Google Kalender mit Outlook synchronisieren

Bevor Sie fragen, ob Sie Google- und Outlook-Kalender synchronisieren können, sollten Sie sich fragen, ob das wirklich nötig ist. Wenn Sie beispielsweise ein iPhone, ein Android-Smartphone oder ein anderes Telefon besitzen, sollten Sie in der Lage sein, mehrere Konten und damit mehrere Kalender hinzuzufügen.

Dieser Ansatz bedeutet in der Regel, dass Google- und Outlook-Kalender zusammen in der gleichen App erscheinen. Dies ist keine Synchronisation, aber es bedeutet, dass Sie zwei oder mehr Kalender in der gleichen Anwendung und Ansicht sehen können.

Wenn Sie einen PC oder Laptop mit Outlook in Windows verwenden, können Sie zur Online-Version Outlook.com wechseln, die mehrere Kalender unterstützt. Sie können sich von jedem Computer mit Internet-Verbindung aus anmelden, und Sie haben keine Synchronisierungsprobleme, da alles online gespeichert ist.

Wählen Sie nur einen Kalender

Zwei Kalender von zwei Firmen zu nutzen, kann zu Problemen führen – nach Möglichkeit sollten Sie sich also für einen entscheiden. Es vereinfacht die Termin- und Ereignisplanung und löst das Synchronisierungsproblem.

Sowohl Google als auch Microsoft unterstützen mehrere Kalender, beispielsweise Arbeits- und Privatkalender, und bieten einzelne Kalender oder kombinierte Ansichten – unabhängig davon, ob Sie ein mobiles Gerät oder einen PC oder Laptop verwenden. Möchten Sie ein neues Ereignis eintragen, können Sie wählen, welchem Kalender es hinzugefügt werden soll. Das einzig Komplizierte daran ist, dass Sie mal etwas falsch eintragen können – aber Sie haben wenigstens kein Synchronisierungsproblem.

So exportieren Sie einen Google-Kalender

Um Ereignisse aus Google Kalender zu exportieren, müssen Sie die Web-Version von Google Kalender auf einem PC oder Mac verwenden. Klicken Sie in der linken Spalte im Bereich “Meine Kalender” auf das Dropdown-Menü neben dem entsprechenden Kalender und wählen Sie “Einstellungen und Freigabe”. Gehen Sie dann in den Kalendereinstellungen zu “Kalender exportieren”. Erstellt wird eine Zip-Datei. Kopieren Sie die darin enthaltene ics-Datei und speichern Sie diese in einem Verzeichnis Ihrer Wahl.

Klicken Sie oben im linken Menü auf “Importieren & Exportieren”, sehen Sie eine Option, um Ihren Kalender als Zip-Datei  zu exportieren.

So importieren Sie einen Google-Kalender in Outlook

Um Google Kalender in die Outlook Windows-Anwendung zu importieren, gehen Sie zu “Datei – Öffnen und Exportieren  Importieren/Exportieren”. Wählen Sie die Option zum Importieren einer iCalendar-Datei (.ics). Danach können Sie entscheiden, ob dieser Kalender als neuer Kalender geöffnet werden soll oder ob seine Elemente in Ihren Kalender importiert werden sollen.

So exportieren Sie einen Outlook-Kalender und importieren ihn in Google

Um Ihren Outlook-Kalender (aus der Outlook-Anwendung) zu exportieren, gehen Sie zu “Datei – Öffnen und Exportieren – Importieren/Exportieren”. Wählen Sie im Menüfenster “In Datei exportieren”, dann “Durch Trennzeichen getrennte Werte” und klicken Sie in der folgenden Liste “Calendar” an. Jetzt können Sie die exportierte Datei als csv-Datei speichern.

Um die csv-Datei jetzt in den Google Kalender zu importieren, klicken Sie auf “Weitere Kalender hinzufügen”, wählen “importieren” und die zuvor gespeicherte csv-Datei.

So importieren Sie einen Kalender mit Outlook.com

Wenn Sie den Kalenderbereich von Outlook.com verwenden, können Sie nicht exportieren, aber importieren.

