Die Ausbreitung des Coronavirus und neue Ausgangsbeschränkungen verstärken den Trend zum Home-Office. Nicht nur große Unternehmen wie Apple, Google und Microsoft empfehlen ihren Angestellten, jetzt lieber von zu Hause aus zu arbeiten. Auch viele kleinere Firmen wollen die Heimarbeit für die Mitarbeiter umsetzen, stehen aber häufig vor dem Problem, dass ihr Netzwerk und die Firmensoftware darauf nicht vorbereitet sind. Deshalb sollten Sie rechtzeitig Ihren Heim- PC und die wichtigsten Programme, die Sie benötigen, so einrichten, dass Sie von zu Hause aus genauso effizient und zuverlässig wie im Büro arbeiten können. Wir stellen die dafür notwendigen Tools vor und sagen, worauf außerdem zu achten ist.
Zu Hause wie im Büro arbeiten: Diese Möglichkeiten gibt es
Es gibt mehrere Varianten, die Büroarbeit am Heim-PC zu erledigen: Sie können zum Beispiel mit einem Remote-Desktop-Programm den Bürorechner von zu Hause aus fernsteuern. Oder Sie greifen über eine gesicherte Netzwerkverbindung per VPN auf das Firmennetz zu. Und schließlich können Sie Ihre Büroprogramme lokal auf dem PC zu Hause installieren, dort Dateien bearbeiten und an die Firma schicken.
Siehe auch: Die besten Tools, Tipps & Tricks fürs Home Office
Remote Desktop: Von zu Hause auf den Arbeits-PC zugreifen
Mit einem Remote-Desktop-Programm greifen Sie direkt auf den Rechner im Büro zu. Sie steuern ihn dann komplett über den Heim-Computer – der Desktop des Bürorechners erscheint auf dem Monitor zu Hause, den Mauszeiger auf dem Arbeitsrechner lenken Sie mit dem Eingabegerät am heimischen PC.
Zwei empfehlenswerte Programme für diese Fernsteuerung sind Anydesk und Teamviewer . Dazu installieren Sie das Programm jeweils auf dem Bürorechner und dem PC zu Hause. Beim Start auf dem Arbeitsplatzrechner zeigt Ihnen das Tool eine Geräte-ID an, die aus mehreren Ziffern besteht. Zu Hause kommen Sie nach Eingabe dieser ID dann direkt auf den Bürorechner.
Üblicherweise sind Remote-Desktop-Programme zur Fernwartung gedacht: Damit können Sie zum Beispiel einem Familienmitglied oder Freund bei PC-Problemen helfen oder Software installieren. Dafür muss dieser den Zugriff auf seinen PC im Remote-Desktop-Tool erlauben. Das ist beim Fernzugriff aus dem Home-Office natürlich nicht möglich. Deshalb richten Sie nach der Installation auf dem Büro-PC die Funktion „Unbeaufsichtigter Zugriff“ ein und vergeben dafür ein sicheres Passwort. Ist dies geschehen, kommen Sie nun mit der Geräte-ID und nach Eingabe des Passworts auf den Arbeitsplatzrechner, ohne dass dort jemand den Zugriff erlauben müsste. Wichtig: Der Büro-PC muss dafür angeschaltet bleiben und darf sich auch nicht in einen Schlafmodus begeben. Um sicherzugehen, dass der Büro-PC auch nach einem Stromausfall wieder startet, aktivieren Sie die entsprechende Funktion im Bios, die Sie unter einer Bezeichnung wie „Restore on Power Loss“ finden. Der Zugriff auf einen Rechner, der sich schlafen gelegt hat, lässt sich über Wake-on-LAN realisieren. Sie sollten aber unbedingt testen, ob dies zuverlässig funktioniert, bevor Sie für längere Zeit ins Home-Office gehen.
Für die private Nutzung sind Anydesk und Teamviewer kostenlos. Falls Sie diese Programme allerdings für berufliche Zwecke nutzen wollen, gibt es eine große Einschränkung: Die Lizenzen für den geschäftlichen Einsatz sind recht teuer. Anydesk kostet ab rund 107 Euro pro Jahr für einen Benutzer, bei Teamviewer beginnen die Preise für eine Einzellizenz bei rund 334 Euro pro Jahr. Doch ausgepasst: Mit “Remote Access” bietet Teamviewer auch eine deutlich günstigere Lizenz an. Mehr dazu lesen Sie hier: So bekommen Sie Teamviewer relativ günstig .
Anydesk und Teamviewer unterstützen alle gängigen Desktopsysteme wie Windows, Linux und Mac-OS und lassen sich auch unter Android und iOS nutzen.
VPN-Verbindung; Mit dem Heim- PC sicher ins Firmennetzwerk
Mit einem virtuellen privaten Netzwerk (VPN) kommt Ihr PC zu Hause sicher ins Firmennetzwerk. Dazu baut es über das Internet eine verschlüsselte Verbindung zum VPN-Server des Unternehmens auf. Je nachdem, wie das Firmen-VPN eingerichtet ist, wird Ihr Heim-PC Teil des Unternehmensnetzwerks: Er erhält eine IP-Adresse aus dem Firmennetz, und Sie können dann wie am Büro-PC auf Freigaben und Dienste zugreifen. Eine andere Form des VPN-Zugriffs ist die Möglichkeit, sich nur mit bestimmten Programmen im Unternehmensnetz zu verbinden, etwa Software zur Auftrags- und Kundenverwaltung.
