Mit Office 2016 stellt Microsoft eine neue Office-Version vor, die zwar für Windows 10 optimiert ist, aber auch zusammen mit Windows 7 SP1 oder Windows 8/8.1 installiert werden kann. Die neue Version bietet einige Neuerungen und steht zum Kauf oder als Abo-Modell zur Verfügung.
Sie können die neue Office-Version nur auf folgenden Windows-Versionen installieren: Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 oder Windows Server 2008 R2. Alle weiteren Windows-Versionen werden nicht unterstützt, das heißt Anwender mit Windows Vista oder sogar noch mit Windows XP müssen auf Office 2016 verzichten.
Office Home & Business 2016 versus Office Home & Student 2016
Anwender oder Unternehmen, welche Microsoft Office 2016 nutzen wollen, setzen meistens auf Office Home & Business 2016 als Kaufversion oder auf Office 365 Personal/Home als Abo-Modell. In diesen Produkten sind Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook in der neusten Version enthalten.
Wer auf Outlook 2016 verzichten möchte, kann auch auf Office Home & Student 2016 setzen. Diese Version kostet mit 149 Euro deutlich weniger als Office Home & Business 2016 mit 279 Euro, verfügt aber über alle Programme der Home & Business-Edition, mit Ausnahme von Outlook 2016.
Ist auf einem Rechner bereits Office als Vorabversion installiert, können Anwender problemlos Office 2016 installieren. Sobald der Installationsassistent gestartet ist, wird Office 2016 mit allen integrierten Programmen installiert. Die Office 2016-Programme werden direkt im Startmenü integriert, ein Ordner wird nicht angelegt. Die Programme sind alphabetisch eingeordnet. Die Office 2013-Programme bleiben auf dem Rechner installiert und sind auch im Startmenü zu sehen.
Office 2013 bleibt parallel auf dem Rechner installiert, mit Ausnahme bei der Installation über Office 365. Hier wird die alte Version vom Rechner entfernt.
Office 2016 im Abo-Modell bei Office 365
Als Abo-Modell stehen Office 365 Personal oder Home zur Verfügung. Beide Versionen bieten noch mehr Office-Programme als die Kaufversion, müssen dafür aber im Abomodell jährlich oder monatlich bezahlt werden.
Office 365 Personal kostet 69 Euro/Jahr oder 7 Euro/Monat und enthält die Programme Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access. Abonnementen von Office 365 mit Lizenzierung des Office-Paketes, können ihre Rechner von Office 2013 zu Office 2016 kostenlos aktualisieren. Dazu müssen Sie sich nur am Office 365-Portal anmelden und die Installation starten.
Außerdem erhalten Sie bei einem Abo 1 TB kostenlosen OneDrive-Cloud-Speicher bei Microsoft sowie 60 Skype-Minuten kostenlos pro Monat. Installieren dürfen Sie das Produkt auf einem PC oder Mac, einem Tablet und einem Smartphone mit Windows Phone, Windows 10 for Mobile, iOS oder Android.
Office 365 Home kostet 99 Euro/Jahr oder 10 Euro/Monat. Enthalten sind auch hier Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access aus Office 2016. Im Gegensatz zu Office 365 dürfen Sie die Programme auf bis zu fünf PCs oder Macs, fünf Tablets und fünf Smartphones installieren. Außerdem erhält jeder Benutzer 1 TB kostenlosen OneDrive-Cloud-Speicher bei Microsoft sowie 60 Skype-Minuten kostenlos pro Monat. Sobald Sie also mehr als einen PC zu Hause nutzen, macht der Einsatz dieses Abo-Modells durchaus Sinn. Alle Versionen, deren Preise, und die enthaltenen Features finden Sie direkt im Microsoft Office Store . Interessant ist diese Seite vor allem dann, wenn Sie Office 2016 auch mobil von Smartphones oder dem neuen iPad Pro aus verwenden wollen. Die Dokumente speichern Sie in OneDrive, und können dadurch mobil mit den gleichen Dokumenten arbeiten, wie auf Ihrem PC oder Mac.
Schneller arbeiten mit der neuen Hilfe und der intelligenten Suche
Für alle Anwender die wichtigste Neuerung ist sicherlich die verbesserte Hilfe in den einzelnen Office-Programmen. Microsoft hat dazu im oberen Bereich des Menübandes ein Suchfeld mit der Bezeichnung „Was möchten Sie tun?“ im englischen auch „Tell me“ genannt. Hier können Sie auch Hilfeanfragen in natürlicher Sprache eingeben, zum Beispiel „Wie füge ich Formeln ein?“. Sie können aber auch einfach nach dem Begriff „Formel“ suchen. Anschließend erhalten Sie sofort Informationen, wie Sie zu dem gewünschten Befehl kommen. Mit dieser Funktion können Sie also wesentlich schneller Befehle finden als bei der herkömmlichen Suche und dadurch schneller arbeiten.
