Die Excel-Bibel: Tipps und Tricks für jede Situation

1. Einführung

1.1 Die optimale Excel-Version wählen

Wer Excel nutzen möchte, benötigt dafür die Bürosuite Microsoft Office. Hier erfahren Sie, welche Office-Variante am besten zu Ihnen passt. Microsoft bietet Excel unter www.office.com in zwei grundlegenden Varianten an: als Bestandteil von Office 2019 und im Rahmen des Abodienstes Office 365. Einzeln ist Excel nicht mehr zu haben.

Excel einmal kaufen

Office 2019 ist eine klassische Kaufsoftware für einen Rechner. Sie bezahlen also einmalig für das Office-Paket und können Excel und die anderen Programme auf einem PC installieren. Office Home & Student ist für Privatpersonen gedacht und kostet 149 Euro. Wer Excel auch geschäftlich verwenden möchte, braucht Office Home & Business für 299 Euro. Kleinere Updates sind über das Internet für Sie kostenlos – nicht aber die Nachfolgeversion. Erscheint Office 2020, müssen Sie diese Version erneut kaufen, sofern Sie die neuesten Funktionen einsetzen wollen.

Das könnte Sie interessieren: Windows 10 legal für 36 Euro kaufen

©Microsoft

Excel abonnieren

Die Office-Aboversion heißt Office 365 und ist meist die bessere Wahl. Sie nutzen Excel, Word, Powerpoint und Outlook damit zur Miete. Zusätzlich ist 1 TB Onedrive -Speicher enthalten. Office 365 Personal für einen PC kostet 69 Euro pro Jahr oder 7 Euro monatlich. Office 365 Home kostet 99 Euro pro Jahr oder 10 Euro monatlich und enthält gleich sechs Lizenzen. Sie dürfen Excel und die anderen Programme damit auf bis zu sechs PCs und zusätzlich auf sechs Tablets und Smartphones installieren. Sie können mit Office 365 Home also die ganze Familie versorgen.

Siehe auch:  Die Geschichte von Microsoft Office: Word, Excel, Access

1.2 Excel von DVD oder Website installieren

Die Einrichtung von Excel auf Ihrem Rechner läuft stets nach dem gleichen Schema ab und ist in wenigen Minuten erledigt.

Für die Installation von Excel als Bestandteil von Microsoft Office oder Office 365 benötigen Sie eine gültige Office-Lizenz in Form eines Produkt-Keys (Lizenzschlüssel). Sie finden diesen auf der Rückseite Ihrer Produktkarte, auf dem Kaufbeleg oder in der Kaufbestätigungsmail. Bei Office 365 brauchen Sie zudem ein kostenloses Microsoft-Konto und eine Internetverbindung.

Besitzen Sie eine Installations-DVD, dann legen Sie diese ins Laufwerk Ihres Rechners und bestätigen den Start des Installationsprogramms. Für eine Installation ohne DVD starten Sie Ihren Browser und rufen die Adresse  setup.office.com  auf.

Es begrüßt Sie der Einrichtungsassistent für Office. Klicken Sie bei Office 365 auf „Anmelden“, um sich mit Ihrem Microsoft-Konto einzuloggen. Haben Sie noch kein Konto bei Microsoft, klicken Sie auf „Neues Konto erstellen“.

Tippen Sie Ihren Produkt-Key zu Office ein. Wählen Sie, falls angezeigt, Ihr Land und Ihre Sprache aus. Bestätigen Sie die Einrichtung. Anschließend werden die Programmdateien von der Setup-DVD kopiert. Bei Office 365 folgen Sie einfach der am Bildschirm angezeigten Kurzanleitung zum Download und Start des eigentlichen Installationsprogramms.

Anhand des Fortschrittsbalkens können Sie gut abschätzen, wie lange die Installation dauert. Nach dem Abschluss des Vorgangs ist Excel einsatzbereit.

1.3 So optimieren Sie die Bearbeitungsansicht

Die moderne Bedienerführung von Excel hält für jede Aufgabe passende Funktionen bereit. Der Clou sind die verschiedenen Arbeitsblattansichten.

Excel bietet Ihnen drei grundlegende Ansichten für Ihr Arbeitsblatt: Normalansicht, Umbruchvorschau und Seitenlayoutansicht.

Üblicherweise nutzen Sie in Excel die Ansicht „Normal“. In dieser Darstellungsvariante zeigt Excel das vollständige Arbeitsblatt an, auf dem Sie sich bewegen, Zellen befüllen, Formeln eingeben und Diagramme erstellen können.

In der Ansicht „Seitenlayout“ sehen Sie Ihr Arbeitsblatt so, wie es ausgedruckt wird. Excel teilt das Arbeitsblatt dazu auf Druckseiten auf und zeigt Ihnen diese verkleinert an. Auf einem großen Monitor werden mehrere Druckseiten nebeneinander angezeigt. In der Seitenlayoutansicht können Sie leicht prüfen, ob Ihr Dokument so ausgegeben wird, wie Sie es sich vorstellen – für Eingaben oder Berechnungen ist diese Darstellung allerdings nicht geeignet. Dafür gibt es die „Umbruchvorschau“: Diese zeigt auf dem weiterhin bearbeitbaren Arbeitsblatt anhand von Linien an, wie Ihr Dokument ausgedruckt wird.

Ansicht umschalten: Mit den drei Schaltflächen unten rechts in der Fensterecke neben dem Zoomschieber oder über das Menü „Ansicht“ und die drei Buttons links in der Menüleiste wechseln Sie zwischen den verschiedenen Ansichten.

1.4 Zeit sparen mit dem Schnellzugriffsbereich

Für oft genutzte Befehle bietet Excel eine spezielle Symbolleiste an – den Schnellzugriffsbereich. Er befindet sich in der Titelzeile des Excel-Fensters und kann leicht mit eigenen Symbolen bestückt werden.

Dokumente öffnen, eine neue Arbeitsmappe anlegen oder aufsteigend Sortieren sind Excel-Funktionen, die in der Regel häufiger zum Einsatz kommen. Da bietet es sich an, hierfür ein jederzeit sichtbares Icon im Schnellzugriffsbereich von Excel anzulegen.

Klicken Sie links oben in der Titelleiste des Excel-Fensters auf den kleinen Pfeil nach unten und als Nächstes auf den gewünschten Befehl – beispielsweise „Neu“. Daraufhin erscheint links neben dem kleinen Pfeil ein Papierblattsymbol – ein Klick darauf öffnet augenblicklich eine leere Datei.

1.5 Das Menüband produktiv einsetzen

Das umschaltbare Menüband oben im Programmfenster ist das wichtigste Bedienelement in Excel. Passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an.

Das Menüband („Ribbon“) ist die Multifunktionsleiste in Excel. Es besteht aus mehreren Registerkarten mit Symbolen und Gruppen, die Sie durch Anklicken eines Arbeitsbereichs wie „Start“, „Formeln“ oder „Daten“ öffnen. Überall, wo kleine Pfeile nach unten zu sehen sind, können Sie ein Auswahlmenü oder Fenster ausklappen. Excel passt die Darstellung der Symbole auf dem Menüband automatisch an die Fenstergröße an. Symbole im Menüband, die Sie nicht verwenden, können Sie einfach ausblenden und Excel so übersichtlicher machen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Bands und wählen Sie „Menüband anpassen“ aus. Rechts oben auf der Titelleiste des Excel-Fensters befindet sich neben dem Symbol zum Minimieren auch das Icon für die Menüband-Anzeigeoptionen (Rechteck und Pfeil). Dieses Icon öffnet ein kleines Menü, über das Sie zwischen drei Ansichtsmodi wechseln können. Zum schnellen Ein- und Ausblenden des Menübands drücken Sie bitte Strg-F1.

1.6 Mit dem Suchfeld Funktionen aufspüren

In das Suchfeld „Was möchten Sie tun?“ können Sie Fragen in natürlicher Sprache eingeben, zum Beispiel „Wie erstelle ich ein Diagramm?“

Bestimmt ist Ihnen über dem Menüband schon das Feld mit der Glühbirne und dem Text „Was möchten Sie tun?“ oder „Sie wünschen“ rechts von den Registern aufgefallen. Sie können damit Excel-Befehle finden, Funktionen aufrufen und auf diese Weise be­schleunigt arbeiten.

Geben Sie nach einem Klick in das Suchfeld einen Suchbegriff oder ein Stichwort ein, zu dem Sie mehr erfahren möchten. Schreiben Sie zum Beispiel Löschen, schlägt Excel bereits beim Tippen den Verweis „Zellen löschen“ vor. Ein Klick auf den Vorschlag, und Excel bringt Sie zum Dialog für das Löschen von Zellen, Zeilen und Spalten.

