Windows 11 unterstützt die meisten Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte durch im Betriebssystem enthaltene Treiber. Sobald Sie das betreffende Gerät mit dem PC verbunden haben, können Sie normalerweise sofort mit dem Drucken beziehungsweise Scannen beginnen. Für Spezialfunktionen wie die Anzeige der Tintenfüllstände, eine bessere Auswahl von Papiersorten und das Speichern von Druckprofilen sollten Sie die Treiber der Druckerhersteller verwenden.
Lokale Druckerinstallation
In der Regel werden Drucker an eine USB-Buchse des Windows-11-Rechners angeschlossen. Verwenden Sie dazu ein passendes USB-Kabel, das Sie separat erwerben müssen. Schalten Sie anschließend den Drucker ein. Öffnen Sie dann per Tastenkombination Windows-I die „Einstellungen“- App. Klicken Sie links auf „Bluetooth & Geräte“ und dann im rechten Fensterbereich auf „Drucker und Scanner“. Wird der an Ihren Rechner angeschlossene Drucker im Fenster (noch) nicht angezeigt, klicken Sie auf „Gerät hinzufügen“. Windows sucht nach noch nicht eingerichteten Druckern und Scannern. Sobald das angeschlossene Gerät erkannt wird, sehen Sie den Namen. Klicken Sie darauf und dann auf „Gerät hinzufügen“. Der ausgewählte Drucker wird nun mit den Standardtreibern von Windows 11 eingerichtet und taucht anschließend im Fenster auf. Sie können den Drucker bereits jetzt im Druckdialog von Anwendungen wie Word, Libre Office und dem Edge-Browser auswählen und Druckaufträge starten. Der Link „Treiber suchen“ ist etwas irreführend. Er bringt Sie lediglich zu einer Hilfeseite bei Microsoft mit Infos, wie Sie einen Treiber installieren und aktualisieren können.
Druckertreiber vom Hersteller laden
Der Druckertreiber regelt, welche Einstellmöglichkeiten Windows 11 für den installierten Drucker zur Verfügung stellt. Viele Hersteller bieten für ihre Druckermodelle mehrere Treibervarianten zum kostenlosen Download an: Einen Basistreiber, einen Druckertreiber fürs Netzwerk und ein großes Treiber-und Softwarepaket. Wenn Sie sich für den Basis- oder Netzwerktreiber entscheiden, werden in der Regel nur die für die lokale oder die Netzwerkansteuerung zwingend benötigten Treiberbibliotheken installiert, nicht aber die ergänzende Software.
Drucker im Netzwerk freigeben
Bevor Sie mit dem Feintuning des Druckers fortfahren, geben Sie ihn im Netzwerk für andere Geräte frei. Im Druckerdialog der Einstellungen-App klicken Sie auf Namen des Druckers und anschließend auf „Druckereigenschaften“. In dem neuen Fenster gehen Sie zum Register „Freigabe“. Aktivieren Sie die Option „Drucker freigeben“. Den vorgeschlagenen Namen können Sie übernehmen oder nach Belieben anpassen. Die Option „Druckauftragsaufbereitung auf Clientcomputern durchführen“ übernehmen Sie. Mit einem Klick auf „Übernehmen“ schließen Sie die Freigabe ab.“
Jetzt lässt sich der freigegebene Drucker auf einem anderen PC mit Windows 11 einrichten. Dazu gehen Sie in der Einstellungen-App zu „Bluetooth & Geräte“ und dann im rechten Fensterbereich auf „Drucker und Scanner“. Klicken Sie auf „Gerät hinzufügen“. Windows findet nun den freigegebenen Drucker auf dem anderen Windows-11-PC und bindet ihn ein.
Hinweis: Wenn Sie über den freigegebenen Drucker drucken wollen, muss der andere PC eingeschaltet sein.
Drucker reagiert nicht auf Druckauftrag
Sie haben einen Drucker, der bisher am USB-Anschluss eines PCs hing, per WLAN ins Netzwerk gebracht. Nun druckt das Gerät nicht mehr. Die Einrichtung Ihres Druckers im WLAN hat wie erwartet funktioniert und das Gerät auch erfolgreich eine Testseite ausgeworfen. Nun wollen Sie ein Textdokument vom Notebook im Heimnetz ausdrucken und schicken den Auftrag an den WLAN-Drucker. Doch nichts tut sich. Sofern Sie sichergestellt haben, dass das WLAN funktioniert und Sie den Drucker auch richtig verbunden haben, liegt das Verhalten an einer Einstellung im Druckertreiber.
