Für viele Arbeitnehmer ist das Home-Office absolutes Neuland. Damit Sie auch zu Hause arbeiten können, sollten Sie einige wichtige Dinge beachten und vorab entsprechende Maßnahmen treffen.
In großen Unternehmen gehören Heimarbeitsplätze zum Alltag. Doch besonders kleinere Firmen mit wenigen Mitarbeitern im Büro haben oft keine Erfahrung mit einem Home-Office. Damit die verteilte Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg funktioniert, sollten einige wichtige Aspekte berücksichtigt werden. Die Themen Arbeitsplatzsicherheit mit Ergonomie sowie Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sollten hierbei aktuell keine beziehungsweise lediglich eine untergeordnete Rolle spielen – ansonsten lässt sich ein Home-Office für die meisten Unternehmen nicht in der Kürze der Zeit und mit angemessenem Aufwand realisieren.
- Teamarbeit sicherstellen: Kommen Sie im Home-Office an Ihre Mails, haben Sie Zugriff auf Dokumente und können Sie sogar zusammen mit Kollegen an einem Projekt arbeiten? Mit Google Docs und Office 365 ist das problemlos möglich. Richten Sie gegebenenfalls entsprechende Konten ein.
- Rufumleitung programmieren: Sie möchten eingehende Gespräche auf der Büronummer direkt auf einen anderen Anschluss oder auf eine Mobilnummer weiterleiten? Geben Sie dazu einfach *21* [Ihre Rufnummer]# ein, dann wird die Rufumleitung eingeschaltet. Mit #21# wird sie deaktiviert.
- Teamviewer oder Anydesk einrichten: Sie wollen/müssen auch aus dem Home-Office auf den Büro-PC zugreifen? Dafür ist eine Remote-Software wie Teamviewer oder Anydesk ideal. Installieren Sie das Tool und richten Sie den unbeaufsichtigten Modus ein. Im Folgenden können Sie mit der jeweiligen ID und einem gleichbleibenden Passwort auf den Bürorechner zugreifen.
- Für Datensicherheit sorgen: Denken Sie daran, dass Sie im Home-Office eventuell wichtige und vertrauliche Dokumente bearbeiten. Ideal ist es, wenn Sie ein Firmen-Notebook bekommen. Falls Sie den eigenen Privat-PC verwenden, achten Sie darauf, dass Sie einen aktuellen Virenscanner im Einsatz haben. Noch besser ist es natürlich, wenn Sie einen VPN-Zugang zum Firmennetzwerk bekommen. Fragen Sie hierzu einfach den EDV-Verantwortlichen Ihres Unternehmens.
So arbeiten Sie effektiv im Home-Office Sie sollen eine Zeit lang von zu Hause aus arbeiten. Das ist für viele Arbeitnehmer eine neue Situation. Hier sind einige Tipps von Adobe, wie das Arbeiten im Home-Office am besten gelingen kann. Ziehen Sie sich so an, als würden Sie ins Büro gehen: Den ganzen Tag im Pyjama zu bleiben, mag praktisch und bequem sein. Aber wenn Sie sich für die Arbeit umziehen, signalisieren Sie Ihrem Gehirn, dass Sie sich auf einen Tag im „Büro“ vorbereiten. Unabhängig davon, was Sie planen und mit was Sie beschäftigt sind, macht es dieser kleine Schritt leichter, in den Arbeitsmodus zu wechseln und den Tag über produktiver zu sein.
- Setzen Sie einen Zeitplan auf:Erstellen Sie einen Arbeitsplan, an dem Sie sich orientieren können. Sprechen Sie sich darüber mit Ihrem Lebenspartner beziehungsweise Ihrer Lebenspartnerin, Ihren Kindern und anderen Mitbewohnern ab. Wenn Sie außerdem Aufgaben für Heimunterricht in der Arbeitswoche berücksichtigen müssen, sind Sie nicht allein. Achten Sie darauf, das in Ihren Tagesablauf einzubinden. Richten Sie eine „Out of office“-Nachricht ein, damit Ihre Kollegen wissen, wann Sie nicht erreichbar sind.
- Denken Sie an regelmäßige Pausen:Seltsamerweise scheint es schwieriger zu sein, sich vom Bildschirm zu lösen, wenn man im Home-Office arbeitet. Pausen sind jedoch sehr wichtig, um schnelles Ermüden zu vermeiden. Bauen Sie deswegen Unterbrechungen von 15 Minuten Länge in Ihren Arbeitsplan ein. Reservieren Sie mindestens eine halbe Stunde für die Mittagspause und achten Sie außerdem auf ausreichende Flüssigkeitsaufnahme, indem Sie über den Tag verteilt regelmäßig Trinkpausen einlegen.
- Bewegen Sie sich zwischendurch: Zum Büro pendeln, von einer Besprechung zur nächsten hetzen, in der Mittagspause zum Restaurant um die Ecke gehen – so kommen am Tag einige Meter zusammen. Denken Sie auch im Home-Office an Bewegung. Beginnen Sie den Arbeitstag vielleicht mit einem kurzen Training. Und achten Sie auch darauf, ab und zu stehend zu arbeiten. Ihr Körper wird es Ihnen danken.
- Reservieren Sie einen bestimmten Raum:Wie das Anziehen ist es zu Hause auch wichtig, bewusst in das von Ihnen eingerichtete „Büro“ zu gehen. Dieser Gang sagt Ihrem Gehirn, dass jetzt die Zeit ist, sich darauf zu konzentrieren, einen Text zu bearbeiten, die Präsentation vorzubereiten oder die Ergebnisse der letzten Kampagne zu analysieren. Ein eigener Raum wäre gut. Wenn Sie auch eine Tür hinter sich zumachen können, ist das noch besser, besonders dann, wenn Sie Kinder oder Haustiere haben. Wenn dies nicht möglich ist, suchen Sie sich eine Ecke, die Sie zu Ihrem Home-Office erklären.
- Achten Sie auf eine gute Ausstattung:Widerstehen Sie der Versuchung, auf dem Sofa oder im Bett zu arbeiten. Ein fester Stuhl, ein stabiler Tisch und ein Monitor in richtiger Größe sind besser, um Arme, Nacken und Schultern zu schonen. Wählen Sie ein gutes Headset, um an Telefonkonferenzen optimal teilnehmen zu können und unerwünschte Nebengeräusche auszublenden. Achten Sie darauf, entsprechende Ausrüstung am selben Ort abzulegen, damit Sie sie nicht lange suchen müssen, wenn sie das nächste Mal gebraucht wird. Prüfen Sie zudem, ob Ihr Internetanschluss die zusätzliche Last durch das Home-Office unterstützt. Testen Sie die Bandbreite, damit Sie für produktives Arbeiten bereit sind.
- Richten Sie Ihren Kindern ein Klassenzimmer ein: Wenn es Ihre Kinder gewohnt sind, zur Schule zu gehen, ist es am besten, ihnen eine Umgebung zu bieten, die der Schule ähnelt. Sofern möglich, nutzen Sie einen Stundenplan wie den in der Schulklasse. Oft gewöhnen sich die Kinder schnell daran. Achten Sie darauf, die Uhrzeiten und Themen aufzuschreiben, wenn Sie als „Lehrer“ agieren, sowie die Zeiten, in denen Sie die Rolle wechseln und sich wieder Ihrer Arbeit widmen.
- Legen Sie einen bestimmten Rhythmus fest: Zu Hause zu arbeiten und Kinder zu unterrichten, am selben Ort und gleichzeitig, ist eine Herausforderung. Dabei ist es wichtig, einen festen Zeitplan für Ihren Arbeitstag einzuhalten. Ebenso wichtig ist es, für Ihre Kinder ein „Klassenzimmer“ zu haben, das um deren Rhythmus herum organisiert ist. Wenn Sie einen solchen Raum nach ihren Bedürfnissen einrichten, achten Sie darauf, Zeit zum Lernen, Spielen und Experimentieren einzuplanen. Darüber hinaus planen Sie die Zeit für Mahlzeiten und Snacks mit ein.
