Arbeitszeugnis formulieren und geheime Codes verstehen

Sie haben Lust auf einen Job-Wechsel? Damit die Bewerbung auf einen neuen Job klappt, benötigen Sie unter Umständen ein gutes Arbeitszeugnis. Was es dabei zu beachten gibt, erklärt dieser Artikel.

Wann brauche ich ein Arbeitszeugnis?

Zunächst einmal steht laut § 109 der Gewerbeordnung jedem Arbeitnehmer beim Ausscheiden aus einem Unternehmen ein Arbeitszeugnis zu. Der Arbeitsnehmer muss aber durchaus eine gewisse Wartezeit in Kauf nehmen, bis er das Zeugnis in den Händen halten kann.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis

Bei dem Arbeitszeugnis unterscheidet man zunächst einmal zwischen „einfachem“ Zeugnis und “qualifiziertem” Zeugnis (auch das regelt § 109 der Gewerbeordnung). Das einfache Zeugnis beschränkt sich auf die Darstellung der Art und Dauer des Dienstverhältnisses. Dieses Zeugnis muss die Tätigkeiten, die der Arbeitnehmer im Laufe des Arbeitsverhältnisses ausgeübt hat, vollständig und präzise beschreiben, beinhaltet aber keinen bewertenden Teil. Das ist natürlich nicht im Sinne des Arbeitnehmers. Deshalb sollte dieser auf ein qualifiziertes Zeugnis bestehen.

Das qualifizierte Zeugnis beurteilt zusätzlich die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers.

Zur Leistungsbeurteilung gehören unter anderem Angaben zu Arbeitsumfang, Arbeitsbefähigung, Arbeitsbereitschaft, zur Selbstständigkeit und Eigeninitiative, zur Arbeitsleistung, Geschwindigkeit und Effizienz. Außerdem werden die Belastbarkeit, Sorgfältigkeit, Entscheidungsfähigkeit, das Ausdrucksvermögen und das Verhandlungsgeschick erwähnt.

Die Verhaltens- beziehungsweise Führungsbeurteilung wiederum beschreibt das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden und Außenstehenden.

Zwischenzeugnis

Aber auch bei einem Wechsel des Vorgesetzten oder bei einer Versetzung in eine andere Abteilung sollte sich der weiter im Unternehmen verbleibende Arbeitnehmer ein Zeugnis ausstellen lassen. In diesem Fall spricht man von einem Zwischenzeugnis.

Gerade bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis und einem Zwischenzeugnis darf das Zeugnis durchaus zwei Seiten lang sein. Länger als zwei Seiten sollte es aber besser nicht sein, wie Personalexperten empfehlen.

Fälschen verboten

Keinen Spaß verstehen die Arbeitsgerichte bei gefälschten Zeugnissen: Auch noch nach vielen Jahren Betriebszugehörigkeit kann das bei der Einstellung gefälschte Arbeitszeugnis zur Entlassung führen, wenn die Fälschung auffliegt.

Darauf sollten Sie bei Zeugnissen achten

Zunächst einmal ein Problem vorab: Gerade in kleinen Betrieben ohne eigene Personalabteilung (neudeutsch-wichtig gerne auch als Human Resources bezeichnet) kann das Erstellen eines Arbeitszeugnisses zum Glücksspiel werden. Weil dem Vorgesetzten beziehungsweise dem Unternehmensinhaber die Kenntnisse darüber fehlen, wie ein korrektes Arbeitszeugnis aufgebaut ist und welche Formulierung welcher Note entspricht. Prüfen Sie also ein erstelltes Zeugnis genau darauf, ob es korrekt ist und die darin verwendeten Formulierungen, die ausschließlich positiv formuliert sein müssen und das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht erschweren dürfen, Ihren tatsächlichen Leistungen entsprechen. Das Zeugnis muss zudem klar und verständlich formuliert sein, wie erneut der bereits oben zitierte Paragraph vorschreibt.

Tipp: Zeugnis selbst schreiben

Grundsätzlich ist es eine gute Idee, wenn der ausscheidende Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst schreibt. Damit wird sichergestellt, dass keine Leistung vergessen wird. Sie können sich aus dem Internet gratis Mustervorlagen für Arbeitszeugnisse herunterladen. Im Internet finden Sie zudem Arbeitszeugnis-Generatoren. Vor allem aber bietet zahlreiche Webseiten Hilfestellung für die Formulierungen und Codes an. Teilweise sogar nach Schulnoten sortiert und mit einer längeren Auflistung von Beispielen.

