Microsoft Office: Kauf, Abo oder doch gratis?

Office Online, Office 2016 und 2019, Office 365 – pardon, das heißt jetzt Microsoft 365 – und die Office-Apps für Mobilgeräte. Microsoft macht es Anwendern nun wirklich nicht einfach, die Kauf-, Abo- und Gratisnutzung seiner Bürosoftware zu durchschauen und das passende Paket zu wählen. Wir erklären hier die Unterschiede und stellen kostenlose Alternativen zum Installieren sowie zur Nutzung via Browser vor. Weil Microsoft Office in Unternehmen längst Standard für Textverarbeitung, E-Mail, Tabellenkalkulation, Präsentationen und einiges mehr ist, bietet sich die Verwendung auch im privaten Umfeld geradezu an. Weshalb sollte man sich daheim in andere Programme einarbeiten, mit Kompatibilitätsproblemen auseinandersetzen oder auf wichtige Funktionen verzichten? Jenseits der Investition spricht in der Tat wenig gegen die etablierte Bürosoftware. Schwieriger dagegen fällt die Entscheidung für die „richtige“ Variante aus. Lange Zeit kam alle paar Jahre eine neue Programmversion auf den Markt, meist benannt mit dem Erscheinungsjahr: also Office 2003, 2007, 2010 und so weiter. Diese gab es jeweils in verschiedenen Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang: zum Beispiel Home and Student, Home and Business sowie Professional. Allen Versionen und Editionen bis Office 2013 aber war gemeinsam, dass sie über Service Packs regelmäßig neue Funktionen erhielten und aktualisiert wurden.

Unterschiede zwischen Office 2016/2019 und Microsoft 365

Mit Office 2016 und beim aktuellen 2019er-Paket hat Microsoft das Vorgehen geändert: Jenseits der Sicherheitspatches erhalten Nutzer dieser Kaufversionen keine größeren Funktionsupdates: Man muss sich mit dem Funktionsumfang begnügen, der beim Erscheinen der Software aktuell ist, wenn man sich für eine Edition zum einmaligen Erwerb entscheidet. Wichtig ist dabei, dass Patches für die ältere 2016er- und die aktuelle 2019er-Version nur für knapp fünf Jahre bereitgestellt werden: Der Support für beide endet im Oktober 2025 .

Microsoft verlangt für Office 2019 Home and Student (ohne Outlook) 149 Euro, für Home and Business 299 Euro und für die Pro-Variante 579 Euro. Im freien Handel gibt es die gleiche Software bei seriösen Händlern schon für die Hälfte, kaum legal dürften jedoch Billigangebote für fünf oder zehn Euro sein! 

Neben dieser traditionellen Office-Suite, die man einmal erwirbt und dann auf dem PC installiert, bietet Microsoft sein Office auch im Abonnent an. Hierbei zahlt man auf Jahres- oder Monatsbasis so lange, wie man die Software verwendet. Das ist für die kurzzeitige Nutzung günstiger als der vergleichsweise teure Kauf, doch die Unterschiede gehen weiter. So bekommen Abonnenten der vor wenigen Monaten von Office 365 in Microsoft 365 umbenannten Software immer wieder neue Funktionen. Am besten verdeutlichen lässt sich das an einem Beispiel: Als Office 2019 neu erschien, war die Version zunächst mit dem zum gleichen Zeitpunkt aktuellen Office 365 identisch. Inzwischen aber wurde Office/ Microsoft 365 mehrfach erweitert, der Funktionsumfang driftet also immer weiter auseinander. Käufer von Office 2019 müssen außerdem, sofern sie später auf eine neue Version upgraden möchten, das neue Paket erneut erwerben. Bei Microsoft 365 gibt es stets die neueste Version.

Im Wesentlichen stellt Microsoft 365 derzeit also Office 2019 mit einigen Zusatzfunktionen dar. Grundlegend unterscheidet es sich dagegen von Microsofts (kostenloser) Webversion „Office Online“. Einen schnellen Überblick gibt Ihnen die Tabelle unten.

Microsoft 365: Mehr Funktionen, mehr Geräte, mehr Cloudspeicher

Office 2016/2019 und Microsoft 365 unterscheiden sich jedoch auch über die zwischenzeitlich hinzugefügten Funktionen, etwa mehr künstliche Intelligenz (KI), und die Bezahlweise hinaus. So steht Abonnenten über die ohnehin kostenlosen fünf bis 15 GByte bei Onedrive ein TByte (1000 GByte) Speicherplatz in der Microsoft-Cloud zur Verfügung. Insbesondere angesichts der Abogebühren von jährlich 69 Euro für eine Lizenz (Microsoft 365 Single) beziehungsweise 99 Euro für Microsoft 365 Family (maximal sechs Personen) ist das günstig, weil konkurrierende Dienste wie Dropbox ähnliche Beträge allein für den Onlinespeicher verlangen. Bucht man Microsoft 365 für einzelne Monate, ist dies etwas teurer: sieben Euro für die Einzel-, zehn Euro für die Familienlizenz.

Zwar kann man bei sämtlichen Versionen wie gehabt den Standardspeicher für Dokumente, Tabellen und Präsentationen weiterhin beliebig und somit auch lokal einstellen, das voreingestellte Onedrive macht im 365er-Abo aber durchaus Sinn. Denn die Ablage in der Cloud erleichtert die Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Office-Dateien, zudem speichert Microsoft 365 sämtliche Inhalte ständig automatisch in Echtzeit und nicht mehr nur in regelmäßigen Abständen. Hinzu kommen Funktionen, die nur online möglich sind: Dazu zählen das Übersetzen, das Nachschlagen bei Wikipedia oder die Texterkennung (OCR).

