Microsoft Teams: Die besten Tipps und Tricks

Microsoft stellt das zu Office 365 gehörende und eigentlich kostenpflichtige Teams aufgrund der Coronakrise bis Januar 2021 kostenlos zur Verfügung . Privatpersonen können sich Teams hier gratis besorgen. Auch viele Schulen verwenden Teams für das Home-Schooling. Mit den folgenden Tipps & Tricks holen Sie mehr aus Microsoft Teams heraus.

Hinweis vorab: Microsoft erweitert Teams immer wieder um neue Funktionen. Es kann also durchaus vorkommen, dass ein hier beschriebener Tipp bald anders funktioniert.

Chatten & telefonieren: Mit Einzelpersonen und Gruppen, mit und ohne Video

Teams bietet unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten. Sie können mit anderen Teams-Nutzern chatten (also schreiben) oder einen Audioanruf ohne Bildübertragung (also telefonieren) oder aber einen Videoanruf starten. Ob Sie bei einem Videoanruf von Ihrem Gesprächspartner tatsächlich auch ein Bewegtbild sehen, hängt davon ob, ob er überhaupt eine Kamera angeschlossen und diese für Teams aktiviert hat. Sie können Ihre eigene Kamera wiederum jederzeit während eines Videochats abschalten. Falls Sie mit dem Thema Videotelefonie noch nicht vertraut sind, lesen Sie hier weiter: Plötzlich Home Office – so klappt die Videokonferenz .

Tipp: Für eine Videokonferenz benötigen Sie eine gute Webcam. In diesem Artikel stellen wir passende Modelle vor: Die beste Webcam fürs Home Office .

Tipp: Überprüfen Sie die Bildqualität Ihrer Webcam bei Teams vorab, indem Sie einen Testlauf mit einer vertrauten Person machen. Wenn Sie dann feststellen, dass Ihr Bild unscharf beziehungsweise sehr pixelig daher kommt, dann verzichten Sie zunächst auf ein Live-Bild und lassen nur Ihr Thumbnail/Icon in einer Teams-Videokonferenz anzeigen. Kaufen Sie sich dann eine bessere/höher auflösende Kamera. Und wiederholen Sie damit den Testlauf.

Bildschirmübertragung: Im Chat und in einem Anruf

Sie können Ihrem Gesprächspartner jederzeit Dokumente zeigen, die sich auf Ihrem Bildschirm befinden. Dazu wählen Sie im Chat einen Kontakt und klicken dann auf das Icon für „Bildschirmübertragung“ rechts oben im Fenster zu Ihrem Kontakt. Danach zeigt Ihnen Teams in einem Auswahlfenster verschiedene Teile Ihres Bildschirms an, die Sie im Chat übertragen können. Sie können den entsprechenden Abschnitt nun an Ihren Chat-Partner übertragen und parallel dazu noch ein Gespräch führen.

©Microsoft

Sie können aber auch jederzeit während eines laufenden Anrufs beziehungsweise einer Videokonferenz Ihren Bildschirm übertragen. Dazu klicken Sie während eines Anrufs unten in der Menüleiste auf das Icon mit dem Pfeil nach oben und wählen dann den gewünschten Bildschirmteil aus, den Sie Ihrem Gesprächspartner zeigen wollen. Gerade bei Konferenzen mit mehreren Teilnehmern ist das eine wichtige Funktion. So können beispielsweise Geschäftszahlen aus einer Excel-Tabelle mit allen Konferenzteilnehmern geteilt oder eine Powerpoint abgespielt werden.

Nachträglich einer Konferenz beitreten

Falls Sie den Start eines Gruppenchats (Microsoft Teams Besprechung) verpasst haben: kein Problem. Sie können jederzeit nachträglich beitreten. Falls Sie jemand im Chat vermissen, der eigentlich dazu eingeladen ist, können Sie die Person nochmals einladen. Termine für Microsoft-Teams-Besprechungen lassen sich direkt in den Outlook-Kalender übernehmen.

Zeitgleich zum Videochat schreiben

Während Sie sich in einer Videokonferenz befinden, können Sie jederzeit auch Textnachrichten in Teams verschicken. Das ist praktisch, um zum Beispiel Dokumente, die im Videoanruf erwähnt werden, gleich an alle Mitglieder zu versenden.

Hintergrund unscharf stellen oder Hintergrundbild einfügen

Sie können den Hintergrund weichzeichnen und damit relativ unkenntlich machen oder ganz durch ein Hintergrundbild ersetzen. Das geht aber erst, wenn Sie einen Videoanruf starten.