Umfrage: Home-Office-Tätige arbeiten gerne ohne Hose
1. Teamwork
1.1 Microsoft Teams bis Ende 2020 gratis nutzen
Teams ist ein Teil von Office 365. Wenn Ihr Unternehmen Office 365 lizenziert hat, haben Sie Teams bereits. Für alle anderen bietet Microsoft den Zugang bis Ende des Jahres kostenlos an. Für die Kommunikation im Home-Office ohne reale Kontakte hat Microsoft mit Teams ein vielseitiges Programm im Angebot. Normalerweise ist die Plattform, die (Video-)Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge unter einem Dach vereint, als Teil von Office 365 kostenpflichtig. Um mehr Menschen die Möglichkeit zu geben, aus dem Home-Office heraus zu arbeiten, bietet Microsoft die Lizenz für Microsoft Teams ab sofort kostenlos an. Nutzen Sie Teams unterwegs auf Ihrem Windows-, Mac-, iOS- und Android-Gerät, um sich mit anderen zu vernetzen oder um externe Teilnehmer in Besprechungen jeder Größe einzubinden. Besitzer einer Gmail- oder Outlook-Adresse laden sich die Freemium-Version von Teams über den Link https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software herunter (inklusive 10 GB für Team-Dateien, 2 GB für persönliche Dateien pro Anwender so- wie die Onlineversionen von Word, Excel, Powerpoint und Onenote). Wer größere Gruppen für Teams anmelden mag, kann bei Microsoft eine kostenfreie Lizenz für Office 365 E1 für sechs Monate beantragen. Für Bildungseinrichtungen gibt es auf Antrag die kostenlose Lizenz Office 365 A1.
1.2 Im Team mit Google Docs arbeiten
Google erlaubt die Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen auch ohne Internetverbindung. Das ist ideal für die Arbeit in Teams an mehreren Standorten. Egal, wo Sie gerade sind: Mit Google Docs können Sie Dokumente erstellen, ändern und zusammen mit anderen Nutzern bearbeiten. Der kostenlose Dienst von Google kann für das Erstellen und Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen oder Fragebögen genutzt werden. Sie melden sich hierzu lediglich mit Ihrem Google-Konto an. Im Anschluss daran dürfen Sie Dateien in der Google-Cloud teilen und mit Rechten für die Bearbeitung versehen. Bislang war eine stabile Internetverbindung erforderlich, um Änderungen durchzuführen oder Dokumente anzuschauen. Mit dem Offline-Modus für Docs, Sheets und Slides ist es möglich, auch bei schlechter oder fehlender Internetverbindung Zugriff auf die Dokumente zu erhalten. Hierzu müssen die gewünschten Dokumente allerdings in Google Drive per Rechtsklick als „Offline verfügbar“ markiert werden. Daraufhin lassen sich die Dokumente auch offline erstellen, editieren und kommentieren. Alle offline durchgeführten Änderungen werden in Google Drive übertragen, sobald wieder eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Dafür muss die Funktion aber erst in Google Drive aktiviert werden. Die entsprechende Einstellung finden Sie unter „Einstellungen –› Allgemein –› Google Docs offline verfügbar machen“. Dann erscheint in der oberen rechten Ecke ein Icon mit Häkchen, welches über die Offlineverfügbarkeit eines Dokuments informiert. Wurden keine konkreten Dokumente für die Offlinenutzung ausgewählt, sucht Google die am häufigsten genutzten Dateien selbst aus und stellt diese auch ohne Internetverbindung zur Verfügung.
1.3 Dateien auch ohne Cloud und Mail senden
Bei größeren Projekten kommen mitunter mehrere hundert Megabyte zusammen. Da wird der Austausch mit Kollegen und Geschäftspartnern schwierig, vor allem, wenn keine Cloud zur Verfügung steht. Mozilla hat einen äußerst praktischen Service, den nicht alle Nutzer kennen, da er kaum beworben wird. Unter send.firefox.com dürfen Sie schnell und einfach Dateien mit einer Größe von bis zu 1 GB verschicken. Wer sich kostenlos registriert, kann sogar 2,5 GB große Daten verschicken. Die Benutzung ist denkbar simpel: Dateien auswählen oder mittels Drag & Drop in das Browser-Fenster ziehen, „Upload“ drücken und den Link zum Download an Freunde oder Kollegen schicken. Für das Link-Verschicken gibt es keine Option in Firefox, das müssen Sie via Messenger oder Mail selbst erledigen. Interessant sind die Details: So dürfen Sie festlegen, wann sich die Datei auf dem Mozilla-Server selbst zerstört. Beispielsweise können Sie lediglich einen einzigen Download erlauben, danach ist der Link unbrauchbar. Oder maximal 100 Downloads. Alternativ dazu gewähren Sie dem Download nur eine Gültigkeit von fünf Minuten – oder ein paar Tagen. Ebenfalls möglich: Sie schützen den Download mit einem Passwort. Die Datei wird dann übrigens von Mozilla Ende-zu-Ende-verschlüsselt, der Schutz greift also schon bei der Übertragung auf den Server. Alternative Wetransfer: Dateien bis zu 2 GB verschickt der Dienst https://wetransfer.com/ ohne Registrierung kostenfrei, allerdings zeitlich begrenzt. Wer mehr Funktionen braucht, entscheidet sich für eine kostenpflichtige Variante.
1.4 Große Dateien per Whatsapp verschicken
Das 60 MB große Zip-Archiv mit den Scans oder Dokumenten ist zu groß für den Versand per Mail? Mit Whatsapp lösen Sie dieses Problem auf elegante Weise und verschicken bis zu 128 MB große Dateien. Um große Dateien in beliebigen Formaten zu verschicken, öffnen Sie einen Chat mit dem Empfänger und tippen im Anschluss daran im Eingabefeld rechts auf das Büroklammersymbol. Nachdem Sie die Option „Dokumente“ ausgewählt haben, hängen Sie die gewünschte Datei an den Whatsapp-Chat an. Die maximale Dateigröße liegt dabei unter Apple iOS bei 128 MB, auf Android-Systemen bei 100 MB und mit der App für Windows und macOS über den Browser bei 64 MB.
1.5 Gruppenkalender in Google freigeben
Gratis, überall verfügbar, gleichzeitige Nutzung mit den Kollegen – Onlinekalender wie der von Google haben viele Vorteile. Vor allem wenn mehrere unterschiedliche Endgeräte ins Spiel kommen. Für die Benutzung des Google-Kalenders benötigen Sie einen kostenlosen Google-Account. Wenn Sie den Kalender auch mobil oder auf dem Tablet verwenden möchten, dann laden Sie die Google-Kalender-App im Google Play Store oder im Apple Store herunter. Oben rechts lassen Sie den Google Kalender wahlweise einen Tag in Stunden („Tag“) oder mehrere Tage nebeneinander anzeigen („Woche“, „Monat“, „7 Tage“). Die „Terminübersicht“ listet die Termine der nächsten Monate chronologisch auf. Ein kleiner Monatskalender auf der linken Seite fettet Tage mit Terminen und verschafft Ihnen einen Überblick, wenn Sie gerade nicht die Monatsansicht gewählt haben. Dank des Buttons „Heute“ gelangen Sie immer schnell zum heutigen Tag zurück. Mittels entsprechender Freigaben erhalten Kollegen Zugriff auf einen Kalender. Tipp Doodle ist im Grunde genommen kein Onlinekalender, sondern bindet Termine von verschiedenen Onlinekalendern zentral an. Sie dürfen mithilfe von Doodle überdies Umfragen durchführen sowie eine Vielzahl verschiedener Kalender von unterschiedlichen Anbietern kombinieren.
