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Nextcloud 18 – Das kann die neue Version der Cloudservers
Nextcloud bietet komfortable Funktionen für den Datenaustausch und die Zusammenarbeit im Team. Die neue Version 18 lässt sich schnell installieren und konfigurieren und bietet ein umfangreiches Online-Office-Paket.
Im Internet gibt es zahlreiche Angebote für Datenspeicher, Office-Anwendungen und Teamkalender. Die sind meist einfach einzurichten und bequem nutzbar. Doch mag nicht jeder seine Daten großen Datensammlern wie Google, Dropbox oder Microsoft anvertrauen. Ein eigener Server für die private oder geschäftliche Nutzung verspricht mehr Transparenz und Kontrolle. Man ist dann allerdings auch selbst für die Absicherung des Servers und des Betriebssystems verantwortlich.
Eine kostenlose Software für den eigenen Cloudserver heißt Nextcloud und kann sowohl auf einem Server zu Hause oder im Rechenzentrum eines Providers installiert werden. Über Nextcloud lassen sich Dateien auf dem Server ablegen, ähnlich wie bei Google Drive oder Dropbox. Der Datenaustausch mit anderen Nutzern kann über Links erfolgen, die Sie in der Webanwendung erzeugen. Nextcloud bietet außerdem eine Fotogalerie, einen eingebauten Videoplayer und für die Zusammenarbeit im Team einen Kalender, Office-Apps, Webmail, ein Adressbuch und vieles mehr.
Service: Alle Befehlszeilen aus diesem Artikel, Internetadressen und einige weiterführende Anleitungen können Sie als ZIP-Archiv herunterladen.
1. Das ist neu bei Nextcloud 18
Nextcloud ist im Januar 2020 in der Version 18 erschienen und trägt jetzt die Bezeichnung Nextcloud Hub. Das soll auf die umfangreichen Groupwarefunktionen wie Office-Apps (Only Office), Kalender, Webmail und Chat-App hinweisen. Die gab es als Plug-ins zwar auch schon für die älteren Versionen, die Office-Funktionen mussten aber erst umständlich manuell installiert werden. Bei Nextcloud 18 kann man gleich bei der Installation eine Auswahl der wichtigsten Groupwareanwendungen aktivieren und automatisch einrichten lassen. Es ist aber auch möglich, die gewünschten Plug-ins nachträglich gezielt zu aktivieren. Bei einem Upgrade von einer vorherigen Version erfolgt keine automatische Installation der neuen Plug-ins. Das müssen Sie in jedem Fall manuell erledigen.
Office im Browser: Only Office stellt die wichtigsten Funktionen für die Bearbeitung von Texten und Tabellen bereit. Die Dokumente lassen sich auch gemeinsam im Team bearbeiten.
Office-Paket:Only Office eignet sich auch für Benutzer, die häufig mit Microsoft-Office-Dokumenten arbeiten. Die Software kann die meisten verbreiteten Formate öffnen und speichern, beispielsweise DOCX, PPTX, XLSX, ODT, ODS, ODP, CSV und TXT. Entsprechend gibt es Module für Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sowie Präsentationen.
Der Onlineeditor stellt in der Regel auch komplexe Dokumente fast fehlerfrei dar und bietet teilweise sogar mehr Funktionen als etwa Microsofts Online-Office 360. Die Bedienung erfolgt ähnlich wie bei Microsoft Office 360 über Registerkarten und Menübänder. Hier sind die üblichen Schaltflächen beispielsweise für „Fett“ und „Kursiv“ zu finden, Schriftart und Schriftgröße lassen sich einstellen und die Komponenten beherrschen den Umgang mit Tabellen, Bildern und Diagrammen.
Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und es bearbeiten. Jeder Benutzer sieht die Änderungen in Echtzeit. Die Nachverfolgung lässt sich ebenfalls aktivieren, wobei Only Office Änderungen hervorhebt und deren Bearbeiter, Datum und Uhrzeit anzeigt. Wie bei anderen Textverarbeitungen auch, kann man zur nächsten oder vorherigen Änderung springen und diese annehmen oder verwerfen.