Falls Sie sich unsicher sind, ob Ihr Zeugnis gelungen ist, können Sie diverse Internetdienstleister nutzen, die Zeugnisse gegen Gebühr überprüfen.

Formaler Aufbau eines Arbeitszeugnisses

Ein Arbeitszeugnis sollte folgendermaßen aufgebaut sei: Überschrift, Einleitung (mit Werdegang und Firmenprofil), Aufgabenbeschreibung (gerne in Stichpunkten, die wichtigsten Aufgaben zuerst), Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung und schließlich die Beendigungsformel mit Dank- und Bedauernsformel inklusive Zukunftswünschen. Danach Ausstellungsort mit Datum und Unterschrift.

Typische Arbeitszeugnis-Formulierungen zur Leistungsbeurteilung

Das A und O eines qualifizierten Arbeitszeugnisses oder eines Zwischenzeugnisses ist der Abschnitt Leistungsbeurteilung, gefolgt von der Verhaltensbeurteilung. Außerdem sollten Sie der Schlussformel erhöhte Aufmerksamkeit schenken – hier kann der Arbeitgeber noch die eine oder andere subtile Gemeinheit, aber auch zusätzliches Lob verstecken.

Achten Sie darauf, dass die für Ihren Beruf typischen Begebenheiten deutlich erwähnt werden. Beispiel: Bei einem Online-Redakteur, der unter permanenten großen Zeitdruck Meldungen zu ständig wechselnden Themen produziert, sollte explizit im Zeugnis stehen, dass er auch unter großen Druck einwandfrei arbeitet und in Stresssituationen klaren Kopf behält. Und dass er sich binnen kürzester Zeit in neue Sachverhalte einarbeiten und diese für die Leser verständlich aufbereiten kann.

Für die genaue Angabe, wie gut oder schlecht ein Arbeitnehmer seine Aufgaben erfüllt hat, verwenden die Arbeitgeber eine Art Geheimcode, der allerdings nirgends offiziell definiert ist. Um diese Codes in den Zeugnissen zu verstehen, müssen Sie auf jedes Wort und auf dessen genaue Form achten. Ein Arbeitnehmer, der solche schlechte Zensuren erkennen will, muss den „Geheimcode“ der Arbeitszeugnisse durchschauen. In diesem Zusammenhang sprechen Personalverantwortliche auch von einer „Zeugnissprache“.

Einige Beispiele für Codes in Zeugnissen:

„Er hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt“: das entspricht Note 1. Fehlt das „stets“, dann handelt es sich um die Schulnote 2. Steht „hat seine Aufgaben zur vollen Zufriedenheit erfüllt“, dann ist das nur Note 3. Steht sogar „hat sich bemüht“, dann erteilt der Arbeitgeber dem ausscheidenden Arbeitnehmer eine Note 5!

Diese zunächst positiv klingende Formulierung ist vergiftet: „Er entsprach fachlich den Anforderungen und Erwartungen in jeder Hinsicht“. Hier haperte es aber offensichtlich bei den zwischenmenschlichen Beziehungen.

„Hat durchaus selbstständig gearbeitet“ heißt auf gut deutsch: seine Leistungen waren nicht so toll.

Zusammengefasst kann man sagen: Will der Arbeitgeber die Schulnote 1 vergeben, dann müssen Formulierungen wie „hat die Ihm oder Ihr übertragenen Aufgaben/Arbeiten stets zu unser voll st en Zufriedenheit erledigt“ oder „wir waren mit der Leistungen in jeder Hinsicht außerordentlich zufrieden“ im Zeugnis stehen. Auch Sätze wie „hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und allerbester Weise entsprochen“ oder „erzielte herausragende Arbeitsergebnisse“ sind Spitzenbewertungen.