1.6 Mehrere Clouds zentral verwalten
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Sie nutzen mit Kollegen und Geschäftspartnern unterschiedliche Clouddienste. Das macht es jedoch schwierig, den Überblick zu behalten. Die Lösung: Webtools zur Verwaltung diverser Cloudspeicher unter einer gemeinsamen Oberfläche. Cloudevo : Das Webtool fasst den gesamten freien Speicher der gebuchten Clouddienste in einem Windows-Laufwerk zusammen. Sämtliche dort gespeicherte Dateien werden von Cloudevo verschlüsselt, komprimiert, in Fragmente aufgeteilt sowie auf die Cloudspeicher verteilt. Die Originale bleiben dann wie bei Dropbox oder Onedrive auf dem lokalen Rechner erhalten. Die Software ist deshalb in erster Linie eine Verwaltungs- und Backup-Lösung, für die Entlastung der Festplatte eignet sie sich allerdings nicht. Multcloud : Mit dem Webdienst können Sie Dateien direkt von einem Clouddienst zum anderen kopieren oder verschieben, ohne diese erst langwierig herunter- und wieder hochladen zu müssen. Nach der Eingabe der Zugangsdaten erlaubt Ihnen Multcloud das Aufbauen direkter Verbindungen zwischen den Diensten und synchronisiert auch den Datenbestand. Odrive : Auch Odrive ist ein reiner Webservice und hat sich auf die Synchronisation zwischen mehreren Clouds sowie zwischen dem lokalen Computer und der Cloud spezialisiert. Mithilfe eines Addons können Sie Ihre Daten vor dem Hochladen zudem noch verschlüsseln. Otixo : Mit diesem Dienst fassen Sie die Clouds von mehr als 30 Anbietern zu einer Supercloud zusammen, die bis zu 250 GB umfassen darf. Eine integrierte, alle Clouddienste umfassende Suche hilft bei der Verwaltung der Dateien. Für die Zusammenarbeit im Team gibt es die Spaces, zu denen Sie andere Personen einladen und in denen Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Außerdem unterstützt Otixo eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung. Es gibt eine Free-Version von Otixo, bei der aber 0,49 US-Cent Transfergebühren pro Gigabyte anfallen. Tipp Mit der selektiven Synchronisierung sparen Sie Speicherplatz auf Ihrer Festplatte, ohne dass Sie Dateien aus Ihrem Dropbox-Konto löschen müssen. Wenn Sie eine Datei in die Dropbox-App auf Ihrem Computer hochladen, wird sie automatisch sowohl in Ihrem Dropbox-Konto online als auch auf Ihrer Festplatte gespeichert. Bei der selektiven Synchronisierung wählen Sie Ordner aus, die von Ihrer Festplatte entfernt, aber weiterhin online gespeichert werden sollen.
2. Kommunikation
2.1 Whatsapp auf dem Computer verwenden
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Auch am PC oder Notebook können Sie schnell und einfach auf Ihren Chatverlauf bei Whatsapp zugreifen und mit Ihren Kontakten plaudern.
Laden Sie die kostenlose Desktop-App von Whatsapp für Windows 8 und 10 von der Seite www.whatsapp.com/download/ . Klicken Sie auf den grünen „Download …“-Button. Installieren Sie die geladene Datei per Doppelklick im Explorer. QR-Code scannen: Beim Start erscheint im Whatsapp-Fenster am Rechner ein QR-Code. Nehmen Sie Ihr Smartphone und öffnen Sie Whatsapp. Tippen Sie danach in der Chatübersicht rechts oben auf die drei Punkte und auf „WhatsApp Web“. Dann fotografieren Sie den QR-Code vom PC-Bildschirm ab. Von da an können Sie mit der Windows-App parallel zu Ihrem Smartphone chatten. Whatsapp im Browser: Am PC lässt sich Whatsapp auch im Browser verwenden. Das ist praktisch, wenn Sie zum Beispiel im Büro keine Programme auf dem Firmenrechner installieren dürfen oder an einem fremden PC chatten möchten. Öffnen Sie dazu den Browser am PC und rufen Sie nun die Adresse web.whatsapp.com auf. Unterstützt werden Chrome, Firefox, Edge, Opera und Safari. Auf der Webseite wird ein QR-Code angezeigt, den Sie wie oben beschrieben in Whatsapp auf Ihrem Smartphone abfotografieren – fertig!
2.2 Mit Whatsapp gratis telefonieren
Sprachanrufe über Whatsapp zu führen, ist genauso einfach, wie per Telefon-App zu telefonieren, aber je nach Vertrag oft günstiger. Einen schnellen Voicecall mit Ihrem gewünschten Gesprächspartner starten Sie mit einem Fingerzeig auf das Telefonhörersymbol im Chat. Whatsapp verwendet für Telefonate die Internetverbindung Ihres Smartphones und nicht die Sprachminuten Ihres Mobilfunkvertrags. Die Anrufe sind damit bis auf das Datenvolumen bei Ihrem Netzbetreiber kostenlos – auch wenn sich der Angerufene im Ausland befindet. Sie können somit je nach Aufenthaltsort einiges sparen. Rund 1 MB Datenvolumen fällt pro Minute an – das ist moderat. Einziger Wermutstropfen, wenn Sie keine Handy-Flatrate haben: Viele Provider rechnen nicht Byte-genau ab, sondern runden etwa auf 100 KB auf. Zum Telefonieren wählen Sie einen Kontakt aus und tippen auf das Telefonsymbol oben rechts. Eingehende Anrufe annehmen Anrufer: Anhand des Kontaktfotos sowie des größeren, abgedunkelten Profilfotos weiter unten erkennen Sie sogleich, wer Sie anruft. Stummschalten: Stört Sie das Klingeln, tippen Sie einmal auf die Leiser-Taste am Smartphone. Damit schalten Sie das Anrufsignal lautlos. Anruf abweisen: Möchten Sie gerade nicht sprechen, setzen Sie ganz einfach den Finger auf das rote Telefonsymbol und wischen anschließend nach oben. Der Anrufer wird abgewiesen und hört einen Besetztton. Nicht reagieren: Wenn Sie auf den eingehenden Anruf nicht reagieren, klingelt Ihr Smartphone so lange, bis der Anrufer den Ruf durch Antippen der roten Hörertaste beendet oder wartet, bis Whatsapp nach einer Zeit automatisch abbricht. Nachricht senden: Können Sie den Anruf gerade nicht entgegennehmen und möchten Sie dem Anrufer eine Nachricht zukommen lassen, setzen Sie den Finger auf das Chatsymbol und wischen nach oben. Rangehen: Möchten Sie das Whatsapp-Gespräch annehmen, setzen Sie den Finger auf den grünen Telefon-Button und wischen Sie daraufhin nach oben.
2.3 An einer Chatgruppe teilnehmen
In einem Gruppenchat können Sie sich gleichzeitig mit Dutzenden anderer Personen austauschen. Das ist praktisch, wenn Sie mit Kollegen an mehreren Standorten in Kontakt bleiben und Dinge abstimmen wollen.
Chatgruppen sehen in Whatsapp genauso aus wie ganz normale Unterhaltungen zwischen zwei Personen – allerdings können sich in einer Gruppe bis zu 256 Personen zu Wort melden. Daraus entwickeln sich mitunter sehr lebendige Unterhaltungen, Diskussionen oder Kontroversen – ebenso wie in einem Gruppengespräch im echten Leben auch. Um einer Whatsapp-Gruppe beitreten zu können, müssen Sie zunächst einmal eine Einladung vom Gruppenleiter (Fachjargon „Administrator“) oder einem Mitglied mit Administrator-Rechten erhalten. Sie sehen daraufhin am oberen Displayrand eine Meldung, dass Sie von Person X zum Gruppenchat Y hinzugefügt worden sind. Im Folgenden erscheint in der Liste „Chats“ ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung der Gruppe und einem Hinweis wie „Christoph Hoffmann hat dich hinzugefügt“. Um dem Gruppenchat beizutreten, tippen Sie ganz einfach diesen Eintrag an und können sofort mit dem Gespräch beginnen. Sobald Sie einer Gruppe beitreten, können alle darin befindlichen Teilnehmer Ihre Rufnummer sehen – auch wenn diese Personen gar nicht in Ihrer Kontaktliste sind. Treten Sie daher also besser keinen unbekannten Gruppen bei und ignorieren Sie Einladungen von Ihnen nicht bekannten Personen. Eine Nachricht setzen Sie wie gewohnt über das Texteingabefeld am unteren Displayrand ab. Hier dürfen Sie auch Fotos, Videos, Emojis und andere Dateien in die Gruppe posten. Um eine Chatgruppe zu verlassen, tippen Sie im geöffneten Gruppenchat oben rechts auf das Dreipunktesymbol, gefolgt von „Mehr“ und „Gruppe verlassen“. Alle Teilnehmer bekommen anschließend die Meldung, dass Sie die Gruppe verlassen haben. Ungünstigerweise bietet Whatsapp jedoch keine Möglichkeit, eine Gruppe „heimlich“ zu verlassen, um etwa Rückfragen zu vermeiden oder bestimmte Personen nicht zu verärgern. In diesem Fall sollten Sie die Gruppe mit dem Befehl „Benachr. stummschalten“ inaktiv schalten.
