Digitalisierung am Beispiel eines Traditionsunternehmens

Die französische Ikone Brigitte Bardot sagte einst: „Das Unsympathische an Computern ist, dass sie nur Ja oder Nein sagen können. Aber niemals Vielleicht”. Wenig wusste die Grande Dame da über das Computerzeitalter, das noch kommen sollte.

Was ursprünglich nur als elektronische Datenverarbeitung gedacht war und damals noch in den Kinderschuhen steckte, bestimmt heute Leben, Arbeit und Zukunft. Doch was macht die Digitalisierung mit den Unternehmen?

Der deutsche Automobil- und Industriezulieferer Schaeffler sieht die Digitalisierung als Zukunftschance. Das global tätige Unternehmen hat sich dafür eine auf vier Säulen beruhende „Digitale Agenda“ erarbeitet. Über alle Bereiche und Regionen hinweg spielt dabei auch die interne Kommunikation eine enorm wichtige Rolle. Mit dem völlig neuen, interaktiven Schaeffler Connect hat Schaeffler die Kommunikation im Unternehmen vereinfacht und neu belebt.

Digitalisierung in Deutschland: Ein weiter Weg

Die deutsche Wirtschaft ist vor allem von mittelständischen Unternehmen geprägt. Laut einer Statistik des Marktforschungsinstituts Statista gab es 2017 rund 6 Millionen mittelständische Betriebe, die 5,43 Billionen Euro Umsatz erwirtschafteten . Dabei bieten diese branchenübergreifend rund 39 Millionen Menschen einen Arbeitsplatz – das ist so gut wie einmalig auf der ganzen Welt.

Die vielen großen und kleinen Unternehmen machen seit einigen Jahren vor allem eines mit: die Digitalisierung. Für die einen bedeutet es schlichtweg, mehr technische Geräte zu nutzen oder virtuell zu kommunizieren, für die anderen, neue Geschäftsmodelle aufzubauen und Geschäftsprozesse durch Datenanalyse zu optimieren oder gar eine digitale Infrastruktur zu errichten. Ziemlich sicher jedoch führt es für alle zu Wachstumsschmerzen, die mal mehr und mal weniger zwicken.

Laut einer Untersuchung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie gehören nur sieben Prozent der Unternehmen zu den digitalen Vorreitern. Mit 34 Prozent am größten fällt das „digitale Mittelfeld” aus, also die Unternehmen, die nicht besonders hervorstechen, allerdings schon die Wichtigkeit des Themas erkannt haben. Schlusslichter bilden die „digitalen Anfänger” mit 19 Prozent sowie die „Nachzügler” mit acht Prozent, an denen die Digitalisierung bisher vorbeigezogen ist.

Wer sich mit dieser Thematik beschäftigt, sieht schnell, dass viele Vorstände und Chefs doch ein wenig überfordert sind. Da sie befürchten, dass sie von der Konkurrenz abgehängt werden, legen sie manchmal mehr oder weniger kopflos Maßnahmen für die Digitalisierung fest.

Zu den Problemen zählen vor allem, dass das Fachpersonal fehlt oder Mitarbeiter nicht wissen, wie sie mit neuen Technologien und Abläufen umgehen sollen, ja diese sogar fürchten. Bestehende Strukturen zu durchbrechen und digitale Brücken zu schlagen ist die größte Hürde, so eine repräsentative Studie von Etventure . Hinzu kommt zumeist fehlende Zeit, sich mit der Thematik auseinanderzusetzen – ein Teufelskreis.

Wie es auch anders geht, zeigt das deutsche Traditionsunternehmen Schaeffler. Es hat sich auf die Fahnen geschrieben, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und drängt mit neuer Technologie in zukunftsfähige Gefilde vor.

Die Schaeffler-Gruppe wird digitaler

Den Grundstein für die heutige Unternehmensgruppe legten im Jahr 1946 die Brüder Dr. Wilhelm Schaeffler und Dr.-Ing. E.h. Georg Schaeffler mit der Gründung der Industrie GmbH. Als Dr. Georg Schaeffler 1949 den Nadellagerkäfig erfand und bald darauf das käfiggeführte Nadellager von INA in großen Mengen für die deutsche Automobilindustrie hergestellt wurde, begann der Aufstieg des Unternehmens.

