Alles im Griff dank Google Kalender

Der Google Kalender ist sowohl als Webversion , als auch als App für Android und iOS verfügbar. Die Apps stehen der Webversion im Hinblick auf die Funktionalität in nichts nach, nur bei der Einrichtung der Kalender bietet Ihnen die Weboberfläche mehr Möglichkeiten. Voraussetzung für beide ist lediglich ein Google-Konto.

Falls Sie keine extra Oberfläche wünschen, bietet der Google Kalender ebenfalls eine einfache Integrationsmöglichkeit in die gebräuchlichsten Mailprogramme wie etwa Microsoft Outlook. Auf den folgenden Seiten zeigen wir Ihnen, wie Sie den Kalender nach Ihren Bedürfnissen einrichten und optimal im Alltag nutzen.

Ansicht auf eigene Anforderungen anpassen 

Nach dem Aufruf des Kalenders können Sie in der Webanwendung unter https://calendar.google.com in der rechten oberen Ecke den bevorzugten Anzeigezeitraum aussuchen. Dieser steht im Standard auf der Wochenansicht mit eingeblendetem Wochenende. Darüber hinaus stehen Ihnen von der Tagesansicht bis hin zum kompletten Jahr noch weitere Zeiträume zur Verfügung. Sehr praktisch ist die Terminübersicht: Hier sehen Sie alle Termine in einer Liste und können sie auch ausdrucken.

In den Einstellungen finden Sie unter der Rubrik „Ansichtsoptionen“ weitere Möglichkeiten, die Ansicht Ihrer Kalender anzupassen. Gerade in Deutschland wird beispielsweise die Angabe der Kalenderwoche immer noch sehr häufig verwendet. Recht praktisch kann auch die Darstellung vergangener Termine sein.

Innerhalb der allgemeinen Einstellungen finden Sie zusätzlich den Menüpunkt „Dichte und Farben“. Darüber legen Sie fest, in welcher Schriftfarbe die Termine erscheinen sollen – zur Auswahl stehen Schwarz und Weiß. Zudem können Sie die Informationsdichte optimal auf den verfügbaren Platz auf Ihrem Bildschirm anpassen.

Siehe auch: 20 clevere Tricks für Google Kalender

Termine anlegen, anreichern und Dritte einladen 

Das Anlegen eines neuen Termines geht beim Google Kalender sowohl im Browser als auch in der App sehr komfortabel. Dafür klicken Sie direkt in den Kalender auf den Zeitpunkt, für den Sie den Termin geplant haben. Daraufhin geht automatisch ein Fenster auf, in dem Sie die Detaildaten eintragen können.

Neben dem Titel des Termins, dem Datum und der Dauer gibt es hier noch eine Reihe von weiteren interessanten Parametern. Wenn Sie einen Zielort hinzufügen, dürfen Sie diese Angabe später direkt in Ihrem Smartphone für die Navigation verwenden. Ein Klick auf die Ortsangabe startet direkt Google Maps.

Falls Sie mehrere Kalender benutzen, können Sie an dieser Stelle ebenfalls angeben, in welchem der Termin gespeichert werden soll. Der Eintrag erhält automatisch die Standardfarbe des gewählten Kalenders. Zusätzliche Angaben zum Termin geben Sie über den Link „Weitere Optionen“ ein.

Falls Sie Google Meet (dem Nachfolger von Google Hangouts) nutzen, ist darüber beispielsweise eine Videokonferenz möglich. Die notwendigen Teilnehmer laden Sie mithilfe des Abschnitts „Gäste“ ein. Fügen Sie entweder Kontakte aus Ihrem Adressbuch oder einzelne Mailadressen ein. Wenn die Eingeladenen auch den Google Kalender nutzen, sehen Sie direkt deren Verfügbarkeit.

Für den Termin legen Sie benutzerunabhängig noch die Berechtigungen für die einzelnen Gäste fest. Im Standard dürfen diese andere Gäste einladen und sich die Gästeliste anzeigen lassen. Die erste Option ist dann sinnvoll, wenn Sie Teilnehmer vergessen haben und ein anderer Gast die Einladung einfach an den/die fehlenden Kontakte weiterleiten soll. 

Nicht im Standard freigegeben ist die Möglichkeit für Gäste, einen Termin zu bearbeiten. Falls dies beabsichtigt sein sollte, setzen Sie den entsprechenden Haken.

Weitere hilfreiche Pflegefunktionen für einen Kalendereintrag

Ein wenig unscheinbar finden Sie innerhalb der Detailansicht des Termins in der rechten oberen Ecke der Webansicht die Schaltfläche „Weitere Aktionen“. Dahinter verbergen sich teils recht mächtige Funktionen.

