Gmail: Die besten Tipps zu Googles E-Mail-Dienst

In diesem Beitrag zeigen wir unter anderem auf, wie Sie Gmail offline nutzen, Nachrichten filtern, gesendete Mails zurückholen, eine eigene Signatur erstellen, einen Abwesenheitsclient für den Urlaub einrichten – und noch vieles andere Nützliche. Achtung: Ein erster Stolperstein gilt für PC und Handy. Google sortiert viele Newsletterbestellungen in den Reiter “Werbung”, auch wenn es sich um rein redaktionelle Newsletter handelt. Das gilt unter anderem für den kostenlosen PC-WELT-Newsletter . Sobald Sie diesen aber einmal von “Werbung” nach “Allgemein” verschoben haben, lernt Google dazu und sortiert die folgenden Mails korrekt.

Gmail-Webversion

Google hat die Gmail-Webversion deutlich überarbeitet und um neue Funktionen erweitert. Privatanwender von Gmail aktivieren die neuen Funktionen wie folgt: Über Einstellungen (das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Posteingangs) gibt es die Option „Das neue Gmail testen“. Wer später wieder umsteigen möchte, kann an gleicher Stelle „Zurück zum klassischen Gmail“ wählen. Bitte beachten Sie: Alle folgenden Tipps sind auf die neue überarbeitete Gmail-Version zugeschnitten.

1. „Vertraulich“-Modus nutzen

Neu ist der Modus „Vertraulich“, mit dem Sie Ihre Mails markieren können. Dieser vertrauliche Modus soll sensible Inhalte schützen. Sie können damit Mails mit einem Ablaufdatum versehen oder zuvor gesendete Nachrichten widerrufen. Zusätzlich lässt sich für die Anzeige einer Mail eine zusätzliche Authentifizierung per SMS als erforderlich einstellen. Diese Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt die vertrauliche Mail auch dann, wenn das Mailkonto des Empfängers gehackt wurde.

Eingebaute IRM-Steuerelemente (Information Rights Management) ermöglichen es dem Nutzer, die Optionen Weiterleiten, Kopieren, Herunterladen oder Drucken von Nachrichten zu entfernen. Dadurch wird das Risiko verringert, dass vertrauliche Informationen versehentlich an falsche Personen weitergegeben werden. Um eine Mail im „Vertraulich“-Modus zu senden, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Schreiben“. Es öffnet sich nun ein neues E-Mail-Fenster. Die gewünschte Option befindet sich am unteren Rand und ist mit einem kleinen Schlosssymbol sowie einer Uhr gekennzeichnet. Hier legen Sie als Erstes eine Frist fest: „Läuft in 1 Tag ab“, „Läuft in 1 Woche ab“, „Läuft in 1 Monat ab“, „Läuft in 3 Monaten ab“ oder „Läuft in 5 Jahren ab“. Außerdem haben Sie noch die Möglichkeit, einen SMS-Sicherheitscode zu generieren. Um die Einstellungen für die Mail zu übernehmen, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“.

Tipp: Google schaltet neues Gmail frei: Sicherer und komfortabler

2. Gmail offline nutzen

Mit der neuen Gmail-Version können Sie den Mailclient am PC auch offline nutzen. So lassen sich ohne Internetverbindung Nachrichten durchsuchen, löschen, neue Mails schreiben und Mails archivieren, die bis zu 90 Tage alt sind. Die neue Offlinefunktion ist standardmäßig deaktiviert. Um Gmail auch offline nutzen zu können, klicken Sie im Webfrontend rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen im dann erscheinenden Menü den Punkt „Einstellungen“ aus. Auf der jetzt angezeigten Seite sehen Sie als zweiten Tab von rechts „Offline“. Dort setzen Sie das Häkchen bei „Offline-E-Mail aktivieren“ und speichern danach die Einstellungen.

Hinweis: Sie können Gmail offline nur im Chrome-Browser verwenden. Sobald Sie das Häkchen für den Offlinebetrieb setzen, blendet Gmail einige Informationen dazu ein. So sehen Sie zum Beispiel, wie viel Speicherplatz Gmail für die Offlinefunktion auf Ihrem Rechner belegt. Sie können außerdem einstellen, für wie viel Tage (7, 30 oder 90 Tage) zurück Mails offline auf Ihrem PC gespeichert werden sollen. Außerdem legen Sie fest, ob die Mailanhänge mitgespeichert werden sollen. Sobald Sie die Offlinefunktion aktiviert haben, können Sie Ihre Mails auch ohne Internetverbindung lesen, durchsuchen und beantworten. Natürlich können Sie auch komplett neue Mails schreiben. Gmail versendet die Mails dann, sobald Sie wieder online sind; bis dahin liegen die von Ihnen geschriebenen Mails im Postausgang-Ordner. Das Verhalten von Gmail auf Desktop- PCs und Laptops ist damit identisch zu Gmail auf Smartphones.

