Datenarchivierung: Das sind die besten Methoden

Immer mehr Dokumente liegen nicht mehr auf Papier, sondern nur noch in elektronischer Form vor. Ein Beispiel sind Bedienungsanleitungen, welche die Hersteller aus Kostengründen nur noch als PDF zum Download anbieten. Aber auch Steuerunterlagen, Bankdokumente, Verträge mit Reiseanbietern und vieles mehr werden nur noch im PDF-Format verschickt. Wer sie auf Papier haben will, kann sie sich ja ausdrucken.

Aber auch viele andere Dokumentformen sind weitgehend verschwunden. Zu kaum noch einer Präsentation werden Handouts verteilt, stattdessen verschickt man die einfach die PPTX-Datei. Fotos werden nicht mehr ausgedruckt, geschweige denn auf Fotopapier belichtet, stattdessen zeigt man sie am Computer, auf dem Tablet oder am Fernseher. Audio-CDs sterben gerade aus und werden durch Streaming-Dienste ersetzt. DVDs und Blurays könnte ein ähnliches Schicksal bevorstehen. Und auch die Kommunikation hat sich längst ins Digitale entwickelt. E-Mails haben Briefe ersetzt, größere Datenmengen verschiebt man in die Cloud und verschickt stattdessen einen Download-Link.

Die Frage ist nur: Lassen sich diese Dokumente auch in einigen Jahren noch öffnen? Säurefreies Papier kann mehrere Jahrhunderte überdauern, elektronische Medien und Dateiformate bringen es teilweise nur auf fünf bis zehn Jahre. Wie lässt sich sicherstellen, dass geschäftliche Unterlagen, Rechnungen, Kontoauszüge noch lesbar sind? Was ist mit Fotos und der teuer bezahlten Musiksammlung?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen zum einen Medien vor, die sich für eine längerfristige Archivierung eignen. Im zweiten Teil geht es dann um Dateiformate, für die es voraussichtlich auch in einigen Jahren noch passende Viewer oder sogar Editor-Programme geben wird.

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Kurzlebige Hardware-Entwicklungen

©Iomega

Viele Anwender nutzen zum Archivieren ihrer Dokumente einfach die aktuell verfügbare Hardware und kümmern sich nicht um deren Zukunftsfähigkeit. Doch das könnte eine Falle sein, denn viele Entwicklungen sind nur kurzlebig, wie ein Blick auf neu entstandene und inzwischen wieder verschwundene Speichermedien zeigt: Audio- und Videokassetten, 5,25- und 3,5-Zoll-Disketten, Video-CDs, Laserdiscs, Zip- und Jaz-Drives, DAT-Kassetten, PC Cards, Sony Minidisc – und das sind nur die bekanntesten Beispiele. Hinzu kommen diverse Exoten und etliche Magnetbandformate.

Ein weiterer Grund, warum sich nicht jedes Medium gleichermaßen für die Datenarchivierung eignet, ist die Haltbarkeit. Bei selbst gebrannten CDs liegt sie bei etwa fünf bis zehn Jahren, DVDs sollen auch nach zehn bis 30 Jahren noch lesbar sein. Vor allem für DVDs und Blurays gibt es bisher allerdings kaum Erfahrungswerte, es handelt sich um Schätzungen.

Die Haltbarkeit hängt bei diesen optischen Medien zudem stark von der Art der Lagerung ab. Sonnenlicht, Feuchtigkeit und starke Temperaturschwankungen schaden den Disks und können dazu führen, dass der Alterungsprozess schneller verläuft.

Vorsicht bei Flashspeichern und Festplatten

Auch Flashspeicher wie SSDs, USB-Sticks und SD-Karten sollen Daten etwa zehn bis 30 Jahre lang sicher speichern können. Bei ihnen ist die Haltbarkeit in erster Linie davon abhängig, wie intensiv sie eingesetzt und wie oft die einzelnen Speicherzellen überschrieben werden.

Wenn Sie auf einen fabrikneuen Stick einmal Ihre Archivdaten speichern und ihn dann nicht wieder anrühren, stehen die Chancen gut, dass er auch in einigen Jahrzehnten noch lesbar ist.

Allerdings: Die technische Entwicklung bei Flash-Speichern geht rasend schnell voran. Der Aufbau eines Speicherchips bei einem zehn Jahre alten USB-Stick sieht grundlegend anders aus als bei den heutigen Modellen. Offiziell machen die Hersteller daher keine Angaben zur Haltbarkeit ihrer Produkte, man ist auch hier auf Schätzungen angewiesen. Auch ist ungewiss, wie sich die Steckerform bei USB weiterentwickelt. Die Vielfalt der aktuell verfügbaren Kabel für USB 2.0 und 3.x sollte zu denken geben.

Viele Anwender fragen sich, ob sie nicht ihre alten, längst durch SSDs ersetzten Festplatten für die Datenarchivierung einsetzen könnten. Immerhin haben die Laufwerke hohe Kapazitäten im Terabyte-Bereich, sie sind luftdicht abgeschlossen und besitzen stabile Gehäuse. Modelle mit USB-Anschluss bieten zudem ein einfaches Handling. Doch die Hersteller geben lediglich eine garantierte Lesbarkeit der gespeicherten Daten von maximal fünf Jahren an. Ältere Festplatten, die bereits mehrere Jahre im Einsatz waren, kommen also nicht in Frage. Zwar können die Lager der eingebauten Magnetscheiben mehrere Jahre überdauern – das gilt natürlich vor allem dann, wenn die Platten nicht in Betrieb sind. Es besteht allerdings die Gefahr, dass mit der Zeit die Lagerschmierung verharzt und die Platten dann nicht mehr anlaufen. Deshalb sollten Sie auch neu gekaufte Laufwerke zur Sicherheit etwa alle fünf Jahre ersetzen.