Tipp: Die besten Headsets fürs Homeoffice
2.4 Eine Chatgruppe erstellen
Sie möchten mit Ihren Kollegen oder Geschäftspartnern eine Gruppe in Whatsapp bilden und diese für die schnelle Kommunikation nutzen? Das ist einfach und schnell erledigt. Möchten Sie sich nicht nur passiv in die Gruppen anderer Teilnehmer einladen lassen, sondern selbst aktiv ins Geschehen eingreifen, erstellen Sie Ihre eigenen Chatgruppen. Das ist kein großer Akt und verspricht große Produktivität! Typische Whatsapp-Gruppen für Ihr persönliches Umfeld sind unter anderem Familien- oder Nachbarschaftsgruppen. Doch auch im Businessbereich lassen sich Whatsapp-Gruppen verwenden. So können Sie etwa Kollegen oder Geschäftspartner in eine Gruppe einladen. Schneller als per Mail lassen sich Fragen klären, Diskussionen führen und Dokumente senden. Die Anzahl der von Ihnen ins Leben gerufenen Gruppen unterliegt keinem Limit – Sie können nach Lust und Laune zwischen verschiedenen Gruppen hin- und herwechseln. Neue Chatgruppen lassen sich in Whatsapp über zwei verschiedene Wege erstellen:
- Tippen Sie im Bereich „Chats“ oben rechts auf das Symbol mit den drei Punkten, um das Menü aufzurufen. Wählen Sie aus der Liste ganz oben die Option „Neue Gruppe“.
- Nutzen Sie alternativ dazu das grüne Sprechblasen-Icon auf dem Display unten rechts, um zu den Kontakten zu gelangen. Wischen Sie die Kontaktliste nach ganz oben – an erster Position finden Sie den Eintrag „Neue Gruppe“.
2.5 Immer erreichbar unter einer Telefonnummer
Die Fritzbox unterstützt unabhängige VoIP-Services. Mit Sipgate Team sind Sie etwa auch im Home-Office unter Ihrer Büronummer erreichbar und dürfen sie zudem für ausgehende Gespräche nutzen. Immer mehr Telefonieanbieter stellen ihre Anschlüsse auf All-IP um, sodass auch Telefongespräche über das Internet abgewickelt werden. Zusätzlich dazu lassen sich in der Fritzbox weitere, unabhängige VoIP-Anbieter einrichten, um über deren Rufnummern zu telefonieren. Auf diese Weise sind Sie dann ebenso im Home-Office unter der Büronummer erreichbar und führen ausgehende Gespräche gleichfalls über die Büronummer. Darüber hinaus ist eine VoIP-Nummer interessant für Benutzer, die regelmäßig Auslandsgespräche führen, weil VoIP-Services im Allgemeinen wesentlich günstiger sind. Da die Fritzbox bestens für die Internettelefonie gerüstet ist, stellt die Einrichtung eines VoIP-Anbieters keine Herausforderung dar. Wechseln Sie in der Konfigurationsmaske zu „Telefonie –› Eigene Rufnummern“. Im Register „Rufnummern“ klicken Sie auf „Neue Rufnummer“. Wählen Sie danach bei „Telefonie-Anbieter“ Ihren VoIP-Service aus, etwa „sipgate“, und geben Sie nun die geforderten Daten – Rufnummer, Benutzername und Kennwort – an. Nach zwei Klicks auf „Weiter“ wird die Verbindung überprüft und gespeichert. Im Folgenden müssen Sie die neue Rufnummer noch den gewünschten Geräten zuweisen.
2.6 Telefonieren über eine entfernte Fritzbox
Dank Callthrough können Sie von unterwegs die Fritzbox im entfernten Büro anrufen, die das Gespräch dann über das Festnetz, All-IP oder VoIP aufbaut. Die Möglichkeit, über beliebige VoIP-Anbieter zu telefonieren, ist nicht die einzige Option, mit deren Hilfe Sie Geld sparen und flexibel sein können. Denn die Fritzbox unterstützt ebenfalls das Callthrough-Verfahren, also die Möglichkeit, von unterwegs aus Ihren Router anzurufen, der das Gespräch dann weitervermittelt. In der Praxis funktioniert das wie folgt: Sie sind unterwegs oder im Home-Office und möchten von Ihrem Smartphone aus einen Geschäftspartner in Italien anrufen. Sie können nunmehr direkt ein Gespräch ins Ausland aufbauen oder Sie rufen Ihre Fritzbox zu Hause an, die das Gespräch daraufhin kostengünstig über das Internet oder eine günstige Festnetzverbindung an den Anschluss im Ausland weiterleitet. Um diese Funktion einzurichten, wechseln Sie in der Konfigurationsmaske zu „Telefonie –› Rufbehandlung –› Callthrough“. Schalten Sie die Funktion per Klick auf „Callthrough aktivieren“ ein. Wählen Sie dann „Rufnummer ankommend“ und „Rufnummer ausgehend“ aus der Liste der bereits eingerichteten Rufnummern aus. Legen Sie eine vierstellige PIN fest und geben Sie nach einem Klick auf „Nur Anrufe von folgenden Rufnummern annehmen“ an, von welchen Nummern Callthrough-Anfragen akzeptiert werden. Nach einem Klick auf „Übernehmen“ und der Bestätigung der Sicherheitsabfrage ist die Funktion aktiv. Rufen Sie anschließend von Ihrem Mobiltelefon die Nummer an, die Sie bei „Rufnummer ankommend“ angegeben haben. Sobald Sie den Signalton hören, tippen Sie Ihre PIN ein. Drücken Sie als Nächstes die Taste 0, warten Sie, bis das Freizeichen zu hören ist, und geben Sie danach die gewünschte Zielrufnummer ein, um das Gespräch über die Fritzbox aufzubauen.
2.7 Drucker gemeinsam übers Internet nutzen
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Der Dienst Google Cloud Print funktioniert sowohl mit Mobilgeräten als auch mit herkömmlichen Rechnern. Der Grund: Er nutzt die Cloud, um die Druckaufträge aufzubereiten. Jedes Gerät mit Internetverbindung – Rechner, Tablet oder Smartphone – kann mithilfe von Google Cloud Print einen Druckvorgang starten. Sie sparen sich die mitunter aufwendige Einrichtung oder Installation von Druckern und drucken so zum Beispiel Dokumente vom Tablet oder vom Smartphone im Home-Office. Und dank der Freigabefunktionen sind sogar Ihre Kollegen in der Lage, Ihren Drucker übers Internet zu nutzen. Grundsätzlich können Sie jeden Drucker für Google Cloud Print verwenden. Sofern der Drucker den Dienst direkt unterstützt, müssen Sie ihn nicht an einen Rechner anschließen, sondern können den Drucker direkt vom Mobilgerät verwenden. Eine Liste der kompatiblen Drucker finden Sie auf dieser Webseite . Handelt es sich dagegen um einen Drucker ohne direkte Unterstützung für Cloud Print, verbinden Sie ihn per Kabel mit einem Rechner. Dieser muss in der Folge für die permanente Erreichbarkeit stets eingeschaltet und online sein. Weiterhin benötigen Sie Google Chrome als Webbrowser und ein Google-Konto.
- Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an. Rufen Sie danach in Chrome über das Einstellungsmenü (drei Querbalken oben links) die „Einstellungen“ auf und klicken Sie als Nächstes auf „Erweitert –› Drucken“.
- Klicken Sie auf „Cloud Print-Geräte verwalten“. Hier können Sie jetzt alle Drucker, die auf dem lokalen Rechner installiert sind, zu Google Cloud Print hinzufügen.