Tippen Sie senden in das Hilfefeld ein, bietet Excel sogleich an erster Stelle ein Ausklappmenü an, über das Sie Ihr Arbeitsblatt blitzschnell als Mailnachricht oder PDF-Anhang an eine Mail verschicken können. Schreiben Sie in das Suchfeld Aufsteigend sortieren und drücken Sie die Enter-Taste, so sortiert Excel die Zellen des Arbeitsblatts – das ist ausgesprochen praktisch!

Microsoft Office: So sehen die neuen Icons aus

2. Formatierung & Gestaltung

2.1 Vorlagensammlung aus dem Internet nutzen

Excel bringt zahlreiche Onlinevorlagen mit Tabellen für viele alltägliche Aufgaben mit, die Sie als Basis für Ihre Arbeitsblätter einsetzen können.

Ob beruflich oder privat – Vorlagen machen in Excel das Erstellen von Tabellen zum Kinderspiel. Es gibt Pläne, Listen, Kalender, Fahrtenbücher, Rechenblätter und eine Vielzahl von weiteren nützlichen Musterdokumenten, die Sie im Programm mit Klicks auf „Datei“ und „Neu“ erreichen.

Wählen Sie eine Vorlage anhand der Vorschaugrafik aus. Falls Sie in den vorgeschlagenen Tabellen nichts Passendes finden, klicken Sie in das Eingabefeld „Nach Onlinevorlagen suchen“ und tippen ein Stichwort wie etwa Fahrtenbuch ein, welches das gesuchte Arbeitsblatt oder den Anlass beschreibt, für den Sie eine Vorlage benötigen. Die Ergebnisse werden anschließend angezeigt und lassen sich in der rechten Spalte nach Kategorien einschränken.

Ein Klick auf eines der Vorschaubilder öffnet eine vergrößerte Ansicht der Mustertabelle mit einer kurzen Beschreibung. Wenn die Vorlage Ihren Erwartungen entspricht, dann klicken Sie einfach auf „Erstellen“. Excel lädt die Vorlage nachfolgend auf Ihren Rechner und öffnet das Arbeitsblatt.

2.2 Tabellen schnell ansprechend formatieren

Excel hat eine Reihe von Designvorlagen an Bord, mit denen Sie Ihren Tabellen im Schnellverfahren eine vorzeigbare Optik verleihen.

Bei Tabellen, die Sie weitergeben oder in Besprechungen mit Kollegen verwenden, spielt die optische Gestaltung oft eine wichtige Rolle. Um Ihren Arbeitsblättern mit nur wenigen Klicks ein ansehnliches Aussehen zu verleihen, können Sie auf die in Excel vordefinierten Formatvorlagen mit Einstellungen für Farben, Schriften und Formatierungen zurückgreifen. Auf diese Weise lässt sich Ihre Tabelle ohne großen Aufwand verschönern. Markieren Sie dazu mit der Maus sämtliche Zellen Ihrer Tabellen und gehen Sie im Menüband „Start“ auf das Symbol „Als Tabelle formatieren“. Suchen Sie sich aus der angezeigten Palette eine Vorlage aus, die Ihnen gefällt. Setzen Sie danach ein Häkchen vor „Tabelle hat Überschriften“, falls Ihre Tabelle Überschriften enthält. Nach dem Bestätigen mit „OK“ formatiert Excel die Tabelle wie gewünscht.

Für den Fall, dass Sie eine andere Vorlage ausprobieren möchten, gehen Sie bitte erneut auf das Symbol „Als Tabelle Formatieren“. Beim Überfahren der Vorlagen mit der Maus sehen Sie Ihre Tabelle dann in einer Live-Vorschau mit der jeweiligen Formatierung. Die Farben und die Schriftart der Formatvorlage passt Excel an das Design an, das Sie mit Klicks auf „Seitenlayout“ und „Designs“ auswählen. Wechseln Sie einfach das Design, wenn Sie noch mehr Ge­staltungsmöglichkeiten wünschen.

2.3 Formatierung von Zellen übertragen

Das einheitliche Aufhübschen von Tabellen erleichtert der Formatierungspinsel. Er überträgt Ihre Formatierungen einfach auf andere Zellen.

Eine einmal vorgenommene Formatierung von Zellen lässt sich ganz schnell auf andere Zellen übertragen. Sie brauchen dadurch nicht sämtliche Arbeitsschritte für die Formatierung zu wiederholen.

Formatierung einmal übertragen

Markieren Sie zunächst die Zelle(n), deren Format Excel übertragen soll. Klicken Sie auf dem Menüband „Start“ rechts auf den Pinsel „Format übertragen“. Klicken Sie danach die Zelle(n) an, auf die Sie die Formatierung anwenden möchten. Sie können auf diese Weise einzelne Zellen, jedoch auch zusammenhängende Zellbereiche mit der neuen Formatierung versehen.

Formatierung mehrfach übertragen

Mit einem Doppelklick auf den Pinsel rastet dieser ein. So übertragen Sie die Formatierungen auch auf mehrere, nicht zusammenhängende Zellen. Haben Sie sämtliche gewünschte Tabellenbereiche durch Anklicken formatiert, deaktivieren Sie als Nächstes den Pinsel mit einem Mausklick auf seine Schaltfläche oder durch Drücken der Esc-Taste wieder.

2.4 Bestimmte Werte optisch hervorheben

Mit zunehmender Tabellengröße leidet die Übersicht. Excel bietet deshalb smarte Funk­tionen, um den Blick des Betrachters auf höchste, durchschnittliche und niedrigste Werte sowie negative Ergebnisse zu lenken.

Durch bedingte Formatierungen stellen Sie in großen Datenbeständen jene Werte in den Fokus, die von größter Relevanz sind. Wenn Sie beispielsweise eine Liste aus dem finanziellen Bereich angelegt haben, sollen alle negativen Werte rot hinterlegt werden, damit sie aus der Masse der Daten hervorstechen. Markieren Sie dazu den betreffenden Datenbereich und öffnen Sie unter „Start“ das Menü „Bedingte Formatierung“. Bewegen Sie den Mauspfeil mithilfe von „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ und entscheiden Sie sich im Ausklapp­menü für die Option „Kleiner als …“. In den daraufhin erscheinenden Dialog geben Sie 0,00 € ein und wählen im Ausklappmenü rechts „mit hellroter Füllung“. Nach der Bestätigung mit „OK“ werden alle negativen Beträge rot hinterlegt. 

Sie können die Anzeige verfeinern, indem Sie „Regeln für oberste/unterste Werte“ auswählen und im Dialog die Anzahl der zu markierenden Werte eingeben. So hebt die Funktion „Untere 10 Elemente“ durch die Eingabe von 5 im linken Feld die Zellen mit den fünf niedrigsten Werten hervor. 

Aufschlussreiche Ergebnisse fördern ebenfalls die Regeln „Über dem Durchschnitt“ wie auch „Unter dem Durchschnitt“ zutage. Excel ermittelt dabei den Durchschnittswert aller markierten Zellen und hebt die gewünschte Anzahl an Werten hervor, die über oder unter dem Durchschnitt liegen. Möchten Sie optisch in die Vollen gehen, so sollten Sie sich die drei Varianten „Datenbalken“, „Farb­skalen“ und „Symbolsätze“ einmal näher anschauen. „Datenbalken“ hinterlegt alle Zellen mit unterschiedlich langen Balken, die dem enthaltenen Wert entsprechen. „Farbskalen“ erzeugt farblich abgestufte Hinterlegungen – ähnlich den bekannten Energieeffizienz-Labels bei Elektrogeräten. „Symbolsätze“ markiert die Zellen je nach Wert mit Symbolen in unterschiedlichen Farben.

2.5 Datenformate für Zellen festlegen

Excel unterscheidet zwischen Zahlen, Texten, Zeit-/Datumsangaben, Währungen und vielem mehr. So stellen Sie das richtige Format ein.

Das Zellenformat bestimmt nicht nur das Aussehen der Zellinhal­te, sondern es ermöglicht auch Berechnungen und den Einsatz von Formeln. Möchten Sie beispielsweise ein Haushaltsbuch anlegen, formatieren Sie die Zellen mit den Einnahmen und Ausgaben als „Währung“, woraufhin sie mit einem nachgestellten Euro-Zeichen präsentiert werden und sich zum Addieren oder Subtrahieren heranziehen lassen. Klicken Sie in die gewünschte Zelle oder wählen Sie bei gedrückt gehaltener Umschalt- oder Strg-Taste mehrere Zel­len gemeinsam aus. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie auf „Zellen formatieren“. Im Bereich „Zahlen“ haben Sie im Anschluss daran eine Auswahl von verschiedenen Datenformaten, wobei „Zahl“ („1234“), „Währung“ („1.234 €“), „Datum“ („01.03.2019“) und „Text“ („Abcd“) die wichtigsten sind. Im mittleren Fensterbereich legen Sie die Anzahl der Dezimalstellen fest und können beispielsweise ein anderes Währungssymbol definieren – zum Beispiel „$“ statt „€“. Oberhalb der Einstellungsfelder sehen Sie unter „Beispiel“ eine Vorschau der aktuell ausgewählten Zelle im neuen Datenformat.

