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⮡ Textdokument erstellen und Vorlagen verwenden
Libre Office kennenlernen
Über das klassische Menüsystem und die Symbolleiste von LibreOffice lassen sich Writer, Calc und Impress intuitiv bedienen. Hier lernen Sie die wichtigsten Elemente der Arbeitsumgebung anhand von Libre Office Writer kennen.
1. Starten Sie Writer per Doppelklick auf das Desktop-Icon von Libre Office oder den Startmenüeintrag „LibreOffice 6.1 –› LibreOffice“. Klicken Sie daraufhin links unter „Erstellen“ auf „Writer Textdokument“. Schneller geht der Aufruf von Writer, wenn Sie im Startmenü „LibreOffice 6.1 –› LibreOffice Writer“ wählen.
2. Das Programmfenster von Writer, Calc und Impress besteht ganz oben aus der stets sichtbaren Menüleiste. Darunter befinden sich die ausblendbaren Symbolleisten mit Icons zum Aufrufen von Programmfunktionen. Ist das Fenster zu klein, um alle vorgesehenen Symbole darzustellen, zeigt Libre Office ein doppeltes Größer-Zeichen „>>“ am rechten Rand der Symbolleiste an. Ein Klick darauf blendet die weiteren Symbole ein.
3. Die obere Symbolleiste enthält viele in Writer, Calc und Impress identische Standardsymbole wie „Öffnen“, „Speichern“ oder „Drucken“. Die zweite Symbolleiste stellt Formatierungsbefehle für das ausgewählte Element bereit. Die verfügbaren Symbole ändern sich je nachdem, ob Sie Text oder eine Grafik bearbeiten.
4. Die beiden Symbolleisten und einige Paletten, die beim Anklicken von manchen Symbolen erscheinen, lassen sich abdocken. Sie schweben dann frei verschiebbar über dem Dokument. Klicken Sie zum Ausprobieren beim Eingeben von Text in der oberen Symbolleiste neben dem „Standardformen“-Icon mit dem auf einer Ecke stehenden Rechteck auf den kleinen Pfeil nach unten (wird es bei Ihnen nicht angezeigt, müssen Sie erst auf „>>“ klicken). Nun klappt die Palette mit Formen aus. Klicken Sie oben in der Palette auf die gepunktete Linie und ziehen Sie die Palette bei gedrückt gehaltener Maustaste nach unten auf den Arbeitsbereich. Zum Schließen der Palette klicken Sie rechts oben auf das „X“.
5. Um eine Symbolleiste abzudocken, klicken Sie ganz links in der Leiste auf die senkrechte, gepunktete Linie und ziehen sie – ohne die Maustaste loszulassen – nach unten. Wenn Sie die schwebende Leiste wieder andocken möchten, ziehen Sie sie am grauen Balken zurück nach links oben auf deren Ausgangsposition.
6. Am unteren Rand des Writer-Fensters befindet sich die Statusleiste. Sie zeigt Informationen über das Dokument an, beispielsweise die Seitennummer und Seiten-, Wörter- und Zeichenanzahl wie auch die verwendete Seitenvorlage. Haben Sie das Dokument geändert, allerdings noch nicht gespeichert, erscheint in der Statusleiste ein rotes Diskettensymbol. Ein Klick auf das Symbol speichert das Dokument. Auch die anderen Bereiche der Statusleiste können Sie anklicken.
7. Mithilfe des Maßstab-Schiebereglers rechts auf der Statusleiste können Sie die Ansicht nach Bedarf vergrößern oder verkleinern. Und ein Klick auf den Prozentwert neben dem Schieber bringt Sie zum Ansichtsdialog.
8. Mittels „Ansicht –› Navigator“ oder der F5-Taste öffnen und schließen Sie den Navigator. Dieser gliedert Ihr Dokument nach Überschriften, Textrahmen, Tabellen, Bildern, Kommentaren und weiteren Elementen auf. Über einen Doppelklick springen Sie zum jeweiligen Element.
