Xwiki: Wiki für Beruf und Freizeit

Die überwältigende Resonanz auf die ersten Gehversuche der Wikipedia führte in Unternehmen zu einem Hype rund um das Thema Wiki. Schließlich zeigte das Vorbild, wie effizient eine Anwendung sein kann, mit der jeder Nutzer eigene Inhalte ins Internet/ Intranet stellen kann. Inzwischen wird es zunehmend schwieriger, eine Wiki-Lösung zu finden, die kostenlos genutzt werden darf, aber trotzdem weiterentwickelt wird. Xwiki fällt in diese Kategorie und macht in Unternehmen wie beim privaten Einsatz eine gute Figur.

Steckbrief Xwiki

Xwiki ist eine Unternehmenslösung, was aber nicht bedeutet, dass die Software für private Nutzer oder kleinere Gruppen zu kompliziert wäre.

Sie profitieren im Zweifel auch von den Unternehmensfunktionen. Xwiki besitzt wie kommerzielle Wikis (etwa Confluence) ein ausgefeiltes Rechtemanagement für alle Seiten und Space-Ebenen. Das mag zwar dem originären Wiki-Gedanken widersprechen, ist aber in einem Unternehmensumfeld von Bedeutung. Es gibt die Möglichkeit, PDF-Dateien zu exportieren und Volltextsuchen zu starten. Und es ist auch ein Application-Wiki mit Anpassungsfähigkeit und Programmierbarkeit. So lassen sich etwa Formulare und Vorlagen entwickeln, die von den Nutzerinnen und Nutzern direkt ausgefüllt werden können. Xwiki ist in Java geschrieben. Um es über einen Webserver zugänglich zu machen, wird daher ein Applikationsserver benötigt. Das macht die Installation etwas aufwendiger, ist aber letztlich nicht schwierig.

Systemvoraussetzungen schaffen

Ist Xwiki den Paketquellen hinzugefügt, wird die Installation einfacher, weil dabei auch gleich der Datenbankzugriff eingerichtet wird.

Damit Xwiki läuft, braucht es die passende Systemumgebung. Die besteht aus einem Webserver, dem Applikationsserver Tomcat und einer relationalen Datenbank. Bei der Installation haben Sie verschiedene Optionen, so wird beispielsweise auch ein relativ pflegeleichtes Docker-Image angeboten. In dieser Anleitung werden wir das System aber ganz klassisch auf einem Ubuntu-System installieren. Bringen Sie zunächst das System auf den aktuellsten Stand. Danach installieren Sie im ersten Schritt Java:

sudo apt install default-jdk gnupg2 -y

Um die Installation etwas komfortabler zu gestalten, gibt es ein Repository für Ubuntu, das beim Installieren der Pakete auch gleich die Abhängigkeiten berücksichtigt. Dazu laden und installieren Sie zuerst den offiziellen Schlüssel und fügen die Quelle der Paketverwaltung hinzu. Anschließend müssen die Paketquellen des Systems insgesamt aktualisiert werden:

sudo wget -q "https://maven.xwiki.org/public.gpg" -O- | apt-key add sudo wget "https://maven.xwiki.org/stable/xwiki-stable.list" -P /etc/apt/sources.list.d/sudo apt update

Nach dieser Voraussetzung installieren Sie mit folgendem Kommando das Xwiki, Tomcat und Maria DB:

sudo apt install xwiki-tomcat9-common xwiki-tomcat9-mariadb -y

Der Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass während der Installation auch gleich Maria DB für das Xwiki eingerichtet wird. Denn hier erfragt die Installation, ob sie diese Konfiguration durchführen soll. Die Nachfrage bestätigen Sie mit „Yes“, um anschließend das Passwort für den primären Datenbanknutzer festzulegen. Am Ende der Installation prüfen Sie, ob Tomcat läuft:

sudo systemctl status tomcat9.service

Jetzt wird der Webserver installiert und eingerichtet. Wir entscheiden uns für schnelles Nginx:

sudo apt install nginx -y

Mit einem Editor Ihrer Wahl öffnen Sie dann mit root-Recht die Datei „/etc/nginx/ sites-available/xwiki.conf“ und tragen diesen Code ein:

server {listen 80; server_name xwiki.beispiel.tld; access_log /var/log/nginx/xwikiaccess.log; error_log /var/log/nginx/xwikierror.log; location / { proxy_set_header X-Real-IP $remote_addr;proxy_set_header Host $host; proxy_http_version 1.1; proxy_set_header Upgrade $http_ upgrade; proxy_set_header Connection 'upgrade'; proxy_cache_bypass $http_upgrade; proxy_pass http://127.0.0.1:8080;}}