Klicken Sie dazu auf “Kalender hinzufügen”, wählen Sie dann im Menü “Aus Datei” und navigieren Sie zu Ihrer ics-Datei, um sie zu importieren.

Die Kalender auf mobilen Geräten nutzen

Auf einem Android-Smartphone oder -Tablet installieren Sie die kostenlose Microsoft Outlook-Anwendung aus dem Google Play Store. Wenn Sie Outlook erstmals auf Ihrem Handy installieren, werden Sie gefragt, ob Sie es mit einem anderen Konto verknüpfen möchten. Wählen Sie diese Option, und Ihre Kalender werden synchronisiert.

Die Kalender-App auf einem iPhone und iPad kann auch einen kombinierten Google- und Outlook-Kalender anzeigen. Gehen Sie zu “Einstellungen, Mail, Kontakte, Kalender” und tippen Sie auf “Konto hinzufügen”.

Verwenden Sie die Optionen, um Google- und Outlook.com-Konten hinzuzufügen. Nehmen Sie das Angebot an, Kalender zu synchronisieren – das war’s. Ereignisse, die zu Google Kalender, Outlook.com Kalender oder Outlook hinzugefügt wurden, wenn sie mit Outlook.com synchronisiert wurden, werden automatisch in der iOS Kalender-App angezeigt.

Tipp: Einladungen verwenden

Eine Möglichkeit, einen Termin gleichzeitig in Google- und Outlook-Kalendern anzuzeigen, besteht darin, sich bei der Erstellung eines neuen Termins selber einzuladen. Sie laden sich also beispielsweise in Google Kalender zu einem Ereignis ein, indem Sie Ihre Outlook-Mail-Adresse hinzufügen.

Outlook fügt eine Kalendereinladung von Google als unbestätigtes Ereignis hinzu. Sie können es so lassen oder auf “Akzeptieren” in der Mail klicken, um die Einladung zu bestätigen.

Outlook.com fügt Einladungen dem Kalender nicht automatisch hinzu, hier müssen Sie in der Mail auf Annehmen klicken.

Sie können Einladungen von Outlook/Outlook.com an Google Calendar in Google Mail manuell annehmen, aber es gibt einen besseren Weg. Klicken Sie im Google Kalender auf die Schaltfläche Zahnrad und wählen Sie Einstellungen. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie Einladungen automatisch zu Ihrem Kalender hinzufügen.

Anwendungen und Dienste von Drittanbietern

Es gibt auch Anwendungen und Dienste, zum Teil kostenlos, die Google- und Outlook-Kalender synchronisieren. Hier einige Beispiele:

cFOS Outlook DAV: Outlook selbst muss während der Installation geschlossen sein. Sobald Sie nach dem Setup Outlook wieder öffnen, erscheint der „Sync All“-Button von “cFOS Outlook DAV”. Wechseln Sie jetzt in Outlook in die „Personen“- Ansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die „Kontakte“, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Enable sync with Card DAV “. Es öffnet sich ein Konfigurationsmenü, in dem Sie drei Einträge vornehmen müssen.

Der Eintrag hinter „Folder URL:“ muss das Muster https://www.googleapis.com/carddav/v1//lists/de fault/ haben – vergessen Sie bitte nicht das „s“ beim „https“ am Beginn!

Bei „User name:“ wiederholen Sie Ihre Google-Mail-Adresse, darunter kommt dann Ihr Google-Passwort. Drücken Sie die Schaltfläche „Save“, und schließen Sie das Konfigurationsfenster mit einem weiteren Klick auf das rote Fensterkreuz. Wenn Sie über „Sync All“ den Datenabgleich anstoßen oder die voreingestellte Minute zur automatischen Synchronisation abwarten, wird das Google-Adressbuch geladen. Das funktioniert ohne Probleme, allerdings werden je nach der Version und den Spracheinstellungen Umlaute in den Namen nicht immer korrekt dargestellt – diese sollten deshalb manuell geändert werden. Wichtig: Abhängig von Ihren Google-Sicherheitseinstellungen kann die Anmeldung und damit die Synchronisation scheitern. Dann melden Sie sich bei Google im Web an und aktivieren den „Zugriff über weniger sichere Apps“.

