Outlook-Abwesenheitsnotiz einrichten: So geht’s

Wenn Sie nicht am Arbeitsplatz sind und deshalb Ihre Mails nicht lesen können, sollten Sie in Outlook eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Schickt Ihnen dann jemand während Ihrer Abwesenheit eine Mail, dann informiert Outlook den Absender in einer Abwesenheitsmeldung, dass Sie diese Mail nicht sofort lesen können. Sie können aber auch andere Informationen für den Absender eintragen, zum Beispiel, dass Sie Ihre Mails nur zeitverzögert lesen und beantworten (wenn Sie sich beispielsweise in einer anderen Zeitzone aufhalten) oder aber einen Kollegen als Urlaubsvertretung angeben.

So erstellen Sie mit wenigen Mausklicks eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook – auf PC/Laptop, im Web-Browser oder in der Outlook-App.

Outlook-Abwesenheitsnotiz auf dem PC oder Notebook einrichten

1. Klicken Sie in Outlook auf dem PC oder Notebook links oben auf den Reiter „Datei“ und auf der dann erscheinenden Seite „Informationen“ auf „Automatische Antworten“. Es öffnet sich ein Pop-up. Hinweis: In sehr alten Outlook-Versionen finden Sie diese Funktion unter „Extras > Abwesenheitsassistent“.

2. Stellen Sie im Pop-up ganz oben von „Keine automatischen Antworten senden“ auf „Automatische Antworten senden“ um. Da Sie sicherlich nicht ständig automatische Antworten verschicken wollen, setzen Sie jetzt noch das Häkchen vor „Nur in diesem Zeitraum senden:“ und tragen dann den entsprechenden Zeitraum ein. Innerhalb des Freifeldes tragen Sie zudem den Antworttext ein, den Outlook automatisiert während Ihrer Abwesenheit schicken soll.

3. Standardmäßig machen Sie das zunächst für Mailversender innerhalb Ihrer Organisation. Klicken Sie danach auf „Außerhalb meiner Organsation (An)“, damit Outlook die automatischen Antworten auch an externe Versender von Mails verschickt. Um zu vermeiden, dass jede an Sie gerichtete Mail die von Ihnen eingetragene Antwort bekommt, sollten Sie noch das Häkchen vor „Nur meine Kontakte“ aktivieren. Andernfalls bekommen auch Spam-Mailversender und Newsletter-Versender Ihre Standardantwort.

4. Falls Ihnen diese Standardvorgaben nicht reichen, können Sie über den Button „Regeln“ auch noch spezifische Antworten festlegen, abhängig zum Beispiel von Absender, Betreff oder Nachrichtentext.

5. Klicken Sie dann auf „Ok“, um die automatische Antwort zu aktivieren. Sie können diese automatischen Antworten jederzeit wieder deaktivieren oder ändern. Hinweis: Falls Ihr Outlook die Funktion „Automatische Antworten“ nicht unterstützt, können Sie als Alternative Outlook-Regeln erstellen, um Ihre Mail-Nachrichten automatisch beantworten zu lassen.  Wie Sie dabei vorgehen, erläutert Microsoft hier.

Outlook-Abwesenheitsnotiz im Browser einrichten

Sie können eine Abwesenheitsnotiz auch ohne die Outlook-Desktop-Anwendung einrichten. Dazu rufen Sie im Browser die Seite https://outlook.office.com auf und melden sich mit Ihrem Login an. Dieser Weg funktioniert auf PC, Notebook, Tablet und Smartphone. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“ rechts oben und dann auf “Alle Outlook-Einstellungen anzeigen”. In der sich dann öffnenden Seite wählen Sie “E-Mail, Automatische Antworten”. Die weitere Vorgehensweise ist danach identisch mit dem Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Outlook auf dem Desktop-PC.

Outlook-Abwesenheitsnotiz in der Outlook-App einrichten

Sie können auch in der Outlook-App für iOS oder Android eine Abwesenheitsnotiz/Abwesenheitsmeldung/Automatische Antwort erstellen. Öffnen Sie hierzu die Outlook-App und klicken Sie links oben auf Ihr Foto-Icon, dann unten auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“ und danach auf Ihr Konto in Office 365.

Wählen Sie dann den Menüpunkt „Automatische Antworten“ aus und schieben Sie auf der folgenden Seite den Regler nach rechts. Jetzt können Sie entscheiden, ob Sie „Allen antworten“ oder „Nur meiner Organisation antworten“ wollen. Die Vorgehensweise ist also geringfügig anders als in der Desktop- und in der Browser-Version von Outlook. Geben Sie den gewünschten Text ein – gegebenenfalls unterschiedliche Texte für externe Kontakte und firmeninterne Kontakte – und tippen Sie auf „Fertig“.