Dazu klicken Sie in einer bereits laufenden Videokonferenz/Videotelefonat auf die drei Punkte in der Menüleiste und dann auf „Hintergrundeffekte anzeigen“. Jetzt erscheinen am rechten Bildschirmrand die verschiedenen Möglichkeiten. Ganz oben ist die Funktion zum Weichzeichnen des Hintergrundes. Darunter folgen die zur Auswahl stehenden Hintergrundbilder.

Sie können Ihren Hintergrund entweder durch eines der von Teams bereitgestellten Bilder oder durch ein eigenes Bild ersetzen. Wenn Sie ein eigenes Bild verwenden möchten, wählen Sie in Teams „Neu hinzufügen“ und dann Ihr JPG, PNG oder BMP. Bevor Ihre Gesprächspartner das neue Hintergrundbild zu sehen bekommen, können Sie es erst noch in einer Vorschau testen. Und dann scharf schalten. Ihre Videokonferenzpartner sehen es dann sofort.

Das Hochladen eigener Hintergrundbilder ist sowohl auf Windows-Rechnern als auch auf Macs möglich. Tipp 1: Wenn man weit von der Webcam wegrutscht, wird man übrigens selbst ausgeblendet und nur noch das Hintergrundbild ist zu sehen.

Tipp 2: Der Menüpunkt “Hintergrund” fehlt auf Ihrem PC? Dann ist die CPU Ihres Rechners dafür vermutlich nicht leistungsstark genug beziehungsweise die CPU Ihres Rechners beherrscht nicht die Befehlssatzerweiterung Advanced Vector Extensions 2 ( AVX2) . Mehr dazu lesen Sie in diesem Forumbeitrag sowie hier bei Microsoft: “Der optionale Videoeffekt ‘Meinen Hintergrund weichzeichnen’ setzt einen Prozessor mit erweiterter 2(AVX2)-Unterstützung für Vektorerweiterungen voraus. Eine Liste der nicht unterstützten Decoder und Encoder finden Sie unter Empfehlungen für Hardware-Decoder- und -Encoder-Treiber .”

Tipp 3: Videos und animierte Gifs lassen sich nicht als Hintergrund für Teams verwenden.

Teams und Kanäle anlegen

Im Bereich „Teams“ in der linken Menüleiste können Sie Teams für bestimmte Aufgabenbereiche einrichten und Ihre Kollegen dazu einladen. Beispielsweise können Sie eine Projektgruppe bilden, an der alle daran Beteiligten mitarbeiten. In jedem Teams gibt es zudem Kanäle. Der Kanal „Allgemein“ wird standardmäßig immer automatisch beim Anlegen eines neuen Teams eingerichtet. Nur in den einzelnen Kanälen von “Teams” können Sie dann Inhalte einstellen und Nachrichten an alle Mitglieder des betreffenden Teams verschicken.

Team-Mitglieder in bestimmte Tags einteilen

Auch innerhalb einer Arbeitsgruppe müssen nicht alle Mitglieder alles mitbekommen. Statt aber innerhalb einer Teams-Gruppe eine weitere Untergruppe mit ausgewählten Mitgliedern zu erstellen, können Sie auch Tags nutzen. Sie ermöglichen es Team-Besitzern oder -Mitgliedern, nur mit einer bestimmten Gruppe innerhalb Ihres Teams in Kontakt zu treten. Wenn der Firmenadministrator diese Funktion in Teams aktiviert hat, klicken Sie in der Leiste auf der linken Seite auf die Schaltfläche „Teams“ und suchen Ihr Team in der Liste aus. Anschließend wählen Sie bei „Weitere Optionen“ den Menüpunkt „Tags verwalten“. Hier können Sie einfach bestimmten Personen einen oder mehrere aussagekräftige Tags, etwa Produktmanager oder IT-Abteilung zuweisen. Wenn Sie oder ein anderes Team-Mitglied anschließend einen der Tags in @ Erwähnungen oder in einem beliebigen Standardkanal des Teams verwenden, erhalten alle Personen, denen diese Kategorie zugewiesen wurde, eine Benachrichtigung.

E-Mails in Outlook und Teams zusammen nutzen

Teams ist in den meisten Firmen nur ein zusätzlicher und meist nicht der einzige Weg, mit Kollegen zu kommunizieren. Häufig läuft die tägliche Abstimmung sowie Nachfragen über den E-Mail-Dienst Outlook ab. Deshalb sollten Sie Teams und Outlook verknüpfen, um Nachrichten nicht doppelt zu versenden oder Inhalte zwischen den beiden Tools hin- und her kopieren zu müssen.

