Home Office: Die besten Tools, Tipps & Tricks

Zwar entfielen zum 20. März 2022 viele Corona-Regeln und auch die Home-Office-Pflicht besteht nicht mehr. Doch vermutlich arbeiten auch weiterhin viele Mitarbeiter im Home Office. Damit Sie von zu Hause aus genauso effizient und zuverlässig wie im Büro arbeiten können, stellen wir die dafür nötigen Tools vor und sagen, worauf Sie sonst noch achten müssen.

Für das Arbeiten im Home Office muss man zwischen zwei grundsätzlich unterschiedlichen Varianten beim Zugriff auf Unternehmensressourcen unterscheiden:

• Sie greifen von zu Hause aus auf Ihren Arbeitsplatz-PC im Büro zu und darbeiten dann remote/aus der Ferne auf Ihrem Büro-Rechner

oder

• Sie greifen auf die Server Ihres Unternehmens zu. Ihren im Büro stehenden PC nutzen Sie nicht.

Lese-Tipp: Plötzlich Home Office – so klappt die Videokonferenz

Teamviewer: Fernzugriff auf Ihren Büro-PC

Falls Sie von zu Hause aus direkt auf Ihren Arbeitsplatzrechner zugreifen und darauf so arbeiten wollen, als ob Sie tatsächlich im Büro vor dem PC sitzen würden, dann ist Teamviewer das Produkt Ihrer Wahl.

Teamviewer wird von der deutschen Firma Teamviewer AG entwickelt, die Software ist geradezu ein Vorzeigeprodukt aus dem sonst in Sachen Software und IT nicht immer führenden Deutschland ( Tipp : Der Online-Übersetzer Deepl ist ein weiteres IT-Top-Produkt aus Deutschland). Falls Sie Teamviewer allerdings für berufliche Zwecke nutzen wollen, gibt es eine große Einschränkung: Teamviewer ist nur für den privaten Einsatz kostenlos, für den beruflichen Einsatz müssen Sie zahlen. Die Preise finden Sie hier. Fragen Sie Ihre IT-Abteilung danach, ob diese eine Teamviewerlizenz besitzt und Ihnen zur Verfügung stellen kann. Tipp : So bekommen Sie Teamviewer relativ günstig .

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Wegen der Coronakrise drückte Teamviewer zwar ab März 2020 für einige Monate bei der professionellen Nutzung der Gratisversion von Teamviewer beide Augen zu! Alle Details zu dieser inoffiziellen Regelung finden Sie hier. Teamviewer überprüfte damals also nicht, ob die Gratisversion für professionelle Zwecke genutzt wurde. Doch diese Kulanzregel beendete Teamviewer im Juli 2020 wieder.  

Download: Teamviewer

Ratgeber: So klappt die Fernwartung mit Teamviewer

Teamviewer unterstützt alle gängigen Desktopsysteme wie Windows, Linux und macOS und lässt sich auch unter Android und iOS nutzen. Die PC-WELT testet immer mal wieder Teamviewer, unser Fazit: Eine zuverlässige und leistungsfähige Fernzugriffslösung, die nicht nur unter Windows und macOS, sondern auch unter Linux einwandfrei funktioniert.

Anydesk: Die Alternative zu Teamviewer

Mit Anydesk greifen Sie ebenfalls auf einen PC in der Ferne zu. Die Gratis-Fernzugriffssoftware ist die Alternative zu Teamviewer. Wir geben hier eine Einführung in Anydesk und verraten Tipps und Tricks.

Download: Anydesk

VPN-Zugriff auf Firmennetzwerk/Server-Anwendungen

Falls Sie nicht direkt auf Ihren Arbeitsplatz-PC zugreifen müssen, sondern Anwendungen und Dienste nutzen wollen, die auf den Servern Ihres Unternehmens liegen, dann dürfte ein VPN (Virtual Private Network) das Mittel der Wahl sein. Sie greifen dann von Ihrem Rechner zu Hause über eine verschlüsselte Verbindung, einen „Tunnel“, auf die Server Ihres Unternehmens zu.

