Microsoft Outlook ist bei vielen Privatanwendern und in vielen Büros das Rückgrat der Kommunikation – als Mailclient, zur Terminplanung und zur Verwaltung Ihrer Kontaktdaten. Viele Anwender verwenden durchaus noch ältere Versionen von Microsoft Office und Outlook. Warum auch nicht? Sparen Sie sich also das Geld für eine neue Office-Version und rüsten Sie stattdessen ein älteres Outlook mit pfiffigen Erweiterungen/Add-Ins auf.
Den ohnehin schon beeindruckenden Funktionsumfang von Microsoft Outlook können Sie nämlich mit einer Fülle von Plugins und Addons noch deutlich erweitern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Viele dieser Plugins für Outlook sind sogar kostenlos erhältlich, in einigen Fällen dürfen die Gratis-Addons nur für den privaten Einsatz kostenlos genutzt werden. Lesen Sie also gegebenenfalls vor der Verwendung eines Outlook-Plugins im professionellen Umfeld in den AGBs nach, ob Sie das gewünschte Addon in Ihrer konkreten Situation auch tatsächlich gratis nützen dürfen.
Sie möchten wissen, welche Erweiterungen bereits in Ihrem Outlook installiert sind? Kein Problem: Unter “Datei, Optionen, Add-Ins” sehen Sie sofort, welche Outlook-Plugins Sie schon installiert haben.
In diesen Formaten liegen Gratis-Addons für Outlook vor
Etliche Addons werden als EXE-Datei zum Download bereit gestellt. Zur Installation des Outlook-Addons starten Sie die EXE wie gehabt mit einem doppelten Mausklick und folgen dann der Installationsroutine. Nach erfolgter Installation sollten Sie in der Outlook-Oberfläche nach einem Menüpunkt wie “Optionen” oder “Einstellungen” suchen, um das Plugin optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Ein anderes Format für Outlook-Plugins ist das einfache Textformat hol – damit können beispielsweise Kalenderdaten bereit gestellt werden. Am einfachsten integrieren Sie Daten im hol-Format in Outlook, wenn Sie die betreffende hol-Datei in den richtigen Unterordner von Outlook kopieren – dazu später mehr. Auch das ics-Format findet man gelegentlich bei Outlook-Addons. Dabei handelt es sich um ein iCal-Format, das ebenfalls für den Austausch von Kalenderdaten benutzt wird. iCal/ics-Daten werden über das Menü “Datei, Importieren, iCalendar-Datei importieren” nach Outlook gehievt.
Outlook-Addons gibt es gratis und kostenpflichtig
Erweiterungen/Plugins/Addons für Outlook gibt es in Hülle und Fülle, sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose. Wir stellen auf dieser und den nächsten Seiten einige wirklich praktische, mitunter geradezu geniale Gratis-Plugins für Outlook vor, die entweder den Arbeitsalltag mit Microsoft Outlook deutlich erleichtern und Zeit sparen und/oder mitunter sogar Spaß machen.
Outlook-Addons nicht voreilig installieren
Installieren Sie nicht sofort jedes Gratis-Addon, auf das Sie beim Stöbern im Internet stoßen. Mit jedem installierten Addon wird Ihr Microsoft Outlook schwergewichtiger, startet mitunter langsamer und reagiert vielleicht verzögerter auf Eingaben. Zudem besteht bei jedem Plugin die Möglichkeit, dass das Addon nicht einwandfrei funktioniert und im schlimmsten Fall sogar den Betrieb von Outlook stört oder verhindert. Überlegen Sie sich vor der Installation also sorgfältig, ob das gewünschte Outlook-Plugin wirklich sinnvoll für Sie ist.
Hinweis: Nicht alle der hier vorgestellten Outlook-Erweiterungen sind kompatibel zu Outlook 2013 beziehungsweise Office 365. Beachten Sie unbedingt die Systemvoraussetzungen des Herstellers. Gerade aber eine ältere Outlook-Version können Sie mit diesen Erweiterungen noch einmal leistungsfähiger machen.
Fehlersuche in Outlook: Gratis-Tool von Microsoft
Sie haben Probleme mit Outlook? Ihr Outlook-Client kann keine Verbindung zum Office-365-Server herstellen und Sie können deshalb keine Mails abrufen? In diesem Fall können Sie den kostenlosen Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365 einsetzen, um eine Fehleranalyse zu starten.
Damit genug der Vorrede, los geht es mit unserer Zusammenstellung der besten Gratis-Plugins für Outlook.
Xing für Outlook
Mit dieser ungemein nützlichen Outlook-Erweiterung (die das alte Xing Connector ersetzt) importieren Sie alle Ihre Xing-Kontakte nach Outlook. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sobald sich bei einem Ihrer Xing-Kontakte etwas an den Daten ändert, wird der entsprechende Eintrag in Outlook aktualisiert. So bleiben Ihre Kontakte in Outlook immer auf dem neuesten Stand. Obendrein haben Sie zu jedem Kontakt nun auch in Outlook immer ein Profilbild vor Augen – nämlich das aus dessen Xing-Profil.
Download: Xing für Outlook 2013 oder jünger, Outlook 2016 für Mac oder jünger.
NoReplyAll Add-In : Falsche Rundmals verhindern
Das Add-In NoReplyAll verhindert versehentliche “Alle-Antworten”-Mails auf Rundmails, indem es beim Empfänger auf Wunsch die “Allen-Antworten-Funktion” (ReplyAll) deaktiviert. Zusätzlich verhindert es, dass die E-Mail weitergeleitet werden kann. Die Erweiterung stammt von Microsoft und eignet sich für die Outlook-Versionen 2007, 2010 und 2013. Nicht geeignet für Outlook 2016.
