Power Automate Desktop: Windows simpel automatisieren

Bei der Automatisierung geht es um Routinearbeiten, die der Computer alleine übernehmen kann. Was das genau sein kann, hängt von der individuellen Arbeitsweise ab. Meist geht es um die Einsparung von ein paar Mausklicks, den schnellen Start ausgewählter Programme oder die Steuerung von Systemfunktionen, die sonst nur umständlich zu erreichen sind.

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Grundlegende Programmierkenntnisse sind dabei hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Mit dem Power Automate Desktop von Microsoft, der Nutzern von Windows 10 seit Kurzem kostenlos zur Verfügung steht, lassen sich Automatisierungsschritte einfach zusammenklicken oder Maus- und Tastaturaktionen aufzeichnen. Wir stellen das Tool vor und zeigen anhand einiger Beispiele, wofür es sich verwenden lässt.

1. Was Power Automate Desktop leisten kann

Das kostenlose Power Automate Desktop ist Bestand von Microsofts Unternehmenslösung Power Automate. Es fehlen Funktionen, die ausschließlich über eine Weboberfläche bei Microsoft konfigurierbar sind. Die gibt es nur im kostenpflichtigen Angebot (ab 12,60 Euro pro Monat). Darin sind automatische, zeitgesteuerte Aufgaben – Microsoft nennt das Cloud Flows – sowie Datenbankverbindungen enthalten.

In Power Automate Desktop lassen sich dagegen nur lokale Flows erstellen, die man auch nur manuell starten kann. Das hat zur Folge, dass sich das Tool für einige typische Automatisierungsaufgaben nur eingeschränkt eignet. Der zeitgesteuerte Start von Programmen oder Skripts, Aktionen nach der Windows-Anmeldung oder die Steuerung über Tastenkombinationen sind nicht möglich. Es ist nicht bekannt, ob Microsoft das in Zukunft ändern wird.

Für die Flows gibt es zahlreiche vordefinierte Aktionen, beispielsweise Dateien und Ordner kopieren oder Anwendungen starten. Die meisten Aktionen stellen Rückgabewerte in Variablen bereit, die sich dann in nachfolgenden Aktionen auswerten lassen. Mit der Verkettung mehrerer Aktionen lassen sich auch komplexe Aufgaben realisieren.

Power Automate Desktop verfügt über einen Desktop-Recorder, mit dem sich Maus- und Tastaturaktionen aufzeichnen lassen (siehe Punkt 7). Der Web-Recorder leistet Entsprechendes für Webseiten. Sie können damit im Browser Elemente auf einer Seite auswählen und den Inhalt in einer Datei speichern. Das lässt sich beispielsweise für eine Statistik von Börsenkursen oder für die Untersuchung von Preisentwicklungen nutzen (siehe Punkt 8).

2. Power Automate Desktop unter Windows 10 installieren

Power Automate Desktop lässt sich unter Windows 10 Home und Pro installieren. In der nächsten Windows-10-Version 21H2, die im Herbst 2021 erscheint, soll das Tool standardmäßig mit dabei sein. Das Setup-Programm bekommen Sie über https://flow.microsoft.com/de-de/desktop nach einem Klick auf „Kostenfrei herunterladen“. Am Ende des Setups erhalten Sie die Möglichkeit, die Power-Automate-Erweiterung für Edge, Google Chrome oder Firefox zu installieren. Folgen Sie den Links, wenn Sie den Web-Recorder nutzen möchten.

Beim ersten Start von Power Automate Desktop müssen Sie sich mit einem Microsoft-Konto anmelden. Wenn Sie noch keines besitzen, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen ein neues Konto.

3. Erste Schritte in Power Automate Desktop

Für ein einfaches Beispiel kopieren wir einen Ordner mit Inhalt in ein Backup-Verzeichnis. Klicken Sie auf „+ Neuer Flow“, geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, beispielsweise „Backup-Bilder“, und klicken Sie auf „Erstellen“.