2.6 Breite und Höhe von Zellen optimieren

Oft passen lange Überschriften oder andere Werte nicht in eine Spalte oder Zeile, sodass sie gar nicht oder abgeschnitten dargestellt werden. Mit der automatischen Anpassung korrigiert Excel solche Fehler für Sie.

Wenn ein Inhalt die Breite einer Zelle überschreitet – beispielsweise bei langen Datumsangaben wie „02.04.2019“ –, sehen Sie in den be­treffenden Zellen lediglich eine Reihe Doppelkreuze („######“, Bild unten links). Nun könnten Sie die Spaltenbreite manuell anpassen, doch mithilfe der richtigen Vorgehensweise geht es wesentlich schneller. Markieren Sie die gewünschte Spalte durch Anklicken des Buchstabens in der Spaltenleiste und öffnen Sie als Nächstes in der oberen Symbolleiste das Menü „Format“. Wählen Sie „Spaltenbreite automatisch anpassen“ (Bild unten Mitte), und schon passt Excel die markierte Spalte in der Breite automatisch auf den jeweiligen Inhalt an (Bild unten rechts). Ganz ähnlich verfahren Sie auch bei der Zeilenhöhe – etwa dann, wenn ein groß formatierter Text an die Zellenbegrenzungen stößt oder gar abgeschnitten wird. Markieren Sie die betreffende Zeile durch einen Klick auf die Zahl in der linken Zeilenleiste, öffnen Sie das Menü „Format“ und wählen Sie jetzt die Funktion „Zeilenhöhe automatisch anpassen“.

2.7 Spalten, Zeilen und Fenster fixieren

Zeilen oder Spalten zu fixieren, hilft Ihnen, den Überblick in Tabellen zu behalten. Fixierte Zellen werden auch noch angezeigt, wenn Sie scrollen.

Das kennen Sie bestimmt: Beim Befüllen von Zellen weiter unten oder rechts in einer umfangreichen Tabelle sind Sie nicht sicher, in welche Zeile oder Spalte der Wert, den Sie eintragen möchten, eigentlich gehört. Da hilft nur lästiges Scrollen, Nachsehen und wieder Zurückscrollen. Einfache Abhilfe: Frieren Sie eine oder mehrere Zeilen oder Spalten zur permanenten Anzeige ein.

Zeile fixieren:  Um die oberste Zeile festzuhalten, wechseln Sie zum Register „Ansicht“. Klicken Sie dort in der Gruppe „Fenster“ auf das Symbol „Fenster fixieren“. Es öffnet sich ein Auswahlmenü, in dem Sie auf „Oberste Zeile fixieren“ gehen.

Spalte fixieren:  Sie möchten die Spalte A fixieren – klicken Sie auf „Ansicht –› Fenster fixieren –› Erste Spalte fixieren“.

Mehrere Zeilen fixieren:  Markieren Sie die Zeile unter der untersten Zeile, die Sie fixieren möchten. Dazu setzen Sie den Mauszeiger ganz vorne auf die Zeilennummer, bis ein dicker Pfeil erscheint, und klicken. Für mehrere Spalten markieren Sie ganz oben den Buchstaben der Spalte rechts davon. Anschließend gehen Sie zu „Ansicht –› Fenster fixieren –› Fenster fixieren“.

Zeilen und Spalten fixieren:  Klicken Sie in die Zelle, die unter und rechts von der/den zu fixierenden Zeile(n) und Spalte(n) liegt. Danach wählen Sie „Ansicht –› Fenster fixieren –› Fenster fixieren“.

Fixierung wieder aufheben:  Klicken Sie unabhängig von der Cursor-Position auf „Ansicht –› Fenster –› Fixierung aufheben“.

BSI: So konfigurieren Sie Microsoft Office sicher

2.8 So bekommen Sie die Einfügeoptionen in den Griff

Sie haben etwas aus der Zwischenablage eingefügt und dadurch ist die Tabellenformatierung zerstört? Dieser Tipp macht Sie zum Profi, was das Einfügen von zuvor kopierten Inhalten in Excel betrifft.

Möchten Sie markierte Zellen kopieren und an anderer Stelle auf Ihrem Arbeitsblatt wieder einfügen, berücksichtigt Excel die ursprüngliche Formatierung. Das bedeutet: Statt Schriftart, Schriftgröße, Farbe, Ausrichtung und so weiter automatisch an den Zielbereich anzupassen, werden Text und Zahlen mit Originalformatierung eingefügt. Häufig ist dies nicht erwünscht, und Sie müssen die Zellen manuell nachformatieren.

Format nachträglich anpassen

Das Mittel gegen Einfügeärger ist das Zwischenablagesymbol mit Pfeil, das Excel schwebend neben den eingefügten Zellen über dem Arbeitsblatt einblendet. Klicken Sie darauf, so erscheint eine Mini- Palette mit Einfügeoptionen zum Anklicken. Beispielsweise kann Excel die ursprüngliche Formatierung der Zellen entfernen, Rahmen löschen, die Spaltenbreite auf die Ursprungsspalte anpassen oder statt der Zelleninhalte lediglich die dahinterliegenden Formeln einfügen. Beim Überfahren der Symbole mit dem Mauszeiger blendet Excel kurze Erklärungen ein.

Format beim Einfügen anpassen

Ist Ihnen das Anklicken des schwebenden Symbols nach dem Einfügevorgang zu umständlich, klicken Sie in der Menüpalette „Start“ auf den Pfeil unter dem Symbol „Einfügen“. Nun können Sie direkt auswählen, wie Excel die Daten in Ihre Tabelle einfügen soll.

2.9 Diagramme erstellen und formatieren

So machen Sie aus tristen Zahlen­kolonnen anschauliche Diagramme.

Die Umsatzliste aus der Abbildung rechts ist für sich genommen schon aussagekräftig – doch erst ein schickes Diagramm visualisiert die Unterschiede zwischen den Filialen auf einen Blick.

Markieren Sie den Datenbereich inklusive der Überschriften und wählen Sie in der Menüleiste „Einfügen –› Empfohlene Diagramme“. Anhand der Struktur der Daten schlägt Excel automatisch den passenden Diagrammtyp vor – im Beispiel ein Säulendiagramm. Nach einem Klick auf „OK“ erscheint das Diagramm auf der Arbeitsfläche und lässt sich bei gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Stelle verschieben. Das Menüband schaltet sich automatisch in den Modus „Entwurf“, sodass Sie durch Anklicken der Miniaturen ein anderes Erscheinungsbild wählen können. Im Menü „Farben ändern“ passen Sie die Farben der Bal­ken an Ihre Vorstellungen an. Per Rechtsklick in einen freien Diagrammbereich und „Diagrammbereich formatieren“ erscheint am rechten Fensterrand der Arbeitsbereich zum Formatieren der Grafik – hier können Sie unter anderem eine Hintergrundfarbe festlegen, einen Farb­verlauf einfügen oder die Rahmenstärke variieren. Indem Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben „Diagrammoptionen“ klicken, lassen sich alle Bestandteile des Diagramms separat auswählen und formatieren – beispielsweise der Titel, die Legende oder die einzelnen Datenreihen.

2.10 Bilder und Logos in Diagramme einfügen

Mit Bildern, Logos und Textfeldern verleihen Sie Ihren Diagrammen einen persönlichen Touch mit hohem Wiedererkennungswert.

Neben den Standardelementen eines Diagramms wie Datenreihen, Achsen, Überschrift und Legende können Sie die Diagrammfläche mit Elementen anreichern, beispielsweise mit einem Firmenlogo. Markieren Sie die Diagrammfläche, indem Sie mit der linken Maustaste in einen freien Bereich innerhalb des Rahmens klicken. Gehen Sie daraufhin in der Menüleiste auf „Einfügen“. Jedes Element, das Sie nun einfügen, wird mit dem Diagramm verknüpft und lässt sich lediglich innerhalb des Diagrammrahmens positionieren.

Passen Sie die Größe des gesamten Diagramms durch Verschieben der Eckpunkte an, so werden ebenfalls die verknüpften Elemente vergrößert oder verkleinert.

