Windows 11: Neues Teams Chat im Test

Microsoft Teams ist mehr als nur eine auf der Taskleiste integrierte App zum Chatten. Als Kommunikationsplattform deckt Teams viele Aspekte der Teamarbeit ab, etwa Telefonate und Videobesprechungen sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Sie schlagen damit zwei Fliegen mit einer Klappe: Über das neue Chat-Icon auf der Taskleiste von Windows 11 können Sie mit Ihren Mitmenschen in Kontakt bleiben und mit Ihren Kollegen eng zusammenarbeiten. Microsoft hat Teams als Software-Plattform konzipiert, die aus zwei Teilen besteht: einer Teams-App für den Benutzer und einem Server, der bei Microsoft läuft. Die App ist das Bedienprogramm, mit dem Sie in Teams arbeiten. Sie läuft bei Ihnen auf dem Desktop-PC oder Notebook und ist durch die Verzahnung mit Windows 11 einerseits kostenlos und andererseits sofort startklar. Abseits von Windows 11 gibt es die Teams-App auch für Rechner mit Windows 10 oder Mac-OS sowie Smartphones und Tablets mit Android oder iOS. Ohne Installation läuft Teams als Web-App im Browser.

Der Server arbeitet ohne Ihr Zutun im Hintergrund, stellt Kommunikationsfunktionen bereit und verbindet Sie mit Ihren Kontakten. Er speichert alle Daten online, damit diese unabhängig von Ihrem Standort an jedem Gerät zur Verfügung stehen. Weil alles online abläuft, benötigen Sie für die Nutzung von Teams eine Internetverbindung und ein Microsoft-Konto.

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Ist die Teams-App kostenlos?

Die Teams-App in Windows 11 ist grundsätzlich kostenlos. Die App erkennt aber anhand des von Ihnen verwendeten Microsoft-Kontos, wenn Sie oder Ihre Firma ein kostenpflichtiges Abonnement von Microsoft 365 für Geschäftskunden haben, in dem Teams-Funktionen für die erweiterte Zusammenarbeit enthalten sind. In diesem Fall stehen Ihnen in der App zusätzliche Profi-Funktionen für Arbeitsgruppen zu Verfügung. Dafür benötigen Sie Microsoft 365 Business oder Enterprise (Namenskürzel „E“) oder eine der für Bildungseinrichtungen (Namenskürzel „A“) angebotene Varianten. Anwender eines Microsoft-365-Abonnements „Family“ oder „Single“ sind Windows-11-Nutzern ohne Abonnement gleichgestellt. Sie verzichten auf die Aufgabenplanung, Telefongespräche zu herkömmlichen Anschlüssen, Audiokonferenzen über eine Telefon-Einwahlnummer und das Erstellen von Sharepoint-Teamwebsites, um Informationen und Dokumente unternehmensweit im Intranet zu teilen.

Namens- und Konto-Check

Beim ersten Start zeigt die Teams-App den in Ihrem Microsoft-Konto hinterlegten Namen mit Mailadresse und Telefonnummer an. Diese Angaben sind wichtig, weil andere Teams-Nutzer Sie darüber erreichen können.

Zum Loslegen in Teams klicken Sie auf der Taskleiste auf das Icon „Chat“ (Sprechblase mit Kamera). Nun zeigt Teams das Begrüßungsfenster mit Ihrem im Microsoft-Konto hinterlegten Namen an. Falls bei Ihnen erst noch das Fenster „Mit Freunden und Familie zusammenkommen und chatten“ erscheint, klicken Sie auf „Erste Schritte“.

Mit dem Namen aus Ihrem Microsoft-Konto werden Sie in Teams angezeigt und andere Teams-Nutzer finden Sie darüber. Klicken Sie auf das Stiftsymbol hinter dem Namen, wenn Sie ihn ändern möchten. Verwenden Sie Windows 11 mit einem lokalen Konto, fordert Sie Windows auf, sich mit einem Microsoft-Konto anzumelden.

