Word Dokumente automatisch verkleinern

Manchmal ist der Text eines Briefes oder eines anderen Dokuments so lang, dass einige Zeilen auf die nächste Seite rutschen. Das sieht zum einen nicht schön aus und verhindert zudem oft, dass der Text bis zum Ende gelesen wird.

Sie können nun durch Ändern des Zeilenabstands oder der Schriftgröße – oder durch Kürzen – versuchen, den Text an das Papierformat anzupassen. Oder Sie übergeben diese Arbeit an Word. Die Textverarbeitung bringt dazu die Funktion „Um eine Seite verkleinern“ mit, die jedoch in den neueren Versionen etwas versteckt liegt.

Tipps und Tricks für Word

So geht’s: Gehen Sie auf „Datei -> Optionen -> Menüband anpassen“ und stellen Sie im Drop-down-Menü „Befehle auswählen“ die Option „Alle Befehle“ ein. Scrollen Sie in der Liste nach unten, bis Sie „Um eine Seite verkleinern“ gefunden haben, und markieren Sie den Eintrag.

Legen Sie nun auf der rechten Seite an beliebiger Stelle eine neue Gruppe an. Gut geeignet ist beispielsweise die Hauptregisterkarte „Start“. Klicken Sie das vorangestellte Pluszeichen an, markieren Sie „Start“ und klicken Sie unten auf „Neue Gruppe“. Es erscheint nun der Eintrag „Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)“. Markieren Sie ihn und klicken Sie unten auf „Umbenennen“. Geben Sie der Gruppe über das Feld „Anzeigename“ einen passenden Namen wie „Verkleinern“ und bestätigen Sie mit „OK“. Achten Sie darauf, dass nun in der linken Liste „Um eine Seite verkleinern“ und rechts „Verkleinern (Benutzerdefiniert)“ markiert ist, und klicken Sie auf „Hinzufügen“ und „OK“.

So nutzen Sie die Steuerelemente von Microsoft Word

Ganz rechts im Ribbon „Start“ erscheint nun der Befehl „Um eine Seite verkleinern“. Nach einem Klick darauf versucht Word, das aktuelle Dokument so umzuformatieren, dass es keinen Übersatz mehr gibt und der Text auf eine oder auch mehrere volle Seiten passt.