Der Schulnote 2 entsprechen dagegen Sätze wie „hat die Ihm oder Ihr übertragen Aufgaben/Arbeiten zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“ oder „hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und bester Weise entsprochen“ oder auch „zeigte stets überdurchschnittliche Arbeitsqualität“. Und wenn der Ex-Chef dem scheidenden Mitarbeiter bescheinigt, dass er „Initiative, Fleiß und Ehrgeiz“ gezeigt habe, dann war er gut. Aber nicht sehr gut!

Wichtig: „Stets, in jeder Hinsicht außerordentlich, außergewöhnlich, herausragend“ sind Wörter, die in der Leistungsbeurteilung durchwegs vorkommen sollten, wenn man Schulnote 1 bekommen möchte. Weil im Arbeitszeugnis durchwegs nur positive Formulierungen stehen dürfen, muss der Arbeitgeber besonders gute Leistungen durch besonders positive Formulierungen ausdrücken: Der Superlativ sollte also fröhliche Urstände in einem sehr guten Zeugnis feiern.

Kritik an der Leistung und/oder dem Verhalten des scheidenden Mitarbeiters können Vorgesetzte aufgrund der Vorgabe, dass nur positive Formulierungen verwendet werden dürfen, nur durch Andeutungen und subtile Formulierungen, dem Verzicht auf Superlative und Formulierungen wie „stets“, Überbetonung von Unwichtigem, Weglassungen oder einem Ändern der üblichen Reihenfolge zum Ausdruck bringen

Problematisch: Weglassungen

Problematisch sind Weglassungen oder „beredtes“ Schweigen. Hier gilt der Grundsatz: Worüber man nicht spricht, das ist nicht erwähnenswert und damit auch nicht lobenswert. Die Auslassung eines bestimmten Inhalts kann sogar ein unzulässiges Geheimzeichen sein. Dies gilt vor allem für Inhalte, die man in einem Zeugnis erwartet dürfte. Insbesondere branchenübliche Formulierungen sollten unbedingt im Zeugnis stehen.

Das Gegenteil von Weglassungen ist aber auch verdächtig: Die Aneinanderreihung von pauschalen Superlativen. Das sieht wie ein Gefälligkeitszeugnis aus und ist unglaubwürdig. Wenn ein Mitarbeiter wirklich eine Vielzahl von besonders erwähnenswerten Leistungen erbracht hat, dann sollte man diese Heldentaten konkret beschreiben.

Selbstverständlichkeiten sollten in einem Zeugnis nicht betont werden. Wenn zum Beispiel bei einem Redakteur als erstes betont wird, dass er Rechtschreibung und Grammatik beherrschte, dann war es mit seiner sonstigen „Kunst“ offensichtlich nicht so weit her.

Falls das Arbeitszeugnis nachträglich überarbeitet beziehungsweise ergänzt werden sollte: Achten Sie unbedingt darauf, dass die Ergänzungen und Neuformulierungen nicht im Widerspruch zu dem verbleibenden restlichen Text stehen. Außerdem sollte das Zeugnis, das ein Arbeitnehmer beim Ausscheiden aus dem Unternehmen bekommt, nicht schlechter ausfallen als ein zuvor ausgestelltes Zwischenzeugnis.

Verhaltensbeurteilung

Die Verhaltens- beziehungsweise Führungsbeurteilung beschreibt das Sozialverhalten des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden und Außenstehenden. Eine Formulierung wie „er wurde von Vorgesetzten, Kollegen und Kunden stets als freundlicher und fleißiger Mitarbeiter geschätzt“ bringt die Schulnote 1 zum Ausdruck. Die Verhaltensnote 2 vergibt der Arbeitsgeber mit Bewertungen wie „war immer freundlich und aufgeschlossen“ oder „das Verhältnis zu Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden war einwandfrei“.

Auch hier gilt: Vorsicht vor vergifteten Formulierungen! Siehe oben unser Beispiel, bei dem nur die fachlichen Leistungen gelobt werden – das ist ein Beispiel für „beredtes Schweigen“.

Wichtig ist die Reihenfolge, in der Leistung und Verhalten bewertet werden. Steht die Verhaltensbewertung vor der Leistung, dann war letztere wohl nicht so toll. Misstrauisch sollte man auch werden, wenn das korrekte Verhalten gegenüber dem Vorgesetzten als letzter Punkt der Aufzählung erscheint: „Sein Verhalten gegenüber Kollegen, Kunden und Vorgesetzten war einwandfrei“ bedeutet so viel wie: „Der Chef hatte einigen Ärger mit diesem Mitarbeiter“. Steht im Zeugnis sogar ein Satz wie „sein Verhalten gegenüber Kunden und Kollegen war vorbildlich“ und werden die Vorgesetzten nicht erwähnt, dann war das Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter zerrüttet.

Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler

Auch „Personaler“ alias Human-Resources-Mitarbeiter sind Menschen. Und machen Rechtschreibfehler. Prüfen Sie deshalb Ihr Arbeitszeugnis genau auf orthografische und grammatikalische Mängel. Und lassen Sie diese korrigieren, wenn Sie welche finden. Erschwerend kommt hierbei noch hinzu, dass Sie einem künftigen Arbeitgeber als nachlässig erscheinen, wenn Sie solche offensichtliche Fehler im Arbeitszeugnis nicht korrigieren lassen.

Wenn der bisherige Arbeitgeber dem Zeugnis eine persönliche Note gibt, wertet er es dadurch auf. Andersherum bedeutet das aber: Fehlt so ein persönlicher Bezug und kommt das Zeugnis sehr unpersönlich daher, dann zeigt der Arbeitgeber damit seine geringe Wertschätzung gegenüber dem Arbeitnehmer. Das drückt sich besonders in der Schlussformel aus.

Schlussformel

Oft beendet der Arbeitgeber das Zeugnis mit einer Schlussformel, in der er dem Arbeitnehmer für dessen Arbeit dankt, sein Ausscheiden bedauert und für die Zukunft alles Gute wünscht. So eine “Dankes-Bedauern-Formel” ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, bringt aber die besondere Wertschätzung zum Ausdruck und wertet das Zeugnis auf.

Ideal aus Sicht des Arbeitsnehmers ist es, wenn folgende Schlussformel in dem Zeugnis steht: „Er verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir bedauern sein Ausscheiden sehr und wünschen Ihm für die Zukunft alles Gute.“ Fehlt das „sehr“, dann ist das nur Note 2. Und steht gar „Er verlässt uns auf eigenen Wunsch“ ohne weiteren Zusatz, dann lässt ihn die Firma ohne Tränen ziehen. „Er verlässt uns im gegenseitigen Einvernehmen“ ist sozusagen der K.O.-Schlag: Wir haben ihn rausgeschmissen.

Betriebsbedingte Kündigung

Apropos rausgeschmissen: Muss das Unternehmen dem Mitarbeiter betriebsbedingt kündigen – weil aufgrund der schlechten wirtschaftlichen Lage der Firma im Rahmen eines Sozialplanes eine größere Anzahl von Mitarbeitern das Unternehmen verlassen müssen – so sollte klar zum Ausdruck gebracht werden, dass dem scheidenden Mitarbeiter keine Schuld trifft. Das kann durch Formulierungen wie „wir können ihn leider aufgrund der schlechten betrieblichen Gesamtsituation nicht weiter beschäftigen.“ Optimal wäre es, wenn das Unternehmen ein Satz hinzufügt wie „bei einer besseren wirtschaftlichen Situation würden wir ihn sofort wieder einstellen“.

Das Zeugnis muss von einem ranghöheren Vorgesetzten unterschrieben sein, idealerweise aber nicht zwingend vom Chef.
Ganz gefährlich ist übrigens dieses Angebot des Arbeitgebers im Zeugnis: „Für Nachfragen stehen wir zur Verfügung“. Klartext: Wir können die Wahrheit über unseren Ex-Mitarbeiter nicht ins Zeugnis schreiben, rufen Sie uns also an, dann sagen wir Ihnen, wie schlecht er war.

Ansprechpartner für Nachfragen

Einen vertrauenserweckenden Eindruck macht es auf den potenziell neuen Arbeitgeber, wenn auf dem Zeugnis die Durchwahl der Person vermerkt ist, die das Arbeitszeugnis ausstellt (nur eben ohne den oben stehenden Hinweis, dass man für Nachfragen gerne zur Verfügung stehe). Das zeigt, dass man nichts zu verbergen hat.

