein Doppelklick auf die vorher gespeicherte .reg-Datei. Achten Sie aber darauf, dass die Einstellungen in der Registrydatei alle vorhandenen Einstellungen und Profile in Outlook löschen. 

E-Mail-Signaturen sichern und wiederherstellen

Signaturen speichert Outlook als Dateien im Benutzerprofil im Verzeichnis C:UsersAppDataRoamingMicrosoftSignatures. Sie sollten das komplette Verzeichnis sichern, wenn Sie die Signaturen wiederherstellen wollen. Bei einer erneuten Installation kopieren Sie die Daten einfach auf dem Zielrechner in das gleiche Verzeichnis, um die Signaturen wiederherzustellen.

Outlook funktioniert nicht mehr: Office reparieren und abgesicherter Modus

Funktioniert Outlook generell nicht richtig und stürzt dauernd ab, kann es sinnvoll sein das Mail-Programm mit „outlook /safe“ zu starten. Im abgesicherten Modus lädt Outlook keine Erweiterungen und erweiterte Funktionen. Startet Outlook im abgesicherten Modus problemlos, können Sie auf diesem Weg überprüfen, ob Erweiterungen schuld an der Instabilität von Office und Outlook sind.

Sie können Office-Installationen reparieren, wenn sie nicht mehr korrekt funktionieren. Dazu wird am besten das Office-Setup gestartet. In Windows verwenden Sie dazu „appwiz.cpl“. Nach der Auswahl der Office-Installation und der Option „Ändern“, können Sie eine Schnellreparatur von Office starten. Löst diese das Problem nicht, können Sie mit „Onlinereparatur“ eine erweiterte Reparatur starten. Das löst häufig auch Probleme mit Outlook.

Natürlich kann es sinnvoll sein auch die aktuellsten Windows-Updates und Office-Updates zu installieren. Die Office-Updates werden über die Registerkarte „Datei“ bei „Office-Konto“ über „Updateoptionen“ konfiguriert. An dieser Stelle können Sie auch gleich aktuelle Updates für Office installieren

Outlook-Startoptionen nutzen, wenn Outlook Probleme bereitet

Outlook lässt sich mit einigen zusätzlichen Optionen starten. Am besten rufen Sie den Befehl über das Fenster einer Eingabeaufforderung auf. Diese Optionen dienen hauptsächlich zur Fehlerbehebung.

Kann Outlook.exe nicht direkt über das Dialogfeld Ausführen gestartet werden, müssen Sie noch den Pfad zur Datei „Outlook.exe“ angeben. Alternativ können Sie auch die Eigenschaften der Verknüpfung von Outlook auf dem Desktop oder dem Startmenü anpassen und die Option hinzufügen. Die wichtigsten Startoptionen zur Fehlerbehebung sind:

• /cleancategories — Sämtliche benutzerdefinierten, von Ihnen erstellten Kategorienamen werden gelöscht, und die Standardnamen der Kategorien werden wiederhergestellt.
• /cleanclientrules — Outlook wird gestartet, und die clientbasierten Regeln werden gelöscht.
• /cleandmrecords — Die Protokolldatensätze, die gespeichert werden, wenn ein Vorgesetzter oder ein Stellvertreter eine Besprechung ablehnt, werden gelöscht.
• /cleanfinders — Suchordner werden aus dem Microsoft Exchange Server-Speicher entfernt.
• /cleanfreebusy — Frei-/Gebucht-Informationen werden gelöscht und erneut generiert. Diese Befehlszeilenoption kann nur verwendet werden, wenn Sie eine Verbindung zu einem Exchange Server-Computer herstellen können.
• /cleanreminders — Erinnerungen werden gelöscht und erneut generiert.
• /cleanroamedprefs — Alle zuvor servergespeicherten Einstellungen werden gelöscht und aus den lokalen Einstellungen erneut auf den Computer kopiert, auf dem diese Option verwendet wird. Hierzu zählt die Einstellung für Serverspeicherung von Erinnerungen, Frei-/Gebucht-Rastern, Arbeitsstunden, Kalenderveröffentlichungen und RSS-Regeln.
• /cleanrules — Outlook wird gestartet, und client- sowie serverbasierte Regeln werden gelöscht.
• /cleanserverrules — Outlook wird gestartet, und serverbasierte Regeln werden gelöscht.
• /cleansharing — Entfernt alle RSS-, Internetkalender- und SharePoint-Abonnements aus den Kontoeinstellungen, belässt jedoch zuvor heruntergeladene Inhalte auf dem Computer. Diese Option sollten Sie verwenden, wenn Sie eines dieser Abonnements in Outlook 2010/2013 nicht löschen können.
• /cleansniff — Doppelt vorhandene Erinnerungsnachrichten werden gelöscht.
• /cleansubscriptions — Abonnementnachrichten und Eigenschaften für Abonnementfeatures werden gelöscht.
• /cleanviews — Standardansichten werden wiederhergestellt. Sämtliche von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Ansichten gehen verloren.
• /nocustomize — Outlook wird gestartet, ohne outcmd.dat (angepasste Symbolleisten) zu laden.
• /noextensions — Outlook wird mit deaktivierten Erweiterungen gestartet, diese werden jedoch weiterhin im Add-In-Manager angezeigt.
• /nopreview — Outlook wird mit deaktiviertem Lesebereich gestartet.
• /profile — Das angegebene Profil wird geladen. Enthält der Profilname ein Leerzeichen, setzen Sie den Profilnamen in Anführungszeichen.
• /profiles — Das Dialogfeld Profil auswählen wird geöffnet.
• /recycle — Outlook wird in einem bereits vorhandenen Outlook-Fenster gestartet, sofern eines vorhanden ist. Wird zusammen mit /explorer oder /folder verwendet.
• /resetfolders — Fehlende Ordner werden am Standardnachrichtenübermittlungsort wiederhergestellt.
• /resetfoldernames — Standardordnernamen (wie Posteingang oder Gesendete Objekte) werden auf die Standardnamen für die derzeit verwendete Sprache der Benutzeroberfläche von Office zurückgesetzt.
• /sniff — Outlook wird gestartet, und eine Erkennung neuer Besprechungsanfragen im Posteingang wird erzwungen. Diese werden anschließend dem Kalender hinzugefüg