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Falls Sie diese Lösung nutzen wollen, müssen Sie in der Regel bei Ihrer IT-Abteilung einen VPN-Zugang beantragen. Wichtig : Erkundigen Sie sich vorher, ob via VPN wirklich alle für Sie erforderlichen Dienste und Programme erreichbar sind.

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Dann installieren Sie eine passende VPN-Zugangssoftware mit den entsprechenden Zertifikaten auf Ihrem Rechner zu Haus und geben Sie Zugangsdaten ein. Diese starten Sie dann und geben dann in Ihrem Browser die entsprechende URL Ihrer Unternehmensdienste ein um mit diesen arbeiten zu können.

Nicht zu verwechseln ist ein derartiger VPN-Zugriff mit der Nutzung von VPN-Tools für Heimanwender. Dabei verbinden Sie sich mit deren VPN-Servern und surfen über diese. Das macht zum Beispiel Sinn, wenn Sie sich Filme, Serien oder Sportübertragungen ansehen wollen, die nicht für Ihr Land angeboten werden. Beispiel: Oft sind bei Streaminganbietern in den USA Serien und Filme zu sehen, die in Deutschland nicht empfangbar sind (außer Sie nutzen eben VPN). Mehr hierzu lesen Sie in diesem Beitrag: Die besten VPN-Dienste 2022 im Vergleich.

Citrix-Zugriff auf Dienste und Anwendungen

Citrix ist eine Alternative zum VPN-Zugriff. Auch via Citrix greifen Sie auf Programme und Services zu, die auf dem Unternehmensserver laufen (Citrix-Farm). Hierfür muss Ihr Unternehmen Citrix lizenziert haben und Sie müssen sich die Citrix-Clientsoftware auf Ihrem Rechner installieren. Die neuere Variante der Citrix-Clientsoftware für Ihren PC zu Hause ist die Citrix Workspace App. Doch aufgepasst: Falls Ihr Citrixdienst auf den Unternehmensservern schon vor einiger Zeit eingerichtet wurde, dann unterstützt dieser vielleicht nicht die Citrix Workspace App. Sie müssen in diesem Fall stattdessen den älteren Citrix Receiver herunterladen.

In jedem Fall muss die Citrix-Clientsoftware auf Ihrem Rechner erstens kompatibel zu Ihrer Citrix-Farm sein und zweitens kompatibel zu dem Betriebssystem auf Ihrem Heimrechner sein. Klären Sie das frühzeitig mit Ihrer IT-Abteilung und lassen Sie sich einen Citrix-Zugang einrichten.

Alternativ zum Citrix-Receiver können Sie auf Citrix aber auch von einem moderne Internet-Browser zugreifen, wenn die kostenlose Java-Runtime-Umgebung installiert ist. Für Smartphones und Tablets gibt es die Citrix Receiver Apps für iOS oder Android.

Alternative: Lokale Zweit-Installation von Desktop-Anwendungen

Falls Sie nicht via Teamviewer auf Ihren Arbeitsplatzrechner zugreifen können und trotzdem Programme nutzen wollen, die nicht via VPN, Citrix oder als Online-Version zur Verfügung stehen, dann sollten Sie diese rechtzeitig auf Ihrem Heimrechner installieren. Das gilt vor allem für teure Anwendungsprogramme wie zum Beispiel professionelle Videoschnittprogramme, Entwicklungsumgebungen oder Datenbanksysteme.

Falls Ihnen nur eine Lizenz eines teuren Anwendungsprogramms zur Verfügung steht, sollten Sie sich rechtzeitig mit einer Gratis-Alternative vertraut machen und diese auf Ihrem Zweit-Rechner installieren. Als Alternative zu Adobe Photoshop ist beispielsweise Paint.net oder GIMP denkbar. Allerdings nur dann, falls Sie in Photoshop keine zu speziellen Funktionen nutzen.