Im Beispiel wurde rechts oben mit „Einfügen –› Symbole“ ein Piktogramm als Logo geladen und nach rechts oben verschoben. Der Firmenname links oben wurde mit „Einfügen –› Textfeld“ ins Diagramm integriert. Durch Verschieben der runden Anfasserpunkte in den Objektrahmen können Sie die Elemente frei in der Größe anpassen. Möchten Sie die Balken mit Bildern füllen, dann klicken Sie den Balken einer Datenreihe mithilfe der rechten Maustaste an und wählen „Datenreihen formatieren“. In der Seitenleiste rechts kli­cken Sie auf das Farbeimersymbol, gefolgt von „Bild- oder Texturfüllung“. Daraufhin können Sie eine beliebige Bilddatei von lokalen Speichermedien („Datei“), aus der Windows-Zwischenablage („Zwischenablage“) oder über die Bing-Bildersuche aus dem Internet („Online“) einfügen. Das Menü „Textur“ direkt unterhalb der „Online“-Taste stellt darüber hinaus einige klassische Hintergrundtexturen wie Papier, Stein oder Wasser bereit.

3. Formeln

3.1 Alle Formeln auf einmal anzeigen lassen

In einer Tabelle haben Sie mehrere Formeln eingegeben. Nun möchten Sie die im Blatt hinterlegten Formeln allesamt im Klartext betrachten.

Das Eingeben von Formeln ist fehlerträchtig, zumal Excel die Formel einer Zelle nur dann anzeigt, wenn Sie sie gerade bearbeiten oder markieren und in der Folge die F2-Taste drücken. Zur Überprüfung kann es sinnvoll sein, alle Formeln im Arbeitsblatt offenzulegen. Positiver Nebeneffekt: Sie erfahren auf einen Blick, welche Felder über Formeln und Funktionen berechnete Inhalte haben und wo feste Werte eingegeben wurden.

Zum Aufdecken sämtlicher Formeln im Klartext gehen Sie in das Register „Formeln“. Klicken Sie auf dem Menüband ganz rechts auf die Schaltfläche „Formeln anzeigen“.

Excel schaltet auf die Formeldarstellung um. Damit die Formeln leicht lesbar sind, passt Excel die Spaltenbreite vorübergehend an und macht die Zellen breiter. Keine Angst – ein erneuter Klick auf „Formeln anzeigen“ wechselt wieder zur gewohnten Ergebnisanzeige und setzt die Spalten auf ihre ursprüngliche Breite zurück.

3.2 Funktionsbibliothek zur Formeleingabe nutzen

Ob Gleichungen, Prozentrechnen, finanzmathematische respektive statistische Funk­tionen oder das Rechnen mit Kalender und Uhrzeitangaben – mit wenigen Mausklicks greifen Sie auf die benötigten Funktionen zu.

Für das bequeme Auswählen von Funktionen in Formeln bietet Ex­cel Ihnen ein eigenes Menü­band, das Sie mit einem Klick auf das Register „Formeln“ öffnen.

In der Gruppe „Funktionsbibliothek“ des Menübands befinden sich sechs Kategorien, über die Sie sämtliche Funktionen aufrufen können, die Excel kennt. Weitere sechs Kategorien erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Mehr Funktionen“. Jede Kategorie bietet Ihnen eine Vielzahl von vorgefertigten Formeln, die sich ganz leicht in Ihr Arbeitsblatt übernehmen lassen. Eine Funktion besteht in Excel bis auf wenige Ausnahmen aus einem einleitenden Gleichheitszeichen („=“), dem Funktionsnamen und den in runden Klammern eingeschlossenen Argumenten. Argumente sind die durch Semikolon getrennten Werte, die Sie als Zahl oder über Zellbezüge eingeben. Die bekanntesten Ausnahmefunktionen, die ohne Argument auskommen, sind das heutige Datum „=HEUTE()“, das aktuelle Datum mit Uhrzeit „=JETZT()“ und die Kreiszahl „=PI()“.

Markieren Sie die Zelle, in die Sie eine Funktion einfügen möchten. Klappen Sie in der Funktionsbibliothek dann die gewünschte Kategorie auf und klicken Sie einen für Ihre Zwecke geeigneten Eintrag an. Nun erscheint ein Dialogfeld zur Eingabe der Argumente.

3.3 Brüche so eingeben, dass Excel sie richtig anzeigt und berechnet

Wenn Sie oft mit Mengenangaben wie „Halb“, „Viertel“ oder „Achtel“ zu tun haben, brauchen Sie einen Weg, um Brüche wie „1/2“, „1/4“ oder „1/8“ in Zellen einzugeben und für Berechnungen zu verwenden.

Wenn Sie versuchen, in eine Zelle einen Bruch wie beispielsweise „1/2“ einzugeben, erhalten Sie als Ergebnis die Datumsangabe „01. Feb“. Um den Bruch korrekt darzustellen und ihn als Berechnungsgrundlage verwenden zu können, markieren Sie bitte die betreffende Zelle, führen einen Rechtsklick darauf aus und wählen „Zellen formatieren“. Klicken Sie in der linken Randspalte „Kategorien“ auf „Bruch“ und wählen Sie unter „Typ“ die gewünschte Darstellungsform aus – in unserem Beispiel „Einstellig (1/4)“. Geben Sie erneut ei­nen Bruch wie „1/2“ ein, wird dieser nun richtig dargestellt und von Excel korrekt interpretiert, wie Sie an der Angabe „0,5“ in der oberen Eingabeleiste erkennen können.

3.4 Rechenarten in gewünschter Reihenfolge

Die Punkt-vor-Strich-Regel und das Setzen von Klammern gibt es auch in Excel. Beide Regeln steuern, in welcher Reihenfolge Excel für Sie rechnet.

Verwenden Sie in einer Formel verschiedene Rechenarten, so ist die Reihenfolge wichtig, in welcher Sie die Berechnungen eintragen. Denn das Programm hält sich strikt an die mathematischen Grundlagen und führt Multiplikationen und Divisionen vor Additionen und Subtraktionen durch.

Lautet die Formel beispielsweise =5+2*6, dann multipliziert Excel zunächst einmal 2 mit 6 und addiert daraufhin 5 – Ergebnis: 17. Würde zuerst die Addition durchgeführt, so wäre das falsche Ergebnis 42. Wenn Sie die Punkt-vor-Strich-Regel außer Kraft setzen, müssen Sie Klammern verwenden. Die Beispielformel würde dann =(5+2)*6 lauten.

3.5 Zellbezüge herstellen

Indem Sie Bezüge zwischen zwei oder mehreren Zellen herstellen, können Sie in Tabellen mit Inhalten jonglieren und Berechnungen durchführen.

Eine große Stärke von Excel ist die Fähigkeit des Programms, unter Verwendung von Formeln Daten basierend auf Inhalten anderer Zellen zu berechnen. Die Basis dafür bilden Zellbezüge.

Einen Zellbezug stellen Sie in Excel mithilfe des „=“-Zeichens her. Möchten Sie beispielsweise, dass in der Zelle B6 derselbe Inhalt wie in der Zelle A1 steht, klicken Sie doppelt auf die Zelle B6 und geben =A1 ein. Egal, was Sie nun in Zelle A1 eintragen: Der Inhalt von Zelle B6 wird von Excel stets automatisch angepasst. Alternativ können Sie die Bezugszelle auch mit der Maus auswählen: Geben Sie in der Zelle B6 = ein, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zelle A1 und bestätigen Sie per Eingabetaste. Zellbezüge lassen sich auch über mehrere Tabellen in einer Arbeitsmappe anlegen. Klicken Sie in der unteren Leiste ne­ben „Tabelle 1“ auf das Pluszeichen, um eine neue Tabelle anzulegen. Jetzt können Sie beispielsweise einen Bezug zwischen A1 in Tabelle 1 und A1 in Tabelle 2 herstellen. Klicken Sie in der Tabelle 2 doppelt auf die Zelle A1 und geben Sie = ein. Wechseln Sie danach in der unteren Leiste zurück zu Tabelle 1 und klicken Sie auf die Zelle A1, gefolgt von der Eingabetaste. Dann erscheint in der Tabelle 2 der korrekte Zellbezug „=Tabelle1!A1“.

4. Extras

4.1 Taschenrechner in Excel einbinden

Excel ist ein Rechengenie. Doch geht es lediglich darum, ein paar Zahlen zu addieren, sind Sie mit dem Taschenrechner schneller.

Für eine einfache Berechnung mal eben zwischendurch ist es überraschend praktisch, den Windows-Taschenrechner in Excel einzubauen. Platz dafür bietet die Schnellzugriffsleiste, die links oben auf dem grünen Balken des Programmfensters sitzt.

Klicken Sie zu diesem Zweck im Excel-Fenster links oben auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil.