Unter „Aktionen“ klicken Sie unter „Ordner“ auf „Ordner kopieren“ und ziehen das Element bei gedrückter linker Maustaste in den mittleren Bereich des Fensters. Es öffnet sich der Dialog „Ordner kopieren“. Hinter „Zu kopierender Ordner:“ geben Sie den Quellordner ein oder Sie wählen ihn nach Klick auf das Ordnersymbol aus. Wenn Sie an den Ordnerpfad „“ anhängen, werden die Inhalte (alle Dateien und Unterordner) kopiert, andernfalls der Ordner selbst inklusive aller Inhalte.

Für unser Beispiel wählen Sie unter „Dieser PC“ den Ordner „Bilder“. Der Pfad ist „C:Users[Benutzername]Pictures“, wobei der Platzhalter „[Benutzername]“ für die Bezeichnung Ihres Windows-Kontos steht.

Hinter „Zielordner:“ geben Sie den Pfad an, in dem Sie das Backup speichern wollen. Der Ordner muss bereits vorhanden sein. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie eine Information erhalten möchten, wenn das Backup abgeschlossen ist, ziehen Sie „Nachrichten –› Nachricht anzeigen“ auf den Flow. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf „Speichern“. Über „Debuggen –› Ausführen“, die Taste F5 oder die „Ausführen“-Schaltfläche in der Symbolleiste lässt sich der Flow starten.

4. Fehler bei Kopieraktionen abfangen oder umgehen

Aktionen wie „Ordner kopieren“ kennen einige Optionen zur Fehlerbehandlung. Wenn Sie den Flow bearbeiten, klicken Sie auf „Bei Fehler“. Sie haben dann die Wahl zwischen „Flowausführung fortsetzen“ und „Ausgabefehler“ und können festlegen, was etwa bei „Ordner kann nicht kopiert werden“ passieren soll. Allerdings wird „Ordner kopieren“ bei Fehlern in jedem Fall abgebrochen und nicht beim nächsten Element fortgesetzt.

Ein Problem taucht beispielsweise auf, wenn Sie den Ordner „Dokumente“ kopieren wollen. In diesem liegen die versteckten Verknüpfungen „Eigene Bilder“, „Eigene Musik“ und „Eigene Videos“. Die Ordner lassen sich nicht öffnen oder kopieren und dienen nur der Kompatibilität mit älteren Programmen beziehungsweise mit Windows-Vorgängern.

Die Aktion „Ordner kopieren“ kann man damit jedoch nicht umgehen, und sie bricht ab. Die einfachste Lösung ist es, alle Ordner und Dateien in einen Unterordner von „C:Users[Benutzername]Documents“ zu verschieben.

Die Blockade kann jedoch auch bei anderen Ordnern auftreten, etwa wenn die Zugriffsrechte fehlen. Mit „Ordner kopieren“ kommt man dann nicht weiter. Es wäre möglich, alternativ „Ordner –› Dateien im Ordner abrufen“ zu verwenden. Bei dieser Aktion kann man unter „Erweitert“ die Option „Fehler beim Verweigern des Zugriffs auf einen beliebigen Unterordner:“ deaktivieren.

Allerdings muss man dann selber für den korrekten Zielpfad sorgen, was sehr aufwendig ist und Power Automate Desktop stark verlangsamt. Es ist einfacher und schneller, die Aufgabe einem Kommandozeilentool wie Xcopy zu überlassen (siehe Punkt 6).

5. Den Backup-Flow für regelmäßige Backups erweitern

Ein Backup in immer dem gleichen Ordner ist nicht viel wert. Besser sind mehrere Zielordner, anhand deren Bezeichnungen sich das Backup-Datum ablesen lässt. 