Diese Codezeilen finden Sie auch auf https://paste.ubuntu.com/p/kxDJfMkWGQ/. Nach dem Speichern der Datei aktivieren Sie die virtuellen Hosts des Servers:

sudo ln -s /etc/nginx/sites-available/ xwiki.conf /etc/nginx/ sites-enabled/

Schließlich müssen Sie noch einmal die Konfiguration des Servers bearbeiten. Dazu öffnen Sie mit root-Recht die Datei „/etc/ nginx/nginx.conf”. Dort suchen Sie den Abschnitt, der mit „http {“ beginnt, und fügen dort diese Zeile ein:

server_names_hash_bucket_size 64;

Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen und Sie starten den Server mit

sudo systemctl restart nginx

System installieren und einrichten

Bei der Installation haben Sie die Wahl zwischen „Geschmacksrichtungen“. Bleiben Sie am besten beim Standard – der bietet bereits viele Funktionen.

Für die weitere Einrichtung können Sie bereits den (lokalen) Browser nutzen. Öffnen Sie dazu die Adresse „http://127.0.0.1:8080/ xwiki“. Im ersten Schritt legen Sie das Benutzerkonto des Administrators an. Beachten Sie, dass Xwiki auch bei Benutzernamen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. Haben Sie den Benutzer „Admin” angelegt, können Sie sich nicht mit „admin“ anmelden. Im zweiten Schritt entscheiden Sie sich zwischen den angebotenen „Flavors“. Diese „Geschmacksrichtungen” sind Zusammenstellungen von Komponenten und Funktionen. Bleiben Sie am besten beim „Standard“.

Nach einem Klick auf „Continue” zeigt Xwiki die Ordnerstruktur, die vom System angelegt werden wird. Auch hier gehen Sie mit „Continue“ weiter. Nachdem die Installation der „Flavors“ abgeschlossen ist, beenden Sie die Einrichtung. Damit ist die Installation abgeschlossen und Sie sehen das Dashboard des neuen Wikis.

Benutzer anlegen und Rechte: Sobald Sie sich angemeldet haben, startet automatisch eine kurze Tour durch die Installation. Sie können so geführt verschiedene Bereiche kennenlernen oder die Einführung unterbrechen. In der rechten unteren Ecke gibt es den kleinen Link „Show Tour“, um das Minitutorial erneut zu starten. Als Administrator erreichen Sie die Einstellungen des Systems über den kleinen Menüschalter in der rechten oberen Navigation. Klicken Sie dort auf „Administer Wiki”. Die nachfolgende Seite vermittelt einen Eindruck davon, wie mächtig das Rechtemanagement von Xwiki ist. Über „Users“ und „Groups“ legen Sie Benutzerkonten und Gruppen an, deren Rechte unter „Rights“ beschränkt werden.

Einen neuen Nutzer legen Sie mit einem Klick auf „Users“ und „Create user“ an. Hier tragen Sie Benutzer- und Klarnamen ein, vergeben ein Passwort und eine E-Mail-Adresse. Genauso einfach ist es, eine Gruppe von Benutzern anzulegen. Dazu wählen Sie auf der bereits gezeigten Seite den Punkt „Groups“ aus. Auf der nächsten Seite genügt ein Klick auf „Create Group“, um mit der Einrichtung der Gruppe zu beginnen.

Vergeben Sie einfach einen Namen und bestätigen Sie die Eingabe. Die neue Gruppe wird sofort in die Liste der Gruppen übernommen. Mit einem Klick auf „Edit” können Sie nun nach Benutzern suchen, um die Gruppe zu befüllen. Es ist aber auch möglich, Untergruppen einzurichten. Um sich hier nicht zu verlieren, sollten Sie bei größeren Projekten vorab in Form eines Diagramms überlegen, welche Gruppen Sie später benötigen. Über den Eintrag „Rights“ definieren Sie anschließend die Zugriffsrechte einzelner Gruppen durch die Wahl der angebotenen Optionen. Die Rechte gelten zunächst für das Wiki, unabhängig von den Beschränkungen, die sich auf Contentebene ergeben können. Denn die Rechte der Gruppen (oder einzelner Nutzer) können Sie dabei auch direkt auf einer Seite oder einem „Space“ vergeben.

