Mittels Quickstep-Textbausteinen schnelle Email-Antworten aus Outlook verschicken

Insbesondere bei der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation muss häufig auf Anfragen von Kunden, Geschäftspartnern etc. immer wieder die gleiche Antwort gesendet werden. Das erleichtern Sie sich, indem Sie eine vorformulierte Nachricht anlegen, die Sie dann über eine Tastenkombination aufrufen und per Mausklick verschicken. Outlook bringt zu diesem Zweck die Quicksteps mit.

Klicken Sie im Ribbon „Start“ auf „QuickSteps -> Neuer QuickStep -> Benutzerdefiniert“. Geben Sie Ihrem Quickstep einen Namen wie etwa „Antwort“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Aktion auswählen“ den Eintrag „Antworten“. Wenn Sie möchten, können Sie zudem links neben dem Namensfeld auf das Icon klicken und ein individuelles Symbol auswählen. Klicken Sie nun auf den Link „Optionen anzeigen“ und tippen Sie den Standardtext in das Feld „Text“ ein, den Sie an den Absender der E-Mail schicken wollen. Outlook ergänzt ihn beim Verschicken automatisch um Ihre Signatur (falls vorhanden). Die Felder darüber, wie „An“ und „Betreff“, können Sie leer lassen. Outlook weiß, dass es sich um eine Antwort handelt, und fügt selbstständig die Adresse des Absenders und den Betreff ein. Falls Sie die Nachricht ohne weitere Kontrolle verschicken wollen, markieren Sie „Nach 1 Minute Verzögerung automatisch senden“. Falls Sie das Kästchen leer lassen, zeigt Ihnen Outlook die E-Mail vor dem Versand noch einmal an. Wählen Sie unten eine Tastenkombination, mit der Sie die vorformulierte Antwort aufrufen wollen. Zudem können Sie einen erläuternden Text für das QuickInfo definieren, das beim Überfahren des Quicksteps mit der Maus erscheint. Bestätigen Sie die Einstellungen zum Schluss mit „Fertig stellen“. Um nun eine E-Mail schnell zu beantworten, genügt es, wenn Sie sie markieren und unter „QuickSteps“ auf Ihre Antwortnachricht klicken. Wahlweise können Sie auch einfach die Tastenkombination drücken.

5 geniale Kniffe: So organisieren Sie Outlook

Leider unterstützen die Quicksteps von Outlook kein HTML, sondern verschicken nur unformatierten Text. Als Workaround können Sie eine Autokorrektur definieren. Öffnen Sie dazu eine neue Mail und geben Sie den formatierten Text für Ihre Antwort ein. Sie können ihn auch um ein Logo oder eine Tabelle ergänzen. Markieren Sie den gesamten Inhalt und gehen Sie im Menü „Datei“ auf „Optionen“. Klicken Sie unter „E-Mail“ auf „Rechtschreibung und AutoKorrektur -> AutoKorrektur-Optionen“. Im folgenden Fenster erscheint bereits der Inhalt Ihrer Antwort-Nachricht. Tippen Sie in das Feld „Ersetzen“ ein Schlüsselwort ein, das Outlook gegen die formatierte Nachricht austauschen soll, beispielsweise „Replace“ (es sollte ein Wort sein, das Sie ansonsten nicht benutzen). Abschließend klicken Sie auf „Hinzufügen“ und schließen alle Fenster mit „OK“. Tragen Sie das Schlüsselwort gefolgt von einem Leerzeichen nun in ihre Quickstep-Antwort ein. Outlook ersetzt es nun automatisch durch den formatierten Text