Für die VPN-Verbindung benötigen Sie die entsprechenden Zugangsdaten, die Sie von Ihrer Firma bekommen. Zuvor müssen Sie auf dem Heim-PC die passende VPN-Client-Software installieren, die die entsprechenden Zertifikate enthält, mit denen sich der Heim-PC gegenüber dem VPN-Server als zugriffsberechtigt ausweist. Diese Software starten Sie und geben in Ihrem Browser die URL Ihrer Unternehmensdienste ein, um mit diesen arbeiten zu können. Wichtig: Erkundigen Sie sich unbedingt vorher, ob via VPN wirklich alle für Sie erforderlichen Dienste und Programme erreichbar sind.
Die Software Citrix ist eine Alternative zum VPN-Zugriff. Auch via Citrix greifen Sie auf Programme und Services zu, die auf dem Unternehmensserver laufen, der sogenannten Citrix-Farm. Hierfür muss Ihr Unternehmen Citrix lizenziert haben, und Sie müssen sich die Citrix-Clientsoftware auf Ihrem Rechner installieren. Die neuere Variante der Citrix-Client-Software für Ihren PC zu Hause ist die Citrix Workspace App . Doch aufgepasst: Falls Ihr Citrixdienst auf den Unternehmensservern schon vor einiger Zeit eingerichtet wurde, dann unterstützt dieser vielleicht nicht die Citrix Workspace App. Sie müssen in diesem Fall stattdessen den älteren Citrix Receiver herunterladen.
In jedem Fall muss die Citrix-Client-Software auf Ihrem Rechner erstens kompatibel zu Ihrer Citrix-Farm sein und zweitens kompatibel zu dem Betriebssystem auf Ihrem Heimrechner sein. Klären Sie das frühzeitig mit Ihrer IT-Abteilung und lassen Sie sich einen Citrix-Zugang einrichten.
Alternativ zum Citrix-Receiver können Sie auf Citrix von einem modernen Internet-Browser zugreifen, wenn die kostenlose Java- Runtime-Umgebung installiert ist. Für Smartphones und Tablets gibt es die Citrix Receiver Apps für iOS oder Android.
Lokale Zweit-Installation von Desktop-Anwendungen
Besteht für Sie keine Möglichkeit, sich mit dem Büro-PC oder dem Unternehmensnetz zu verbinden, können Sie wichtige Software, die Sie für die Arbeit benötigen, auch lokal zu Hause installieren. Dann müssen Sie sich aber auch um einen geordneten Abgleich und Austausch mit den Dateien kümmern, die im Büro gespeichert sind. Dies kann zum Beispiel über einen Cloudspeicher erfolgen, den das Unternehmen nutzt – zum Beispiel Onedrive .
Wenn Sie Firmen-Software zu Hause installieren, müssen Sie unbedingt die Lizenzbedingungen beachten, die für diese Programme gelten. Je nach Lizenzmodell darf ein Mitarbeiter zum Beispiel eine Software auf mehreren Geräten installieren, zum Beispiel auf PC, Notebook, Smartphone und Tablet. Bei Office 365 Business Premium ist pro Nutzer zum Beispiel die Installation der Office-Anwendungen auf bis zu 15 Endgeräten erlaubt. Es gibt aber auch Lizenzen, die nur für einen Nutzer gelten, der das Programm aber auf unterschiedlichen Geräten einsetzen darf. In diesem Fall sollte es in der Software eine Möglichkeit geben, genutzte Geräte an- und abzumelden. Erkundigen Sie sich auf jeden Fall bei der IT-Abteilung Ihrer Firma, welche Lizenzregeln für die einzelnen Programme gelten, bevor Sie sie zu Hause installieren. Das gilt vor allem für teure Anwendungsprogramme wie zum Beispiel professionelle Videoschnittprogramme, Entwicklungsumgebungen oder Datenbanksysteme.
Kommunikation via Mail und Messenger
Neben der Produktiv-Software nutzen Sie im Büro sicher auch Mail- und Chatprogramme für die Kommunikation mit den Kollegen. Falls Sie nicht via Remote-Desktop-App oder VPN auf Ihren Arbeitsplatz-PC oder das Unternehmensnetzwerk zugreifen können, sollten Sie also rechtzeitig überlegen, wie Sie vom Home-Office aus mit Ihren Arbeitskollegen in Kontakt bleiben.
Zu bestimmten Office-365-Abonnements gehört zum Beispiel das Messenger-Programm Teams : Darüber können Sie chatten, telefonieren, eine Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern schalten, einen Kalender verwalten und auch Dateien austauschen. In Anbetracht der Corona-Epidemie stellt Microsoft für sechs Monate Teams in der erweiterten Premium-Funktion gratis zur Verfügung. Diese Angebot gilt für Unternehmen, die dafür bei Microsoft eine kostenlose Lizenz für Office 365 E1 für sechs Monate beantragen können. Für Bildungseinrichtungen gibt es die entsprechende kostenfreie Lizenz für Office 365 A1.