So können Sie zum Beispiel eine Chatnachricht bequem per Outlook als E-Mail versenden, um sie auch Personen außerhalb des Unternehmens oder solchen ohne Teams zukommen lassen zu können. Klicken Sie dafür in Teams einfach auf die betreffende Chatnachricht in der Menüzeile, die daraufhin erscheint, und klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts. Dort wählen Sie die Option „Mit Outlook teilen“. Nun öffnet sich ein kleines Mailfenster, in dem der Chatbeitrag integriert ist. Hier müssen Sie nur noch Empfänger, Betreffzeile sowie – optional – weiteren Text eingeben und können die E-Mail direkt versenden.

Umgekehrt lassen sich auch Mails, die Sie erhalten haben, in einen Teams-Chat verlagern, um sie dort mit den betreffenden Kollegen besprechen zu können. Das geht schneller und ist zielgerichteter, als die Mail per Outlook-Verteiler weiterzuleiten. Klicken Sie dafür auf die betreffende Teams- Gruppe: Es erscheint die Zeile „Allgemein“. Dort wählen Sie aus dem Kontextmenü mit den drei Punkten die Option „E-Mail-Adresse abrufen“. Diese Mailadresse kopieren Sie nun als Empfänger in Outlook. Wenn Sie die Mail versenden, erscheint sie im Chatkanal des betreffenden Teams.

Chats speichern zum leichteren Wiederfinden

Wichtige Chat-Nachrichten können Sie quasi als Lesezeichen speichern. Klicken Sie auf die Nachricht und wieder auf die drei Punkte für „Weitere Optionen“ und dann auf „Diese Nachricht“ speichern. Sie finden alle gespeicherten Nachrichten, wenn Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und dann auf „Gespeichert“ klicken.

Schnellzugriff mit “/”

Geben Sie „/„ in das Suchfeld am oberen Rand von Teams ein. Sofort sehen Sie eine Reihe von Befehlen/Funktionen, die Sie direkt aufrufen können, beispielsweise Ihren Status auf „beschäftigt“ umschalten. Mit “/organigramm” wiederum sehen Sie, wie ein Mitarbeiter in die Firmenhierarchie eingeordnet ist.

Schnelle Nachricht mit @

Geben Sie dagegen @ in das Suchfeld ein und tippen danach den Namen eines Kollegen, können Sie diesem sofort eine Nachricht schicken.

Teams-Benachrichtungen stumm schalten und ausblenden 

Wenn Sie im Home-Office verschiedene Kommunikationskanäle nutzen, können Sie effektiver arbeiten – theoretisch. Denn in der Praxis überfordert das Nebeneinander von Echtzeit-Nachrichten per Teams und E-Mail per Outlook häufig die Konzentration – vor allem, wenn Sie Mitglied in vielen Teams sind. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Anzahl der Benachrichtigungen in einem Team zu reduzieren oder sie ganz stumm zu schalten. Dazu gehen Sie in ein Gespräch und wählen dann „Weitere Optionen“ sowie anschließend „Stummschalten“, wenn Sie zwar weiterhin im Chat bleiben, aber keine Benachrichtigungen über weitere Nachrichten erhalten wollen.

Für mehr Übersicht im Chatverlauf von Teams können Sie dort Unterhaltungen ausblenden, die derzeit nicht wichtig für Sie sind. Gehen Sie auf der linken Seite auf den betreffenden Chat und wählen Sie das Kontextmenü über die drei Punkte: Dort klicken Sie auf die Option „Ausblenden“.

Wollen Sie den Chatverlauf später erneut aufrufen, suchen Sie nach dem Chatpartner in der zentralen Suchleiste: Im Hauptfenster blendet Teams wieder den Chatverlauf ein, ebenso in der linken Übersicht. Dort klicken Sie nun im Kontextmenü auf „Einblenden“. 

Um allgemein festzulegen, in welcher Form und in welchem Umfang Sie über Aktivitäten auf einem Kanal informiert werden wollen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts in der oberen Leiste und dann auf „Kanalbenachrichtigungen“. Anschließend können Sie wählen, ob und wie Sie über neue Beiträge und Erwähnungen auf dem Laufenden gehalten werden wollen.

Teams mehrmals parallel öffnen

Schon seit Jahren warten Anwender darauf, dass sie Teams in mehreren Fenstern öffnen können – etwa, weil sie verschiedene Accounts nutzen oder parallel in mehreren Teams tätig sind. Bis Microsoft reagiert, hilft ein kleiner Workaround: Neben der gestarteten Teams-App öffnen Sie einfach in einem Chromium-basierten Browser wie Google Chrome oder Microsoft Edge Teams als Web-App. Wer es etwas eleganter haben will, kann auf Apps wie Franz oder Multiteams zurückgreifen. Auch hier wird im Grunde genommen aber nur die Web-App in einer Browserumgebung geöffnet.