Schritt 1: Ziehen Sie „Datetime –› Aktuelles Datum und Uhrzeit abrufen“ an die erste Stelle des in Punkt 3 erstellten Flows. Die Namen der Variablen erzeugt Power Automate Desktop automatisch, in diesem Fall „%CurrentDateTime%“. Bei umfangreicheren Flows sollten Sie beim Hinzufügen einer Aktion die Bezeichnung für die jeweilige Aufgabe anpassen und einen aussagekräftigen Namen vergeben. Dazu klappen Sie das Feld unter „Erzeugte Variablen“ auf und klicken die Variable an. Statt „%CurrentDateTime%“ verwenden Sie beispielsweise %AktuellesDatumZeit%. Belassen Sie die anderen Vorgaben und klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 2: Die erzeugte Variable „Current- DateTime“ lässt sich nicht direkt verwenden und muss erst in eine Textvariable umgewandelt werden. Ziehen Sie „Text –› Datetime in Text konvertieren“ unter „Aktuelle „Datum und Uhrzeit abrufen“. Hinter „Zu konvertierender Datetime:“ tragen Sie % AktuellesDatumZeit% ein oder Sie verwenden die Schaltfläche „{x}“ und wählen die Variable aus. Hinter „Zu verwendendes Format“ wählen Sie „Benutzerdefiniert“, und hinter „Benutzerdefiniertes Format“ tippen Sie yyyy-MM-dd-hh-mm-ss ein. Datum und Uhrzeit werden dann in der Variablen „%FormattedDateTime%“ nach dem Muster „Jahr-Monat-Tag-Stunde-Minute-Sekunde“ abgelegt. Klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 3: Ziehen Sie „Ordner –› Ordner erstellen“ unter „Datetime in Text konvertieren“. Hinter „Neuen Ordner erstellen in:“ geben Sie die Zielordner an, beispielsweise E:Backup. In das Feld „Neuer Ordnername:“ tragen Sie %FormattedDateTime% ein. Der erzeugte Ordnername wird in der Variablen „%NewFolder%“ gespeichert. Klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 4: Per Doppelklick öffnen Sie die bereits aus Punkt 3 vorhandene Aktion „Ordner kopieren“ zum Bearbeiten. Ändern Sie den Pfad hinter „Zielordner:“ auf % NewFolder%. Speichern Sie die Änderung. Wenn Sie den Flow starten (F5), entsteht im Backup-Ordner ein neuer Ordner mit Datum und Uhrzeit, in den die Dateien kopiert werden.

6. Beliebige Anwendungen oder Skripte starten

Erstellen Sie einen neuen Flow, beispielsweise mit dem Namen StartApps. Ziehen Sie die Aktion „System –› Anwendung ausführen“ in den mittleren Bereich des Fensters. Hinter „Anwendungspfad“ geben Sie das gewünschte Programm an oder Sie wählen es nach einem Klick auf das Symbol „Datei auswählen“. Verwenden Sie für einen Test beispielsweise

Hinter „Befehlszeilenargumente“ können Sie den Pfad zu einem Dokument eintragen, das geöffnet werden soll. Es genügt auch, den Pfad zum Dokument nur hinter „Anwendungspfad“ anzugeben. Windows öffnet die Datei dann mit der Standardanwendung. Wenn Sie die Aktion mehrfach mit unterschiedlichen Einstellungen hinzufügen, lassen sich mehrere Programme nacheinander starten.

Skripte starten: Entsprechend können Sie auch „System –› DOS-Befehl ausführen“ oder „System –› PowerShell-Skript ausführen“ nutzen. Für eine Backup-Aufgabe verwenden Sie beispielsweise diesen Powershell-Code: 

Ersetzen Sie die Platzhalter „[Quelle]“ und „[Ziel]“ durch die gewünschten Pfade. Nutzen Sie entsprehende Variablen, wie in Punkt 5 beschrieben, um ein Zielverzeichnis mit Datum und Uhrzeit als Namen zu erstellen. „-Verb RunAs“ bewirkt den Aufruf der Benutzerkontensteuerung für höhere Rechte, was Sie mit „Ja“ bestätigen müssen.

Das ist nötig, weil Xcopy sonst mit den angegebenen Parametern die Benutzerrechte nicht kopieren kann und der Vorgang fehlschlägt. Wenn Sie den Ordner „Dokumente“ sichern, sollten Sie den Schalter „/h“ weglassen. Andernfalls kopiert Xcopy auch die in Punkt 4 erwähnten versteckten Ordner, was in der Regel nicht erwünscht ist.