Mehr zum Thema: Microsoft Teams wegen Coronavirus bis 2021 gratis
Einzelnutzer, die kein Office-365-Abo haben, können eine Freemium-Version von Teams kostenlos bis Januar 2021 nutzen. Dazu laden Sie Teams nach einer Registrierung mit einer E-Mail-Adresse von der Arbeitsstelle oder einer Schule herunter. Besitzer einer Gmail- oder Outlook-Adresse bekommen die Freemium-Version von Teams über die Webseite . Sie umfasst 10 GB Speicher für Team-Dateien, 2 GB für persönliche Dateien pro Nutzer sowie die Onlineversionen von Word, Excel, Powerpoint und Onenote.
Office-Anwendungen wie Word, Excel und Powerpoint bietet Microsoft außerdem als kostenlose Onlineversionen an. Sie bieten weniger Funktionen als die Programme zur lokalen Installation, lassen sich aber bequem per Browser einsetzen.
Falls Sie keine Office-365-Lizenz nutzen können, gibt es auch zahlreiche Freeware-Programme mit einem ähnlichen Leistungsumfang. Sie können sich zum Beispiel einen Mailclient wie Thunderbird auf Ihrem PC zu Hause installieren. Darin müssen Sie dann die Zugriffsdaten für den Mailserver Ihrer Firma eintragen. Besorgen Sie sich diese Daten rechtzeitig. Ebenso lassen sich viele Office-Arbeiten problemlos mit Libre Office erledigen und diese Dateien auch mit Microsoft Office weiterbearbeiten.
Eine umfassendere Lösung für Aufgaben- und Projektmanagement inklusive Cloudspeicher ist zum Beispiel Bitrix 24 . Der Dienst bietet verschiedene Tarifmodelle an. Der Tarif „Free“ ist standardmäßig dauerhaft kostenlos für Einzelpersonen und kleine Firmen mit bis zu 12 Mitarbeiter. Zur Zeit hat Bitrix 24 diese Obergrenze für die Nutzerzahl aufgrund der Coronakrise vorübergehend aufgehoben. Derzeit können also unbegrenzt viele Nutzer mit dem kostenlosen Bitrix24-Tarif arbeiten.
In der kostenlosen Version werden 5 GB Onlinespeicherplatz angeboten. Dazu kommen rund 35 Tools, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse digitalisieren können: Kalender, Projektmanagement und Aufgabenverwaltung, Kanban, Gantt, CRM, Berichte, Rechnungen, Chats und Nachrichten, Mitarbeiterverzeichnis und Social Network. Die bearbeiteten Dateien können nicht nur lokal oder in der eigenen Bitrix-24-Cloud, sondern auch in Dropbox, Google Drive oder Microsoft Onedrive ausgewählt werden.
Cisco reagiert ebenfalls auf den durch die Coronaviruskrise ausgelösten Trend zu mehr Home Office. Das Unternehmen stellt Cisco Webex für Firmen, die noch keine Webex-Kunden sind, für 90 Tage kostenlos zur Verfügung. Cisco Webex umfasst Funktionen für Videokonferenzen, IP-Telefonie, Messaging, Datenübertragung und Screensharing. Cisco Webex ist für einen einzigen Nutzer generell kostenlos, die jetzt zur Coronakrise vorgestellte Neuerung besteht also darin, dass nun bis zu 100 Nutzer in einem Unternehmen Cisco Webex kostenlos und ohne zeitliche Einschränkungen bis zu 90 Tage lang nutzen können.
Immer wichtig: Sorgen Sie für Sicherheit auf dem Heimrechner
Falls Sie von Ihrem Rechner zu Hause auf Ihren Rechner im Büro oder auf Serverdienste Ihres Unternehmens zugreifen wollen, ist es zwingend erforderlich, dass Ihr Rechner zu Hause umfassend gegen Malware und Hackerangriffe abgesichert ist. Denn es wäre denkbar, dass Angreifer von einem infizierten oder gehackten Heimrechner mit einer Verbindung ins Firmennetz auf Ihren Bürorechner oder über den VPN-Tunnel auf Ihre Unternehmensserver zugreifen. Installieren Sie auf Ihrem Windows-Rechner zu Hause also einen aktuellen Virenscanner samt Firewall, bleiben Sie kritisch insbesondere bei Mails und ihren Anhängen. Und halten Sie das Betriebssystem Ihres Heimrechners unbedingt mit Updates auf dem aktuellen Stand.
Telefon-Weiterleitung oder Telefon-Software nicht vergessen
Es klingt banal, ist aber für Mitarbeiter, die überwiegend über Telefon erreichbar sein müssen, besonders wichtig: Leiten Sie Ihr Telefon vom Büro auf Ihren Apparat zu Hause oder auf Ihr Smartphone weiter. Falls Sie eine Telefonie-Software in Ihrem Unternehmen verwenden, sollten Sie diese auch zu Hause installieren.