Dropbox Paper: Projekte planen und Ideen sammeln

Bereits seit Sommer 2016 hat Dropbox seine Produktpalette um eine umfangreiche Neuerung erweitert: Dropbox Paper. Auch hier lassen sich – was kann man von dem Cloudspeicher-Anbieter auch anderes erwarten – Daten online abspeichern und miteinander teilen. Aber in erster Linie geht es um die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Etwa wie bei Google Docs oder Word-Dokumente bei Office 365 von Microsoft? Nein, eher nicht: Trotz des Namens ist Dropbox Paper keine (weitere) Office-Anwendung und somit kein Ersatz zu den bekannten Office-Programmen und -Suiten. Wenn man das Programm mit etwas vergleichen müsste: Paper ist eine Mischung aus Office, Evernote und Aufgabenplaner.

Siehe auch: Clevere Tipps für Dropbox, Google Drive & Co.

Ideen ausarbeiten – auch für Vereine, Blogger oder Freundeskreise interessant

Dropboxs Hilfsmittel ist ein Kollaborationstool, also eine Anwendung, die bei der Zusammenarbeit von Teams helfen soll. In Echtzeit hilft Paper, Projekte zu planen und auszuarbeiten. Das ließe sich auch sehr gut am Konferenztisch erledigen, doch in Zeiten von Home Office sind Programme wie Paper Alternativen, die sich anzuschauen lohnen. Aber nicht nur für Berufstätige: Obwohl Unternehmen wie Ben&Jerry’s mit dem Tool arbeiten, lasst es sich auch gut für Planungen im Sportverein, des gemeinsamen Blogs, unter Hobby-Künstlern oder eines Junggesellenabschieds nutzen.

Brainstorming, Aufgabenlisten, Tagesordnungen und vieles mehr

Es geht bei Paper vor allem um Brainstorming und um das Festhalten von Ideen und guten Fundstücken. Deswegen bietet die Anwendung auch nicht den Funktionsumfang, den eine Office-Anwendung ausmacht. Schriften, Textgrößen, Hintergrundfarben und dergleichen sind hier nicht möglich. Auch genaue Einstellungen von Seitengrößen, Umrahmungen und Tabellendesigns sind nicht zu finden. Das ist aber kein Nachteil, denn Dropbox Paper ist somit sehr übersichtlich und konzentriert sich auf das Wesentliche, also das Planen und Konzipieren. Ein paar Vorschläge, wozu sich Paper nutzen lässt:

• Brainstorming
• Aufgabenlisten
• Tagesordnungen
• Meeting-Notizen
• Besprechungen und Auswählen von Bildern etc.
• Entwerfen von Computer-Codes
• Sammeln von Quellen zu einem bestimmten Thema

Facebook, Google Drive, YouTube und mehr einbinden

Besonders hilfreich ist Paper dann, wenn man einen oder mehrere der Verknüpfungsmöglichkeiten in Anspruch nimmt, die hier angeboten werden. Sie und Ihre Kollegen arbeiten sehr viel Google Drive? Dann binden Sie doch alle Links zu den themenrelevanten Dokumenten in der gemeinschaftlichen Paper-Diskussion ein. Sie besprechen die Wirkung von bestimmten Tweets oder Facebook-Posts? Mit Paper möglich! Ebenso können Sie auch Videos, Musiktracks, Google-Kalender-Termine und vieles mehr einbinden.

Egal, ob Mac oder PC: Dropbox Paper lässt sich im Browser Ihrer Wahl nutzen. Auch sind Apps für Android und iOS verfügbar. Um Paper zu verwenden, benötigen Sie lediglich ein Benutzerkonto für Dropbox. Das Gute ist: Derzeit ist Paper unbegrenzt (noch) kostenlos nutzbar. Lediglich die klassische Dropbox kostet bei höherem Speichervolumen; 2 GB sind kostenlos. Da die normale Dropbox von Paper getrennt arbeitet, spielt der Cloudspeicher für Paper eher eine untergeordnete Rolle (es sei denn, Sie möchten viele Dateien aus der Dropbox in Ihren Paper-Dokumenten einbinden und benötigen hierfür viel Speicherplatz).

Los geht’s!

Besuchen Sie https://paper.dropbox.com , und registrieren Sie sich bei Dropbox oder melden Sie sich mit Ihrem bestehenden Konto an. Bei der ersten Nutzung landen Sie direkt auf einer Willkommensseite , auf der Ihnen mehrere Beispiel-Dokumente angeboten werden. Sie können aber auch eine Doc-Datei als Basis hochladen oder aber ein komplett neues Dokument erstellen. Legen Sie direkt los!

• Legen Sie als erstes den Titel fest. Wenn Sie diesen unter „Geben Sie mir einen Namen“ eintippen, wird er auch direkt als Speichername verwendet.

• Tippen Sie unter dem Titel den ersten Text. Markieren Sie den Absatz oder eine der Textstellen, erscheint ein kleines Auswahlmenü zur simplen Formatierung. Fettungen, Markierungen, Verlinkungen und mehr sind möglich. Auch können Sie Überschriften in zwei Größen formatieren; die Gliederung Ihres Dokuments wird dann links am Rand angezeigt.

• Setzen Sie den Kursor in eine leere Zeile, erhalten Sie die Möglichkeit, Dateien, Bilder, Links und dergleichen einzufügen. Auch lassen sich Links direkt ins Dokument einfügen, wenn man zuvor ein „+“ tippt.