Heute leistet die Schaeffler-Gruppe mit Präzisionskomponenten und Systemen in Motor, Getriebe und Fahrwerk sowie Wälz- und Gleitlagerlösungen für eine Vielzahl von Industrieanwendungen einen entscheidenden Beitrag für die „Mobilität für morgen“. Mit mehr als 92.000 Mitarbeitern und einen Umsatz von rund 14 Milliarden Euro (2017) ist Schaeffler eines der weltweit größten Familienunternehmen.

©Schaeffler

Dass die Einführung eines völlig neuen collaborativen Intranets bei einem solch globalen Unternehmen nicht einfach werden würde, weiß Katrin Fischer, Projektleiterin Intranet bei Schaeffler. „Wir haben uns schon vor einigen Jahren zusammengesetzt und eine Bestandsaufnahme unseres Intranets gemacht. Schnell wurde klar, dass vor allem die Kommunikation unter Kollegen, aber auch von der Führungsebene zu Mitarbeitern gehemmt war,” erklärt Fischer. „Dieses Problem wollten wir als erstes angehen, denn Digitalisierung bedeutet vor allem freie Kommunikation, die virtuell und standortübergreifend zu jeder Zeit möglich ist. Aus unserem Privatleben sind wir dies ja gewohnt und genau das wollten wir auch im Unternehmen umsetzen.”

Deswegen suchte Schaeffler eine zugängliche Lösung, die einfach zu bedienen war und den Austausch von Daten ermöglichte: Schaeffler Connect war geboren. Schaeffler Connect ist das interaktive Intranet des Unternehmens und basiert auf der Technologie von Jive Software , einem Unternehmen der Aurea Software-Gruppe. Die Plattform bietet Funktionen, die die gemeinsame Arbeit fördern, Experten-Communities im Forenstil, Austausch von Dateien und einen Newsfeed mit allen relevanten Neuigkeiten im Unternehmen.

Die Einführung einer neuen Technologie kann schwierig sein für Mitarbeiter, denn es bedeutet vor allem eine Umgewöhnung. Sie abzuholen, zu schulen und das Unternehmenswissen digital für alle gleichermaßen zugänglich zu machen, gehörte zum nächsten Schritt bei Schaeffler.

In der Anfangsphase lernten die Verantwortlichen im Unternehmen, dass es vor allem auf die Unternehmenskultur und die Vorbildfunktion der Chefetage ankam. Wenn Mitarbeiter sehen, dass sie ihre Vorgesetzten besser erreichen können und diese die neue Technologie nutzen, hat das große Signalwirkung.

Wichtig ist es, eine solche tiefgreifende Änderung nicht von oben aufzusetzen, sondern von unten das gesamte Unternehmen zu durchdringen. Das geht beispielsweise durch die Kommunikation der Vorteile einer neuen Technologie: Jeder kann an der Plattform teilnehmen, dort sein Wissen teilen und sich mit Kollegen weltweit ganz leicht vernetzen. Durch diesen einfachen Zugriff auf den Erfahrungsschatz können Projekte schneller und effektiver bearbeitet werden, weil man Kollegen um Rat fragen kann und Abläufe sowie Dokumente schon bekannt sind.

Fischer und ihr Team haben ganze Arbeit geleistet. Mittlerweile nutzen mehr als 60.000 Kollegen und Kolleginnen rund um den Globus Schaeffler Connect bei ihrer täglichen Arbeit. Was kommt als nächstes?

