Google schaltet neues Gmail frei: Sicherer und komfortabler

Google hat wie angekündigt Gmail deutlich überarbeitet und um neue Funktionen erweitert, sowohl für Privatnutzer als auch für Unternehmen. Künstliche Intelligenz soll künftig das Postfach schützen und sortieren. Aber der Reihe nach.

Mehr Sicherheit

Neu ist der Modus „Vertraulich“, mit dem Sie künftig Mails markieren können. Dieser vertrauliche Modus soll sensible Inhalte schützen. Sie können damit Mails mit einem Ablaufdatum versehen oder zuvor gesendete Nachrichten widerrufen. Zusätzlich können Sie für die Anzeige einer Mail eine zusätzliche Authentifizierung per SMS als erforderlich einstellen. Diese 2-Faktor-Authentifizierung schützt die vertrauliche Mail auch dann, wenn das Mailkonto des Empfängers gehackt wurde. Eingebaute IRM-Steuerelemente (Information Rights Management) ermöglichen es dem Benutzer außerdem, die Optionen Weiterleiten, Kopieren, Herunterladen oder Drucken von Nachrichten zu entfernen. Dadurch wird das Risiko verringert, dass vertrauliche Informationen versehentlich an falsche Personen weitergegeben werden. Der Modus „Vertraulich“ wird in den kommenden Wochen verfügbar sein. Die Sicherheitswarnungen hat Google in Gmail neu gestaltet. Dadurch sollen sie auffälliger und verständlicher werden. Nutzer sollen dadurch potenziell gefährliche Mails besser identifizieren können.

Künstliche Intelligenz hilft bei der Mail-Verwaltung

Neue KI-gestützte Funktionen in Gmail wie „Automatische Erinnerungen“, „Intelligente Antwort“ und wichtige Benachrichtigungen sollen dem Nutzer künftig Zeit sparen. Die Funktion „Automatische Erinnerungen“ erinnert selbstständig daran, Nachrichten zu verfolgen oder darauf zu reagieren. Auf diese Weise geht nichts verloren. Die Funktion „Intelligente Antwort“ gibt es schon länger in den Mobile-Apps von Gmail. Sie schlägt bei jeder Mail automatisch generiert drei Antwort-Optionen vor, von denen Sie die gewünschte nur noch antippen müssen. „Intelligente Antwort“ integriert Gmail jetzt auch in die Browser-Anwendung. Zusätzlich können Sie in der Gmail-App wichtige Benachrichtigungen aktivieren, so dass Sie nur noch bei wirklich relevanten Mails benachrichtigt werden. Gmail informiert Sie zudem, wann Sie sich von Mailinglisten abmelden können – mit Hilfe von KI soll Gmail Vorschläge zum Abbestellen einblenden. Diese Funktion wird Google aber erst in den nächsten Wochen ausrollen.

Redesign für Posteingang

Jetzt können Sie Anhänge anzeigen und anklicken, ohne den gesamten Verlauf öffnen zu müssen. Ebenso können Sie mit der Maus über Nachrichten fahren um etwa eine Einladung zu einem Meeting zu beantworten, einen Mail-Thread zu archivieren oder eine Mail aufzuschieben, bis sie bearbeitet werden kann. Google hat außerdem Kalender und Aufgabenplaner besser in Gmail integriert. Sie sollen so Kalendereinladungen schnell verlinken, erstellen oder bearbeiten und Ideen in Google Notizen festhalten sowie Termineinträge im „Aufgabenplaner“ verwalten können. Die Seitenleiste erleichtert auch den Zugriff auf Gmail-Add-ons wie Geschäftsanwendungen von Drittanbietern. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr zwischen Tabs oder Apps wechseln. In den kommenden Monaten wird die neue Seitenleiste in weiteren G-Suite-Programmen integriert: Kalender, Docs, Tabellen und Präsentationen.

Gmail offline nutzen

Neue native Offline-Funktionen bei Gmail am Laptop oder PC ermöglichen das Arbeiten ohne Internetanbindung: Suchen, Schreiben, Antworten, Löschen oder Archivieren von Nachrichten, die bis zu 90 Tage alt sind. Das soll laut Google genauso wie im Online-Modus funktionieren. Teams sollen in den kommenden Wochen mit der Nutzung der Offline-Funktion beginnen können. Zusätzlich veröffentlicht Google einen neuen „Aufgabenplaner“ im Browser sowie neue mobile Apps, die die Arbeit unterwegs erleichtern sollen. Mit diesem können Aufgaben und Teilaufgaben erstellt und Fälligkeitsdaten mit Benachrichtigungen hinzugefügt werden. Da der Aufgabenplaner eng mit G Suite verzahnt ist, können Mails aus Gmail per Drag-and-Drop-Funktion in den Aufgabenplaner verschoben werden, um eine Aufgabe zu erstellen. Hat diese ein Fälligkeitsdatum, so wird sie zusätzlich im Kalender angezeigt.

So bekommen Sie das neue Gmail

Privatanwender von Gmail aktivieren die neuen Funktionen wie folgt: Über Einstellungen (das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Posteingangs) gibt es die Option „Probiere das neue Gmail“. Wer später wieder umsteigen möchte, kann an gleicher Stelle „Zurück zum klassischen Gmail“ wählen. Update 26.4.: Diese Option steht nun auch bei unseren Gmail-Konten zur Verfügung.