7. Anwendungen starten und per Flow automatisch bedienen

In Power Automate Desktop lassen sich Maus- und Tastaturaktionen aufzeichnen. Sie dürfen allerdings nicht zu viel davon erwarten. Nicht immer werden alle Aktionen korrekt erfasst, was manuelle Nacharbeiten erforderlich macht.

Schritt 1: Für einen ersten Test erstellen Sie einen neuen Flow, gehen auf „Tools –› Desktop- Recorder“ und klicken auf „Datensatz“. Starten Sie die gewünschte Anwendung über das Startmenü oder Win-R, beispielsweise Wordpad. Gehen Sie auf „Datei öffnen“ oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg-O. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“.

Schritt 2: Bei unseren Versuchen mit Power Automate Desktop in der Version 2.9.00120.21133 wurden die Tastenkombinationen und die Klicks im Startmenü nicht korrekt aufgezeichnet. Möglicherweise handelt es sich um Fehler, die Microsoft demnächst behebt. Sollte das Problem bei Ihnen auftreten, bauen Sie an den passenden Stellen im Flow „Maus und Tastatur –› Tastaturbefehle senden“ ein. Für Win-R tippen Sie hinter „Zu sendender Text:“ den Wert {LWin}({R}) ein, für Strg-O („Datei öffnen“) verwenden Sie {Control}({O}).

Schritt 3: Da der Flow einfach abläuft, ohne sich um die tatsächlich geöffneten Fenster und Dialoge zu kümmern, müssen Sie Wartebefehle einbauen. Nach „Tastaturbefehle senden“ {LWin}({R}) bringen Sie „Warten –› Warten auf Fenster“ unter. Hinter „Fenster suchen:“ wählen Sie „Nach Titel und/oder Klasse“. Starten Sie Wordpad und klicken Sie bei Power Automate Desktop im Dialog „Warten auf Fenster“ auf die Schaltfläche „Fenster auswählen“. Klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste das Wordpad-Fenster an. Aktivieren Sie die Option „Fenster nach dem Öffnen fokussieren“ und klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 4: Starten Sie Wordpad und öffnen Sie mit Strg-O den Dialog „Öffnen“. In Power Automate Desktop fügen Sie unterhalb von „Tastaturbefehle senden“ {Control} ({O}) Warten –› Warten auf Fensterinhalt ein. Hinter „Warten, bis Fenster:“ wählen Sie „Enthält UI-Element“. Klicken Sie in das Eingabefeld „UI-Element“ und dann auf die Schaltfläche „UI-Element hinzufügen“. In Wordpad klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Schaltfläche „Öffnen“ und dann im Dialog „Verfolgungssitzung“ auf „Fertig“. Klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 5: Bearbeiten Sie die Aktion „Textfeld in Fenster ausfüllen“. Tragen Sie hinter „Auszufüllender Text“ den Dateinamen der Datei, die Wordpad öffnen soll, inklusive Pfad ein. 

8. Daten von Webseiten extrahieren und speichern

Inhalte von Webseiten erfassen Sie in einem Flow per Klick auf „Web-Recorder“. Wählen Sie den Browser aus, in dem Sie bei der Installation von Power Automate Desktop die zugehörige Erweiterung installiert haben (siehe Punkt 2) und klicken auf „Weiter“. Sollte das noch nicht der Fall sein, holen Sie die Installation über „Tools –› Browser- Erweiterungen“ nach.

Der Web-Recorder arbeitete bei unseren Tests zuverlässig. Allerdings hängt die korrekte Funktion von den Bezeichnungen der HTML-Tags ab. Wenn ein Anbieter diese ändert, müssen Sie den Flow später anpassen. Als Beispiel ermitteln wir den Preis eines Produkts bei Amazon und speichern das Ergebnis in einer CSV-Datei, die sich beispielsweise in Excel öffnen lässt. Jedes Mal, wenn Sie den Flow starten, wird der aktuelle Wert an die CSV-Datei angehängt.