9. Mit „Ansicht –› Seitenleiste“ oder Strg-F5 öffnen und schließen Sie die Seitenleiste. Sie zeigt rechts im Fenster Eigenschaften und Formatierungen des gerade gewählten Elements an und erlaubt Ihnen Änderungen.
Formatierungszeichen ein- und ausblenden
Wenn Sie in Dokumente etwa Leerzeichen, Tabulatoren oder Zeilenumbrüche eingeben, schreibt Libre Office dafür verborgene Formatierungszeichen wie Punkte, Pfeile oder ein umgedrehtes „P“ in den Text. Es kann bei Textänderungen hilfreich sein, sich diese Formatierungszeichen mit einem Klick auf das umgedrehte „P“-Icon in der Symbolleiste anzeigen zu lassen, damit die gewünschte Formatierung beim Überarbeiten nicht verloren geht. Die Zeichen werden nicht gedruckt. Erneutes Anklicken des Icons zeigt den Text wieder ohne Formatierungszeichen an.
Libre Office Writer: Randbemerkungen an Texten einsetzen
Textdokument erstellen und Vorlagen verwenden
Damit Sie Text in Writer eingeben können, öffnen Sie ein neues, leeres Dokument und beginnen mit dem Tippen. Zwischendurch und am Ende Ihrer Arbeit speichern Sie das Dokument, um es als Datei abzulegen und die eingegebenen Inhalte dauerhaft zu sichern.
1. Libre Office Writer zeigt beim Programmstart ein leeres Blatt an. Sie können sofort mit Ihren Eingaben beginnen. Um ein neues Writer-Dokument aus dem Libre-Office-Schnellstarter zu erstellen, klicken Sie links einfach auf „Writer Textdokument“. Nun sehen Sie ein weißes Blatt, auf dem Sie lostippen können.
2. Während der Arbeit mit einem Dokument können Sie jederzeit ein weiteres Dokument anlegen, um etwas dazwischenzuschieben. Hierzu klicken Sie auf „Datei –› Neu –› Textdokument“. Writer legt im Folgenden ein neues, leeres Arbeitsblatt an, das Sie unabhängig vom ersten Dokument bearbeiten können.
3. Noch schneller legen Sie ein neues Dokument über die Symbolleiste an. Klicken Sie hierzu in der unteren Symbolleiste auf das Icon mit dem Blatt. Auch über die Tastatur lässt sich ein neues Dokument einfach und flink erstellen. Drücken Sie dafür die Tastenkombination Strg-N. Dieses praktische Tastenkürzel merken Sie sich im Laufe der Zeit automatisch.
4. Für Briefe, Faxe und Tagesordnungen bietet Writer spezielle Assistenten, die Sie über den Menüpunkt „Datei –› Assistenten“ aufrufen. Die Assistenten führen Sie schrittweise durch die Dokumentenerstellung. Im Briefassistenten legen Sie zunächst fest, ob Sie einen Geschäftsbrief, einen förmlichen privaten Brief oder einen rein privaten Brief verfassen möchten. Anschließend entscheiden Sie sich für ein Design – bei einem Geschäftsbrief für „Büro“, „Elegant“ oder „Modern“. Mittels „Weiter“ kommen Sie sodann zur Auswahl der Elemente Ihres Briefes wie „Logo“, „Absenderadresse im Kuvertfenster“, „Betreffzeile“ und „Falzmarken“. Als Nächstes geben Sie bitte die Absender- und Empfängeranschriften und auf Wunsch eine Fußzeile ein. Am Ende speichert der Assistent das Dokument als Vorlage für Ihre künftigen Briefe ab.
5. Um ein neues Dokument auf Basis der Vorlage anzulegen, die Sie mit dem Assistenten in Schritt 4 erzeugt haben, starten Sie nun Writer und wählen „Datei –› Dokumentvorlagen –› Vorlagen verwalten“. Alternativ öffnen Sie den Dialog mit der Tastenkombination Strg-Shift-N. Hier werden Ihnen einige weitere Vorlagen zur Auswahl angeboten. Mit einem Doppelklick erstellen Sie ein neues, auf der gewählten Vorlage basierendes Dokument.