Aufgaben automatisieren: Eine neue Funktion in Nextcloud 18 sind „Flows“, was in der deutschsprachigen Oberfläche mit „Ablauf“ übersetzt wird. Damit lassen Arbeitsabläufe automatisieren. Es ist beispielsweise möglich, einen Mitarbeiter per E-Mail zu informieren, wenn eine Datei bearbeitet wurde und er die Änderungen prüfen soll. Bei der von uns getesteten Version 18.01 ließen sich aber nur wenige Apps für einen Ablauf konfigurieren. Verfügbar waren die Datenanalyse, automatische Tagzuweisung, Nachricht per Talk („An eine Unterhaltung schreiben“) und die PDF-Umwandlung. Weitere Apps müssen erst für die neue Funktion angepasst werden. Zusätzlich gibt den flexiblen Ablauf „Run script“, über den sich Informationen an ein externes Script übergeben lassen. Weitere Informationen dazu gibt es unter https://github.com/nextcloud/workflow_script .
Bilderarchive im Netz: Die Foto-App hat ein neues Menü in der Seitenleiste erhalten, über das sich Bilder schneller auffinden lassen, beispielsweise per Klick auf „Getaggte Fotos“.
Weitere Neuerungen: Neben der routinemäßigen Fehlerbehebung und Verbesserungen bei der Stabilität bietet Nextcloud 18 kleinere Funktionserweiterungen. Als „Workspaces“ bezeichnen die Entwickler den neuen Bereich über einem geöffneten Ordner. Dieser ist zu sehen, wenn Sie den automatisch eingerichteten Ordner „Documents“ öffnen. Nach einem Klick in diesen Bereich erscheint eine Symbolleiste für die Textformatierung und der Inhalt lässt sich bearbeiten. Sie können hier beispielsweise Informationen zu Dokumenten oder Arbeitsanweisungen hinterlegen.
Auch der App „Photos“ (vorher „Gallery“) wurden ein paar neue Funktionen spendiert. Über die Seitenleiste lässt sich jetzt die Ansicht beispielsweise auf „Favoriten“ oder „Getaggte Fotos“ beschränken. Für die Option „Orte“ muss die App „Maps“ installiert sein. Dann kann man sich die Aufnahmeorte auf der Karte ansehen, sofern die Fotos Standortdaten enthalten.
Im Kalender kann man jetzt für einen Termin die Teilnehmer nicht nur per E-Mail einladen, sondern auch gleich eine Unterhaltung anlegen, die dann unter „Talk“ erscheint. Sie finden die Option beim Erstellen eines Termins nach einem Klick auf „Mehr“ unter „Teilnehmer“. In der deutschen Übersetzung ist die Schaltfläche etwas missverständlich mit „Besprechungsraum für diesen Termin erstellen“ beschriftet. Ist die englische Sprache eingestellt, steht hier „Create Talk room for this event“.
Als Betriebssysteme empfehlen die Entwickler Ubuntu 18.04 oder Red Hat Enterprise Linux 8. Die Nextcloud-Software sollte sich jedoch auf allen gängigen Linux-Distributionen einrichten lassen. Als Datenbank kann My SQL ab Version 5.6 oder Maria DB ab 5.5 oder 10.1 dienen. Empfohlen wird der Webserver Apache 2.4 oder Nginx. Nextcloud 18 erfordert mindestens PHP 7.2, empfohlen ist 7.3 oder 7.4. Damit profitiert die Software auch vom Leistungszuwachs bei den jüngsten PHP-Versionen. Der erforderliche Hauptspeicher ist mit mindestens 128 MB RAM angegeben, 512 MB werden empfohlen. Für den Betrieb von Nextcloud 18 reicht daher auch ein Raspberry Pi 4 aus, der dank geringer Leistungsaufnahme auch im Dauerbetrieb keine hohen Kosten verursacht. Wer jedoch das optionale Only Office verwenden möchte, benötigt eine bessere Ausstattung. Dafür sind eine CPU ab zwei GHz und sechs GB RAM empfohlen.
3. Upgrade auf Nextcloud 18
Nextcloud aktualisieren: Ein manuell installiertes Nextcloud lässt sich über die Weboberfläche updaten. Die neuesten Versionen gibt es zu Sicherheit nur im Update- Kanal „Beta“.
Die Nextcloud-Entwickler warten mit dem Upgradeangebot in der Regel bis zum ersten Point Release. Bei Redaktionsschluss war die Version 18.0.1 bereits erschienen, tauchte jedoch beim Webupdate (nur manuelle Installation) im Updatekanal „Stabil“ noch nicht auf. Für die Aktualisierung war daher ein Wechsel auf den Update-Kanal „Beta“ nötig, was sich aber voraussichtlich in den nächsten Wochen ändern wird.