Content produzieren und organisieren

„Users & Rights“: Dieser Abschnitt ist in doppelter Hinsicht bedeutsam – als Voreinstellung für alle Nutzer und als Rechtevergabe auf Seitenebene.

Wie bei jedem Wiki können Sie jede Seite, auf der Sie die Rechte haben, mit einem Klick auf „Edit“ bearbeiten. Die kleinste Informationseinheit ist die „Seite“. Seiten können auch Unterseiten haben. Sobald dies der Fall ist, handelt es sich um einen „Space“. Um eine neue Seite anzulegen, klicken Sie einfach auf den Schalter „Create”. Auf der nächsten Seite tragen Sie den Seitentitel ein und haben die Möglichkeit, sich aus den Vorlagen zu bedienen. Über „Location“ definieren Sie, an welcher Stelle der Hierarchie das neue Dokument abgelegt werden soll. Mit einem Klick auf das Baumdiagramm können Sie so (und auch nachträglich) die Seite anordnen. Ist die Seite angelegt, öffnet sie sich im Bearbeitungsmodus. Wie aus anderen Systemen gewohnt, nutzen Sie dabei entweder den Wysiwyg-Editor oder arbeiten direkt am Quelltext mit dem Wiki-Mark-up.

Um die Seite zu einer Unterseite einer anderen zu machen, nutzen Sie als Ausgangspunkt die Oberseite und klicken dort auf „Create“. Im bereits bekannten Dialog sollten Sie unter „Location” bereits erkennen, dass die neue Seite in der Hierarchie eingeordnet wurde. Wollen Sie die Zugriffsrechte der Seite beschränken, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Create-Button. Dort wählen Sie „Administer Page“ und wechseln zu „User & Rights“. Jetzt müssen Sie sich lediglich entscheiden, ob Sie die Rechte an der Seite oder auch an den Unterseiten verändern wollen. Anschließend öffnet sich der Dialog, den Sie bereits aus dem Rechtemanagement kennen. Sie können also die Rechte bis auf Nutzerbasis für die Seite definieren.

Eine schöne Komfortfunktion, die die Zusammenarbeit erleichtert, besteht in der Option, den Text einer Seite mit Anmerkungen zu versehen. Dazu wird eine Textpassage markiert und anschließend Strg-M oder Windows-M gedrückt. Da Sie, wie bei allen Wikis, nichts zerstören können, experimentieren Sie ruhig etwas mit den verschiedenen Vorlagen und den Optionen, die Inhalte zu strukturieren. Eine besonders gelungene Funktion, um Wiki-Inhalte ansprechend zu präsentieren, ist der PDF-Export. Den erreichen Sie nach dem Anklicken der drei Punkte mit „Export”. Unter „Office- Formats“ erscheint hier „Export as PDF“. Auf Wunsch erzeugt Xwiki für das PDF ein Inhaltsverzeichnis, Kopf- und Fußzeilen und gibt auch die Kommentare aus.

Das Xwiki anpassen

Neue Seite: Wenn Sie eine Xwiki-Seite anhand einer Vorlage anlegen, wird diese mit Blindtext gefüllt und besitzt schon Elemente wie ein Inhaltsverzeichnis.

Xwiki ist so mächtig, dass der Versuch scheitern muss, diese Anwendung auf diesen Seiten im Detail vorzustellen. Gehen Sie am besten die verschiedenen Bereiche unter „Administer Wiki“ durch.

Unter „Look & Feel“ haben Sie die Wahl zwischen einer ganzen Reihe von Themes, die Sie auch in der Farbgebung anpassen können. Sie dürfen Menüs anlegen und die vorhandenen bearbeiten oder auch die Darstellung der Seiten nach Wunsch anpassen. Ebenfalls lohnend ist der Blick in die „Extensions“.

Einige Erweiterungen sind der kostenpflichtigen Version von Xwiki vorbehalten, beispielsweise die Integration in die Welt von Office 365. Xwiki kann also mit den Aufgaben mitwachsen, bleibt aber erfreulich unkompliziert in der Einrichtung und ist eine der wenigen Profilösungen, die kostenlos auf eigener Hardware installiert werden darf.

Siehe auch: IT-Sicherheit für Kleinunternehmer – so gelingt’s