Im folgenden Fenster öffnen Sie das Ausklappfeld unter „Befehle auswählen“ und stellen „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ ein. Scrollen Sie in der darunter angezeigten Liste nach unten. Markieren Sie „Rechner“ und klicken Sie danach auf „Hinzufügen“. Excel übernimmt den „Rechner“ in die Liste auf der rechten Seite. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit „OK“.

Ab sofort ist der Windows-Rechner in Excel über ein eigenes Symbol links oben auf dem grünen Fensterbalken startklar.

4.2 Symbole und Sonder­zeichen eingeben

Vom geschwungenen Häkchen unter dem C im Französischen über Kreise und Kästchen bis hin zum Telefonhörer: Mit der Symbolfunktion bauen Sie Sonderzeichen und kleine grafische Elemente in Ihre Tabellen ein.

Mal ist es ein ausländischer Name, den Sie mit Sonderzeichen in richtiger Schreibweise eingeben möchten, mal ein Briefsymbol oder ein Kreis zum Ankreuzen in der ausgedruckten Tabelle. Um Ihre Tabellen mit Symbolen und Sonderzeichen zu ergänzen, können Sie in Excel auf einen Fundus von Elementen zurückgreifen, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind.

Benötigen Sie ein Sonderzeichen, das Sie nicht auf der Tastatur fin­den, aktivieren Sie das Menü­band „Einfügen“ und klicken auf „Symbol“. Bei kleiner gezogenem Excel-Fenster klicken Sie bitte zu­erst einmal auf „Symbole“ und im Anschluss daran auf „Symbol“.Im nächsten Fenster zeigt Excel Ihnen eine Viel­zahl von Sonder­zeichen an. Stellen Sie ganz oben bei „Schriftart“ die Schriftart ein, die Sie in Ihrer Tabelle verwenden. Für häufig genutzte grafische Symbole wählen Sie die Schriften „Wingdings“, „Wingdings 2“ oder „Wingdings 3“ aus.

Suchen Sie in der Tabelle darunter nach dem benötigten Zeichen. Ein Doppelklick darauf fügt es in die aktive Zelle ein. Gleichzeitig nimmt Excel das eingefügte Zeichen in die Reihe „Zuletzt verwendete Symbole“ auf. Bei einem erneuten Aufruf des Symbol-Dialogfensters brauchen Sie nicht wieder zu suchen, sondern können das Zeichen sofort doppelt anklicken.

LibreOffice Calc: Sechs Anleitungen zum Einstieg

4.3 Tabellen richtig ausdrucken

So bringen Sie Ihre Arbeitsmappen perfekt zu Papier.

Wenn Excel statt einer Seite drei oder vier Seiten mit Fragmenten Ihrer Tabelle druckt, empfiehlt es sich, einen Blick in die Druckvorschau zu werfen. Wählen Sie „Datei –› Drucken“ und versuchen Sie zunächst einmal einen Formatwechsel vom Hoch- aufs Querformat – in der breiten Darstellung finden viele Tabellen besser Platz. Hilft diese Maßnahme nicht, öffnen Sie unter „Einstellungen“ das unterste Ausklappmenü. Ist hier „Keine Skalierung“ eingestellt, nimmt Excel beim Ausdruck keine Anpassungen der Zellen- und Spaltengrößen vor. Mittels „Blatt auf einer Seite darstellen“ versucht Excel, alle Inhalte der Tabelle auf einer einzigen Seite unterzubringen. Diese Maßnahme kann mitunter jedoch zu sehr kleinen Schriftgrößen füh­ren, sodass die Tabelle nicht mehr leicht lesbar ist. Daher sollten Sie die Tabellendaten kontrolliert auf mehrere Blätter aufteilen. Per „Alle Spalten auf einer Seite darstellen“ verkleinert Excel die Spalten so weit, dass sie die ganze Seitenbreite ausfüllen, während überschüssige Zeilen auf weiteren Seiten gedruckt werden. Ähnlich funktioniert auch „Alle Zeilen auf einer Seite darstellen“: Spalten, die den Seitenrahmen sprengen würden, werden auf eine wei­tere Seite ausgelagert. Ratsam ist die erstere Option, da sie die Spaltentitel zusammenhält.

4.4 Arbeitstage ermitteln

Wie viele Arbeitstage hat der Dezember in diesem Jahr? Solche Fragen beantwortet Ihnen Excel blitzschnell.

Wenn Sie auf Stundenlohnbasis arbeiten oder einfach wissen wollen, wie viele Arbeitstage im folgenden Monat auf Sie zukommen, ist die Anzahl der Nettoarbeitstage ohne Wochenenden für Sie von Bedeutung. Excel stellt Ihnen hierfür eine praktische Funktion zur Verfügung: =NETTOARBEITSTAGE.

Tragen Sie in Zelle A1 das Startdatum und in A2 das Enddatum ein. In Zelle B2 geben Sie die Formel =NETTO­ARBEITS­TAGE(A1;A2) ein. Ohne Samstage und Sonntage bekommen Sie das Ergebnis „22“. Allerdings hat der Dezember einige Feiertage. Recherchieren Sie on­line für Ihr Bundesland und geben Sie das Datum des ersten und zweiten Weihnachtsfeiertages sowie Heilig Abend und Silvester (falls dienstfrei) in die Spalte D ein. Bei vier Feiertagen 24.12. bis 26.12. und 31.12. in den Zellen D1 bis D4 ändern Sie die Formel in B2 wie folgt: =NETTOARBEITSTAGE(A1;A2;D1:D4). Jetzt reduziert sich die Zahl der Arbeitstage in Zelle B2 auf angenehme 18.

4.5 Checklisten erstellen

Mit einer Checkliste für wichtige Projekte vergessen Sie nichts mehr. Excel unterstützt Sie beim Abhaken von Aufgaben durch Farbmarker. So wissen Sie jederzeit, wie es konkret um Ihr Vorhaben steht.

Die Koordination beispielsweise eines Umzugs kann stressig sein. Da hilft eine Checkliste, für die Sie mit dem Tastenkürzel Strg-N ein neues Arbeitsblatt anlegen. Schreiben Sie in die Spalte A der Reihe nach die Aufgaben und in Spalte B jeweils ein ja für erledigt oder ein nein für noch offen.

Nun soll Excel offene Tätigkeiten rot und die erledigten Aufgaben grün einfärben. Dazu markieren Sie die „erledigt?“-Zelle hinter der ersten Aufgabe – in unserem Beispiel B6 – und gehen im Men­ü­band „Start“ auf das Symbol „Bedingte Formatierung“. Es erscheint ein neues Menü, in dem Sie auf den Befehl „Neue Regel“ klicken. Im nächsten Fenster markieren Sie die Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden“. In das Eingabefeld unter „Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist“ schreiben Sie =$B6=“ja“. Klicken Sie dann auf „Formatieren“ und stellen Sie bei „Farbe“ ein Grün ein. Bestätigen Sie mit „OK“ und „OK“. Gehen Sie nun nochmals zu „Start –› Bedingte Formatierung –› Neue Regel –› Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden“. Diesmal geben Sie =$B6=“nein“ ein und wählen nach einem Klick auf „Formatierung“ die Farbe Rot aus. Bestätigen Sie anschließend mit „OK“ und „OK“.

Kopieren Sie zum Abschluss die neue Formatierung aus Zelle B6 mit dem Pinsel „Formatierung übertragen“ aus der Menüpalette „Start“ auf die übrigen „erledigt?“-Zellen. Diese färben sich danach automatisch passend zum Text ein.

4.6 Spaltenkopf beim Drucken wiederholen

©Nongkran_ch / Bigstock

Sie verbessern die Lesbarkeit auf Ausdrucken von mehrseitigen Tabellen, wenn Sie den Spaltenkopf auf jeder Seite wiederholen.

Excel druckt Spaltenüberschriften standardmäßig nur auf der ersten Seite aus. Um das zu ändern, klicken Sie auf „Seitenlayout“ und als Nächstes auf das Icon „Drucktitel“. Gehen Sie nun im Fenster „Seite einrichten“ zum Register „Blatt“ und klicken Sie in das Eingabefeld „Wiederholungszeilen oben“.

Lassen Sie das Fenster offen und klicken Sie in die Zeile Ihrer Tabelle, in der die Überschrift steht. Excel übernimmt die Zeile da­raufhin in das Eingabefeld. Bestätigen Sie mit „OK“. Ab sofort wiederholt Excel beim Ausdruck Ihrer Tabelle die Überschriften der Spalten auf jeder Seite.

4.7 Eigene Makros in Excel aufzeichnen

Die Makro-Funktion von Excel spart viel Zeit und Nerven bei stetig wiederkehrenden Aufgaben. Wir erklären, wie Sie den eingebauten Rekorder nutzen.