Bei Nextcloud sollten Upgrades ohnehin nicht vorschnell erfolgen. Das gilt vor allem für neue Hauptversionen mit zahlreichen Änderungen. Ansonsten ist nicht sichergestellt, dass tatsächlich schon alle Apps fit für die neue Version sind. Außerdem treten beim Upgrade immer wieder etliche Probleme auf, die erst in späteren Versionen behoben sind.
Erstellen Sie vor einem Upgrade in jedem Fall ein Backup (siehe Punkt 4). Am einfachsten gelingt die Aktualisierung einer manuellen Installation, indem Sie sich bei Nextcloud anmelden und in den „Einstellungen“ auf „Übersicht“ gehen. Sobald eine neue Version verfügbar ist, klicken Sie auf „Updater öffnen“ und folgen den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Installationen im Snap-Container (siehe Punkt 5) werden automatisch aktualisiert, wenn ein Update verfügbar ist.
4. Backup von Nextcloud und Datenbank
Daten sichern: Der Befehl „nextcloud.export“ erstellt ein Backup der zusätzlich installierten Apps, der Datenbank, der Konfiguration und der hochgeladenen Dateien.
Wie bei allen Webanwendungen sollte man auch bei Nextcloud vor einem Upgrade ein vollständiges Backup von Dateien und Datenbank anlegen. Wie das durchzuführen ist, hängt von der Installationsart ab. Erfolgte die Installation über ein „tar.gz“-Archiv in das „Documentroot“ des Webservers, sichern Sie den Nextcloud-Ordner. Das geht im Terminal beispielsweise mit diesen Befehlen:
Geben Sie zuerst das root-Passwort ein („sudo -i“) und dann das Passwort für die My-SQL/Maria-DB-Datenbank. Die Platzhalter ersetzen Sie durch den Benutzernamen und die Bezeichnung der Datenbank.
Wiederherstellung: Löschen Sie für unser Beispiel den Ordner „/var/www/html/nextcloud/“ oder benennen Sie ihn um. Danach stellen Sie die Dateien aus dem Backup wieder her („/“ beachten):
Die Datenbank stellen Sie mit diesen drei Zeilen wieder her:
mysql -u [username] -p -e "DROP DATABASE [db-name]" mysql -u [username] -p -e "CREATE DATABASE [db-name]" mysql -u [username] -p [db-name]
Snap-Container sichern: Wenn Sie Nextcloud in einem Snap-Container (siehe Punkt 5) installiert haben, verwenden Sie diese Befehlszeile für die Sicherungskopie:
sudo nextcloud.export
Das Backup finden Sie anschließend im Ordner „/var/snap/nextcloud/common/ backups/[Datum-Uhrzeit]“.
Erstellen Sie eine komprimierte Kopie in einem Backupordner:
cd /var/snap/nextcloud/common/backups sudo tar cvjf /Backup/20200223-234814-nextcloud-backup.tar.bz2 20200223-234814
Ersetzen Sie hier und in den folgenden Beispielen die Dateinamen beziehungsweise Pfadangaben entsprechend der Verhältnisse auf Ihrem System. Danach können Sie den Ordner „/var/snap/nextcloud/common/ backups“ löschen.
Der Befehl „nextcloud.export“ sichert nicht alle Dateien. Es fehlen beispielsweise – wenn vorhanden – die SSL-Zertifikate aus „/var/snap/nextcloud/curren/certs“. Archivieren Sie daher „/var/snap/nextcloud/current“ komplett:
sudo tar cvjf /Backup/nextcloudbackup-` date +"%Y%m%d"`.tar.bz2 /var/snap/nextcloud/current/*/
Wiederherstellung: Installieren Sie zuerst die vorherige Nextcloud-Version als Snap-Container. Danach stellen Sie den Ordner „/var/snap/nextcloud/current“ wieder her:
sudo tar xvf /Backup/nextcloudbackup-[Datum].tar.bz2 -C /var/snap/nextcloud/current/
Für die restlichen Dateien verwenden Sie dann diese zwei Zeilen:
sudo tar xvf /Backup/20200223-234814-nextcloud-backup.tar.bz2 -C /var/snap/nextcloud/common/backups sudo nextcloud.import /var/snap/nextcloud/common/backups/20200223-234814
Hinweis: Die Wiederherstellung funktioniert nur, wenn sich die Dateien wieder in einem Ordner unterhalb von „/var/snap/ nextcloud/common“ oder /var/snap/nextcloud/ current“ befinden.