Die beiden ersten Einträge „Drucken“ und „Löschen“ sind selbsterklärend. Der nächste Punkt „Duplizieren“ hilft Ihnen dabei, eine identische Einladung zu generieren und anschließend nur noch die abweichenden Eigenschaften festzulegen, zum Beispiel den veränderten Zeitpunkt oder zusätzliche Teilnehmer. Damit sparen Sie sich gerade bei Terminen mit größerem Personenkreis eine Menge Tippaufwand. Falls Sie mit mehreren Kalendern arbeiten – mehr dazu auf den folgenden Seiten – können Sie einen Termin auch anderen Kalendern zur Verfügung stellen. Nutzen Sie hierfür die Funktion „Kopieren nach “.

Sie können einen Termin, beispielsweise eine Ausstellung oder einen Vortrag, auch einem breiteren Publikum zugänglich machen. Verwenden Sie hierfür die Funktion „Termin veröffentlichen“, um einen Link zu erhalten, den Sie etwa auf Ihrer Website veröffentlichen können. Per Klick darauf wandert der Termin dann in den Kalender der Interessierten.

Hilfreich ist auch die Funktion „Inhaber ändern“, falls mehrere Personen einen gemeinsamen Kalender benutzen. Haben Sie einen Termin angelegt, den jedoch ein anderer verwalten soll, so benutzen Sie diese Funktion und übergeben den Termin mittels Mailadresse an den neuen Inhaber.

Unterschiedliche Zeitzonen bei der Terminanlage berücksichtigen 

Eine weitere Herausforderung bei der Planung eines Termins sind unterschiedliche Zeitzonen. Befindet sich Ihr Gegenüber in Asien oder Amerika, dann beginnen Sie damit, erst einmal zu überlegen, wie viel Uhr es gerade vorort ist.

Um Ihnen dies zu vereinfachen, erlaubt Google die Festlegung zweier übergreifender Zeitzonen in Ihren Kalendern. Sie legen diese in den allgemeinen Einstellungen unter „Zeitzone“ fest. Die beiden Zeiten erscheinen daraufhin in der Kalenderansicht parallel nebeneinander.

Google Kalender in Outlook integrieren 

Falls Sie für die Bearbeitung Ihrer E-Mails ein externes Programm wie Outlook verwenden, liegt es nahe, auch den Google Kalender darin zu integrieren. Google bietet Ihnen mit dem Abonnieren des Kalenders einen komfortablen Weg. Hierzu benötigen Sie die Adresse Ihres Kalenders. Diese finden Sie in den Einstellungen in der Rubrik „Einstellungen für meinen Kalender“. Markieren Sie an dieser Stelle den zu abonnierenden Kalender und kopieren Sie die Privatadresse im iCal-Format.

Wechseln Sie anschließend zu Outlook, rufen Sie über „Datei –› Kontoeinstellungen –› Kontoeinstellungen“ das Menü auf, und wechseln Sie danach auf die Registerkarte „Internetkalender“. Legen Sie mittels „Neu“ einen neuen Kalender an und kopieren Sie die zuvor kopierte Adresse in das Feld des Speicherortes. Nach der Synchronisation steht Ihnen der Kalender in Outlook zur Verfügung. Sie finden diesen in der Rubrik „Andere Kalender“.

Öffentlichen Kalender anlegen und pflegen

In den Einstellungen zur Kalenderintegration gibt es auch zwei öffentliche Adressen Ihres Kalenders: eine URL und eine iCAL-Adresse. Mit diesen können Sie einen Kalender mit anderen Personen teilen. Dazu sind jedoch mehrere Schritte notwendig. Als Erstes aktivieren Sie in den Kalendereinstellungen den Parameter „Öffentlich freigeben“ und wählen aus, welche Informationen sichtbar sein sollen. Dabei können Sie unterscheiden zwischen „Alle Termindetails anzeigen“ und „Nur Verfügbarkeit anzeigen“. Die Freigabestufe hängt stark von der Art des Kalenders und dem Personenkreis ab, für den Sie die Freigabe anlegen. Über die URL können Personen den Kalender und die Inhalte jedoch erst einmal nur ansehen. Falls weitere Personen den Kalender bearbeiten sollen – was zum Beispiel bei einem Familienkalender oder dem Kalender eines Teams Sinn macht –, müssen Sie diese noch hinzufügen. Dafür steht Ihnen in den Einstellungen der Abschnitt „Für bestimmte Personen freigeben“ zur Verfügung. 