Bei Makros handelt es sich um aufgenommene Befehls- oder Eingabesequenzen, die sich jederzeit per Mausklick ausführen lassen. Diese Aufnahmen nutzen Sie immer dann, wenn Sie wiederkehrende Aufgaben in Excel erledigen müssen. Sie können beliebig viele Makros anfertigen und auf Wunsch auch mit Tastenkürzeln für den schnellen Zugriff versehen. Die Makro-Funktionen von Excel verstecken sich im Menü „Ansicht“ rechts hinter dem Icon „Makros“. Ein simples Beispiel: Sie verwenden für Ihre Finanz­eingaben stets mit einem Tausenderpunkt getrennte Beträge ohne Nachkomma­stellen mit dem Euro-Zeichen „€“ – also etwa „10.000 €“. 

Statt nun in jeder neuen oder an Sie übermittelten Tabelle dieses Zahlenformat manuell einzustellen, nutzen Sie einfach ein Makro. Klicken Sie eine Zelle mit einem Betrag an und wählen Sie „Ansicht –› Makros –› Makro aufzeichnen“. Jetzt erscheint der Dialog „Makro aufzeichnen“, den Sie im Bild oben sehen. Geben Sie ganz oben einen Namen für das Makro ein, gefolgt von einer Tastenkombination (im Beispiel Strg-G) und dem gewünschten Speicherort. Letzterer kann nur die aktuelle Arbeitsmappe, eine neue Mappe oder Ihre persönliche Makro-Arbeitsmappe sein. Eine Beschreibung im unteren Bereich hilft bei der Organisation mehrerer Makros. Nach einem Klick auf „OK“ beginnt der Aufnahmevorgang. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Betragszelle, wählen Sie „Zellen formatieren“ und aktivieren Sie die Kategorie „Währung“. Neben „Dezimalstellen“ geben Sie 0 ein und bestätigen per Enter-Taste. Klicken Sie danach wieder auf das Symbol „Makros“ und wählen Sie „Aufzeichnung beenden“. 

Nun ist es an der Zeit, Ihr Makro auszuprobieren: Geben Sie in eine neue Zelle eine beliebige Zahl ein, etwa 1234. Drücken Sie dann die Ihrem Makro zugewiesene Tastenkombination Strg-G, verwandelt sich die Anzeige wie von Geisterhand in „1.234 €“. Sie sind natürlich nicht auf solche einfachen Vorgänge beschränkt, sondern können auch mehrere Anweisungen in ein Ma­kro packen. Makros lassen sich aber nicht nur über Tastenkombinationen starten. Unter „Ansicht –› Makros –› Makros anzeigen“ bekommen Sie eine Liste all Ihrer Aufzeichnungen präsentiert (Bild oben). Klicken Sie alternativ zu der Tastenkombination einfach das ge­wünschte Makro an und wählen Sie rechts oben „Ausführen“.

4.8 Excel-Tabellen im Browser bearbeiten

Excel-Dokumente unterwegs auf einem Computer ohne installiertes Excel bearbeiten? Kein Problem: Die Onlineversion der Excel-Tabellenkalkulation läuft im Browser und Daten speichern Sie im Web.

Für Nutzer der Aboversion Office 365 hält Microsoft ein nützliches Bonbon bereit: Auf der Seite www.office.com starten Sie eine webbasierte Version der Office-Module Excel, Word und Powerpoint. Die Onlineausgabe des Büropaketes einschließlich Excel ist betriebssystemunabhängig und funktioniert auf den meisten halbwegs aktuellen PCs – sogar unter Linux. Öffnen und Speichern lassen sich Dokumente in Microsofts Clouddienst Onedrive, der im Office-365-Abonnement ohnehin enthalten ist. Und so geht’s:

1. Öffnen Sie einen Browser wie beispielsweise Firefox, Chrome oder Edge und rufen Sie www.office.com auf.
2. Klicken Sie auf „Anmelden“ und geben Sie als Nächstes Ihre Microsoft-Zugangsdaten ein. Falls die Frage „Angemeldet bleiben“ erscheint, klicken Sie einfach auf „Nein“. Im Folgenden sehen Sie Icons für die Office-Anwendungen und eine Liste der zuletzt in Onedrive bearbeiteten Dokumente.
3. Zum Start von Excel klicken Sie auf das Excel-Symbol. Danach können Sie wie gewohnt mit Excel arbeiten. Zum Beenden von Excel klicken Sie auf „Abmelden“ und schließen den Browser.

4.9 Excel-Tabellen in Onedrive bearbeiten

Mit dem Onlinespeicher Onedrive haben Sie Ihre Excel-Dokumente immer dabei und können die Dateien im Browser auch bearbeiten.

Microsofts passwortgeschützte Onlinefestplatte Onedrive ist fester Bestandteil von Windows 10 und dem Office-Paket Office 365.

Excel-Dateien in Onedrive speichern

Das Onedrive-Laufwerk auf Ihrem PC besteht aus einem gleich­namigen Ordner auf der Systemfestplatte, der im Explorer in der linken Spalte angezeigt wird. In Excel erscheint das Onedrive-Laufwerk beim Speichern und Öffnen unter „OneDrive – Persönlich“. Sobald Sie nun eine Excel-Datei in Onedrive speichern oder ändern, wird diese zum Onedrive-Server im Internet hochgeladen. Ist Onedrive auf Ihrem PC nicht zu sehen, melden Sie sich auf der Seite https://onedrive.live.com mit „Kostenlos registrieren“ an. 5 GB Speicherplatz sind darin gratis enthalten.

Auf Onedrive zugreifen

Auf Ihrem eigenen PC öffnen Sie mit Win-E den Explorer und klicken in der Leiste links auf „OneDrive“. Auf anderen PCs starten Sie einen Browser wie Firefox, Edge oder Chrome und öffnen die Seite onedrive.live.com. Klicken Sie auf „Anmelden“ und geben Sie Ihre Microsoft-Kontodaten ein. Auf dem Smartphone oder Tablet installieren Sie die Onedrive-App für Android oder iOS.

Excel-Datei bearbeiten

Navigieren Sie in Onedrive zu dem Ordner mit Ihrem Excel-Dokument und klicken Sie einmal (Browser) oder doppelt (Explorer) darauf. Im Browser erstellen Sie mittels Rechtsklick auf eine freie Fläche und „Neu“ eine neue Excel-Datei.

5. Troubleshooting

5.1 Eingaben werden falsch dargestellt

Wenn aus der Zahl „2500“ das Datum „04.11.1906“ wird, liegt ein Formatierungsproblem vor. Dieses lösen Sie mit wenigen Mausklicks, indem Sie das Zellenformat ändern.

Excel versucht, Ihre Eingaben automatisch zu interpretieren und ins richtige Format zu bringen. Geben Sie beispielsweise 1.1.2019 ein, so erkennt Excel, dass es sich um eine Datumsangabe handelt und wendet das Zellformat „Datum“ darauf an. Das kann allerdings auch zu Problemen führen – beispielsweise dann, wenn Sie einen Bildverweis oder auch eine Versionsnummer wie 1.1.10 eingeben – dann wird daraus der erste Januar des Jahres 2010. Um die automatische Formatauswahl zu unterbinden, stellen Sie Ihrer Eingabe einfach ein Apostroph (‘) voran. Sollte es daraufhin zu einer Fehlermeldung kommen, klicken Sie auf das gelbe Ausrufezeichen und wählen „Fehler ignorieren“. Eine weitere typische Fehlerquelle sind bereits formatierte Felder, in welche Sie einen andersar­tigen Wert eingeben möchten. Intern arbeitet Excel mit Ganzzahlen für Datumsangaben, sodass die Eingabe von 2500 zu der Anzeige „04.11.1906“ führt. In diesem Fall klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Zelle, wählen aus dem Kontextmenü die Option „Zellen formatieren“ aus und entscheiden sich zudem im Dialog für das gewünschte Format – also beispielsweise „Standard“, „Zahl“, „Text“ oder „Währung“.

5.2 Fehlermeldungen #WERT!, #DIV/0 und #NULL! lösen

Excel überrascht Sie gern mal mit kryptischen Fehlermeldungen – so lösen Sie die drei häufigsten Probleme in Formeln.

Wenn eine Formel nicht korrekt berechnet werden kann, zeigt Ihnen Excel die Ursache als Fehlercode mit einem vorangestellten Doppelkreuz an. Während Ihrer Arbeit mit Excel bekommen Sie am häufigsten die drei Meldungen „#WERT!“, „#DIV/0“ und „#NULL!“ zu sehen.