Die Teams-App verwendet standardmäßig das Microsoft-Konto, mit dem Sie sich in Windows 11 anmelden. Viele Unternehmen, Behörden und Organisationen stellen Ihren Mitarbeitern ein eigenes Microsoft-Konto für Teams zur Verfügung. Ist das bei Ihnen der Fall, klicken Sie unten im Fenster auf „Verwenden eines anderen Kontos“ und melden sich an. Eventuell müssen Sie dann noch auswählen, ob Sie Teams mit einem „Geschäfts-, Schul- oder Unikonto“ nutzen oder privat.

Lassen Sie das Häkchen vor „Synchronisieren von Skype- und Outlook-Kontakten, um Personen zu finden, die ich in Teams kenne“ stehen, damit die App Ihre Teams-Kontakte verknüpfen. Passt alles, fahren Sie mit „Los geht’s“ fort. Anstelle eines Klicks auf das Chat-Icon können Sie Teams auch im Startmenü über den Eintrag „Microsoft Teams“ öffnen. In diesem Fall kommen Sie direkt zum Dialog, in dem Sie Ihren Teams-Namen ändern und per Klick auf „Los geht’s“ bestätigen können.

Der erste Chat in Teams

Im Chat-Fenster von Windows 11 geben Sie den Namen, die Telefonnummer oder Mailadresse des Gesprächspartners ein. Wählen Sie mehr als einen Kontakt aus, richtet Teams automatisch eine Chat-Gruppe ein.

Zum Chatten klicken Sie erst auf das „Chat“- Icon von Teams auf der Taskleiste und dann auf die Schaltfläche „Chatten“. Windows 11 öffnet das noch leere Chatfenster. Tippen Sie oben im Feld „An:“ den Namen Ihres Bekannten oder Kollegen ein, mit dem Sie sich unterhalten möchten. Sie können Gesprächspartner auch anhand Ihrer Telefonnummer oder Mailadresse suchen.

Bereits während Sie tippen zeigt Teams Vorschläge an. Klicken Sie in der Vorschlagsliste auf die gewünschte Person. Teams schlägt Ihnen den Kontakt möglicherweise mehrfach vor, mit Vor- und Nachnamen samt Profilfoto und nur mit Mailadresse. Entscheiden Sie sich für den Eintrag mit vollständigem Namen und, falls angezeigt, Bild. Möchten Sie mit mehr als einem Kontakt chatten, fügen Sie weitere Personen hinzu. Teams fordert Sie dann noch auf, für die neue Chat-Gruppe einen Namen einzugeben.

Text formatieren, Bilder einfügen

Schreiben Sie den Text der Nachricht ins Feld „Eine neue Nachricht eingeben“. Aus Programmen wie Word kopierten Text oder Abbildungen fügen Sie mit Strg-V ins Nachrichtenfeld ein. Für die Eingabe einer Leerzeile drücken Sie Shift-Enter. Zum Senden der Mitteilung drücken Sie die Enter-Taste oder klicken auf das Papierfliegersymbol rechts unter dem Eingabefeld.

Für Hervorhebungen im Text klicken Sie unterhalb des Eingabefelds auf das „A“-Symbol mit dem Stift. Markierte Textpassagen lassen sich fetten, kursiv stellen, unterstreichen, vergrößern, einfärben, mit Markierfarbe unterlegen, als Zitat oder Aufzählung formatieren und nummerieren. Mit der Büroklammer fügen Sie Dateien in Ihre Nachricht ein. Schneller sind Sie, wenn Sie Fotos oder Dokumente mit der Maus vom Explorer aufs Nachrichtenfeld ziehen. Anstatt für eine Chatnachricht jedes Mal umständlich den Namen des Empfängers neu einzugeben, klicken Sie nach einmaligem Chatten einfach auf den Namen des Kontakts in Fenster „Chat“.

In Chatgruppen sprechen Sie durch Eingabe eines @-Klammeraffens einzelne Personen direkt an. Teams zeigt dann eine Liste an, aus der Sie den Kontakt auswählen. Möchten Sie noch weitere Personen in den Chat einbeziehen, klicken Sie rechts oben auf den Button mit den beiden Personen und dem Pluszeichen.

