Die fiesen Drei: So treiben Ihre Mails jeden in den Wahnsinn

Gerade im Home Office spielt eine zuverlässige Mailkommunikation neben Messenger und Video-Konferenz eine besonders wichtige Rolle. Umso wichtiger ist es, dass Sie drei besonders ärgerliche Fehler vermeiden.

Monstermails mit xter-Weiterleitung: Such dir doch selbst die wesentlichen Punkte zusammen

Gerade wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten und sich dazu immer wieder Mails schicken, fällt die Versuchung leicht, einen immer länger werdenden Mailthread einfach unverändert weiterzuleiten und darüber nur kurz seinen eigenen Senf dazu zu geben (gerade in Sales-, Marketing- und Projektmanagementteams ist das eine verbreitete Unsitte). Der Empfänger darf sich dann durch eine irre lange Mail mit ständigen Textwiederholungen wühlen. Und muss sich mühsam die wirklich relevanten Details selbst erschließen.

Besser ist es, wenn Sie die für Ihre Antwort wesentlichen Inhalte des Mailthreads gut lesbar oberhalb des eigentlichen Threads zusammenfassen. So vermeiden Sie, dass wichtige Punkte übersehen werden. Ihre Adressaten sparen damit Zeit und schon die eigenen Nerven. Außerdem beweisen Sie damit ein kompetentes Mailmanagement. 

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Nichtssagender Betreff: Ich weiß auch nicht, was ich schreiben will

Sie haben sich richtig viel Mühe gemacht und einen gut strukturierten und verständlichen Mailtext geschrieben. Doch jetzt drängt die Zeit, Ihre Adressaten warten schon längst auf die Mail. Also hauen Sie Ihre Nachricht einfach raus – und vergessen den wichtigen Betreff beziehungsweise schreiben nur ein belangloses Wort in die Betreffzeile.

Angesichts der Flut von Mails, die heutzutage die Mailpostfächer überschwemmt, ist das denkbar ungünstig. Nehmen Sie sich immer Zeit für einen aussagekräftigen Betreff. Ihre Empfänger werden es Ihnen danken.

Falls Sie auf eine Mail antworten, sollten die den Betreff ebenfalls so anpassen, dass Ihre Aussage sofort klar wird. Und nicht nur den vom Mailprogramm eingesetzten Standardbetreff übernehmen.

Plötzlich Home Office: So klappt die Videokonferenz

!!!!!!! Alle meine Mails sind besonders wichtig – alias NDA-Seuche

Outlook und andere Mailprogramme bieten die Möglichkeit eine Mail als besonders wichtig zu markieren. Diese wird im Posteingangsordner dann meist mit einem roten Ausrufezeichen angezeigt.

Überlegen Sie sich genau, ob Sie Ihre Mail derart hervorheben wollen. Wenn Sie dieses Instrument häufiger für Mails benutzen, die der Adressat keineswegs als besonders wichtig empfindet, ignorieren Ihre Empfänger bald diese Markierung. Prompt wird dann vielleicht eine tatsächlich besonders wichtige Mail einmal übersehen.

Eine spezielle Variante dieses Problems sind Mails, in denen wichtige Informationen unter NDA versprochen werden. Bei einem NDA (“non-disclosure agreement”, eine Art Geheimhaltungsvertrag) verpflichtet sich der Empfänger dazu, über den Inhalt der Mail erst zu sprechen oder zu schreiben, wenn die im NDA festgelegte Datum/Uhrzeit erreicht ist.

Normalerweise wird ein NDA nur bei besonders wichtigen Informationen abgeschlossen. Typischerweise unterschreibt zum Beispiel ein Journalist einen NDA, damit er vorab Informationen zu einem neuen Produkt bekommt und die Meldung dazu in Ruhe zum Stichtag – beispielsweise der Tag des Verkaufsstarts – vorbereiten kann. Doch nach dem Beginn der Coronakrise bekamen wir gefühlt alle zwei Tage ein NDA-Angebot. Für viele Themen, die nicht so spannend waren, dass sie einen NDA verdienen. Dadurch könnten wirklich wichtige Themen übersehen werden. Zudem besteht die Gefahr, dass man sich auf ein durch den Vermerk „NDA“ als besonders spannend markiertes Thema konzentriert, das bei näherer Betrachtung gar nicht so spannend ist – man verschwendet also Zeit und wird künftig NDA-Angebote von diesem Absender ablehnen. Überlegen Sie es sich also genau, ob Sie eine Nachricht unter NDA anbieten wollen.

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