Ein wichtiges Thema bei der Arbeit im Home Office besteht zunächst darin sich eine strukturierte Vorgehensweise zu erarbeiten. Dazu gehört das Festlegen von festen Arbeits- und Pausenzeiten und das Einrichten eines vollwertigen Arbeitsplatzes. Das Notebook im Bett oder auf der Couch ist zwar im ersten Moment bequem, auf Dauer aber weder sinnvoll noch gesund.
Vermeiden Sie zudem unnötige Ablenkungen. Legen Sie einen Ort im Haus oder der Wohnung fest, der für Sie zum Büro wird, wenn Sie zu Hause arbeiten.
Für viele Mitarbeiter ist es psychologisch wichtig, einen Arbeitsbeginn genauso zu steuern, wie im Unternehmen. Vermeiden Sie im Home Office das gleiche Verhalten wie am Wochenende und der Freizeit. Trennen Sie strikt Arbeit und Freizeit voneinander.
Fester Arbeitsplatz
Das Zuhause muss für die Zeit des Arbeitens zum Home Office, also zu einem echten Büro werden. Normalerweise ist das Zuhause aber der Platz, an dem Sie sich erholen und wo Ihre Kollegen weit weg sind. In Zeiten des Home Offices müssen Sie diese Ansicht aber vermeiden.
Definieren Sie einen festen Arbeitsplatz, an dem die Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen und der für Sie einen echten Arbeitsplatz darstellt.
Feste Uhrzeiten und Routinen
Hier müssen viele Angestellte an ihrer Motivation und Selbstdisziplin arbeiten. Feste Strukturen und Vorgaben geben einen Halt und machen das Arbeiten zu bestimmten Zeiten leichter. Machen Sie Feierabend und widerstehen Sie dann dem Drang doch noch weiterzuarbeiten. Gehen Sie auch zu Hause so vor, wie Sie es im Unternehmen machen würden.
Strukturieren Sie Ihren Tag genauso wie bei der Arbeit im Büro. Auch hier gibt es feste Arbeits- und Pausezeiten und auch Zeitpunkte, an denen Sie Feierabend machen. Setzen Sie sich feste Tagesziele, an die Sie sich auch halten. Machen Sie Ihr Büro zu Hause zu einem Arbeitsplatz.
Morgens aufstehen, als ob Sie ins Büro fahren würden
Viele Experten empfehlen das Umsetzen von festen Abläufen auch im Home Office. Stehen Sie zur gleichen Zeit auf, als wenn Sie ins Büro fahren würden. Beginnen Sie zur gleichen Zeit mit der Arbeit, wie sie auch im Büro beginnen und machen Sie ähnliche Pausen.
Passende Kleidung
Ziehen Sie die gleiche Kleidung an, auch wenn sie natürlich etwas bequemer sein darf. Manchen hilft es sogar, wenn sie kurz das Haus verlassen und es danach wieder betreten, wie wenn sie ins Büro kommen.
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Am Feierabend können Sie sich umziehen, wie beim Eintreffen zu Hause nach der Arbeit. Das hilft vielen Anwender dabei in den Geschäfts- und anschließend in den Freizeitmodus zu wechseln. Arbeiten Sie im Bett mit dem Pyjama, ist das nicht nur auf Dauer unbequem, sondern meistens auch nicht effektiv. Dazu kommt der Nachteil, dass Ihr Bett nicht mehr Ort der Entspannung und Freizeit ist, sondern Ihr Gehirn auch eine Verknüpfung mit dem Büro herstellt. Das ist für viele nicht förderlich für einen erholsamen Schlaf.
Kommunikation zu Kollegen aufrechterhalten
Arbeiten Anwender zu Hause, leidet oft die Kommunikation mit den Kollegen. Diese wissen nicht, wann Sie erreichbar sind, und wie die Kommunikation ablaufen soll. Vereinbaren Sie also feste Zeiten, an denen Sie erreichbar sind, und definieren Sie auch Kommunikationskanäle, über die Sie mit Kollegen sprechen oder schreiben können. Der Informationsfluss zwischen Kollegen sollte auch zu Hause aufrechterhalten werden. Hier sind in vielen Fällen andere Kommunikationswege notwendig. Lassen Sie sich die Planung dieser Kommunikationszeiten und -Kanäle nicht aus der Hand nehmen, und kümmern Sie sich selbst darum. Informieren Sie Ihre Kollegen und Kunden darüber.
Passende Tools wie Bitrix24, Teams oder Zoom nutzen
Für die berufliche Kommunikation mit ihren Kollegen und Geschäftspartnern sollten Sie professionelle Werkzeuge verwenden. Für Video-Telefonate oder Video-Konferenzen also beispielsweise Zoom, Teams, Skype oder Bitrix24. Mehr dazu lesen Sie in dem Artikel Überblick zu Videokonferenz-Tools: Oft gratis und mit Zusatznutzen – mehr als nur Zoom.
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Mit Tools wie denen von Bitrix24 können Sie aber auch chatten und Dateien untereinander austauschen. Auch eine gemeinsame Kalenderplanung ist mit Bitrix24 möglich. Zudem steht Ihnen bei Bitrix24 ein Onlinespeicher zur Verfügung. Video-Konferenzen ( sogar in HD-Qualität und ohne Zeitlimit ), Chat und Onlinespeicher stehen bereits in der kostenlosen Variante von Bitrix24 zur Verfügung. Alternative Onlinespeicher sind Google Drive, Microsoft Onedrive oder Dropbox.