Schließlich lässt sich Office 2019 nur auf einem PC oder Mac installieren, während Microsoft 365 nach Unternehmensangaben auf allen (!) eigenen Geräten genutzt werden kann. Fünf davon dürfen gleichzeitig angemeldet sein, bei „365 Family“ gilt das zudem für jeden Nutzer. Und während Mobilgeräte mit Android oder iOS beim Kauf-Office außen vor bleiben, lassen sich Smartphones und Tablets im Abo ohne Einschränkung verwenden.

Hinweis: Für die Installation der Office-Anwendungen auf dem Windows-PC benötigen Abonnenten eine Internetverbindung. Das gleiche gilt für Dokumente in der Cloud, bestimmte Onlinefunktionen und die einmal pro Monat erforderliche Lizenzkontrolle. Ansonsten aber lässt sich mit Word, Excel, Powerpoint und Outlook aus Microsoft 365 auch offline arbeiten. Lokal gespeicherte Dateien werden synchronisiert, sobald man wieder im Netz ist.

Office Online, Google Docs, Apps und alternative Office-Pakete

Das ist bei Office-Anwendungen, die ausschließlich im Webbrowser laufen und keinerlei installierte Software nutzen, naturgemäß anders: Hier ist nicht nur für E-Mails, sondern auch für die übrigen Office-Anwendungen eine Internetverbindung erforderlich. Neben Office Online von Microsoft  stellt das umgangssprachlich „ Google Docs “ genannte Web-Office von Google die bekannteste Alternative dar. Über die Textverarbeitung („Docs“) hinaus bietet es eine Tabellenkalkulation, eine Präsentationssowie eine Formularsoftware.

Die Webanwendungen von Microsoft und Google haben viele Gemeinsamkeiten: Sie sind kostenlos, die persönlichen Dateien werden in der Cloud gespeichert (Onedrive beziehungsweise Google Drive) und sind deshalb geräteübergreifend verfügbar. Außerdem lassen sie sich mit anderen Personen teilen und gemeinsam bearbeiten. Verglichen mit den „großen“ kostenpflichtigen Office-Paketen fehlen zwar diverse Funktionen, für viele private Zwecke genügen sie vollkommen. Gleichzeitig bietet die Reduzierung auf das Wesentliche den Vorteil, dass auch Einsteiger schnell mit den Browserapplikationen klarkommen.

Ganz streng ist der Onlinezwang bei der Gratisnutzung aber doch nicht. Google eröffnet über eine Einstellung in seinem Chrome-Browser die Möglichkeit, die Office-Dateien auch lokal auf dem PC zu speichern. Diese lassen sich dann mit Chrome auch ohne Internetzugriff bearbeiten und werden automatisch wieder synchronisiert, sobald der Rechner wieder im Netz ist. Dazu installieren Sie im Google-Browser die Erweiterung Google Docs Offline , klicken bei der Datei Ihrer Wahl auf die drei Punkte und schieben den Schalter bei „Offline verfügbar“ nach rechts.

Bei Microsoft ist die Nutzung offline insofern komplizierter, als hier Office-Apps in den Appstores von Windows , Android und iOS zwar auch für Offlinenutzung zur Verfügung stehen. Kostenlos sind diese allerdings nur für Mobilgeräte mit einer Bildschirmdiagonale bis maximal 10,1 Zoll nutzbar. Während das Größenlimit bei Smartphones unproblematisch ist, muss man auf manchen Tablets wie dem iPad Pro zahlen.

Theoretisch lassen sich Office-Apps per Tastatur und Maus gratis auf dem Smartphone nutzen und der Bildschirm über einen Chromecast-Stick auf dem großen PC-Monitor darstellen, der Funktionsumfang der Mobil-Apps aber bleibt eingeschränkt. Da sind die kostenlosen Softwarealternativen wie Libre Office , Apache Open Office und eingeschränkt auch Softmaker Free Office besser.

Fazit: Microsoft 365 eignet sich für Familien und mehrere Geräte

Und welches ist nun das beste Office für Sie? Die Antwort können wir Ihnen nicht abnehmen, es kommt auf Ihre Präferenz an. Wenn Sie die Microsoft-Programme kennen, deren Funktionsumfang benötigen oder sich schlicht nicht umgewöhnen möchten, bleiben Sie dabei. Wegen des günstigen Preises ist Office 365 insbesondere für Familien attraktiv, außerdem erhält dabei jeder der bis zu sechs Nutzer jeweils ein TByte Cloudspeicher auf Onedrive. Allerdings haben die Cloud- und KI-gestützten Komfortfunktionen zur Folge, dass Microsoft in Ihre Dateiinhalte hineinsehen kann, was im Übrigen auch für die kostenlosen Office-Webdienste gilt.

Wer das nicht möchte, ist mit einer Bürosoftware zum Installieren besser aufgehoben. Die muss keineswegs von Microsoft sein. Kostenlos sind Libre Office, Open Office und Free Office. Softmaker bietet zudem eine gute kommerzielle Alternative: Das aktuelle Office 2021 kostet knapp 80 Euro, die Lizenz gilt für bis zu fünf private PCs desselben Haushalts oder einen Geschäftsrechner.