- Daraufhin erscheinen alle Drucker, die am PC angeschlossen und mit Google Cloud Print verbunden sind, im Fenster. Für jeden Drucker sehen Sie dessen Status und ob er verfügbar ist.
- Wenn Sie sich mit Ihrem Smartphone, Tablet oder jedem anderen internetfähigen Gerät anmelden, können Sie über die normale Druckfunktion auf den von Ihnen ausgewählten Druckern Daten über das Internet ausgeben.
Tipp: Google Cloud Print wird nie die Beta verlassen, sondern dicht gemacht. Am 31. Dezember 2020 wird der Dienst geschlossen und steht dann nicht mehr zur Verfügung. So lange lässt sich Google Cloud Print aber ohne Einschränkungen nutzen.
2.8 Faxe senden und empfangen
An eine Fritzbox können Sie entweder ein analoges Faxgerät anschließen oder die Fritzbox selbst zum Fax machen. Auch ohne externes Faxgerät können Sie mit einer Fritzbox Faxe empfangen und versenden. Eingegangene Faxe werden dabei auf Wunsch als PDF-Dateien per E-Mail weitergeleitet. Zur Einrichtung der Faxfunktion der Fritzbox gehen Sie zu „Telefonie –› Telefoniegeräte –› Neues Gerät einrichten“. Wählen Sie im Abschnitt „In die FRITZ!Box integriert“ die Option „Faxfunktion“ aus und klicken Sie auf „Weiter“. In das Feld „Fax-Kennung“ tragen Sie nun ein, welche Kennung übermittelt werden soll. Empfangene Faxe sollten Sie im internen Fritzbox-Speicher ablegen. Wollen Sie Faxe automatisch an eine E-Mail-Adresse senden, aktivieren Sie die Einstellung „per E-Mail weiterleiten“ und tragen eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, die Sie durch ein Komma ohne Leerzeichen danach trennen. Klicken Sie jetzt auf „Weiter“. Vervollständigen Sie dann die Angaben zum E-Mail-Konto. Klicken Sie auf „Weiter“ und legen Sie fest, über welche Rufnummern Faxe empfangen und gesendet werden sollen. Für den Versand einer neuen Faxnachricht gehen Sie in der Benutzeroberfläche der Fritzbox zum Menüpunkt „Telefonie –› Fax“. Wählen Sie entweder einen Empfänger aus dem Adressbuch aus oder geben Sie Name und Faxnummer des Empfängers manuell ein. Auf der rechten Seite tragen Sie Ihre Absenderinfos ein. Als Nächstes füllen Sie bitte die Betreffzeile aus und tippen den Nachrichtentext ein. Es empfiehlt sich übrigens, den Text in Word zu schreiben, mit Strg-C in die Zwischenablage zu übernehmen und anschließend mit Strg-V in das entsprechende Eingabefeld einzufügen. Pro Faxversand werden maximal zwei DIN-A4-Seiten übertragen. Längere Faxdokumente werden beim Versand auf zwei DIN-A4-Seiten gekürzt. Beim Faxversand mit angehängter Grafikdatei ist die zweite Seite für die Grafik reserviert. Grafiken in den Dateiformaten JPG sowie PNG lassen sich an das Fax anhängen, indem Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ klicken und Ihre Auswahl treffen. Grafiken, die kleiner als das Seitenformat DIN A4 sind, werden zentriert, größere Grafiken auf das Seitenformat skaliert. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um den Faxversand zu starten. Tipp Beim Versenden eines Faxes ist nicht immer zu erkennen, ob der Text vollständig übertragen wurde. Sie können Faxe aber nachträglich auf Vollständigkeit prüfen. Aktivieren Sie dazu beim Einrichten der Faxfunktion das Weiterleiten per E-Mail. Dann leitet die Fritzbox versendete Faxe automatisch an Ihre E-Mail-Adresse weiter. Tipp Mithilfe der Software Fritzfax für Fritzbox können Sie am Windows-PC über die Fritzbox Faxe senden und empfangen.
Home Office: Sicher arbeiten in Corona-Zeiten
3. Videokonferenzen
3.1 So klappt es mit der Videokonferenz
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Videokonferenzen und Anrufe über das Internet steigern in aktuellen Krisensituationen die Effizienz und den Teamgeist im Home-Office.
Trotz Home-Office wegen Corona-Virus müssen Teams effektiv zusammenarbeiten. Videokonferenzen, Internettelefonie und Gruppenanrufe sind probate Mittel, um die Büroarbeit zielführend in den eigenen vier Wänden zu erledigen. Wer Projekte per Onlinebesprechung planen oder sich in einer Videoschalte mit den Kollegen absprechen möchte, der braucht hierzu auch die richtige Technik. Zu Hause wie im Büro telefonieren Um Ihre Arbeitsgespräche von daheim aus digital abwickeln zu können, haben Sie mit dem Rechner, Mobilgeräten und dem Internetanschluss das dafür erforderliche Equipment zur Hand. Legen Sie sich mit unseren nachfolgenden Tipps eine eigene Nummer für geschäftliche Anrufe zu oder richten Sie die Fritzbox so ein, dass Sie unter der Büronummer erreichbar sind. Jetzt Online-Meetings nutzen Videokonferenzen ermöglichen Live-Meetings zwischen Kollegen an unterschiedlichen Orten. Dabei sehen und hören sich die Gesprächspartner, als würden sie in einem Raum sitzen. Sie profitieren von Extras wie beispielsweise interaktivem Whiteboard, Bildschirmfreigabe und Dateiversand. Für die Teilnahme genügt ein Rechner, Smartphone oder Tablet. Die dazu passende Software – Zoom, Skype, Facetime oder Whatsapp – stellen wir Ihnen auf den folgenden Seiten vor. Sie ist zumindest in der Basisversion kostenlos – so kann jeder sofort mitmachen.
3.2 Konferenzen mit Zoom: Cloud Meetings
Reichen Ihnen die Funktionen von Skype, Whatsapp und Facetime für Ihre Videokonferenzen nicht aus, sollten Sie Zoom ausprobieren. Zoom ist ein webbasierter Videomeeting-Dienst für verschlüsselte Videokonferenzen, also sozusagen die Profi-Ausgabe von Skype. Der Dienst streamt Ihr Videobild inklusive Ton zu den Teilnehmern, bietet zudem ein Whiteboard für interaktive Notizen und erlaubt es den Teilnehmern, ihren Bildschirm zur gemeinsamen Nutzung freizugeben. Die Teilnehmer Ihrer Videomeetings benötigen weder eine spezielle Software noch ein Zoom-Konto oder ein kostenpflichtiges Abonnement, um Konferenzen beizutreten. Es genügt, ganz einfach den vom Moderator verschickten Besprechungs-Link anzuklicken und den Konferenzplayer zu starten, und schon sind Sie im Meeting drin. Gut: Mit dem kostenlosen Basiskonto bei Zoom lassen sich Videochats und -konferenzen bis zu einer Maximallänge von 40 Minuten abhalten. Für längere Meetings benötigen Sie als Moderator ein Abonnement ab 14 Euro monatlich. Zum Loslegen rufen Sie zuerst die Zoom-Homepage www.zoom.us im Browser auf. Geben Sie in das Eingabefeld vor „Sign up free“ Ihre Mailadresse ein, und klicken Sie auf den orangenen Button. Per Mail bekommen Sie einen Bestätigungs-Link, den Sie anklicken. Durch die Eingabe Ihres Namens und Ihrer Mailadresse erstellen Sie ein Gratis-Konto. Anschließend senden Sie Ihren Kollegen eine Einladung zu Zoom. Am Ende der Anmeldung wird Ihnen dann eine Meeting-URL angezeigt, die Sie sich notieren. Gehen Sie auf „Meeting jetzt starten“. Nachfolgend beginnt der Download der Zoom- Client-Software. Speichern Sie die Datei, starten Sie das Programm mit einem Doppelklick im Explorer und warten Sie, bis das Programm gestartet ist. Sie kommen nun zur Moderatorenkonsole, in der Sie Ihre Meetings steuern.