Wenn Sie einige Zeit nicht gedruckt haben, begibt sich das Gerät in einen Ruhemodus, um Strom zu sparen. Eigentlich sollte es dann sofort aufwachen, wenn ein neuer Druckjob ansteht. Doch was über USB meist gut funktioniert, klappt per WLAN nicht immer – meist, weil der Druckbefehl zu lange braucht, um den Drucker zu erreichen. Um das zu verhindern, aktivieren Sie im Treiber zunächst eine Funktion wie „Automatisches Einschalten“. Bei Druckern von Canon finden Sie eine entsprechende Option im Menü „Wartung“ – sie heißt dort „Autom. Ein/Aus“. Aktivieren Sie dann unter „Automatisches Einschalten:“ die Option „Aktiviert“. Gibt es weiterhin Probleme beim Drucken übers WLAN und Heimnetzwerk, können Sie außerdem zusätzlich verhindern, dass der Drucker sich überhaupt in den Ruhemodus begibt. Im Fall des Canon-Druckers wählen Sie dann im gleichen Menü unter der Option „Automatisches Ausschalten:“ die Einstellung „Deaktiviert“.
Druckereinstellungen anpassen
Wer viel druckt, muss sich immer wieder durch die Standardvorgaben des Druckertreibers quälen. Mit einer dauerhaften Anpassung sparen Sie Zeit, optimieren die Druckqualität und vermeiden Fehldrucke. Klicken Sie den gewünschten Drucker an und wählen Sie „Druckereinstellungen“. Generell hängt es vom jeweiligen Druckertreiber ab, welche Einstellungen möglich sind und wie der Einstellungsdialog gestaltet ist. Legen Sie die Standardpapiergröße und die Ausrichtung fest. Wenn Ihr Drucker mehrere Papierzufuhren bietet, definieren Sie das üblicherweise genutzte Papierfach. Oft reichen Einstellungen wie DIN A4 im Hochformat und „Automatische Zufuhr“ aus. Als Standard-Druckmedium für Office-Drucker ist Normalpapier üblich. Wenn Sie einen Fotodrucker ausschließlich zum Ausgeben von Fotodrucken nutzen, stellen Sie stattdessen die üblicherweise genutzte Fotopapiersorte ein. Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf „OK“.
Windows legt den zuletzt installierten Drucker als Standarddrucker fest. Damit ist er bei jedem Druckauftrag vorausgewählt. Besitzen Sie neben einem Office-Drucker noch einen Foto- oder Etikettendrucker, müssen Sie beim Ausdrucken stets den Drucker wechseln, damit der Auftrag nicht versehentlich auf dem falschen Gerät landet und dort teures Fotopapier oder Etiketten verbrät. Das verhindern Sie, indem Sie den am meisten genutzten Printer als Standarddrucker einrichten. Dazu klicken Sie das gewünschte Gerät in der Druckerliste an. Im folgenden Fenster reicht ein Klick auf „Als Standard“, damit Sie nur noch bei Bedarf den aktiven Drucker ändern müssen. Wenn Sie mehrere Drucker eingerichtet haben, kommt es vor, dass Windows offenbar keinen Standarddrucker mehr kennt, sondern immer das Gerät ansteuert, das Sie zuletzt verwendet haben. Verantwortlich dafür ist eine Option in den „Einstellungen“. Löschen Sie das Häkchen vor „Windows verwaltet Standarddrucker“, um bei jedem neuen Druckauftrag automatisch wieder den eingestellten Standarddrucker angeboten zu bekommen.
Zentraler Netzwerkdrucker per Kabel am Router anschließen
Die stabilste Methode, einen Drucker für alle Clients im Netzwerk verfügbar zu machen, ist der Anschluss an den Router über das Ethernet-Netzwerkkabel. Allerdings liegt ein LAN-Kabel normalerweise weder Druckern noch Multifunktionsgeräten bei. Gegebenenfalls müssen Sie es extra erwerben. Noch bevor Sie Drucker und Router verbinden, gehen Sie zuerst in die Menüoberfläche Ihres Routers und überprüfen einige Einstellungen. Jeder Drucker im Netzwerk benötigt eine IP-Adresse. Damit er diese erhält, muss am Router der DHCP-Server (Dynamic Host Configuration Protocol) aktiviert sein. Nun verbinden Sie den Drucker mit dem Router über ein Ethernet-Kabel. Wenn Sie anschließend den Drucker einschalten, erhält er eine IP-Adresse. Damit die verschiedenen Rechner im Netzwerk auf den Drucker zugreifen können, müssen Sie den Treiber auf jedem PC installieren. Dazu nutzen Sie am besten die Druckererkennung von Windows in der Einstellungen-App.