Die private Telefonnummer sollte nicht zur Geschäftsnummer werden
Telefonieren Sie mit Kunden oder Kollegen über Ihre private Telefonnummer, sollten Sie darauf achten, dass diese Nummer auf Dauer nicht zu einer Geschäftsnummer wird, auf der Sie ständig in der Freizeit angerufen werden. In den meisten Fällen verfügen auch Privatanschlüsse über mehrere unterschiedliche Nummern. Nutzen Sie für berufliche Telefonate eine dieser Nummern und schalten Sie diese nach Feierabend ab. Fritzboxen und viele andere Internetrouter können das auch per Zeitplan erledigen.
Telefonieren Sie mit dem Smartphone, kann es sinnvoll sein bei Kundengesprächen die Rufnummernübertragung zu deaktivieren. In vielen Fällen ist die Verwendung eines eigenen Telefons mit eigener Nummer der sinnvollste Weg. Unter Umständen beteiligt sich Ihr Arbeitgeber auch an der Anschaffung eines Geschäftstelefons für Ihr Home Office. In vielen Unternehmen kommen auch bereits Telefonanlagen aus der Cloud zum Einsatz. Hier ist es problemlos möglich einzelne Telefone auch zu Hause in das System einzubinden.
Richtiger Tisch und Stuhl
Sie sollten sich einen Schreibtisch oder einen richtigen Tisch vorbereiten. Das kann im Notfall der Küchentisch sein, besser ist aber ein echtes Arbeitszimmer mit Schreibtisch und Bürostuhl. Das Arbeiten auf zu harten oder nicht geeigneten Stühlen ist auf Dauer unangenehm und führt zwangsläufig zu Rückenproblemen.
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Viele Anwender vergessen Pausen zu machen und sind auch bei den Zeiten für Arbeitsbeginn und Feierabend unstrukturiert. Nehmen Sie sich feste Zeiten vor, die sich natürlich flexibel gestalten lassen. Sie sollten sich aber generell an die Grundstruktur der Zeiten halten.
Sie sollten nicht unbequem sitzen und auch nicht zu nah oder zu weit weg vom Monitor. Die korrekte Tischhöhe ist ganz wichtig.
Gesundheitliche Risiken durch Smartphones, Notebooks & Tablet-PCs vermeiden
Gesundheitstipps für Computerfreaks
Kaufen Sie die Ausstattung nicht selbst, sondern klären Sie mit dem Arbeitgeber, was er Ihnen zur Verfügung stellen kann: Notebook, PC, Monitor, Tastatur und andere Technikgeräte. Auch Schreibtisch und Bürostuhl stellen viele Unternehmen zur Verfügung.
Definiert ein Unternehmen die Arbeit zu Haus als Home Office gilt die Arbeitstättenverordnung. Diese Vorschriften gelten aber nicht für „Mobiles Arbeiten“. Ein Gespräch mit dem Arbeitgeber ist hier sicherlich der beste Weg.
Müssen Sie regelmäßig drucken, sollten natürlich ein Drucker und Papier bereitstehen. Auch Toner und Patrone spielen eine Rolle. Bekommen Sie vom Arbeitgeber die Geräte gestellt, müssen diese in ihr Heimnetzwerk eingebunden werden und miteinander kommunizieren dürfen.
Internetleitung muss passen
Hier spielt es auch eine wichtige Rolle, dass Ihre Internetleitung ausreichend dimensioniert ist und nicht zu langsam ist. Nutzen Sie DSL, dann kann es passieren, dass tagsüber die Leistung nicht mehr ausreicht, wenn am Verteilerknoten, oder sogar bei Ihnen im Haus Benutzer das Internet mit anderem Datenverkehr blockieren. Unter Umständen gibt es für Ihr Haus bereits einen Vertrag mit mehr Bandbreite, der vielleicht sogar günstiger ist. Der Einsatz von Glasfaseranschlüssen ist hier ideal. Lehnen Sie den Umstieg auf Glasfaser nicht unüberlegt ab, wenn Sie im Home Office arbeiten.
Datenspeicherung auf privaten Rechnern ist keine gute Idee
Arbeiten Sie mit ihrem PC oder Notebook zu Hause und speichern Daten auf dem Rechner, sollten Sie strikt zwischen privaten und beruflichen Daten unterscheiden. Viele Unternehmen stellen Datenspeicher in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum zur Verfügung und Anwender können sich damit per VPN verbinden. Generell sollten Sie stark darauf achten, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die beruflichen Daten erhalten. Das gilt auch für Familienmitglieder.
Speichern Sie Daten auf Ihrem PC oder Notebook und können diese nicht an einem Speicherort im Unternehmen oder der Cloud sichern, sollten Sie für eine eigene Datensicherung sorgen. Hier bietet sich eine externe Festplatte oder ein bis zwei USB-Sticks an. Bei der Sicherung von Unternehmensdaten ist es darüber hinaus sinnvoll diese Daten zu verschlüsseln. Dabei können Bordmittel wie Bitlocker in Windows genauso sinnvoll sein, wie Open Source-Werkzeuge, zum Beispiel Veracrypt.