Audiochat und Videokonferenz

Während einer Onlinekonferenz teilt Teams die Fensterfläche so ein, dass Sie alle Teilnehmer gleichzeitig sehen können. Parallel dazu sind Texteingaben und Fotoversand über den Chatbereich in der Seitenleiste möglich.

Eine private Audio- oder Videokonferenz können Sie aus einem Chat heraus jederzeit starten. Dazu muss Ihr Rechner mit einer Webcam und/oder einem Mikrofon ausgestattet sein. Teams erkennt die Geräte automatisch. Möchten Sie vorab prüfen, wie Sie die Webcam aufnimmt, gehen Sie ins Startmenü und öffnen die „Kamera“-App. Den Sprach- oder Videoanruf leiten Sie im Chatfenster mit einem Klick rechts oben in der Ecke auf das Kamerasymbol für einen Videoanruf oder auf das Telefonhörersymbol für einen Sprachanruf ein.

Kontakte, mit denen Sie kürzlich gechattet haben, erreichen Sie per Klick auf das Chat-Symbol auf der Taskleiste schneller. Überfahren Sie den gewünschten Namen in der Chatliste und gehen Sie auf das Kamera- oder Telefonsymbol.

Gibt es mit dem oder den gewünschten Kontakten noch keinen Chat, klicken Sie zum Anrufen erst auf das Chat-Icon auf der Taskleiste und dann auf „Besprechung“. Im neuen Fenster aktivieren Sie über die Buttons unter dem Vorschaubild das Mikrofon und Ihre Kamera. Soll Ihr Gesprächspartner etwa bei einem Videoanruf möglichst nichts vom Raum sehen, in dem Sie sich befinden, klicken Sie auf „Hintergrundfilter“ und „Weichzeichnen“. Teams verfremdet damit den aufgenommenen Bildbereich um Sie herum. Klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“. Im neuen Fenster bietet Ihnen Teams an, einen Einladungslink zur Besprechung zu erzeugen, den Sie etwa per Mail an senden können.

Sprach- und Videocalls annehmen

Schneller Gratis-Videoanruf: Nach einem Klick auf das Kamerasymbol rechts oben zeigt Windows 11 das Live-Videobild Ihres Gesprächspartners fensterfüllend an. Rechts unten sehen Sie Ihr eigenes Videobild.

Teams signalisiert eingehende Anrufe in Windows 11 in der App und mit einem Benachrichtigungsfenster rechts unten auf dem Desktop. Zum Annehmen des Anrufs klicken Sie auf das grüne Telefonsymbol oder die grüne Videokamera, je nachdem, ob Sie Ihre Kamera aktivieren möchten oder nicht. Zum Abweisen des Anrufers gehen auf den roten Hörer.

Nach dem Annehmen öffnet Teams das Kommunikationsfenster. In der Mitte sehen Sie das Live-Videobild oder Profilfoto Ihres Gesprächspartners, in der Fensterecke Ihr eigenes Kamerabild zur Kontrolle. Möchten Sie Ihre Lautsprecher- oder Mikrofoneinstellung anpassen, gehen Sie rechts oben auf den Button mit den drei Punkten und auf „Geräteeinstellungen“.

Wie es sich für eine Videokonferenz-App gehört, lassen sich leicht weitere Personen einbeziehen. Dazu öffnen Sie per Klick rechts oben auf das Icon „Teilnehmer anzeigen“ die Seitenleiste. Danach können Sie den gewünschten Kontakten eine Einladung schicken. Nimmt der Kontakt die Einladung an, zeigt Teams seinen Namen und das Livebild oder Profilfoto im Fenster an. Zum Beenden des Teams-Anrufs klicken Sie rechts oben auf „Verlassen“.