6. Rufen Sie die Vorlagen mit Strg-Shift-N erneut auf und klicken Sie links unten auf das Symbol „Online-Vorlagen durchstöbern“. Ihr Browser öffnet sich automatisch mit der Adresse extensions.libreoffice.org/templates . Die englischsprachige Seite zeigt weitere Vorlagen an. Gehen Sie zum Ausprobieren in der rechten Spalte auf „Notes“ und links auf „Aushang mit Abreisszettel“. Klicken Sie nachfolgend auf den Link neben dem grünen Pfeil, um die Vorlage herunterzuladen. Ein Doppelklick im Explorer auf die Datei öffnet die Vorlage in Writer.
7. Zum Speichern Ihres Dokuments als Datei verwenden Sie den Befehl „Datei –› Speichern“. Beim erstmaligen Speichern öffnet Writer den Dialog zur Auswahl des gewünschten Speicherorts und Dateinamens. Denken Sie bitte an das regelmäßige Zwischenspeichern Ihres Dokuments mit „Datei –› Speichern“. Wesentlich schneller geht es über die Tastatur mithilfe des Tastenkürzels Strg-S oder das Speichern-Icon links in der Symbolleiste.
8. Libre Office kann automatisch Sicherheitskopien vom letzten Zustand Ihrer Dokumente erstellen und so Datenverlust vorbeugen. Aktivieren Sie hierzu die Option „Extras –› Optionen –› Laden/ Speichern –› Allgemein –› Sicherungskopie immer erstellen“.
9. Über das Ordner-Icon in der unteren Symbolleiste oder mit dem Tastenkürzel Strg-O rufen Sie mittels „Datei –› Öffnen“ ein gespeichertes Dokument auf.
Standardschrift ändern
Libre Office Writer verwendet als Grundschriftart die Schrift „Liberation Serif“, die an eine Times-Schrift erinnert. Diese Standardschrift können Sie ganz einfach ändern. Gehen Sie zu „Extras –› Optionen“. Klicken Sie in der linken Spalte auf das Pluszeichen von „LibreOffice Writer“ und danach auf „Grundschriftarten (Westlich)“. Anschließend können Sie rechts im Fenster eine neue Standardschriftart und die gewünschte Schriftgröße einstellen. Die bei „Standard“ gewählte Schriftart verwendet Libre Office Writer bei neuen Dokumenten als Fließtextschrift. Für Überschriften, Listen, Beschriftungen und Indexe können Sie Ihre Wunschschriftart gleichfalls festlegen.
Libre Office: Leerräume zwischen Dokumentenseiten ausblenden
Tabellen erstellen
Mit einer Tabelle in Writer präsentieren Sie strukturierte Informationen auf übersichtliche Art und Weise in klar voneinander abgegrenzten Zeilen und Spalten.
1. Klicken Sie im ersten Schritt in der unteren Symbolleiste von Writer auf das Symbol „Tabelle einfügen“.
2. Beim Anklicken klappt das Tabellensymbol auf und zeigt Ihnen ein Raster für die neue Tabelle an. Bewegen Sie den Mauspfeil über das Raster, um eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl an horizontalen Zeilen und vertikalen Spalten zu definieren. Neben dem Mauspfeil wird Ihnen die aktuelle Zeilen- und Spaltenzahl angezeigt, beispielsweise „7 x 8“ für eine Tabelle mit sieben Spalten für alle Wochentage und acht Zeilen für die jeweiligen Einträge.
3. Alternativ legen Sie dieselbe 7×8-Tabelle mit dem Befehl „Tabelle –› Tabelle einfügen“ an. In die Felder bei „Spalten“ und „Zeilen“ können Sie nummerische Werte für die gewünschte Spaltenund Zeilenanzahl eingeben. Wahlweise erhöhen oder verringern Sie die Werte durch Klicks auf die Pfeile.
4. Praktisch sind die fertigen Tabellenlayouts, die Sie bei „Formatvorlage“ anhand einer Vorschau auswählen können. Writer formatiert die neue Tabelle anschließend entsprechend. Mit „Einfügen“ erstellen Sie die Tabelle.