• Bilder lassen sich hochladen oder auch per Drag&Drop in das Dokument ziehen. Wenn Sie das eingefügte Bild anklicken, erscheint ein Menü, um das Bild links- oder rechtsbündig anzudocken oder um es in voller Breite anzeigen zulassen. Auf Wunsch kann man die Bilder auch nebeneinander schieben; das Layout passt sich dann entsprechend an.

• Emojos lassen sich einfügen, wenn man ein „:“ tippt. Wir empfehlen, ein themtisch passendes Emoji direkt vor dem Titel einzufügen; das Emoji wird dann in der Dokumentenübersicht mit angezeigt und zudem als Favicon auf dem Reiter des Browsertabs aufgeführt. Das ist dann besonders übersichtlich.

• Alle Tastenkürzel lassen sich anzeigen, wenn Sie unten rechts auf das Tastatursymbol klicken.

Auf diesem Weg entsteht dann nach und nach ein Dokument. Speichern funktioniert automatisch, doch irgendwo eingeordnet sind sie vorerst noch nicht. In der Übersicht von Dropbox Paper, unter https://paper.dropbox.com im eingeloggten Zustand, sind alle neuen Text zunächst nur unter „Dokumente“ zu finden. Innerhalb eines Dokuments lässt es sich in einen Ordner verschieben, wenn man oben rechts das Menü aufklappt und „Zu Ordner hinzufügen“ auswählt. Hier lassen sich auch neue Ordner erstellen.

Übrigens: Die Paper-Dokumente sind komplett online verfügbar. Sie lassen sich aber jederzeit als docx-Datei herunterladen.

Tipp: Dropbox-Ordner einrichten und teilen

Stark im Team: Paper gemeinsam nutzen

Besonders stark ist Paper aber, wenn man es im Team nutzt. Klicken Sie in einem Dokument oben auf „Einladen“, können Sie beispielsweise einen Freigabe-Link erstellen, den Sie an alle Beteiligten mailen können. Das Gute ist, dass sich das Dokument auch ohne Dropbox-Konto immerhin einsehen lässt. Dropbox-Nutzer kann man in der Freigabe-Maske zudem auch direkt zum Dokument hinzufügen. Möchten Sie nicht alle Dokumente einzeln freigeben, können Sie auch auch einen ganzen Ordner (automatisch mit dem Inhalt) freigeben.

Gemeinsam bearbeitet bietet Dropbox Paper großartige Funktionen:

• Markieren Sie einen Absatz, können Sie im Menü auf „Kommentar hinzufügen“ klicken. Ganze Absätze lassen sich auch mit Mausklick auf den Kommentar-Button rechts kommentieren. Wie in einem Chat kann man gemeinsam die kommentierten Abschnitte besprechen. Neben Emojis stehen hier auch animierte Sticker zur Verfügung.

• Möchten Sie jemanden auf etwas bestimmtes verweisen, können Sie die Personen mit „@“ entsprechend einbinden. Dies funktioniert direkt im Text oder auch in den Kommentaren. Je nach Benachtigungseinstellungen bekommt der Betreffende dann eine entsprechende Nachricht. Tipp: „@doc“ ist ein Verweis an alle beteiligten Nutzer.

• Texte im Dokument lassen sich auch als Checklisten formatieren. Diese lassen sich nicht nur abhaken, sondern auch mit einem Fälligkeitsdatum sowie einem Verantwortlichen versehen. Dieser bekommt dann nicht nur eine entsprechende Aufgaben-Benachrichtigung, sondern kann auch oben rechts alle Aufgaben (aus sämtlichen Dokumenten) anzeigen lassen. Paper funktioniert also auch gut zur Aufgaben-Planung (wobei als reines To-Do-Tool hinkt es hinter weit besseren und umfangreicheren Anwendungen).

• Wer hat im Dokument was beigesteuert? Ein Blick auf den linken Rand bietet einen Bearbeitungübersicht.

• Möchten Sie heruasfinden, was genau von wem geändert wurde, hilft ein Dokumentverlauf, der sich über das Menü aufrufen lässt.

• Möchten Sie über alle Änderungen im Bilde sein, können Sie im Menü „Abonnieren“ auswählen (und hier auch wieder ausschalten).

Apps für iOS und Android

Auch auf dem Smartphone funktioniert Dropbox Paper einwandfrei – sowohl im mobilen Browser oder auch als App für Android oder iOS . Die App ist ein wenig abgespeckter und schlichter als die „große“ Browser-Variante, aber für die mobile Nutzung ist das durchaus von Vorteil. Praktisch bei der App ist vor allem der Reiter mit allen noch zu erledigenden Aufgaben. So ist man auch unterwegs bestens über den Vorgang seines Projekts informiert.

Das fertige Dokument präsentieren

Und was dann, wenn ein Dokument auf Ihrer Sicht fertig ist? Wenn alles zum Projekt gesagt – genauer gesagt – geschrieben wurde? Dann können Sie es bei Bedarf in einem Präsentationsmodus anderen vorstellen. Das Dokument bleibt dabei aber weiterhin schlicht; es lässt sich also nicht mit einer Powerpoint-Präsentation vergleichen. Starten lässt es sich mit Mausklick auf das Präsentations-Icon oben rechts, navigieren mit den Pfeiltasten.

Übrigens: Wenn das Projekt erledigt ist und Sie es nicht mehr benötigen, können Sie es archivieren. Es ist dann immer noch verfügbar, aber nicht mehr so sehr im Vordergrund. Hierfür einfach im Menü eines Dokuments auf „Aufräumen“ klicken.