Verfügbare Versionen: „sudo snap info“ gibt aus, welche Nextcloud- Versionen sich installieren lassen, inklusive genauer Versionsnummer und Update-Kanal.
Am unkompliziertesten lässt sich Nextcloud 18 als Snap-Container installieren. Darin sind zurzeit Apache 2.4.14, My SQL 5.7.29 und PHP 7.3.14 enthalten.
Die Nachteile der Snap-Installation sind gering: Der Snap-Betrieb benötigt mehr Systemressourcen als die herkömmliche Installation und es lassen sich nicht alle Aspekte des Systems wie gewohnt konfigurieren. Außerdem darf kein anderer Webserver laufen.
In Ubuntu 18.04 ist die Komponente Snapd bereits enthalten. Sollte das bei Ihrem System nicht der Fall sein, holen Sie die Installation nach:
sudo apt update && sudo apt install snapd
Starten Sie Linux danach neu. Die Installation von Nextcloud in einem Terminal erfolgt mit dieser Zeile:
sudo snap install nextcloud
Bei Redaktionsschluss wurde damit noch die Version 16.0.8snap1 aus dem Kanal „latest/ stable“ eingerichtet. Informieren Sie sich mittels
snap info nextcloud
darüber, welche Version in welchem Kanal verfügbar ist. Wir haben zur Installation die Befehlszeile
sudo snap install nextcloud --channel=18/edge
verwendet. Ein Update von Version 17 kann über den Befehl
sudo snap refresh nextcloud --channel=18/edge
angestoßen werden.
Ersteinrichtung: Nach der Snap-Installation rufen Sie die Startseite im Webbrowser auf, konfigurieren ein Administratorkonto und schließen die Installation ab.
Rufen Sie im Browser die URL „http://[MeineDomain]“ auf. Den Platzhalter „[Meine- Domain]“ ersetzen Sie durch den Domainnamen Ihres Servers oder im lokalen Netzwerk durch „localhost“ (am Nextcloud-System selbst), die IP-Adresse oder den Namen des Servers (siehe auch Punkt 6). Vergeben Sie Benutzernamen und Passwort für das Administratorkonto, belassen Sie das Häkchen vor „Empfohlene Apps installieren“, wenn Sie das nicht später selbst erledigen wollen, und klicken Sie auf „Installation abschließen“. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, lässt sich Netxcloud 18 im Browserfenster nutzen.
6. URLs für Nextcloud konfigurieren
Nextcloud speichert die Adresse, über die die Installation aufgerufen wurde. Wenn Sie bei der Installation eine Adresse im lokalen Netzwerk verwendet haben, ist der Aufruf über einen öffentlichen Internet-Domainnamen gesperrt – und umgekehrt.
Das lässt sich nachträglich ändern. Verwenden Sie die Befehlszeile
sudo snap run nextcloud.occ config:system:set trusted_domains 1 --value=[Domain]
Den Platzhalter „[Domain]“ ersetzen Sie durch den Domainnamen der Servers (ohne „http://“). Verwenden Sie die lokale IP-Adresse oder den Hostnamen, wenn die Installation über den Domainnamen erfolgt ist. Setzen Sie statt „1“ die Werte „2“, „3“ und so weiter ein, um weitere berechtigte Adressen zu konfigurieren.
Internetzugriff auf die heimische Nextcloud
Nextcloud lässt sich auch auf einem Server zu Hause statt im Rechenzentrum betreiben. Der Vorteil dabei: Sie haben die volle Kontrolle über den Server und sind nicht auf die Dienste eines Hosters angewiesen. Für die Sicherheit sind Sie dann aber selbst verantwortlich. Es ist außerdem zu bedenken, dass viele DSL-Anschlüsse für den Upload nur eine geringe Bandbreite anbieten. Wenn Sie dann Dateien über das Internet von Ihrem heimischen Server herunterladen, geht das entsprechend zäh. Bei aktuellen DSL-Anschlüssen mit 50 MBit/s oder mehr Uploadrate geht das deutlich schneller.
Damit ein Server im Heimnetzwerk immer über die gleiche URL erreichbar ist, verwenden Sie einen kostenlosen Dienst für dynamische IP-Adressen, beispielsweise https://spdyn.de . Zusätzlich müssen Sie im Router einige Portfreigaben einrichten. Es empfiehlt sich außerdem, den Datenaustausch über SSL abzusichern. Mehr Sicherheit bietet der Betrieb hinter einem Apache-Server, was auch die Nutzung mehrerer Webanwendungen erlaubt.