#WERT!:  Diese Fehlermeldung erscheint, wenn eine Formel auf eine Zelle zugreifen möchte, die entweder keinen oder einen falsch formatierten Wert enthält. Möchten Sie beispielsweise „A1+A2“ berechnen lassen, und Zelle A1 enthält statt einer Zahl einen Text oder ein Datum, bekommen Sie die Fehlermeldung „#WERT!“ präsentiert. Prüfen Sie nun einfach, ob die angegebenen Zellen befüllt sind, und kontrollieren Sie im Dialog „Zellen formatieren“ aus dem Kontextmenü der Zelle (Rechtsklick), ob die Formatierung stimmt.

#DIV/0:  In der Mathematik ist eine Division durch Null nicht möglich. Soll zum Beispiel die Zahl in Zelle A1 durch den Wert in Zelle A2 geteilt werden und befindet sich in A2 eine „0“, bekommen Sie die Fehlermeldung „#DIV/0“.

#NULL!:  Der Fehler „#NULL!“ erscheint, wenn Sie zwei Zellbereiche, die nicht zueinander in Bezug stehen, miteinander verrechnen wollen. Meistens entsteht dieser Fehler durch das Vergessen des Semikolons bei der Definition der Zellbereiche. Beispiel: Die Formel „=SUMME(A8:F8B8:F8)“ soll die Summe der beiden Bereiche anzeigen, allerdings fehlt hier das „;“. Die korrekte Formel „=SUM ME(A8:F8;B8:F8)“ addiert die Werte der beiden Zellbereiche fehlerfrei und zeigt die Summe an.

5.3 Fehlermeldung #BEZUG! lösen

Wenn mit Zellbezügen irgendetwas nicht stimmt, erhalten Sie die Fehlermeldung #BEZUG!. So erkennen Sie die Ursache dieses Fehlers und können ihn dann bei zukünftigen Projekten verhindern.

Wann immer eine Formel auf eine Zelle verweist, die im Arbeitsblatt nicht aufzufinden ist, kann Excel den Bezug nicht erkennen und gibt die gleichnamige Fehlermeldung aus.

Das kann mehrere Ursachen haben – in den meisten Fällen entsteht der Fehler durch das Löschen von Zeilen und/oder Spalten, auf die in der Formel verwiesen wird. Ein Beispiel dafür: Im Bild unten werden die Beträge in den Zellen B2 bis B4 mit der Formel „=SUMME(B2;B3;B4)“ zu­sammengezählt und in Zelle B6 dargestellt. Kurz darauf wird beschlossen, die CDs aus dem Angebot zu nehmen. Aus diesem Grund markieren Sie die Zeile 3 mit einem Rechtsklick und wählen „Zellen löschen“, sodass die ganze Zeile verschwindet. In der Folge fehlt Excel der Inhalt der Zelle B4, die Berechnung lässt sich nicht durchführen, und es kommt zur Fehlermeldung „#BEZUG!“. Dieser Fehler setzt sich in den Zellen B6 und B7 fort, da diese auf den Wert in B5 zugreifen.

Ein Lösungsansatz zur Vermeidung solcher Probleme ist der Verzicht auf feste Zellenverweise und stattdessen die Verwendung von Zellbereichen. Im Beispiel wird zunächst mal das Löschen der Zeile 3 mit Strg-Z rückgängig gemacht. Die Summe in Zelle B5 generieren Sie mittels der alternativen Formel „=SUMME(B2:B4)“. Dadurch verwendet Excel statt einzelner Zellen den Bereich B2 bis B4. Wenn Sie nun die Zeile 3 erneut löschen, bleibt die Fehlermeldung „#BEZUG!“ aus, da der Bereich weiterhin in der Tabelle verfügbar ist.

5.4 Gelöschte und nicht gespeicherte Dateien wiederherstellen

In der Hektik eines Arbeitstages kann es schon mal vorkommen, dass Sie das Speichern eines Excel-Arbeitsblatts vergessen oder vorschnell eine Datei löschen. So kommen Sie wieder an Ihre Daten heran.

Excel bietet Ihnen ein Sicherheitsnetz mit doppeltem Boden, wenn es um das Speichern Ihrer Tabellen geht. Mit den folgenden Tipps retten Sie gelöschte oder nicht gespeicherte Dateien.

Autowiederherstellen einrichten:  Damit nichts verlorengeht, sollten Sie die Funktion „Autowiederherstellen“ aktivieren und eine möglichst kurze Speicherfrequenz einstellen. Öffnen Sie zu diesem Zweck das Menü „Datei“ und im Anschluss daran in der unteren linken Fensterecke die „Optionen“. Klicken Sie danach in der linken Leiste auf „Speichern“ und setzen Sie rechts das Häkchen neben „AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle …“ sowie das Speicherintervall auf zwei bis fünf Minuten.

Automatisches Speichern nach Fehleingaben verhindern:  Für den Fall, dass Sie einen groben Fehler machen sollten – wie beispielsweise große Teile einer Tabelle löschen –, möchten Sie das automatische Speichern natürlich unterbinden. Indem Sie in den Speicheroptionen „Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch wiederhergestellte Version beibehalten“ aktivieren, können Sie Excel nach ei­nem solchen Fehler ohne Speichern der Datei schließen, neu starten und im Folgenden einfach mit der letzten gesicherten Version weitermachen.

Nicht gespeicherte Dateien öffnen:  In dem Arbeitsbereich „Datei –› Öffnen“ finden Sie unterhalb der Dateiliste den Button „Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“.

Excel greift dann auf temporäre Dateien zu, welche für gewöhnlich in dem Ordner „UsersAnwendernameAppDataRoamingMicro softExcel“ zwischengespeichert werden. Wichtig hierbei: Um die Datei weiterhin zu verwenden, müssen Sie diese nach dem Öffnen unter einem neuen Namen abspeichern.

Gelöschte Dateien wiederherstellen:  Wenn Sie im Explorer eine oder mehrere Excel-Dateien gelöscht haben, so werden diese zunächst einmal in den Papierkorb von Windows verschoben.

Klicken Sie im Papierkorb die gewünschte Excel-Datei mithilfe der rechten Maustaste an und wählen Sie jetzt „Wiederherstellen“. Daraufhin finden Sie die Datei an deren ursprünglichem Speicherort wieder und können sie normal öffnen und bearbeiten.

5.5 Grüne Eckmarkierung in Zellen entfernen

Wenn in der oberen linken Ecke einer Zelle ein grünes Dreieck prangt, macht Excel Sie auf einen Fehler aufmerksam. Mit wenigen Mausklicks lösen Sie den Fehler und entfernen damit die lästige Markierung.

Sicher kennen Sie das: Sie bearbeiten eine Excel-Tabelle und plötzlich tauchen überall kleine grüne Dreiecke in den oberen linken Ecken von einigen Zellen auf. Dabei handelt es sich um eine Anzeige der integrierten Fehlersuche von Excel. Klicken Sie auf die betreffende Zelle, erscheint links oben ein Icon mit einem schwarzen Ausrufezeichen auf gelbem Grund. Ein Klick darauf lässt ein Ausklappmenü erscheinen, das Ihnen je nach Art des Fehlers unterschiedliche Optionen präsentiert. Ganz oben sehen Sie die Fehlerbeschreibung, gefolgt von einem oder mehreren Lösungsvorschlägen, die Sie per Mausklick annehmen. Im Beispiel ist die Jahreszahl entgegen dem Standard lediglich zweistellig und lässt sich mit „XX in 20XX umwandeln“ in eine vierstellige Jahreszahl. Wenn Sie die zweistellige Angabe behalten möchten, dann klicken Sie bitte einfach auf „Fehler ignorieren“.

5.6 Arbeitsschritte sicher zurücknehmen

Stellen Sie sicher, dass Excel beim Widerrufen von Arbeitsschritten nur Fehleingaben und nicht unbemerkt noch andere Aktionen zurücknimmt.

Änderungen lassen sich in Excel mit Strg-Z oder über das Rückgängig-Symbol auf dem grünen Balken des Excel-Fensters ungeschehen machen. Das Problem: Haben Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, macht Excel vorgenommene Eingaben nicht nur in der aktuellen Arbeitsmappe, sondern der Reihe nach in den einzelnen offenen Dateien rückgängig. Schließen Sie daher erst alle Dateien, für die der Rückgängig-Befehl nicht gelten soll.

6. Datenschutz & Sicherheit

6.1 Excel als Passworttresor nutzen

Nie wieder Passwörter für Webseiten und Webdienste vergessen: Machen Sie Excel zum Tresor für Ihre Zugangsdaten.