Postfach voll – Outlook lässt keine Speicherung von Daten mehr zu

Wenn in Ihrer Umgebung mit Postfachkontingenten gearbeitet wird, kann es passieren, dass Ihr Postfach überfüllt ist. Sie sehen das, wenn Sie auf der Registerkarte „Datei“ bei „Tools“ und Postfacheinstellungen schauen. Nähern Sie sich dem Speicherlimit, sollten Sie nicht mehr benötigte Mails löschen. Den größten Effekt erreichen Sie, wenn Sie nach Mails mit Anhang suchen und diese löschen oder die Anhänge an einer anderen Stelle speichern.

Probleme mit iCloud bei der Verwendung von Kalender, Aufgaben und Kontakten

Wenn iCloud Daten, zum Beispiel Erinnerungen, nicht mit Outlook synchronisiert, sollten Sie überprüfen, ob die Aufgaben auch im Bereich „iCloud“ eingetragen sind. Nutzen Sie auch noch andere Konten und tragen hier Aufgaben ein, werden diese natürlich nicht zu iCloud synchronisiert. Das gilt auch für den Kalender. Das Outlook-Add-In von Apple synchronisiert nur die Daten, die auch für das iCloud-Konto eingetragen sind.

Doppelte Kalendereinträge bei der parallelen Verwendung von Windows mit Outlook und macOS lassen sich meistens nach der Einrichtung dadurch beheben, dass Sie in macOS und Windows die Darstellung aktualisieren. In Outlook wird dazu auf der Registerkarte „iCloud“ auf „Aktualisieren“ geklickt, in macOS in der Kalender-App auf „Kalender aktualisieren“ bei „Darstellung“. Sind die Einträge weiterhin vorhanden, bietet Apple einige Hilfen an, um das Problem zu beheben. Die Informationen sind auf der Seite „Unterstützung bei doppelten iCloud-Kalendern erhalten“ zu finden.

Calendar Checking Tool for Outlook – Kalender in Outlook reparieren

Haben Sie generelle Probleme mit dem Kalender in Outlook, die der Support- und Wiederherstellungsassistent nicht reparieren kann, testen Sie das kostenlose Microsoft-Tool „Calendar Checking Tool for Outlook“. Das Tool kann Probleme bei der Verwendung des Kalenders mit Outlook.com und Microsoft 365 lösen.

Neues Profil erstellen, wenn Outlook nicht mehr funktioniert

Outlook speichert Einstellungen der angebundenen E-Mail-Postfächer in Profilen. Wenn Sie den Verdacht haben, dass die Probleme durch das Profil verursacht werden, erstellen Sie einfach ein neues Profil. Das alte Profil bleibt davon unberührt und Sie können jederzeit zwischen dem alten und dem neuen Profil wechseln, zum Beispiel, wenn Sie Outlook mit „Outlook /profiles“ aufrufen. Die Verwaltung der Profile finden Sie auch, wenn Sie in Windows 10 und Windows 11 mit „Systemsteuerung“ die alte Systemsteuerung öffnen und nach „Mail“ suchen. Jetzt können Sie ein neues Profil anlegen und testen, ob die Probleme von Ihrem alten Profil verursacht werden.

Servername wird nicht gefunden – DNS-Auflösung prüfen

Wenn die Anbindung an Microsoft 365/Office 365 oder Outlook.com an einer fehlerhaften Namensauflösung scheitert, testen Sie das mit dem Remote Connectivity Analyzer. Kann die Domäne nicht aufgelöst werden, ist unter Umständen die eigene E-Mail-Domäne schuld, die Sie an Microsoft 365/Office 365 angebunden haben. Der DNS-Test für Office 365 sollte den Domänennamen auflösen können.