Erweiterte Sicherheitseinstellungen für Konferenzteilnehmer

Um die Sicherheit bei Teams scheint es auf den ersten Blick nicht so gut bestellt: Es fehlen scheinbar offensichtliche Schutzeinstellungen wie eine individuelle Meeting-ID, die nur den Teilnehmern bekannt ist, eine Passwortabfrage, um in Meetings zu gelangen, sowie zusätzliche Zugangsbeschränkungen. Der Grund dafür: Bei Microsoft Teams werden die Sicherheitsvorgaben zentral vom Administrator über die sogenannten Meeting Policies angelegt, die dann für bestimmte Anwender oder -gruppen gelten. Es gibt jedoch darüber hinaus noch einige gut versteckte Feineinstellungen, auf die der Gastgeber aber erst nach dem Erstellen einer Besprechung zugreifen kann.

Zu den Sicherheitsfunktionen gelangen Sie entweder, indem Sie in Teams auf den Button „Kalender“ drücken, die Besprechung aussuchen und dort „Besprechungsoptionen“ wählen, oder Sie klicken in einer Einladung zur Besprechung auf diese Option. In beiden Fällen öffnet sich eine englischsprachige Website, auf der sich diverse Einstellungen vornehmen lassen. So können Sie etwa festlegen, wer von den Teilnehmern direkt die Konferenz betreten darf – zur Auswahl stehen Jeder, Personen der eigenen Organisation oder Personen der eigenen Organisation und vertrauenswürdigen Organisationen. Außerdem entscheiden Sie, ob Anrufer sofort durchgestellt werden. Eine wichtige Einstellung für mehr Disziplin in der Besprechung ist auch die Vorgabe, wer präsentieren darf.

Die Teams-App gibt es auch für mobile Geräte wie Smartphones und Tablets, damit Sie überall mit Ihren Kollegen an Chats und Videokonferenzen teilnehmen können.

Word-Dokumente gemeinsam in Teams bearbeiten

Mit Teams können Sie nicht nur mit Ihren Kollegen kommunizieren, sondern auch gemeinsam Dateien bearbeiten. Um Dateien im Chat verfügbar zu machen, klicken Sie entweder auf das Team, mit dem Sie die Dateien teilen wollen: Dort können Sie sie über „Dateien –› Hochladen“ allen Mitgliedern freigeben. Alternativ klicken Sie in einem Chat auf „Dateien –› Teilen“ und geben den Pfad zur Datei auf Ihrem PC oder dem One- Drive-Speicher an. In einem Team-Kanal können Sie über die Option „Neu“ eine Datei direkt erstellen, die dann gemeinsam bearbeitet wird. Problemlos funktioniert diese Zusammenarbeit in Teams bei Office-Dateien, also Word, Excel und Powerpoint.

Sehr hilfreich ist dabei, dass sich – ähnlich wie auf Sharepoint – auch in Teams der Korrekturmodus in Word-Dokumenten verwenden lässt. Auf diese Weise ist auch eine zeitversetzte Bearbeitung eines Textes durch mehrere Team-Mitglieder möglich, ohne sich mit verschiedenen Versionen herumzuplagen.

Um diese Funktion zu nutzen, klicken Sie im Chatverlauf auf das hochgeladene Word-Dokument und wählen wie in Word den Reiter „Überprüfen“ und dort die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aus.

Team-Sitzungen und Gruppengespräche aufzeichnen

Besonders im Homeoffice mangelt es nicht an Ablenkungspotenzial: Dann kann es schwerfallen, allen Videokonferenzen zu folgen und sich dabei gleichzeitig die wichtigsten Informationen zu merken. Hier kommt Microsoft mit dem integrierten Service Stream zu Hilfe: Das Tool erlaubt es allen Benutzern von Microsoft Teams, Besprechungen und Gruppengespräche ihrer Teams aufzeichnen. Dazu gehören neben Audio- und Videoaufnahmen auch die Aktivitäten während einer gemeinsamen Bildschirmnutzung. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist allerdings eine Business-Lizenz für Office 365 ab E1.

Besser bearbeiten: Wichtige Anwendungen hinzufügen 

Die Zusammenarbeit von Teams beschränkt sich nicht nur auf die Programme der Office-Suite von Microsoft: Sie können zusätzliche Anwendungen hinzufügen. Um die gewünschte App zu finden, gehen Sie zum Menüpunkt „Apps“ auf der linken Seite. Dort können Sie entweder direkt nach der App suchen oder verschiedene Kategorien durchforsten. Sobald Sie das entsprechende Tool gefunden haben, klicken Sie einfach auf „Hinzufügen“, beziehungsweise „Einem Team hinzufügen“. Die Anwendung lässt sich anschließend als Registerkarte in Channels, Gruppenchats oder Einzelgesprächen hinzufügen.

Die besten Tools, Tipps & Tricks fürs Home Office

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