3.3 Videokonferenz in Whatsapp
Über Videoanrufe zwischen zwei Gesprächspartnern hinaus bietet Whatsapp Ihnen die Möglichkeit, einfach und schnell eine Videokonferenz mit mehreren Personen abzuhalten. Bis zu vier Nutzer dürfen teilnehmen. Tippen Sie in der Chatübersicht von Whatsapp auf den ersten Kontakt, den Sie anrufen möchten, und gehen Sie als Nächstes auf das Videokamerasymbol. Alternativ wechseln Sie zum Reiter „Anrufe“ und tippen dort unten rechts auf das grüne Symbol und im Anschluss daran auf das Kamerasymbol hinter dem gewünschten Namen. Weitere Möglichkeit: Berühren Sie im Chat oben hinter dem Kontaktnamen das Kamerasymbol. Warten Sie, bis Ihr Gegenüber den Videoanruf angenommen hat. Den nächsten Teilnehmer für die Gruppenkonferenz laden Sie mit dem Plus-Symbol oben rechts in der Ecke ein. Tippen Sie in der Namensliste auf den gewünschten Kontakt. Nimmt dieser den Anruf an, teilt Whatsapp das Display in drei Bereiche. Nochmaliges Antippen des Plus-Buttons lädt einen weiteren Kontakt in die Konferenz ein.
3.4 Videokonferenz und Gruppenanruf mit iOS
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Facetime erlaubt am iPhone, iPad und auf Apple-Rechnern kostenlose Video- und Sprachkonferenzen in guter Verständigungsqualität. Einziger Haken: Alle Teilnehmer benötigen ein Gerät mit iOS oder macOS. Mit der auf dem iPhone, iPad, iMac und Macbook vorinstallierten Facetime-App führen Sie im Home-Office Videotelefonate, Sprachanrufe und Konferenzen übers Internet. Anrufen und konferieren können Sie mit Personen, die selbst ein iPhone, iPad oder einen Mac verwenden. Bis auf das anfallende Datenvolumen ist Facetime kostenfrei. Facetime-Anrufe erscheinen wie herkömmliche Gespräche in der Anrufliste und lassen sich aus der Kontakte-App und den verpassten Anrufen starten. Facetime aktivieren Öffnen Sie die Einstellungen-App und wählen Sie „FaceTime“ aus. Stellen Sie sicher, dass der Schieber neben „FaceTime“ aktiviert ist. Videoanruf beginnen Zum Starten eines Videotelefonats gehen Sie in die Kontakte-App. Suchen Sie als Nächstes den gewünschten Gesprächspartner aus. Tippen Sie rechts neben „FaceTime“ auf das Kamerasymbol. Mit dem Telefonsymbol starten Sie einen Sprachanruf. Videokonferenz führen Per Videokonferenz bilden Sie mit mehreren Teilnehmern eine Gesprächsrunde. Öffnen Sie dazu die Facetime-App und tippen Sie nun rechts oben auf die Plustaste (+). Geben Sie der Reihe nach die Namen, Mailadressen oder Rufnummern der Kontakte ein, mit denen Sie eine Konferenz abhalten möchten.
Facetime vereinfacht die Auswahl von passenden Kontakten, indem es die Personen mit einem geeigneten Gerät blau hervorhebt. Tippen Sie zum Abschluss ganz sseinfach auf den Button „Video“ oder „Audio“, je nachdem, ob Sie eine Video- oder eine Sprachkonferenz beginnen möchten.
Automatischer Fokuswechsel
Alle Teilnehmer eines Videogruppenanrufes sind gleichzeitig auf dem Display zu sehen. Bis zu vier Konferenzteilnehmer werden in großen Videofenstern angezeigt, wobei die Facetime-App automatisch jene Personen, die gerade etwas sagen, in den Vordergrund holt. Weitere Teilnehmer einer Konversation erscheinen in Form kleiner Miniaturen und lassen sich durch Antippen des Videobereiches vergrößern.
Kamera umschalten
Durch das Berühren des Kamerasymboles mit den beiden Pfeilen am unteren Rand des Displays schalten Sie auf die rückwärtige Kamera Ihres Mobilgeräts um. Das kann bei der Arbeit im Home-Office besonders nützlich sein – beispielsweise um den Konferenzteilnehmern Skizzen und andere Dokumente zu zeigen.
Buttons zur Gesprächssteuerung
Auf dem Display sehen Sie während einer Konferenz weitere Symbole für die Gesprächssteuerung: „Stumm“ schaltet Ihr Mikrofon vorübergehend aus – das ist praktisch, wenn Sie sich räuspern wollen oder kurz mit jemandem in der Nähe sprechen, ohne die Konferenz zu stören. „Beenden“ ist selbsterklärend, den „Effekte“- Button für Videoeffekte brauchen Sie im Home-Office nicht.
Schnappschüsse machen
Aus Gründen der Privatsphäre ist das Anfertigen von Schnappschüssen in Facetime gesperrt. Um Fotos machen zu können, muss deshalb die Option „FaceTime Live Photos“ in den Einstellungen unter „FaceTime“ bei allen Teilnehmern aktiviert sein.
Tipp
Für die Teilnahme an einer Facetime-Videokonferenz benötigen Sie mindestens ein iPhone 6s, ein iPad Pro, ein iPad ab der 5. Generation, ein iPad Air 2 oder ein iPad mini 4. Auch mit einem iPod touch der 7. Generation können Sie teilnehmen. Nutzer eines älteren Geräts sind dagegen lediglich Audioteilnehmer.
3.5 Mit Skype im Team gut zusammenarbeiten
©Nopparat.k / Bigstock.com
Videokonferenzen, Nachrichten senden, Bildschirm teilen: Skype vereinfacht die Zusammenarbeit und kommt auch mit geringer Bandbreite klar. Bundeskanzlerin Angela Merkel skypt mit ihren Ministern und Fachleuten – und auch viele Videoschalten in News-Formaten basieren aktuell auf Skype: Microsofts geräteübergreifende Videokonferenzlösung bekommt aufgrund des Corona-Virus großen Zulauf. Auch Sie können Skype im Home-Office für Onlinebesprechungen einsetzen. Verwenden Sie ohnehin Windows 10 oder Office 365, besitzen Sie meist auch ein Microsoft-Konto. Damit melden Sie sich bei Skype an, und schon sind Sie kontaktbereit. Ansonsten legen Sie ein Gratis-Konto im Skype-Begrüßungsfenster an. Skype gibt‘s als leicht handhabbare App für Windows und macOS, jedoch auch für Smartphones und Tablets. Ohne Installation loggen Sie sich beim Webclient von Skype unter web.skype.com ein. Gäste dürfen durch das Übersenden eines Links ohne Anmeldung an Meetings teilnehmen. Für die Anzeige verfügbarer Gesprächspartner wird Ihr Adressbuch wie bei Whatsapp mit dem Skype-Server synchronisiert. Sie sehen dann, wer gerade online ist, und können Einzel- oder Gruppengespräche führen. Für eine Textnachricht tippen Sie in der Kontaktliste auf den Namen der gewünschten Person. Skype öffnet im Folgenden die Chatansicht, und Sie können Mitteilungen austauschen. Chats sind auch während laufender Videokonferenzen möglich. Auf diese Weise dürfen sämtliche Teilnehmer zwischendurch Anmerkungen in die Runde schicken, ohne den Sprecher damit zu unterbrechen. Das vergleichsweise komfortable Teilen von Inhalten ist ein Pluspunkt von Skype im Home-Office. Während eines Videotelefonats können Sie den Bildschirminhalt Ihres Rechners an Gesprächspartner übermitteln. Per Dateitransfer senden Sie Dokumente an andere Personen. Die Software bündelt die übermittelten Dateien automatisch im Gesprächsverlauf. So kommen Sie hinterher leichter an die richtigen Dokumente heran. Zu den kostenpflichtigen Extras gehören eine Skype-Rufnummer für eingehende Telefonate über das Fest- und Mobilnetz wie auch Skype-to-Phone für ausgehende Anrufe ins In- und Ausland.
Wegen Corona: Home Office steuerlich leichter absetzen? Denkste!