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Kommunikation via Mail, Messenger & Collaboration Tools

Falls Sie nicht via Teamviewer auf Ihrem Arbeitsplatz-PC zugreifen und dementsprechend nicht die darauf installierten Mail- oder Chatprogramme nutzen können: Überlegen Sie sich rechtzeitig, wie Sie vom Home Office aus mit Ihren Arbeitskollegen, Vorgesetzten und Untergebenen kommunizieren wollen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Bitrix24: Online gratis zusammenarbeiten ohne Begrenzung der Nutzeranzahl

Bitrix24 ist eine umfassende Online-Lösung für die Zusammenarbeit und für das Aufgaben- und Projektmanagement und stellt zudem einen Cloudspeicher bereit. Bitrix24 bietet verschiedene Tarifmodelle an. Der Tarif „Free“ ist standardmäßig dauerhaft kostenlos für Einzelpersonen und Firmen. Die für den Free-Tarif eigentlich geltende Obergrenze von maximal 12 Nutzern hat Bitrix24 wegen der Covid-19-Pandemie aufgehoben. Derzeit können also unbegrenzt viele Nutzer mit dem kostenlosen Bitrix24-Tarif arbeiten. 

In der kostenlosen Version werden 5 GB Onlinespeicherplatz angeboten. Dazu kommen rund 35 Tools, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse digitalisieren können: Kalender, Projektmanagement und Aufgabenverwaltung, Kanban, Gantt, CRM, Berichte, Rechnungen, Chats und Nachrichten, Mitarbeiterverzeichnis und Social Network. Die bearbeiteten Dateien können nicht nur lokal oder in der eigenen Bitrix24-Cloud, sondern auch in Dropbox, Google Drive oder Microsoft Onedrive ausgewählt werden.

©Bitrix24

Microsoft Office: Mehrere Installationen pro Mitarbeiter

Falls Ihr Unternehmen Microsoft Office nutzen, erlauben die Unternehmenslizenzen meist mehrere Office-Installationen pro Mitarbeiter. Sie können dann also ein Microsoft Office auf Ihrem Windows-PC oder Mac zu Hause installieren. Via Office 365 können Sie dann in Outlook Ihre Mails verwalten.

Tipp: Outlook mit genialen Plugins aufbohren – gratis

Microsoft Office online nutzen

Alternativ können Sie Ihre Mails auch via microsoftonline.com im Browser empfangen. Ebenso stellt Microsoft auch die anderen Office-Anwendungen wie Word oder Excel als Online-Versionen zur Verfügung. Sie können also im Home Office auch ohne lokale Installation von Microsoft Office arbeiten.

Microsoft Teams gratis

Das zu Microsoft Office gehörende Messengerprogramm Teams können Sie auch kostenlos nutzen. Dann haben Sie aber einige Einschränkungen: So dürfen Gruppenbesprechungen bei der Gratisversion maximal 60 Minuten dauern und es können nur maximal 100 Personen teilnehmen. Das Chatten ist aber unbegrenzt möglich. Falls Sie Gruppenbesprechungen länger als 60 Minuten führen wollen, müssen Sie Teams lizenzieren, was ab 3,40 Euro pro Monat und Benutzer möglich ist.

Alternative Office- und Chat-Programme

Falls Sie keine Office-365-Lizenz nutzen können, dann können Sie auch einen anderen Mailclient wie zum Beispiel Thunderbird auf Ihrem PC zu Hause installieren. Darin müssen Sie dann die Zugriffsdaten für Ihren Mailserver eintragen. Besorgen Sie sich diese Daten rechtzeitig. Ebenso lassen Sie viele Office-Arbeiten problemlos mit Libre Office erledigen.

Download: Thunderbird

Download: Libre Office

Um mit Ihren Kollegen schnell Nachrichten auszutauschen, können Sie das kostenlose Skype verwenden.

Download : Skype

Weitere Kommunikationstools sind Google Meet (früher Hangouts Meet), Facebook Messenger und WhatsApp, wobei letzteres Anrufe über die Desktop-Begleit-App ermöglicht: Whatsapp Web auf PC, iPad und Android-Tablet nutzen – so geht’s .

Zoom gratis nutzen

Auch Zoom können Sie kostenlos nutzen. Ähnlich wie bei Microsoft Teams unterliegt die Gratisversion von Zoom Einschränkungen. So dürfen Gruppenmeetings mit der Gratis-Variante von Zoom maximal 40 Minuten dauern und es dürfen maximal 100 Personen teilnehmen. Es gibt aber einen Trick, mit dem Sie das 40-Minuten-Limit bei Gruppenmeetings umgehen können: Zoom – so umgehen Sie das 40-Minuten-Zeitlimit .