Nur Papierform zählt

Ein Arbeitszeugnis muss entweder mit Schreibmaschine oder PC auf weißem Papier oder der Geschäftsvorlage verfasst werden. Es darf nicht in elektronischer Form bereitgestellt werden, also zum Beispiel nur per Mail. Und: Selbst wenn das Zeugnis nicht ausgehändigt, sondern per Brief-Post verschickt wird, darf es nicht adressiert sein, also kein Adressfeld am Kopf tragen.

Ein Praxis-Beispiel

Nach so viel Theorie spielen wir mal ein konkretes Beispiel durch: Das Zwischenzeugnis für einen Produktmanager und Online-Redakteur in einem Medienhaus.

Zwischenzeugnis
 
Herr Dr. Franz Meier-Dürschädel, geboren am 20. September 1970, ist seit dem 1. November 2000 in unserem Haus beschäftigt. Herr Dr. Meier-Dürschädel arbeitete zunächst als Online-Redakteur und baute danach die Bereiche Business-IT und Auto & Technik auf. Seit 1. Oktober 2014 ist er als Produktmanager Development Business für uns tätig.
 
Das Medien-Haus Sehen und Denken bietet anspruchsvollen Consumer-Zielgruppen Informationen mit hohem Nutzwert. Unsere Medienmarke bietet alles, was technologisch aufgeschlossene „First Mover“ im privaten und beruflichen Umfeld interessiert. 

Das Aufgabengebiet von Herrn Dr. Meier-Dürschädel umfasste im Einzelnen:

• Aufbau und Organisation der Bereiche Business-IT und Auto & Technik
• Entwicklung Testverfahren für Auto-IT
• Durchführung der Auto-Tests
• Betreuung des Linux-Bereichs
• Schluss-Redaktion und Freigabe von Texten aller Art (News, Tests, Ratgeber)
• Briefing von freien Autoren, Themenfindung
• Betreuung von Aushilfskräften und Trainees, Mentor für Trainee
• Schreiben von Texten aller Art (News, Tests, Ratgeber, Tipps, Reportagen) zur allen IT-Themenbereichen
• Newsletter-Versand und Homepage-Management
• Suchmaschinen-Optimierung
• Social-Media-Betreuung
• Messe-Berichterstattung (u.a. CES USA und China, CeBIT, IAA) und Reportagen
• Videos (u.a. Testvideos für Autos und pcwelt.tv)
• Interviews für Medienpartner (Internet, Hörfunk, TV, dpa)
• Unterstützung von Sales-Kampagnen (Beratung, Themenfindung, Texte schreiben und redigieren, Videos)
• Lesertest-Betreuung
• Produktion der Messezeitung IFA heute

 

Herr Dr. Meier-Dürschädel gewährleistet stets zu unserer vollsten Zufriedenheit die Berichterstattung auf unserer Webseite und bereitet mit seinen sehr umfangreichen IT-Kenntnissen die unterschiedlichsten Themen für unserer Leser höchst sorgfältig und verständlich auf. Auch unter größten Zeitdruck und bei besonders stressigen Rahmenbedingungen und langen Arbeitszeiten liefert er mit seinem außergewöhnlichen Engagement exzellente Leistung. Dabei spürt er selbstständig immer neue Themen auf, in die er sich rasch einarbeitet und die er selbst oder durch die von ihm betreuten Autoren redaktionell bearbeitet. Besonders hervorheben möchten wir den kompletten Aufbau der Bereiche Business-IT und Auto&Technik, die er völlig eigenständig verantwortet. Dabei berücksichtigt er neben den eigentlichen redaktionellen Kriterien, der Zufriedenheit unserer Leser und den SEO-Erfolg stets auch die besonderen wirtschaftlichen Erfordernisse eines Online-Mediums und trägt damit wesentlich zum Erfolg unseres Unternehmen bei.

Das Verhalten von Herrn Meier-Dürschädel gegenüber Vorgesetzten ist stets korrekt. Von seinen Kollegen und Autoren wird er wegen seiner hilfsbereiten und freundlichen Art sehr geschätzt. Auf Leseranfragen antwortete er immer rasch, freundlich und kompetent.
 
Dieses Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Herrn Franz Meier-Dürschädel wegen des Wechsels seines Vorgesetzten ausgestellt.
 
München, 31.10.2022
 
Medien-Haus Sehen und Denken
 
Unterschrift
Chefredakteur