4. Home-Office-Tools
4.1 Teamviewer steuert Büro-PCs
Teamviewer hat sich zum Quasi-Standard bei der Fernsteuerung für PCs entwickelt. Das Tool bietet viele Features, ist einfach zu bedienen und funktioniert plattformübergreifend.
Für die Verbindung zwischen zwei PCs – oder anderen Geräten wie Notebook, Tablet und Smartphone – muss Teamviewer auf beiden Seiten laufen. Im Beispiel kommen zwei Windows-PCs zum Einsatz. Voraussetzungen für den Fernzugriff: Beide Geräte sind aktiv und mit dem Internet verbunden. Installieren Sie das Tool zunächst auf beiden PCs. Beim Setup wählen Sie die Optionen „Standardinstallation“ sowie „privat / nicht-kommerziell“. Nach einem Klick auf „Stimme zu – fertigstellen“ ist das Programm startklar. Nach dem Starten von Teamviewer auf dem entfernten Rechner erscheinen eine zehnstellige ID und ein zufälliges Kennwort. Die Geräte-IDs bleiben immer gleich. Lediglich das Passwort ändert sich bei jeder Verbindung. Um das zu verhindern, richten Sie Teamviewer für den unbeaufsichtigten Modus ein. Dann darf der entfernte Rechner im Büro bleiben und Sie greifen vom Home-Office auf Programme zu, die Sie zu Hause auf Ihrem PC oder Notebook ohne Anbindung an das Firmennetzwerk nicht nutzen können. Geben Sie auf dem Master-PC rechts im Fenster unter „Computer fernsteuern“ die ID des Partners ein und klicken Sie auf „Verbinden“. Im nächsten Schritt tippen Sie das Kennwort ein und bestätigen die Eingabe mit einem Klick auf „Anmelden“. Die Verbindung zwischen beiden Rechnern wird nun hergestellt. Der Desktop des übernommenen Rechners wird zur eindeutigen Kenntlichmachung schwarz abgedunkelt. Der Master sieht nicht nur exakt den Bildschirminhalt des entfernten Rechners – er kann ihn mittels Tastatur und Maus jetzt auch komplett steuern.
4.2 Alternative zu Teamviewer
Vor allem bei vergleichsweise langsamen Internetverbindungen bietet sich Anydesk an, um entfernte PCs zu steuern und darauf zuzugreifen. Die Remote-Desktop-Software Anydesk ermöglicht es Anwendern, dass sie über das Internet auf ihre Geräte zugreifen können. Kern des Produkts ist der von Anydesk entwickelte Video-Codec DeskRT, der eine beinahe verzögerungsfreie Zusammenarbeit ermöglicht. So wird der entfernte Desktop auch bei einer geringen Bandbreite von etwa 100 KB pro Sekunde noch flüssig angezeigt.
Die Software wurde bereits von mehr als 250 Millionen Nutzern heruntergeladen. In der aktuellen Version 6 von Anydesk werden Windows Gruppenrichtlinien unterstützt, mit denen unter anderem jetzt auch sekundäre Passwörter für den unbeaufsichtigten Zugriff vergeben werden können. Neue Features, wie beispielsweise die Wake-On-LAN-Funktion oder die zwei Faktor-Authentifizierung, erleichtern den IT-Support aus der Ferne und sorgen für noch mehr Sicherheit. Mit 3,7 MB ist der Client von Anydesk kleiner als der der Konkurrenz.
4.3 Adobe-CC-Lizenz umziehen
Sie nutzen im Büro die Creative-Cloud-Lizenz von Adobe. Da Sie jetzt zu Hause mit Ihrem privaten PC arbeiten, sollten Sie die CC-Lizenz umziehen. Mit einer Creative-Cloud-Lizenz von Adobe dürfen Sie Ihre Applikationen auf mehreren Computern installieren und auf zwei PCs aktivieren, jedoch nur auf jeweils einem Computer verwenden. Teilen Sie sich normalerweise mit einem Kollegen im Büro eine Lizenz und wollen Sie nun im Home-Office arbeiten, ist eine Deaktivierung auf einem PC erforderlich. Stellen Sie sicher, dass Ihr PC im Büro mit dem Internet verbunden ist. Öffnen Sie die Adobe-Anwendung, die Sie deaktivieren möchten. Gehen Sie daraufhin zum Hilfemenü und klicken Sie auf „Abmelden“, um Ihre App zu deaktivieren. Bestätigen Sie das folgende Hinweisfenster. Auf dem anderen PC – also etwa Ihrem Rechner im Home-Office – installieren Sie die gewünschte Adobe-Software und aktivieren die Lizenz im Hilfemenü.
4.4 Das iPhone als Scanner verwenden
©Denys Prykhodov / Bigstock.com
Mal eben eine eingescannte Quittung mailen oder Vertragsdokumente als PDF speichern: iOS hat beim Scannen praktische Funktionen an Bord. Die in iOS 13 stark verbesserte Scanfunktion für Dokumente versteckt sich in der Notizen-App. Tippen Sie in der App auf das Symbol unten rechts für eine neue Notiz. Gehen Sie als Nächstes auf das Kamera-Icon oberhalb der Tastatur und auf „Dokumente scannen“. Nun startet iOS 13 den Automatik-Abfotografiermodus für Papiervorlagen. Halten Sie die iPhone-Kamera ruhig über ein Blatt Papier. Der Scanner erfasst die Vorlage und löst aus. Jetzt können Sie weitere Seiten scannen. Am Ende gehen Sie auf „Sichern“ – und die ausgerichteten Bilder erscheinen anschließend in der Notiz. Erkennt das iPhone die Vorlage nicht richtig, so wechseln Sie per Bild: Denys Prykhodov / Bigstock.com Tipper rechts oben auf „Automatisch“ in den manuellen Modus. Zielen Sie auf das Dokument und tippen Sie auf den Auslöser. Über die Anfasser in den Ecken können Sie Korrekturen vornehmen. Ist das Ergebnis okay, tippen Sie einfach auf „Scan behalten“, anderenfalls auf „Wiederholen“. Durch das Antippen des Teilen-Buttons (Rechteck mit Pfeil) in der Notiz lassen sich die eingescannten Seiten sogleich als PDF-Datei per Mail verschicken.
4.5 PDFs ohne Acrobat erstellen
Auch im Home-Office wollen Sie Dokumente austauschen und etwa als PDF versenden. Im Büro haben Sie dazu oftmals Adobe Acrobat installiert, zu Hause brauchen Sie dazu eventuell eine Alternative. Windows 10 bringt einen Druckertreiber mit, über den Sie aus jeder Anwendung heraus Ihre Dokumente als PDF speichern können. Wenn Sie beispielsweise in Word ein Dokument als PDF ausgeben möchten, rufen Sie mithilfe der Tastenkombination Strg-P einfach den Druckendialog auf und klicken in das Auswahlfeld unter „Drucker“. Hier entscheiden Sie sich für „Microsoft Print to PDF“. Nach einem Klick auf „Drucken“ wählen Sie das Zielverzeichnis, vergeben einen Namen für das PDF und bestätigen mit „Speichern“. Bei Ihnen fehlt der PDF-Drucker? Dann öffnen Sie die „Einstellungen“ mit Windows-I und rufen „Geräte“ auf. Klicken Sie auf „Drucker oder Scanner hinzufügen“ und warten Sie, bis der Link „Der gewünschte Drucker ist nicht aufgelistet“ erscheint. Klicken Sie diesen bitte an und wählen Sie im nächsten Fenster die Option „Lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker mit manuellen Einstellungen hinzufügen“. Klicken Sie auf „Weiter“ und stellen Sie im folgenden Fenster neben „Vorhandenen Anschluss verwenden“ den Eintrag „FILE: (Ausgabe in Datei umleiten)“ ein. Nach einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie schließlich zu zwei Auswahllisten für Hersteller sowie Modelle. Suchen Sie nun dort zunächst „Microsoft“ und markieren Sie im nachfolgenden Schritt in der rechten Liste „Microsoft Print to PDF“. Nach einem Klick auf „Weiter“ installieren Sie den Treiber neu. Nach zwei Klicks auf „Weiter“ haben Sie darüber hinaus noch die Möglichkeit, den PDF-Treiber gleich als Standarddrucker einzustellen. Tipp Hand aufs Herz: Wüssten Sie auf Anhieb, wie Sie eine abfotografierte Textseite schnell und gratis in editierbaren Text umwandeln, um die Inhalte zu übernehmen oder zu bearbeiten? Falls nicht, kein Problem. Denn Sie können das Bild mit dem PDF-Drucker von Windows 10 in eine PDF-Datei umwandeln, diese anschließend zu PDF24 hochladen und dort über die Funktion „Text per OCR erkennen“ (OCR: Optical Character Recognition) erkennen lassen. Das ist schnell erledigt und außerdem gratis. Das OCR-Beispiel ist nur eine von 28 Funktionen rund um PDF-Dateien: vom Einfügen der Seitennummern bis zum Entfernen des Passwortschutzes
5. Netzwerk-Tipps
5.1 Smartphone als WLAN-Hotspot
Ein Smartphone lässt sich auf verschiedenen Wegen als WLAN-Hotspot nutzen. Wir zeigen, wie Sie diese Möglichkeit optimal einsetzen.