Einzelmeetings sind wiederum auf 30 Minuten Dauer begrenzt.

Wichtig: Sicherheit auf dem Heimrechner

Falls Sie von Ihrem Rechner zu Hause auf Ihren Rechner im Büro oder auf Serverdienste Ihres Unternehmens zugreifen wollen, dann ist es zwingend erforderlich, dass Ihr Rechner zu Haus umfassend gegen Malware und Hackerangriffe abgesichert ist. Denn es wäre denkbar, dass Angreifer von einem infizierten oder gehackten Heimrechner aus über Teamviewer auf Ihren Bürorechner oder über den VPN-Tunnel auf Ihre Unternehmensserver zugreifen.

Installieren Sie auf Ihrem Windowsrechner zu Hause also einen aktuellen Virenscanner samt Firewall. Und halten Sie das Betriebssystem Ihres Heimrechners – Windows, Linux oder macOS – unbedingt auf dem aktuellen Stand.

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Gesund bleiben im Home Office

Anders als am betrieblichen Arbeitsplatz begutachtet kein Betriebsarzt die Ergonomie des Home-Office-Arbeitsplatzes. Deshalb ist es wichtig, dass Sie selbst darauf achten, dass Schreibtisch, Stuhl, Monitor, Tastatur und Maus eine optimale Körperhaltung ermöglichen und Sie sich auch im Home Office ausreichend bewegen, um vor allem Rückenbeschwerden vorzubeugen.

©fizkes/Shutterstock.com

Die Dekra hat diese Tipps zusammengestellt, damit Sie im Büro fit bleiben.

• Jede Stunde mindestens einmal aufstehen
• Zum Drucker gehen
• Im Stehen telefonieren
• Die Treppe und nicht den Aufzug nehmen
• Pulte fürs Arbeiten im Stehen einrichten und abwechselnd sitzend und stehend arbeiten.
• Dem Rücken eine kurze Übungsfolge spendieren
• Einmal pro Stunde eine kurze Bewegungspause einlegen
• Rückengerechte Bürostühle und Stehpulte anschaffen.
• Zum Nachdenken ein paar Schritte gehen
• Besprechungen im Gehen durchführen (Walk and Talk)
• Nach dem Mittagessen einen Spaziergang machen.
• Den Arbeitsweg zu Fuß oder per Fahrrad zurücklegen.
• Eine Station vorher aussteigen und zehn Minuten zu Fuß gehen

Doch im Home Office besteht oft gar keine Notwendigkeit zum Treppensteigen und Sie können aus Platzgründen auch nicht immer ohne weiteres ein Stehpult aufstellen. Der Weg zur Arbeit entfällt im Home Office ebenfalls. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie solche Tipps umsetzen, die auch beim Arbeiten zu Hause keine Probleme bereiten. Wie zum Beispiel das Telefonieren im Stehen oder die Rückenübungen.

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Telefon: Weiterleitung oder Telefon-Software nicht vergessen

Es klingt banal, ist aber für Mitarbeiter, die überwiegend über Telefon erreichbar sein müssen, besonders wichtig: Leiten Sie Ihr Telefon vom Büro auf Ihren Apparat zu Hause oder auf Ihr Smartphone weiter. Falls Sie eine Telefonie-Software wie zum Beispiel Zoom in Ihrem Unternehmen verwenden, sollten Sie diese auch zu Hause installieren.

Rainbow von Alcatel-Lucent

Auch Alcatel-Lucent bietet eine Online-Kollaborationslösung an. Mit Chat, Dokumentensharing, Audio- und Videoanrufen etc. Über die unterschiedlichen Preismodelle können Sie sich hier informieren. Eine Gratis-Lösung gibt es ebenfalls.

DSGVO: Falls Sie zu Haus am eigenen PC mit Kunden- und Mitarbeiterdaten arbeiten, müssen Sie die Datenschutzgrundverordnung beachten.

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