3. Mailversand rückgängig machen

Sicherlich ist es bei Ihnen auch schon vorgekommen, dass Sie eine Mail verschickt haben und es sofort bereut haben, weil Sie ein falsches Wort verwendet oder noch einen Tippfehler entdeckt haben. Dies kann bei Bewerbungs- und Geschäftsmails fatale Folgen haben.

Um derartigen Malheurs vorzubeugen, gibt es eine „Versand rückgängig machen“-Funktion, mit der Sie Mails zurückholen, die Sie vor ein paar Sekunden verschickt haben. Diese finden Sie in der in den Einstellungen unter „Allgemein“. Wählen Sie hier bei „EMail zurückrufen“ die gewünschte Frist aus. Der maximale Zeitraum beträgt 30 Sekunden. Bis dahin sollten Sie sich entschieden haben, die Mail zu verschicken oder sie vielleicht noch einmal durchzugehen.

4. Signatur erstellen

Damit Sie nicht jedes Mal Ihre gesamten Kontaktdaten inklusive Anschrift und Telefonnummer unter Ihre Mails tippen müssen, können Sie bei Gmail eine personalisierte Signatur hinterlegen, die automatisch an das Ende jeder Mail angefügt wird.

Öffnen Sie hierfür die Gmail-Seite im Browser Ihrer Wahl und klicken rechts oben auf das Zahnradsymbol um die Einstellungen zu öffnen. Unter dem Reiter „Allgemein“ finden Sie dann den Punkt „Signatur“. Aktivieren Sie hier die Option „Wird an alle ausgehenden Nachrichten angehängt“. Anschließend tippen Sie in das Eingabefenster die gewünschten Informationen ein. Über dem Fenster finden Sie außerdem verschiedene Formatierungstools, mit deren Hilfe Sie Ihren Text nach Ihren Vorstellungen anpassen können.

5. Antworten speichern

Auch die Möglichkeit, personalisierte Antwortvorlagen abzuspeichern, kann viel Zeit sparen. Öffnen Sie die Einstellungen in Ihrem Gmail-Postfach und entscheiden Sie sich dann für den Reiter „Erweitert“. Aktivieren Sie hier den Punkt „Antwortvorlagen“. Scrollen Sie dann nach unten und klicken auf die Option „Änderungen speichern“. Anschließend öffnen Sie über das Plussymbol oben links eine neue E-Mail. Tippen Sie nun den Text für Ihre Antwortvorlage ein und klicken dann unten rechts auf die drei Punkte. Hier finden Sie nun den neuen Eintrag „Gespeicherte Antworten“. Klicken Sie hier auf den Pfeil und anschließend auf „Neue gespeicherte Antwort“. Google fordert Sie dann dazu auf, einen neuen Namen für die gespeicherte Antwort einzugeben. Wenn Sie anschließend auf eine Mail antworten und die erstellte Vorlage verwenden wollen, klicken Sie lediglich wieder unten rechts auf die drei Punkte, gehen auf „Gespeicherte Antworten“ und wählen anschließend unter der Rubrik „Einfügen“ die erstellte Antwort aus.

6. Andere Google-Tools innerhalb der Gmail-Webversion nutzen

Damit Sie Ihre Mails optimal bearbeiten können, lassen sich sowohl der Google-Kalender, die Google-Notizen sowie die Google-Tasks in der Gmail-Webversion einblenden. So haben Sie alle wichtigen Informationen im Blick und können Ihre Termine, Notizen und Aufgaben abrufen. Die entsprechenden Funktionen finden Sie oben rechts im Browserfenster unter Ihrem Profilbutton. Per Anklicken blenden Sie das gewünschte Tool ein.

Smart Compose: Gmail schreibt Ihre Mails fast von selbst

7. E-Mail in Aufgabe umwandeln

Alle empfangenen Mails können Sie ganz einfach zur Ihrer Google-Tasks-to-do-Liste hinzufügen. Öffnen Sie hierfür die entsprechende Mail und klicken Sie über der Betreffzeile in der Menüleiste auf die drei Punkte, um das Kontextmenü zu öffnen. Hier finden Sie die Option „Zu Tasks hinzufügen“.

Gmail erstellt dann automatisch eine Aufgabe in Google-Tasks und blendet das Tool in der rechten Bildschirmhälfte ein. Über das Stiftsymbol neben dem Aufgabentitel können Sie diesen bearbeiten, Unteraufgaben erstellen, Details notieren sowie ein Datum hinzufügen.

8. Abwesenheitsclient einrichten

Damit Sie im Urlaub nicht täglich Ihre Mails checken und beantworten müssen, hat Google eine praktische Funktion in seinen Mailclient integriert. So können Sie vorab eine Abwesenheitsnotiz erstellen, die automatisch jedem zugesandt wird, der Ihnen in einem von Ihnen vorgegebenen Zeitraum eine Mail schreibt. In der Nachricht können Sie beispielsweise mitteilen, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind.