Netzwerkdrucker mit WLAN
WLAN ist im Heimnetz die komfortabelste Art, den Drucker oder das Multifunktionsgerät für alle Netzteilnehmer erreichbar zu machen. Bevor Sie mit der Installation beginnen, überprüfen Sie, ob das WLAN-Modul im Gerät aktiv ist. Schalten Sie dazu den Drucker ein. Blinkt die weiße oder blaue LED des WLAN-Symbols, ist es eingeschaltet. Ist das nicht der Fall, aktivieren Sie es entweder über eine separate Taste oder über das Bedienmenü. Sie finden die Funktion unter dem Menüpunkt „Setup“ oder „Einstellungen“ und „Netzwerk“ oder „LAN-Einrichtung“. Ist das Modul aktiv gesetzt, beginnt es zu blinken. Damit zeigt es an, dass es nach den verfügbaren Drahtlosnetzen sucht. Bei vielen Druckermodellen mit Display blinkt das Symbol nicht nur, sondern verdeutlicht auch die Stärke des WLAN-Empfangs. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie sich Ihr Drucker ins Drahtlosnetzwerk einhängen lässt. Fehlt dem Drucker ein Display, stellen Sie die Verbindung über den PC her. Der Vorgang ist in die Treiberinstallationsroutine integriert. Haben Sie als Verbindungstyp „Wi-Fi“ oder „Drahtlosnetzwerk“ ausgewählt, werden die verfügbaren Netze vorgeschlagen. Wählen Sie Ihr WLAN aus. Danach geben Sie das Passwort am PC ein. Kommt die Verbindung zustande, setzt sich die Routine automatisch mit dem Installieren des Netzwerk-Druckertreibers fort.
Netzwerkrouter als Druckserver nutzen
Sie können einen Drucker am PC freigeben. Dann muss der Drucker-PC allerdings immer eingeschaltet sein. Besser ist es deshalb, etwa einen Netzwerkrouter wie die Fritzbox als Printserver einzusetzen. Wir zeigen die Inbetriebnahme am Beispiel der Fritzbox. Verbinden Sie im ersten Schritt den Drucker mit Hilfe eines USB-Kabels mit der Fritzbox. Je nach Fritzbox-Modell gibt es einen oder zwei USB-Ports an der Rückseite oder seitlich am Gehäuse. Öffnen Sie die Einstellungen-App in Windows 11 und klicken Sie auf „Aktualisieren“. Da die automatische Erkennung des Druckers scheitert, klicken Sie auf „Manuell hinzufügen“. Im nachfolgenden Fenster wählen Sie „Drucker unter Verwendung einer TCP/ IP-Adresse oder eines Hostnamens hinzufügen“. Im nächsten Fenster wählen Sie als Gerätetyp „TCP/IP-Gerät“ und tippen anschließend fritz.box in das Feld „Hostname oder IP-Adresse“ ein. Wahlweise können Sie auch die Standard-IP-Adresse 192.168.178.1 der Fritzbox angeben.
Klicken Sie nun auf „Weiter“. Aktivieren Sie im nächsten Fenster unten die Option „Benutzerdefiniert“ und rufen Sie die „Einstellungen“ auf. Stellen Sie sicher, dass als Protokoll „Raw“ markiert ist und neben Portnummer „9100“ steht. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „OK“. Klicken Sie dann auf „Weiter“ und „Fertigstellen“. Jetzt versucht Windows, den Drucker zu ermitteln und den entsprechenden Treiber einzurichten. Klappt dies nicht, so wählen Sie den Treiber manuell über den Hersteller und das Modell aus. Schließen Sie die Einrichtung ab.
Autor: Christoph Hoffmann, Autor
Christoph Hoffmann schreibt seit mehr als 25 Jahren als freier IT-Fachjournalist zu Themen rund um Windows, Software, Apps, Tablets, Smartphones, Gadgets und Verbrauchertipps.