Unter jeder geschäftlichen E-Mail müssen bestimmte Pflichtangaben stehen – welche das genau sind, hängt unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens ab. Und so bekommt man im Büroalltag täglich elektronische Nachrichten meist nicht nur mit diesen Pflichtangaben, oftmals enthält die Autosignatur zudem mehrere Telefonnummern und weitere Informationen. Dies ist nur auf den ersten Blick praktisch, da der Adressat diese Angaben meist manuell in sein Outlook-Adressbuch einpflegen muss.
Diese Aufgabe erledigt für Office 365 das Add-in Snap ADDY Assistant automatisch, indem es die Kontaktdaten eingehender E-Mails selbstständig analysiert, die Inhalte den Feldern wie Vorname, Name, Unternehmen, Handynummer et cetera zuweist und diese dann in das Adressbuch übernimmt. Noch nicht vorhandene Kontakte werden auf diese Weise neu erstellt, andere ergänzt.
Das Add-in lässt sich aus dem Office 365 Store nach dem Anmelden mit dem Microsoft-Konto installieren. Bei diesem Schritt müssen Sie auch einigen Berechtigungen zustimmen, die der Hersteller benötigt, damit der Assistent korrekt arbeiten kann – hierzu gehört für die richtige Zuordnung der Inhalte naturgemäß das Lesen der Mailinhalte. Allerdings analysiert Snap ADDY nach der Installation nur die Autosignatur von Nachrichten, die von da an neu eingehen. Bereits im Posteingang vorhandene Mails bleiben dabei unberücksichtigt. Vor der Übernahme in das Outlook-Adressbuch haben Sie bei jedem Kontakt die Möglichkeit, die Angaben zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
Bitte beachten Sie dabei, dass das Add-in aufgrund des unterschiedlichen technischen Unterbaus nur mit Office 365 arbeitet, nicht mit dem weitgehend funktionsgleichen Office 2016. Mehr Infos samt deutschsprachigem Video mit Erklärungen finden Sie beim Hersteller.
Autor: Peter Stelzel-Morawietz
Peter Stelzel-Morawietz schreibt über die Themen vernetztes Zuhause, Windows, Internet und Internet of Things, Cloud, GPS und Navigation, Digitalradio sowie IT im Alltag und Integration im Auto