5. Befüllen Sie die neue Tabelle mit Inhalten. Klicken Sie mit dem Mauspfeil in die entsprechende Zelle, um den gewünschten Text einzugeben. Mit der Tabulatortaste springen Sie zur nächsten Zelle.
6. Haben Sie eine Zeile oder Spalte vergessen, brauchen Sie nicht die ganze Tabelle neu zu erstellen. Bewegen Sie den Mauszeiger einfach an den Rand der Tabelle und drücken Sie daraufhin an der gewünschten Stelle die rechte Maustaste. Das Kontextmenü bietet unter „Einfügen“ einige Befehle zum Einfügen von Zeilen und Spalten. Mit „Löschen“ entfernen Sie Spalten und Zeilen.
Absätze nummerieren und Listen erstellen
Libre Office Writer kann Absätze und Listen für Sie nummerieren und hilft Ihnen mit Aufzählungszeichen beim Strukturieren von Informationen.
1. Nummerierte Listen sind praktisch, um Informationen in einer Reihenfolge darzustellen. Die Listenpunkte erhalten eine fortlaufende Nummer, die in der Regel mit 1. beginnt. Writer kann Listen bereits während der Eingabe nummerieren oder nach dem Schreiben, indem Sie die Absätze mit der Maus markieren. Klicken Sie sodann in der oberen Symbolleiste auf den Pfeil neben dem Symbol „Nummerierte Liste umschalten“.
2. Wählen Sie nun den gewünschten Nummerierungstyp mit einem Klick auf die jeweilige Vorschau aus, etwa „1) 2) 3)…“ oder „1. 2. 3…“. Auch römische Ziffern oder eine alphabetisch nummerierte Liste wird Ihnen angeboten. Word setzt vor den aktuellen Absatz sogleich die gewählte Ziffer. Jedes Mal, wenn Sie beim Schreiben die Enter-Taste drücken, setzt Word automatisch die Folgenummer vor den betreffenden Absatz.
3. Auch Aufzählungszeichen wie Bindestriche, Pfeile oder Kreise (Bullets) helfen beim Strukturieren von Listen und Absätzen. Writer kann Text bei der Eingabe mit Absatzzeichen versehen oder nach dem Schreiben, indem Sie die Absätze mithilfe der Maus markieren. Klicken Sie daraufhin in der oberen Symbolleiste auf den Pfeil neben dem Symbol „Aufzählungszeichen umschalten“. Wählen Sie den gewünschten Aufzählungstyp aus.
4. Um die Liste zu beenden und ohne Nummerierung oder Aufzählungszeichen weiterzuschreiben, drücken Sie jetzt zweimal die Enter-Taste oder die Rücktaste und löschen damit den letzten Eintrag in der Liste. Alternativ klicken Sie auf das Symbol „Nummerierte Liste umschalten“ oder „Aufzählungszeichen umschalten“.
Nummerierung oder Aufzählung löschen
Möchten Sie eine Nummerierung oder Aufzählungszeichen wieder entfernen, markieren Sie den gewünschten Text. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf das Symbol „Nummerierte Liste umschalten“ oder „Aufzählungszeichen umschalten“. Es kommt gelegentlich vor, dass die Nummerierung von Absätzen durch das Einfügen von zuvor kopiertem Text aus der Zwischenablage durcheinandergerät. In diesem Fall ist es eine gute Idee, die Nummerierung zunächst zu entfernen und wieder einzuschalten. Die Absätze werden dann durchgängig nummeriert.
Mit Absatz- und Zeichenformaten arbeiten
Formatvorlagen sorgen bei Dokumenten für ein einheitliches Erscheinungsbild. Vor allem bei längeren Schriftstücken wie Büchern, Semesterarbeiten oder Geschäftsberichten sind Formatvorlagen eine große Hilfe, wenn Sie Ihrem Dokument zeitsparend ein durchgängiges Erscheinungsbild geben möchten.