Die Identifikation erfolgt mithilfe der Mailadresse, und Sie können bei der Anlage vier unterschiedliche Berechtigungen vergeben: Verfügbarkeit anzeigen, Termindetails anzeigen, Termine ändern und erweiterte Administrationsrechte. Im Falle der Freigabe ist für jedes Teammitglied allerdings ein Google-Konto erforderlich. Falls Sie in einer Gruppe zusammenarbeiten, machen das Ändern von Terminen oder sogar die erweiterten Administrationsrechte am meisten Sinn. Einmal eingerichtet, können im Folgenden alle Mitglieder mit den zuvor zugewiesenen Rechten auf dem gemeinsamen Kalender arbeiten.

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Termine optisch hervorheben und farblich gruppieren

Falls Sie einen gut ausgebuchten Kalender haben, bieten sich Farben für die optische Unterscheidung von Terminen an: Familientermine erhalten beispielsweise eine blaue Farbe, geschäftliche eine rote, Arzttermine eine grüne und so weiter. Die Farbe Ihrer Wahl können Sie direkt beim Anlegen des Termins zuweisen. Für den Fall, dass Sie Einladungen von Dritten bekommen, lässt sich dies natürlich auch jederzeit im Nachhinein durchführen. Klicken Sie dazu dann einfach in der Übersicht den Termin mit der rechten Maustaste an und weisen Sie ihm die gewünschte Farbe zu.

Die hier beschriebenen Funktionen stehen Ihnen im Übrigen nicht nur im webbasierten Client, sondern auch in der Google-Kalender-App zur Verfügung. Einmal angelegt, steht der Termin nach der Cloudsynchronisation sämtlichen Geräten gleichermaßen zur Verfügung.

Dank Erinnerungsmail nie wieder einen Termin vergessen

Gerade bei wichtigen Terminen sollten Sie nichts dem Zufall überlassen und sich vor Beginn noch einmal daran erinnern lassen. Hierfür steht Ihnen entweder die übliche Erinnerung über den Google Kalender oder auch eine Benachrichtigung über eine Mail zur Verfügung.

Beides richten Sie direkt innerhalb des Termines über den Parameter „Benachrichtigung hinzufügen“ ein. Im Standard wird, sobald Sie den Platzhalter antippen, eine Erinnerung für 10 Minuten vor Beginn des Termins angelegt. Den Zeitraum können Sie aber natürlich anpassen, auch mehrere Benachrichtigungen sind pro Termin möglich, etwa eine Stunde davor und dann nochmal 15 Minuten vor dem Start.

Als alternativer oder auch ergänzender Weg steht Ihnen außerdem eine Benachrichtigung per E-Mail zur Verfügung. Hierzu ändern Sie ganz einfach den Wert „Benachrichtigung“ über das Drop-down-Menü in „E-Mail“. Sie erhalten in der Folge zum angegebenen Zeitpunkt eine Nachricht in Ihren Google-Posteingang.

Schnelle Nutzung des Kalenders dank Tastaturkombinationen

Die Navigation innerhalb der Kalender-App ist recht komfortabel. Auf der Weboberfläche sind allerdings zum Teil mehrere Mausklicks notwendig, um ans Ziel zu kommen. Deswegen stellt Ihnen Google für verschiedene Aktionen und Ansichten auch eine Tastenkombination für die schnellere Navigation zur Verfügung. Die Wichtigsten haben wir in unten stehender Tabelle für Sie zusammengefasst. Die Abkürzungen orientieren sich an den englischen Begriffen.

Zwei weitere Tasten werden Ihnen – falls Sie die Weboberfläche verstärkt einsetzen – auch immer wieder gute Dienste leisten: Mit dem Fragezeichen rufen Sie die Übersicht aller Tastenkombinationen auf, und mit „g“ können Sie zu einem bestimmten Datum springen.

Nach bestimmten Terminen oder Teilnehmern suchen

Natürlich darf auch bei einem Suchmaschinenspezialisten die Suche nicht fehlen. Mithilfe der Lupe können Sie innerhalb Ihrer Termine als Freitext suchen. Dies erstreckt sich sowohl auf den Titel eines Termins, die Teilnehmer, die Beschreibung als auch den Ort. Damit genügt auch eine grobe Erinnerung an die Vergangenheit, und Sie werden den Termin dank der Suche wiederfinden.

Fazit: Leistungsfähiger Kalender für den täglichen Gebrauch

Der Google Kalender bietet Ihnen sehr viele Funktionen und eine gute Integration in alle Plattformen. Dank der Apps ist er auf allen Android- und iOS-Geräten ebenso gut nutzbar wie auf einem klassischen Computer. Dank der guten Integration in Outlook kann er gerade für Teams oder auch Familien eine gute Option für den gemeinsamen Kalender darstellen.