„Wir haben so einiges erreicht, doch bleiben unsere Ärmel hochgekrempelt. Wir wollen zum Beispiel auch unsere gewerblichen Mitarbeiter in den Werken mit auf die Plattform holen, damit auch sie Teil der digitalen Gemeinschaft sind. Zudem wollen wir Zugang über das Smartphone vereinfachen und die Aktivität weiter wachsen sehen. Denn wir haben auf jeden Fall ein erhöhtes Engagement unter den Kollegen bemerkt. Viele beteiligen sich bereits jetzt in der Community, helfen, wenn nötig und steuern Wissen bei. Das zeigt uns: Gemeinsam an und mit der digitalen Zukunft zu arbeiten, ist der Weg nach vorne”, sagt Fischer.

Blick in die Zukunft: So gelingt der Wandel

Für kein Unternehmen ist die Digitalisierung eine leichte Aufgabe, und auf dieser ganz speziellen Baustelle braucht es Geduld, Konsequenz und klare Worte. An welchen Schrauben können Unternehmen also als erstes drehen, damit es für sie einfacher wird?

1. Prozesse überprüfen

Häufig wird beim Thema Digitalisierung der Zweck mit dem Mittel vertauscht. Am Anfang gilt es, Prozesse zu optimieren. Software und Tools sind Hilfen und erleichtern die Arbeit. Das zieht meist eine Umorientierung für Arbeitsabläufe mit sich und schafft neue Schnittstellen.

Als ersten Schritt kann man beispielsweise die IT viel stärker in alle Abteilungen einbinden. So ist sie viel präsenter in den Teams.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der immer stärker auf Daten ausgerichtete Geschäftsalltag. Unternehmen müssen sich mit Themen wie Big Data oder Datenanalyse auseinandersetzen, um zukunftsfähig zu bleiben.

2. Kommunikation erleichtern

Das Beispiel von Schaeffler zeigt, dass vor allem die Kommunikation in und um das Unternehmen herum eine wichtige Rolle spielt. Egal wie groß das Unternehmen ist: Jeder sollte mit jedem verbunden sein und über einen zentralen Ort miteinander kommunizieren können. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter auf einer Plattform austauschen können und Dokumente und angesammeltes Wissen teilen. So werden nicht nur das Mailprogramm, der Chatroom und externe Datenbanken ersetzt, sondern auch quasi ganz nebenbei die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Denn frustfreie Kommunikation bedeutet meist auch frustfreies arbeiten.

3. Unternehmenskultur ändern

Nicht nur im Traditionsunternehmen bedeutet die Digitalisierung häufig Unsicherheit. Ängste um den eigenen Arbeitsplatz oder die Furcht, nicht mit der Technologie klarzukommen, grassieren häufig unter Mitarbeitern vor Beginn des Mammutprojekts “Digitales Unternehmen”. Um dem entgegenzuwirken, muss hier die gesamte Belegschaft einbezogen werden und sich die Unternehmenskultur weiterentwickeln. Deutlich muss gesagt werden, dass Rückfragen definitiv erwünscht sind, die Belegschaft Unterstützung bekommt und der stete Wandel dazugehört.

Die Unternehmenskultur und -organisation neu auszurichten und zu leben ist komplex und nicht von heute auf morgen zu bewerkstelligen. Unternehmen müssen die Schritte klar kommunizieren und Ziele setzen. So klappt es dann auch mit der Unternehmenskultur 2.0.

4. Mitarbeiter begeistern

Selbst die beste Software oder das schönste Tool nutzen nichts, wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sie nicht nutzen. Deswegen müssen die Vorteile von Anfang an klar vermittelt und beispielsweise Schulungen angeboten werden. Hier sollten zuerst Manager und die Geschäftsleitung Lehrgänge absolvieren, um eine Vorbildfunktion einzunehmen. Des Weiteren sollten Ankündigungen und ähnliches nur noch über die Plattform veröffentlicht werden.

Nach den ersten Schritten mit den neuen digitalen Werkzeugen setzt über kurz oder lang der Netzwerkeffekt ein und das Ganze findet mehr und mehr seinen Platz im Tagesgeschäft im Unternehmen.

Heute sagen Computer gewiss nicht mehr nur Ja oder Nein. Sie verbinden Menschen und Kollegen miteinander und revolutionieren so die Zusammenarbeit über Länder- und Zeitzonengrenzen hinweg.