Die Vorteile von Formatvorlagen liegen in erster Linie darin, dass sie sich schnell auf Textteile anwenden lassen und auch jederzeit flott geändert werden können. Alle Absätze, die einer Vorlage folgen, lassen sich nachträglich mit nur einer einzigen Aktion umformatieren. Möchten Sie etwa die Zwischenüberschriften in einem Dokument nicht nur fett, sondern auch unterstrichen darstellen, ändern Sie einfach die entsprechende Vorlage – und Writer passt automatisch alle Zwischenüberschriften für Sie an.
1. Writer bringt einige Formatvorlagen mit – beispielsweise für Überschriften, Kopf- und Fußzeilen oder Listen. Zur Anwendung einer Vorlage genügt es, den Cursor in einen Absatz zu setzen und anschließend im Menü „Vorlagen“ auf den Namen der gewünschten Vorlage zu klicken.
2. Wesentlich komfortabler wenden Sie Formatvorlagen mit der Seitenleiste an. Sie lässt sich mit dem Befehl „Ansicht –› Formatvorlagen“ oder über die F11-Taste ein- und ausblenden. Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Vorlage. Ziehen Sie die Leiste bei Bedarf über den dunkelgrauen Anfasser in der Mitte der vertikalen Trennlinie zum Text ein wenig schmaler. Die Leiste beansprucht dann weniger Platz auf dem Monitor.
3. Finden Sie keine für Ihre Zwecke geeignete Formatvorlage, so ändern Sie eine Vorlage nach Ihren Bedürfnissen oder erstellen schnell eine neue Vorlage. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Vorlage, die Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie im Menü „Ändern“. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Registern, auf denen Sie eine andere Schriftart und -größe einstellen, Abstände und Einzüge festlegen und zahlreiche weitere Formatierungen anpassen können.
4. Nach einem Klick auf „OK“ übernimmt Writer Ihre Änderungen für sämtliche Textteile, denen Sie die betreffende Vorlage zugewiesen haben.
5. Eine eigene Formatvorlage für Formatierungen, die Sie immer wieder anwenden, ist rasch erstellt. Am einfachsten geht es, wenn Sie den Cursor in einer Textzeile platzieren, die bereits nach Ihren Vorstellungen formatiert ist (Schriftart, Größe, Farbe, Absatzabstände, Einrückungen und so weiter). Writer übernimmt im Folgenden Ihre Formatierungen in die Vorlage. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Symbol mit dem „A“ und dem Pluszeichen. Geben Sie einen beliebigen Namen für die Vorlage ein und bestätigen Sie als Nächstes mit „OK“.
6. Ihre neue Vorlage ist nun einsatzbereit und erscheint in der Formatvorlagen-Seitenleiste (F11-Taste). Setzen Sie den Cursor auf einen Textteil, auf den Sie die neue Vorlage anwenden möchten, und klicken Sie doppelt auf den Namen der neuen Vorlage.
Absatzvorlagen und Zeichenvorlagen
Writer beherrscht Absatzvorlagen und Zeichenvorlagen. Mit Absatzvorlagen gestalten Sie ganze Textabschnitte einheitlich. Zeichenvorlagen sorgen für eine einheitliche Formatierung von Wörtern, beispielsweise Namen oder wichtigen Begriffen, die im Text etwa gefettet oder anderweitig hervorgehoben werden sollen.
In der Formatvorlagen-Seitenleiste, die Sie mit der F11-Taste ein- und ausblenden, wechseln Sie über die Symbole links oben unter dem Wort „Vorlagen“ (gespiegeltes „P“ und „A“) zwischen den Absatz- und Zeichenvorlagen.
Eine Absatzvorlage gilt bis zur nächsten Zeilenschaltung mit der Enter-Taste. Beim Zuweisen kann der Cursor an beliebiger Stelle im Textabsatz stehen. Eine einmal zugewiesene Zeichenvorlage bleibt dagegen solange erhalten, bis eine andere sie aufhebt. Die Vorlage wird lediglich dem markierten Text zugewiesen. Wenn Sie vergessen, einen Buchstaben am Wortende zu markieren, wird er auch nicht mit der Zeichenvorlage formatiert.