Sie haben kein verfügbares WLAN und wollen trotzdem mit dem Notebook online sein? Heutige Handytarife enthalten oft so große Datenpakete, dass darüber der Internetzugang problemlos möglich ist. Noch ein Vorteil dieser Lösung: Sie haben Ihr Smartphone in der Regel immer dabei, und sowohl Google als auch Apple haben die Hotspot-Funktion bereits vor Jahren in ihre mobilen Betriebssysteme integriert. Einrichtung unter Android Auf dem Android-Smartphone finden Sie die Hotspot- beziehungsweise Tethering-Funktion in den Einstellungen unter „Netzwerk & Internet“, „Drahtlos & Netzwerke“, „Verbindungen“ oder ähnlich. Alternativ lässt sich der Hotspot auch über die Schnellstartleiste aktivieren. Die einfachste Methode ist das Bereitstellen der Internetverbindung mittels WLAN. Dabei baut das Smartphone ein eigenes, lokal begrenztes WLAN auf, an dem Sie sich mit den anderen Endgeräten anmelden. Die Grundeinstellungen für den Internetzugang nehmen Sie über den Menüpunkt „WLAN-Hotspot“ vor. Ändern Sie als Erstes den Namen, der standardmäßig „AndroidAP“ lautet, um Ihr WLAN später identifizieren zu können. Ansonsten kommt es womöglich zu Verwechslungen sowie unbeabsichtigten Anmeldeversuchen in fremden WLANs. Mit Android 9 hat Google den Smartphones noch eine Reihe zusätzlicher Einstellmöglichkeiten spendiert: So können Sie etwa unter „Sicherheit“ wählen, ob das WLAN mittels WPA2-PSK gesichert werden oder als ungesichertes, offenes WLAN agieren soll. Wir empfehlen Ihnen, diesen Sicherheitsmechanismus nicht zu deaktivieren. In älteren Android-Versionen steht diese Option nicht zur Verfügung – dort wird das WLAN immer automatisch abgesichert. Vergeben Sie für den Zugang zum WLAN ein sicheres Passwort. Dies ist initial eine Kombination aus Zahlen sowie Groß- und Kleinbuchstaben. Einrichtung auf dem iPhone Für den privaten Hotspot auf dem iPhone gehen Sie in der Einstellungen-App zu „Mobiles Netz –› Persönlicher Hotspot“ und aktivieren bitte „Zugriff für andere erlauben“. Geben Sie bei „WLAN-Passwort“ Ihr Wunschpasswort für den Zugang am Hotspot ein. Gehen Sie am anderen Gerät, etwa einem Notebook, zu den WLAN-Einstellungen. Tippen Sie nun dort auf den Namen Ihres persönlichen Hotspots und geben Sie das zuvor festgelegte Passwort ein – schon können Sie lossurfen.
5.2 So gehen Sie über das Mobilfunknetz online
Macht die DSL-Verbindung mal wieder Probleme oder haben Sie kein schnelles Internet, können ausgewählte Fritzbox-Modelle über das Mobilfunknetz online gehen. AVM bietet zwei Fritzbox-Modelle an, die in der Lage sind, die Internetverbindung über das Mobilfunknetz herzustellen: die Fritzbox 6820 LTE und 6890 LTE . Letzterer Router unterstützt auch (V)DSL-Verbindungen. Darüber hinaus gestatten ausgewählte Fritzboxen die Verwendung eines Mobilfunksticks, sodass auch diese Geräte über das Mobilfunknetz online gehen können. Bitte nicht vergessen: Zur Nutzung dieser beiden Varianten ist eine SIM-Karte erforderlich! Die Einrichtung einer speziellen LTE-Fritzbox ist nicht schwer, wie wir am Beispiel des Modells 6890 LTE zeigen: Stecken Sie dazu die SIM-Karte in den entsprechenden Schlitz, schrauben Sie die Antennen an, verbinden Sie dann Fritzbox und Computer mithilfe des mitgelieferten Netzwerkkabels und stellen Sie die Stromversorgung her. Warten Sie nun einige Minuten, bis die Lämpchen „Power/LTE+DSL“ und „WLAN“ dauerhaft leuchten, und rufen Sie im Anschluss daran die Konfigurationsoberfläche auf. Sie werden vom Einrichtungsassistenten in Empfang genommen, der Sie durch die Konfiguration führt. Nach der Auswahl der Sprache geben Sie das auf der Unterseite des Geräts aufgedruckte Kennwort ein und folgen als Nächstes den Anweisungen, um die Mobilfunkverbindung einzurichten. Danach dürfen Sie auch gleich Ihre Internettelefonnummern konfigurieren. Wenn alles geklappt hat, passen Sie auch die anderen Funktionen der Fritzbox an Ihre Wünsche an, beispielsweise die WLAN-Einstellungen. Wollen Sie zusätzlich noch die (V)DSL-Verbindung konfigurieren, verbinden Sie die LTE-Fritzbox mit dem DSL-Anschluss und rufen den Einrichtungsassistenten über Klicks auf „Assistenten –› Internetzugang einrichten“ auf. Wählen Sie nunmehr „Zugang über DSL/WAN“ aus, bestätigen Sie mit „Weiter“ und befolgen Sie die Bildschirmanweisungen. Tipp Um einen Mobilfunkstick an einer Fritzbox verwenden zu können, schließen Sie das Zubehör an einem USB-Port des Routers an und wählen in der Konfigurationsmaske „Internet –› Mobilfunk“. Markieren Sie hier die Option „Internetzugang über Mobilfunk nur bei Ausfall der DSL-Verbindung herstellen“ und richten Sie den Mobilfunkstick dann im Bereich „Internetzugang“ ein.
5.3 WLAN im ganzen Haus verteilen
©AVM
Ist die Funkstrecke zwischen Router und WLAN-Empfänger zu groß oder gibt es Störquellen, sinken Datenrate und Stabilität der Verbindung deutlich. Mit einem Repeater lässt sich das WLAN mühelos erweitern. Ein wirksames Mittel, um Funklöcher einfach und dauerhaft zu eliminieren, ist die Investition in einen WLAN-Repeater, der die Reichweite des vorhandenen Funknetzes erweitert. Auf die Fritzbox abgestimmt sind die Fritz-WLAN-Repeater von AVM, die auch kompatibel zu anderen gängigen Routermodellen sind. Die Inbetriebnahme erfolgt mithilfe von WPS praktisch ohne Konfigurationsaufwand. Es genügt dabei, an der Fritzbox sowie am Repeater die WPS-Taste zu drücken. Dadurch tauschen die Geräte die erforderlichen Anmeldedaten aus. Die Fritz-Repeater unterstützen die leistungsfähigen WLAN-Mesh-Funktionen, die eine Fritzbox direkt am Internetanschluss bietet. An einer Fritzbox übernehmen die Fritz-Repeater automatisch alle relevanten Einstellungen wie den einheitlichen WLAN-Namen (SSID) sowie Passwort, Gastnetz und WLAN-Zeitschaltung.