Im professionellen Umfeld kommen bei der Archivierung nach wie vor Bandspeicher zum Einsatz. Sie zeichnen sich durch eine hohe Kapazität von mehreren Terabyte und eine lange Haltbarkeit von rund 30 Jahren aus. Sie sind robust und lassen sich einfach lagern. Die hohen Preise machen sie jedoch für Privatanwender uninteressant: Ein aktuelles LTO-9-Laufwerk kostet ab 3500 Euro aufwärts und erfordert einen SAS-Hostadapter.

Externe Archivierung bei Dienstleistern

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit, die Pflege der archivierten Daten einem Dienstleister zu überlassen. Wenn Sie Daten in der Cloud speichern, übernimmt der Anbieter die Verantwortung. Er sorgt für Datensicherheit durch redundante Speicherung auf einem zweiten Medium oder sogar in einem zweiten Rechenzentrum, wechselt die Speichermedien gemäß den Garantieangaben der Hersteller regelmäßig aus und lässt Sie per Internet von überall auf der Welt auf Ihre Daten zugreifen. Mit den kostenlosen Angeboten der Firmen kommt allerdings kaum ein Anwender aus. Dropbox Basic etwa bietet gerade einmal 2 GB Speicherplatz, Google Drive erhöht auf 15 GB. Für rund 10 Euro im Monat erhalten Sie allerdings bei beiden Anbietern bereits 2 TB zur freien Verfügung. Abonnenten von Microsoft 365 können für 69 Euro im Jahr immerhin schon auf 1 TB zugreifen – und erhalten noch ein Office-Paket mit dazu. Zwei Sachen gibt es allerdings zu bedenken: Ist ein Anbieter insolvent und verschwindet vom Markt, ist es fraglich, ob Sie Ihre Daten rechtzeitig zurückspielen können. Sie sollten daher vorzugsweise auf große, etablierte Firmen setzen. Zum zweiten scannen Google und wohl auch Microsoft die Datenbestände ihrer User; Google verwendet die Auswertung zum Vervollständigen seiner Anwenderprofile. Sie sollten Ihre Archivdaten daher verschlüsseln und mit einem sicheren Passwort schützen.

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Welche Hardware sich für die Datensicherung eignet

©Western Digital

Ein USB-Stick kann Daten nach derzeitigem Kenntnisstand mehrere Jahrzehnte sicher speichern – vorausgesetzt, es handelt sich um ein fabrikneues Modell, das zuvor noch nicht im Einsatz war. Achten Sie jedoch darauf, wie sich die USB-Anschlüsse verändern. Kopieren Sie Ihre Daten gegebenenfalls auf ein neueres Modell.

Auch DVDs und Blurays können lange Zeit überdauern. Sie reagieren allerdings empfindlich auf Umwelteinflüsse wie Licht, Temperaturschwankungen sowie Änderungen bei Luftfeuchtigkeit und Luftdruck und sollten daher dunkel und bei gleichbleibender Temperatur gelagert werden. Zudem sollten Sie einmal pro Jahr überprüfen, ob das Medium noch fehlerfrei lesbar ist.

Tapes wiederum sind für die Langzeitarchivierung zwar gut geeignet, sollten allerdings auch in temperierten Umgebungen aufbewahrt werden und sind für Privatanwender in der Regel zu teuer.

Auch bei den Dateiformaten gibt es Unterschiede

Ebenso wichtig wie die geeignete Hardware ist die Wahl der passenden Dateiformate. Vor allem bei proprietären, also herstellerspezifischen Formaten ist keineswegs gesagt, dass sie in zehn oder 20 Jahren noch in Gebrauch und lesbar sein werden. Ein Beispiel sind etwa die PST-Dateien von Outlook, ein anderes die Formate der längst eingestellten Lotus Smartsuite von IBM mit Formaten wie den Textdokumenten mit der Endung LWP oder dem Präsentationsformat PRZ. Zudem besteht bei komprimierten Formaten wie ZIP und RAR oder bei Datenbank-Formaten die Gefahr, dass sie in einigen Jahren veraltet sind und nicht mehr verwendet werden.

Das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) empfiehlt daher für Archive die Verwendung von Standardformaten. Dazu zählt beispielsweise PDF/A, ein Dateiformat, das von der International Organization for Standardization (ISO) genormt wurde. Am einfachsten legen Sie ein PDF/A-kompatibles Dokument mit Microsofts Office-Programmen an: Klicken Sie auf „Datei –› Speichern unter“, stellen Sie im Drop-down-Menü neben dem Button „Speichern“ das Format „PDF (*.pdf)“ ein, und klicken Sie auf den Link „Weitere Optionen“. Klicken Sie im folgenden Fenster auf „Optionen“, setzen Sie ein Häkchen vor „PDF/A-kompatibel“, und bestätigen Sie mit „OK“. Zum Umwandeln von bereits bestehenden PDF-Files können Sie auf Onlinetools zurückgreifen wie etwa den Konverter unter https://tools.pdf24.org/de/pdf-in-pdfa .

Als reines Textformat können Sie laut BSI auf ASCII-Formate zurückgreifen, etwa das TXT-Format des Windows-Editors.

Für Bilddateien eignen sich JPEG und TIFF; bei beiden sollten Sie allerdings die Komprimierung ausschalten. TIFF-Dateien eignen sich darüber hinaus auch für die Archivierung von Texten: Scannen Sie Ihr Dokument oder fotografieren Sie es, und speichern Sie es als TIFF. Später können Sie das Bild dann per OCR wieder in editierbaren Text verwandeln.

Ein weiteres vom BSI empfohlenes Dateiformat für die Archivierung ist XML, das mit allen Office-Programmen und auch mit dem Browser geöffnet werden kann.