Die Vorgehensweise für die Kalendersynchronisation weicht etwas von der für die Kontakte ab. Wechseln Sie hierzu in Outlook in die Kalenderansicht, und klicken Sie im Anschluss daran bitte oben auf „Kalender öffnen –› Neuen leeren Kalender erstellen“. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, und achten Sie darauf, dass beim „Typ“ darunter „Kalender“ erscheint. Mit „OK“ erstellen Sie als Nächstes den neuen Kalender, auf den Sie links unter „Meine Kalender“ mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü wieder „Config Cal DAV Sync“ wählen. In die erste Zeile des Konfigurationsfensters tragen Sie im folgenden Schritt https://www.googleapis.com/carddav/v1/principals//lists/default/ ein – mit Ihrer Mailadresse. Ergänzen Sie die Zeilen darunter, speichern Sie mit „Save“ und schließen Sie das Fenster manuell. Probieren Sie den Datenabgleich mit den Kontakten und den Terminen am besten gleich mal aus. Er funktioniert in beiden Richtungen, das heißt Sie können also in Outlook etwas erstellen, ändern oder löschen und sehen die Änderung – natürlich erst nach dem Ablauf der eingestellten Synchronisationszeit oder nach einem Klick auf „Sync All“ im Outlook-Programm – unter Google. Ebenso erscheint auch jede Änderung über die Google-Dienste in der Bürosoftware von Microsoft.

Syncgene kann Kontakte, Kalender und Aufgaben automatisch über iPhone, Android, Outlook, Gmail und Apps synchronisieren. Eine kostenlose Version ist auf zwei Datenquellen beschränkt und bietet keine automatische Synchronisation. Die Version ohne Einschränkungen kostet im Abonnement derzeit um die 7 Euro monatlich, Kündigung ist jederzeit möglich.

Sync2 synchronisiert Outlook mit Google Kalender und macht noch viel mehr für 49,95 Euro (Jahreslizenz). Synchronisiert wird nach einem Zeitplan oder immer dann, wenn eine Änderung in Outlook festgestellt wird. Sie können das Tool 7 Tage lang kostenlos testen.

Oggsync macht einen ähnlichen Job. Es kostet 29,95 US-Dollar pro Jahr.

Gsyncit ist ein Add-in für Outlook, das die Synchronisation in eine und beide Richtungen zwischen Outlook und Google Kalender erledigt. Es kostet 19,99 US-Dollar.

Eine weitere Option ist Scand Outlook4Gmail , das den Outlook-Kalender mit Ihrem Google-Kalender synchronisiert. Es kann auch Kontakte synchronisieren. Eine einzelne Lizenz kostet 28,98 US-Dollar.

Calendar Sync ist kostenlos, einfach zu bedienen ist und tut genau das, was Sie wollen. Geben Sie Ihren Google-Nutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf “Einstellungen speichern”. Klicken Sie auf “Anmelden bei Google”, um es zu autorisieren. Jetzt können Sie den zu synchronisierenden Google-Kalender auswählen, wenn es mehr als einen gibt, und ob Google oder Outlook der Master-Kalender ist. Eine Zwei-Wege-Synchronisation nach dem letzten Änderungsdatum ist möglich, und Sie können wählen, ob Sie Duplikate in Outlook oder Google löschen möchten. Auf der Registerkarte Auto-Synchronisierung können Sie automatisch synchronisieren, aber nicht zu oft, da Google Grenzen setzt.

Die Rückmeldungen der Nutzer sind allerdings unterschiedlich – einigen gefällt es, andere haben Probleme damit.

Beachten Sie auch, dass die kostenlose Version von Calendar Sync nur Ereignisse innerhalb von 30 Tagen nach dem Synchronisationsdatum synchronisiert. Wenn Sie wiederkehrende Ereignisse synchronisieren müssen, brauchen Sie Calender Sync Pro (9,99 US-Dollar).

Eine weitere Option ist Outlook Google Calendar Sync : Es synchronisiert Ereignisse, einschließlich der Teilnehmer und Erinnerungen. Das Tool muss nicht installiert werden und läuft hinter Web-Proxies.

Dieser Beitrag ist zuerst bei unseren englischen Kollegen von techadvisor.co.uk erschienen.