Um eine neue Abwesenheitsnotiz zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf das kleine Zahnradsymbol und scrollen beim Reiter „Allgemein“ ganz nach unten. Setzen Sie einen Haken bei der Option „Abwesenheitsnotiz aktiviert“, und wählen Sie ein Anfangs- sowie ein Enddatum für den Versand aus. Anschließend füllen Sie das Betrefffeld sowie das Nachrichtenfeld nach Ihren Wünschen aus und bestätigen Ihre Eingaben über die Schaltfläche „Änderungen speichern“ unter dem Eingabefeld.

9. Mails filtern

Alle eingehenden Mails lassen sich mithilfe von Filtern mit Labels kennzeichnen, in bestimmte Ordner verschieben, löschen oder an andere Kontakte automatisch weiterschicken. Um einen neuen Filter zu erstellen, klicken Sie oben neben der Suchleiste auf den nach unten zeigenden Pfeil. Tragen Sie nun die gewünschten Parameter ein. Sie müssen nicht alle Felder ausfüllen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Filter erstellen“. Nun haben Sie die Möglichkeit die betreffenden Mails zu archivieren, als gelesen zu markieren, zu kennzeichnen, ein Label anzuwenden, sie weiterzuleiten, zu löschen, nie als Spam einzustufen, immer als wichtig zu markieren, nie als wichtig zu markieren, eine Kategorie auszuwählen sowie den Filter auf die passenden Unterhaltungen im Posteingang ebenfalls anzuwenden. Bestätigen Sie Ihre Auswahl zum Schluss mit „Filter erstellen“.

Gmail: So können Sie verschickte E-mails zurückholen bzw. stoppen

Gmail-App

Natürlich können Sie Gmail auch auf dem Smartphone nutzen . Die entsprechende App ist kostenlos im Google-Play-Store erhältlich, ist aber auf allen Android-Smartphones vorinstalliert. Auch hier gibt es viele praktische und teils etwas versteckte Funktionen:

1. Mobile Signatur erstellen

Für alle Mails, die Sie von Ihrem Smartphone versenden, können Sie eine eigene Signatur erstellen. Öffnen Sie hierfür die Gmail-App auf Ihrem Smartphone. Über die drei Striche oben links im Bildschirm klappen Sie dann das App-Menü auf. Alternativ können Sie auch vom linken Displayrand nach rechts wischen. Tippen Sie dann auf den Punkt „Einstellungen“. Unter Ihrer Mailadresse finden Sie bei der Rubrik „Allgemein“ den Punkt „Mobile Signatur“. Tippen Sie hier den gewünschten Text ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe über „OK“.

2. Weitere Mailkonten hinzufügen

Falls Sie neben Ihrem Gmail-Konto noch E-Mail-Adressen bei anderen Anbietern wie GMX, Yahoo oder Hotmail nutzen, können Sie die Postfächer alle in die Gmail-App integrieren. So reicht eine App, und Sie sparen sich Zeit und Speicherplatz auf Ihrem Smartphone. Öffnen Sie hierfür die Gmail-Anwendung auf Ihrem Handy und öffnen das App-Menü. Rechts neben Ihrem Nutzernamen und Ihrer E-Mail-Adresse berühren Sie den Pfeil nach unten, um das Dropdown-Menü aufzuklappen. Tippen Sie dann auf die Option „Konto hinzufügen“. Entscheiden Sie sich anschließend für den jeweiligen Anbieter Ihrer Mailadresse aus. Geben Sie dann die gewünschte Mailadresse sowie das zugehörige Passwort ein. Folgen Sie den weiteren eingeblendeten Schritten.

3. Gmail-Go-App spart Speicherplatz

Die Gmail-App für Android-Smartphones gibt es jetzt auch in einer abgespeckten Go-Version . Die schlichteren Anwendungen waren eigentlich für Schwellenländer gedacht. Sie nehmen weniger Smartphone-Speicher ein und gehen sparsamer mit mobilen Daten um. Da sie nur die grundlegendsten Funktionen ohne Feature-Überfluss beinhalten, sind sie mittlerweile auch hierzulande sehr beliebt. Gmail Go belegt mit 25 MB nur halb so viel Speicher wie die herkömmliche Gmail-App mit 47 MB. Mit einer Download-Größe von 9,51 MB geht sie außerdem sparsam mit dem Datentarif um. Die App bietet grundlegende Gmail-Funktionen wie Multi-Account-Support, Anhänge und Push-Mitteilungen bei neuen E-Mails. Die App synchronisiert weiterhin weniger Tage in der Übersicht, um Bandbreite zu sparen. Wie in der herkömmlichen Gmail-App können neue E-Mails im Posteingang nach Relevanz sortiert werden. Neue Features, die die herkömmliche Gmail-App nicht bietet, bringt Gmail Go nicht mit.