Daten, die aus anderen Spreadsheets/Arbeitsblättern/Tabellen oder Datenbanken importiert werden, sind oft schon in Felder aufgeteilt. Ein sogenanntes Feldtrennzeichen (Komma, Tab oder ein individuelles Zeichen) trennt dabei ein Feld von dem anderen. Solche Datenbanken lassen sich in Excel einfach importieren, denn Excel setzt dann automatisch alle Felder in separate Spalten. CSV (mit Kommazeichen getrennt) ist dabei das am häufigsten verwendete Dateiformat. Doch wie lösen Sie das Problem, wenn Ihnen ein anderes Format vorliegt und plötzlich alle Daten in eine einzige Zelle importiert werden?
Excel-Daten importieren und parsen
Wenn Sie einen Datenblock von einer Webseite kopieren (etwa eine Textverarbeitungs- oder andere Textdatei) und sie über die Funktion „Einfügen > Spezial > Text“ in Excel einfügen, werden die Daten in eine Spalte mit einzelnen Zellen eingefügt. Damit stehen die Daten zwar in separaten Reihen, doch alle Felder befinden sich in einer einzelnen Zelle – was für ein Chaos! Und jetzt?
Klicken Sie auf Daten > Text in Spalten. Im Textkonvertierungs-Assistent, der sich nun in einem separaten Fenster öffnet, wählen Sie den Button „Getrennt“. Klicken Sie dann auf „Weiter“. Im nächsten Schritt (2 von 3) wählen Sie das Trennzeichen – also das Zeichen, mit dem die Felder getrennt werden sollen. In CSV-Dateien ist das meistens ein Komma, manchmal aber auch ein Tabstopp oder ein Semikolon.
Setzen Sie nun noch ein Häkchen bei der Option „Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln“ – falls in einem Text mehr als ein Trennzeichen vorkommt.
Im Dropdown-Menü „Textqualifizierer“ wählen Sie „kein“ aus. Klicken Sie dann wieder auf „Weiter“. Im nächsten Dialogfenster (Schritt 3 von 3) gibt Ihnen Excel die Möglichkeit, das Format der einzelnen Spalten zu verändern. Die erste Spalte wird standardmäßig ausgewählt. In der Überschrift steht „Standard“. Das „Standard“-Format funktioniert für alle numerischen Felder. Da es sich in unserem Beispiel aber um Text handelt, wählen Sie stattdessen das Format Text.
Klicken Sie nun in die 2. Spalte, die daraufhin markiert wird. Passen Sie auch hier auf Wunsch das Format an und wiederholen Sie den Prozess für alle relevanten Spalten. Klicken Sie abschließend auf den Button „Fertig stellen“.
Nun sollen auch noch die doppelten Monate voneinander getrennt werden. Fügen Sie dazu zunächst eine Spalte rechts neben der „Moderne Monatsnamen“-Spalte ein, damit die geparsten Daten die vorhandenen Informationen nicht überschreiben. Wählen Sie dann auch wieder die „Text in Spalten“-Funktion aus und gehen Sie vor, wie im Bild angezeigt. Das Trennzeichen ist diesmal ein Schrägstrich! Setzen Sie die Spalten auch wieder von „Standard“ auf das „Text“-Format und klicken Sie auf „Fertig stellen“. Die Monate stehen nun in getrennten Spalten.
Mit Textfunktionen Daten aufpolieren
Als nächstes wollen wir die Texte in der Tabelle noch etwas aufhübschen. Dazu soll zunächst überall das Wort „Zeit“ mit dem Wort „Monat“ ersetzt werden. Drücken Sie Strg+H und wechseln Sie zum Reiter „Ersetzen“. Tippen Sie „Zeit“ in das Feld „Suchen nach“ und „Monat“ in das Feld „Ersetzen durch“. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Alle ersetzen“.
Im folgenden Beispiel wollen wir nun Daten aus 2 Spalten in einer Spalte zusammenfassen (z.B. Vor- und Nachnamen). Kurzum: Die Daten aus den Spalten A und B sollen in Spalte C zusammengeführt werden. Bewegen Sie Ihren Cursor daher zur Spalte C und geben Sie folgende Textformel ein: =VERKETTEN(A1;” “;B1). Beachten Sie, dass sich ein Leerzeichen zwischen den Anführungszeichen befindet – dadurch wird auch ein Leerzeichen zwischen dem Vor- und Nachnamen eingefügt. Kopieren Sie diese Formel (mit Abwandlung der Zeilennummern) bis zum Ende der Liste durch.
Wurden die Namen in einer Spalte zusammengefasst, gilt es nun, die bestehenden zwei Spalten aus dem Spreadsheet zu entfernen. Wenn Sie die Spalten aber einfach entfernen, zerstört das Ihre neu eingefügte Verketten-Formel. Sie müssen zuvor also die Formel aus Spalte C in einen Textwert umwandeln. Markieren Sie dazu die Zeilen C1 bis C8. Drücken Sie Strg+C (zum Kopieren), wechseln Sie zur Spalte D1, rechtsklicken Sie und wählen Sie in den speziellen Einfüge-Optionen „Werte“ aus.
Nun können Sie die Spalten A, B und C einfach löschen, da in Spalte D der komplette Wertestrang enthalten ist.