Extra-Tipp: NK2Edit verbessert die Auto-Vervollständigungs-Funktion
Kein Addon, sondern ein eigenständiges Freeware-Programm ist NK2Edit von NirSoft . Wenn Sie Microsoft Outlook nutzen und eine Mail-Adresse eingeben, dann wird diese für die Autovervollständigung gespeichert. Beim nächsten Eintippen der Anfangsbuchstaben, gibt Ihnen Outlook Vorschläge zur automatischen Vervollständigung der Adresse. Die gespeicherten Mail-Adressen dürfen Sie mit dem kostenlosen Tool NK2Edit 3.05 bearbeiten, löschen oder auch neue hinzufügen. Mit der Freeware dürfen Sie unter anderem den Adresstyp, die eigentliche Adresse, den angezeigten Namen, den Suchstring und auch den Anzeigentyp bearbeiten.
Sie erhalten oft Mails mit mehreren angehängten Bildern? Und möchten diese schnell und bequem alle zugleich betrachten können? Dann sollten Sie den Smarttools Foto-Manager (ehemals: Bildervorschau) installieren.
Der Smarttools Foto-Manager wird als EXE-Datei installiert und integriert sich nahtlos in Outlook. Nach der Installation finden Sie oben in der Menüleiste ein neues Icon, mit dem Sie die Smarttools Bildervorschau für jede gewünschte Mail aufrufen.
Und so geht’s: Sie klicken in der Eingangsübersicht von Outlook auf eine Mail und dann auf das erwähnte Icon für den Smarttools Foto-Manager, umgehend werden Ihnen die Bilder in einem neuen Fenster angezeigt, das wie eine Bildergalerie erscheint. Sie sehen immer drei Bilder gleichzeitig. Enthält die Mail mehr als drei Bilder, so können Sie wie in einem digitalen Bilderalbum vor und zurück durch die Bilder navigieren. Per Rechtsklick mit der Maus kann jedes Bild auf der Festplatte gespeichert werden. Bilder aus ZIP-Dateien werden automatisch in die Vorschau aufgenommen. Bequemer geht es nicht.
Im Test funktionierte Smarttools Foto-Manager (ehemals: Bildervorschau) für Outlook einwandfrei.
Download Smarttools Foto-Manager für Outlook 2016, 2013, 2010 (32-/64-Bit), 2007, 2003 und 2002/XP
Feiertage importieren Sie in Outlook 2010 über “Datei, Optionen, Kalender, Feiertage hinzufügen”. Standardmäßig zeigt Outlook Feiertage je nach Outlook-Version nur bis zu einem bestimmten Enddatum im Kalender an. Wenn Sie auch künftig alle Feiertage im Outlook-Kalender vorfinden wollen, müssen Sie die dafür zuständige Datei Outlook.hol von Hand aktualisieren. Sie können problemlos nationale und internationale Feiertage sowie Schulferien nachtragen.
Wenn Sie bei einer älteren Outlookversion alle Feiertage bis 2015 in ihren Outlook-Kalender eintragen wollen (weil Sie im Nachhinein noch einmal checken wollen, an welchen Tagen ein Feiertag war), gehen Sie so vor: Die Datei “Outlook.txt” (bei älteren Outlook-Versionen) beziehungsweise Outlook.hol liegt im Ordner C:ProgrammeMicrosoft OfficeOffice oder in einem Unterordner davon – auf unserem älteren System mit Windows XP Pro und Outlook 2003 lag sie im Verzeichnis “1031”. Diese alte Outlook.hol-Datei benennen Sie zur Sicherheit um. Dann kopieren Sie die neue Outlook.hol, die Sie sich über den unten stehenden Link heruntergeladen haben, in dieses Verzeichnis. Anschließend müssen Sie die neue Outlook.hol in Outlook importieren; das geht über “Extras/Optionen/Einstellungen/Kalenderoptionen/Feiertage” hinzufügen. Danach finden Sie in Ihrem Outlook-Kalender ganz oben in der Tagesansicht einen Hinweis darauf, dass es sich um einem Feiertag handelt.
Sie können Ihre Twitter-Feeds mit TwInbox bequem in Outlook integrieren. Nach der Installation des TwInbox-Addons finden Sie in Outlook eine neue Menüleiste für die Verwaltung Ihres Twitteraccounts. Außerdem bekommen Sie während der Installation die Möglichkeit, für die Twitternachrichten einen eigenen Ordner anzulegen – das entlastet Ihren allgemeinen Posteingangsordner und ist dringend zu empfehlen, damit Sie nicht die Übersicht verlieren.
Ganz links in der neuen Twitter-Menüleiste von TwInbox finden Sie ein Icon, durch das Sie direkt in Ihren neu angelegten Twitterordner in Outlook kommen. Klicken auf “New” rechts daneben, können Sie sofort loszwitschern und die Welt mit einer neuen Twitternachricht beglücken – Ihre Follower werden es Ihnen danken.
Ebenso können Sie aus der TwInbox-Leiste heraus beispielsweise direkt antworten und das Addon konfigurieren. Hier können Sie unter anderem einstellen, in welchen Abständen Outlook Ihr Twitterkonto nach neuen Nachrichten abfragen soll und ob TinyURL für die Kürzung von Links verwendet werden soll. Ganz rechts in der Menüleiste von TwInbox wird die jeweils jüngste Nachricht angezeigt.
Download TwInbox für Outlook 2007 und 2010, 2013 sowie 2016
Autor: Hans-Christian Dirscherl, Redakteur
Hans-Christian Dirscherl schreibt seit über 20 Jahren zu fast allen IT-Themen. Sein Fokus liegt auf der Koordination und Produktion von Nachrichten mit hohem Nutzwert sowie auf ausführlichen Tests und Ratgebern für die Bereiche Smart Home, Smart Garden und Automotive.