Im Teams-Hauptfenster arbeiten

Über das Chat-Icon auf der Taskleiste nutzen Sie Teams in der Kompaktansicht. Sie ist praktisch, um einfach und schnell mit Ihren Kontakten zu kommunizieren. Das Hauptfenster der Teams-App bietet zusätzliche Funktionen, zum Beispiel ein Anrufprotokoll und einen Kalender, in dem sich Online-Besprechungen planen lassen. Sie können es entweder per Klick auf den Chat-Button und ganz unten auf den in kleiner Schrift angezeigten Link „Microsoft Teams öffnen“ aufrufen – oder im Startmenü über „Microsoft Teams“.

Der Aktivitäts-Feed links in der Seitenleiste unter „Aktivität“ gibt einen Überblick über neue Nachrichten, Anrufe und sonstige Ereignisse in Teams. Sie sehen in chronologischer Reihenfolge, was sich zuletzt getan hat. Vorteil der Chatfunktion in der Seitenleiste unter „Chat“: Im Chat mit einer Einzelperson oder Gruppe geteilte Fotos listet Teams unter „Dateien“ übersichtlich auf.

Eine wichtige Sicherheitsfunktion erreichen Sie nur im Teams-Hauptfenster: Das Sperren von Kontakten, die Sie zuspammen oder stalken. Die unerwünschten Personen blockieren Sie per Klick rechts oben auf die drei Punkte neben Ihrem Profilfoto unter „Einstellungen –› Datenschutz –› Gesperrte Nutzer verwalten“.

Bildschirm oder Fenster freigeben

Ob Homeoffice, Online-Schulung oder Unterstützung bei Fragen zu Windows: Das Teilen des Bildschirms über Teams ist nützlich.

Ausgangssituation: Sie befinden sich in einem Sprach- oder Videoanruf und möchten den teilnehmenden Kontakten Ihren Bildschirm oder ein bestimmtes Fenster auf dem Desktop zeigen. Dazu klicken Sie rechts oben im Fenster von Teams auf den Button „Inhalte freigeben“ (Rechteck mit Pfeil nach oben). Befinden Sie sich in einem Chat, müssen Sie erst einen Sprach- oder Videoanruf starten, damit Teams den Button zum Freigeben von Inhalten anzeigt.

Teams öffnet einen Bereich zur Auswahl, was genau Sie über das Internet teilen möchten. Für die Freigabe des gesamten Monitorinhalts mit allen Fenstern klicken Sie auf „Desktop“. Mit „Fenster“ zeigt Teams die auf Ihrem Rechner geöffneten Anwendungsfenster an. Klicken Sie auf das Fenster, das Sie teilen möchten. Teams teilt dann nur genau dieses eine Programmfenster – alle Inhalte, die sonst noch auf Ihrem Bildschirm zu sehen sind, bleiben den Gesprächspartnern verborgen. Der Fokus auf das relevante Fenster verbessert die Konzentration und verhindert Ablenkungen während Besprechungen.

Um Ihren Bildschirm über Teams mit anderen zu teilen, müssen Sie an einem Sprach- oder Videogespräch teilnehmen. Klicken Sie auf „Inhalte freigeben“.

Sobald Sie ausgewählt haben, was Sie teilen möchten, zeigt Teams einen roten Rahmen um den geteilten Desktop oder die Anwendung an. Diesen Bereich einschließlich Ihres Mauszeigers sehen nun alle Teilnehmer. Ein Klick den Button „Nicht mehr teilen“ beendet die Freigabe.

Sie möchten zwischendurch etwas in einem anderen Programm nachsehen? Dann minimieren Sie das geteilte Fenster. Teams blendet dann den Hinweis „Wo ist Ihr geteiltes Fenster! Teilen wird angehalten, bis Sie zum geteilten Fenster zurückkehren“ ein. Die Aktivitäten im anderen Programm bekommen die Teilnehmer somit nicht zu sehen.

Während Sie Ihren Monitor oder ein Fenster freigeben, wird das Live-Videobild ausgeblendet. Die Teilnehmer hören Sie aber weiterhin. Mit dem Button „Unterhaltung anzeigen“ öffnen Sie die Chatleiste, in der Sie die parallel zum Teilen mit den anwesenden Personen chatten können.

Zu unserem Haupt-Test: Windows 11 im Mega-Test – ein unnötiger Windows-10-Nachfolger?