Beim Surfen im Internet sammeln sich Dutzende von Benutzernamen und Passwörtern an. Als sicherheitsbewusster Anwender benutzen Sie nie dieselben Anmeldedaten zwei Mal. Da vergisst man ganz schnell die Zugangsdaten für selten verwendete Webseiten. Spezielle Passwortmanager erleichtern Ihnen den Umgang mit all Ihren Konten, sind jedoch entweder kostenpflichtig oder nerven in der Gratis-Version mit häufigen Werbeeinblendungen. Warum also nicht auf Bewährtes setzen und Excel als Passworttresor verwenden? 

Legen Sie hierzu eine neue Excel-Datei an und speichern Sie diese sodann unter einem unverfänglichen Namen wie zum Beispiel „Mitarbeiterliste“ oder „Teileliste“. Eindeutige Bezeichnungen wie „Passwörter“ sollten Sie aus Sicherheitsgründen vermeiden. Nachdem Sie Ihre Liste mit Anbietername, Webadresse, Benutzername und Kennwort angelegt haben, speichern Sie die sicherheitssensitive Datei in verschlüsselter Form. Dafür öffnen Sie das Menü „Datei“ und klicken danach in der rechten Randspalte auf „Informationen“. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Arbeitsmappe schützen“, gefolgt von „Mit Kennwort verschlüsseln“. Geben Sie ein Kennwort mit Sonderzeichen, Ziffern sowie Groß- und Kleinschreibung ein und speichern Sie die Datei. 

Sollten Sie das Passwort verlieren, lässt sich die Datei nicht mehr öffnen – am besten notieren Sie sich das Passwort und verwahren es an einem sicheren Ort. Das Gleiche gilt für die Passwortdatei selbst: Alle Dateien auf dem PC sind potenziellen Angriffen ausgesetzt. Indem Sie die Kennwortdatei direkt auf einem USB-Stick speichern und diesen lediglich bei Bedarf mit der USB-Schnittstelle verbinden, ziehen Sie eine zusätzliche Si­cherheitsebene ein. Möchten Sie sich anmelden, klicken Sie in Excel doppelt auf den Link – oder einmal auf den Link, kopieren die be­treffende Zelle mit Strg-C, wechseln zum Webbrowser und fügen die kopierten Daten mit Strg-V in die Adresszeile ein.

6.2 Excel-Dateien mit Passwort schützen

Finanz- und Steuerdaten, personenbezogene Infos und andere vertrauliche Inhalte lassen sich gut in Excel speichern. Doch jeder, der Zugang zu Ihrem Rechner hat, kann die Arbeitsmappe mit den Daten öffnen, einsehen und manipulieren.

Vertrauliche Tabellen lassen sich in Excel zum Schutz vor unbefugtem Zugriff jederzeit mit einem Passwort versehen und verschlüsseln.

Öffnen Sie die Arbeitsmappe und wählen Sie „Datei –› Arbeitsmappe schützen –› Mit Kennwort verschlüsseln“. Tippen Sie als Nächstes Ihr Wunschpasswort ein. Wählen Sie am besten ein möglichst kompliziertes Passwort – Excel berücksichtigt dabei auch die Groß- und Kleinschreibung des Begriffs.

Geben Sie das gewählte Passwort zur Bestätigung erneut ein. Sichern Sie die Datei dann zum Abschluss noch mit dem Tastenkürzel Strg-S. Künftig müssen Sie beim Öffnen Ihrer Arbeitsmappe immer erst das von Ihnen gewählte Kennwort eingeben, bevor Sie die Inhalte sehen. Um das Passwort wieder aus der Arbeitsmappe zu löschen, öffnen Sie die Datei und geben Ihr Passwort ein. Gehen Sie zu „Datei –› Arbeitsmappe schützen –› Mit Kennwort verschlüsseln“. Entfernen Sie jetzt das durch Sternchen angezeigte Passwort und speichern Sie die Datei danach mit Strg-S ab. Beim nächsten Mal öffnet Excel die Arbeitsmappe wieder ohne Passwortabfrage.

6.3 Tabellen ohne Formeln weitergeben

Sie haben viel Zeit mit den Formeln in einer Tabelle verbracht. Beim Weitergeben der Datei möchten Sie die Formeln verstecken, damit der Empfänger die zugrunde liegenden Berechnungen nicht sieht.

Öffnen Sie die gewünschte Tabelle mit den Formeln. Markieren Sie nun mithilfe des Tastenkürzels Strg-A das gesamte Tabellenblatt. Per Tastenkombination Strg-C kopieren Sie danach den Inhalt der Tabelle einschließlich der Formeln in die Zwischenablage.

Erstellen Sie mittels Strg-N ein neues Tabellenblatt. Klicken Sie in der Menüzeile erst auf „Start“, dann auf den Pfeil nach unten bei der Schaltfläche „Einfügen“ und schließlich auf „Inhalte einfügen“.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Option „Werte“ aktivieren. Nach einem Klick auf „OK“ fügt Excel die Zahlen und Texte der Ausgangstabelle in das Arbeitsblatt ein, nicht jedoch die Formeln. Speichern Sie die Datei mit Strg-S noch unter einem neuen Namen ab.

Das könnte Sie interessieren: Windows 10 legal für 36 Euro kaufen

6.4 Eine Tabelle vor Änderungen schützen

Sie haben eine aufwendige Tabelle in Excel fertiggestellt und möchten das Arbeitsblatt gegen weitere versehentliche Veränderungen schützen.

Für die anstehende Einkommensteuererklärung haben Sie stundenlang an einer Tabelle gearbeitet. Durch den Schutz Ihrer Tabelle stellen Sie sicher, dass wichtige Excel-Dokumente nicht durch ein paar unvorsichtige Klicks beschädigt oder gar unbrauchbar gemacht werden.

Datei als abgeschlossen markieren:  Zum Schutz vor versehentlichen Änderungen gibt es die Funktion „Datei –› Arbeitsmappe schützen –› Als abgeschlossen kennzeichnen“. Excel zeigt zukünftig beim Öffnen zunächst einen Hinweis an und erlaubt die Bearbeitung erst nach einem Klick auf „Trotzdem bearbeiten“. Vorteil dieser Methode: Sie brauchen sich kein Passwort zu merken, das Sie eventuell vergessen könnten.

Schreibschutz einrichten:  Öffnen Sie nun bitte die Datei, die Sie mit einem Überschreibschutz versehen möchten. Klicken Sie erst auf „Datei“ und anschließend auf „Arbeitsmappe schützen –› Immer schreibgeschützt öffnen“. Speichern Sie das Dokument mit Strg-S. Beim Öffnen der Datei erscheint künftig ein Fenster mit dem Schreibschutzhinweis. Sie können dann entscheiden, ob Sie das Dokument schreibgeschützt oder normal öffnen wollen. Der Schreibschutz funktioniert ebenfalls ohne Passwort.

Blattschutz aktivieren:  Ein Blattschutz beugt vorschnellen Tabellenänderungen vor. Klicken Sie ganz unten im Excel-Fenster mit der rechten Maustaste auf das Register für Ihre Tabelle und auf „Blatt schützen“. Geben Sie ein beliebiges Passwort ein und aktivieren Sie alle Optionen im Fenster. Gehen Sie auf „OK“ und geben Sie das Passwort nochmals ein. Mithilfe von „Überprüfen –› Arbeitsmappe schützen“ verhindern Sie Änderungen an der Struktur der Arbeitsmappe – beispielsweise durch das Löschen von Blättern.

6.5 Vergessenes Excel-Passwort ermitteln

Sie haben eine wichtige Excel-Datei mit einem Passwort geschützt und können sich nicht mehr an das Passwort erinnern. Mit Bordmitteln ist kein Herankommen an Ihre Daten möglich – helfen können nur noch Knacktools.

So sehr Sie auch nachdenken – das Passwort zu Ihrer Arbeitsmappe will Ihnen einfach nicht mehr einfallen. Excel selbst bietet keine Möglichkeit, ohne das richtige Passwort Zugriff auf eine verschlüsselte Arbeitsmappe zu erhalten.

Im Internet finden sich einige kostenpflichtige Tools (ab 49 Euro), die vergessene Passwörter für MS-Office-Dokumente umgehen. Zu den bekanntesten Anbietern zählen etwa Rixler  und Elcomsoft . Aber: Der Einsatz solcher Tools ist nur bei Ihren eigenen, persönlichen Excel-Dateien zulässig! In der Regel probieren die Programme einfach der Reihe nach alle infrage kommenden Buchstaben-Zahlen-Sonderzeichen-Kombinationen durch, bis das richtige Passwort gefunden ist. Je nachdem, wie schnell Ihr PC arbeitet und wie lange und kompliziert Ihr Passwort ist, kann die Suche einige Tage in Anspruch nehmen.

Ganz wichtig dabei: Eine Gewähr, dass das Tool die Datei überhaupt entschlüsseln kann, gibt es nicht.