Schritt 1: Rufen Sie bei www.amazon.de die Seite mit dem gewünschten Produkt auf. Im Fenster des Web-Recorders klicken Sie auf „Datensatz“. Fahren Sie mit der Maus über den Produktnamen. Der Bereich wird in einem roten Rahmen umrandet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Elementwert extrahieren –› Text: [Produktname]“. Statt „[Produktname]“ erscheint die Bezeichnung aus dem gewählten Bereich. Entsprechend extrahieren Sie das Feld hinter „Preis:“ und klicken auf „Fertig stellen“.

Schritt 2: Sie können den Flow jetzt testweise starten und sich die ermittelten Werte per Doppelklick auf „OutputData“ unter „Flow-Variablen“ ansehen. Die Datentabelle enthält „Value #1“ mit dem Produktnamen und „Value #2“ mit dem Preis.

Schritt 3: Fügen Sie „Datei –› In CSV-Datei schreiben“ unter „Daten von Website extrahieren“ in den Flow ein. Hinter „Zu schreibende Variable:“ tippen Sie %OutputData% ein und hinter „Dateipfad:“ legen Sie den Speicherort der CSV-Datei fest. Unter „Erweitert“ wählen Sie hinter „Wenn Datei vorhanden ist:“ den Wert „Inhalt anfügen“.

Schritt 4: Damit der Browser sich nach Abruf der Daten automatisch schließt, fügen Sie „Webautomatisierung –› Webbrowser schließen“ am Ende des Flows an.

9. Alternative Methoden der Automatisierung

Power Automate Desktop leistet vor allem bei der Abfrage von Website-Daten wertvolle Dienste. Wie unsere Beispiele zeigen, lassen sich damit auch andere Prozesse automatisieren, was aber nicht immer reibungslos funktioniert. Das Versprechen, professionelle Automatisierungslösungen mit wenigen Mausklicks und ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, wird von Microsoft nicht vollständig eingelöst.

Windows bietet jedoch genügend Alternativen. Standardmäßig mit dabei ist der Befehlsinterpreter Cmd.exe – auch als Eingabeaufforderung oder Kommandozeile bekannt. Im einfachsten Fall schreibt man ein paar Befehle in ein BAT- oder CMD-Datei, beispielsweise den Xcopy-Aufruf aus Punkt 6. Wer komplexere Cmd-Skripte erstellen möchte, muss sich jedoch aufgrund der komplizierten Syntax auf eine steile Lernkurve einstellen. Für Cmd und andere Skripte empfiehlt sich ein komfortabler Editor wie Notepad++ .

Powershell und der Windows Script Host mit Vbscript und Cscript sind ebenfalls standardmäßig bei Windows dabei. Insbesondere Powershell ist moderner, wendet sich aber vor allem an Systemadministratoren und erfordert eine längere Einarbeitungszeit.

Wer bereit ist, eine Basic-ähnliche Programmiersprache zu lernen, sollte sich Autoit ansehen. Die Programme lassen sich auch kompilieren und sind dann auf jedem Rechner lauffähig, ohne dass Autoit installiert sein muss. Wie bei anderen Programmen auch, ist der Start über die Windows-Aufgabenplanung oder per Hotkey möglich.

Im Paket PC-WELT Autoit-Demos  haben wir einige nützliche Beispiele untergebracht. Sie können etwa eine WLAN-Verbindung per Skript aufbauen und in einem Profil speichern, die Lautstärke regeln oder ein Smart-Home-Gerät über die Fritzbox steuern.

Autohotkey  bietet eine einfache Skriptsprache, über die Sie Tastenkombinationen Aktionen zuordnen können. Auch aus diesen Skripten lassen sich eigenständige EXE-Dateien erstellen. Eine Beispieldatei ist in PC-WELT Autohotkey-Beispielskripte  enthalten. Eigene, globale Tastenkombinationen legen Sie mit PC-WELT HotKeys fest. Darüber lassen sich Programme starten und auch Tastenanschläge an Programme senden.

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