Ebenfalls neu ist die intelligente Suche in den Office-Programmen. Klicken Sie einen Begriff in einem Word-Dokument mit der rechten Maustaste an, können Sie mit der Option Intelligente Suche eine Suche des Begriffs im Internet, in verschiedenen Quellen durchführen lassen. Die Ergebnisse werden anschließend auf der rechten Seite in einer Seitenleiste mit der Bezeichnung „Einblicke“, englisch „Insights“ angezeigt. Die intelligente Suche funktioniert in allen Office-Programmen, auch in Outlook 2016.
Effizienteres Arbeiten mit Word und Excel 2016
Neben der neuen Oberfläche bieten die Office-Programme vor allem eine effizientere Anbindung an die Cloud. Sie können direkt aus den einzelnen Office-Programmen heraus Dokumente in OneDrive freigeben. Der andere Anwender kann das Dokument dann entweder zusammen mit Ihnen bearbeiten oder herunterladen. Auf diese Weise versenden Sie Dokumente schneller und einfacher als per E-Mail. Speichern Sie Dokumente in der Cloud, können Sie diese später unterwegs weiterbearbeiten, zum Beispiel auf dem Smartphone, Tablet oder dem Notebook.
In Excel stellt Microsoft wesentlich mehr Visualisierungsfunktionen zur Verfügung. Sie können mehr Schaubilder und Diagramme erstellen als in den Vorgängerversionen. Neu sind zum Beispiel die Diagramme Wasserfall, Histogramm, Pareto, Box-Whisker Plot (Kastendiagramm), Treemap und Sunburst. Wollen Sie Formeln in Dokumente integrieren, können Sie diese in Office 2016 auch freizeichnen und in Formeln konvertieren lassen. Das erleichtert die Arbeit mit Formeln auf Smartphones und Tablets
Auch hier haben Sie die Möglichkeit die Tabellen unterwegs weiterbearbeiten zu können, wenn Sie diese in der Cloud speichern. Office 2016 hilft aber auch beim Einfügen von Grafiken und Bildern.
Erkennt ein Office-Programm, dass ein Bild in falscher Ausrichtung eingefügt wurde, kann es die Ausrichtung automatisch nachjustieren.
Mails besser verwalten mit Outlook 2016
Die neuen Funktionen zur verbesserten Suche hat Microsoft auch in Outlook 2016 integriert. Außerdem können Sie in den Einstellungen von Mail-Konten kürzere Zeiträume für die Synchronisierung einstellen. Dadurch sparen Sie vor allem auf Tablets einiges an Festplattenplatz, wenn Sie nicht alle Mails synchronisieren wollen. Außerdem hat Microsoft die Verwaltung der Anhänge deutlich verbessert.
Fügen Sie einen Anhang an eine Mail an, erkennt Outlook die zuletzt verwendeten Dateien in Windows und schlägt diese als Anhang vor. Dadurch können Sie zum Beispiel in Sekundenschnelle PDF-Dateien hinzufügen, die Sie zuvor erstellt haben. Outlook speichert die Anhänge, sodass Sie diese jederzeit wiederverwenden können.
Office mobil auf dem Tablet und Smartphone nutzen
Die neuen Office-Programme stehen auch als Apps für Windows 10 for Mobile, Windows 10, aber auch auf Geräten mit iOS und Android zur Verfügung. Sie können mit den Apps unterwegs Dokumente lesen, aber auch bearbeiten.
Speichern Sie die Dokumente in OneDrive, können Sie diese später zu Hause auf dem Rechner weiterbearbeiten. Die Apps stellt Microsoft kostenlos zur Verfügung, um allerdings alle Funktionen nutzen zu können, müssen Sie ein Office-365-Abonnement mit dazugehöriger Office 2016-Lizenz abschließen. Neben der Möglichkeit die Dokumente in OneDrive oder OneDrive for Business zu speichern, können Sie in den mobilen Versionen der Office-Apps auch Dropbox verwenden.
Auf Smartphones und Tablets unter 10,1 Zoll (iPad und Co) lassen sich die meisten Funktionen kostenlos nutzen. Wollen Sie aber größere Tablets einsetzen, zum Beispiel das neue iPad Pro mit 13-Zoll, müssen Sie ein Office-365-Abo abschließen, um mit Office mobil arbeiten zu können. Reichen Ihnen also die kostenlosen Möglichkeiten der Office-Apps nicht aus, schließen Sie am besten ein Office 365-Abo ab. In diesem Fall können Sie Office 2016 auch auf Ihrem Rechner/Mac nutzen. Sie können die neuen Versionen der mobilen Apps auch beruflich nutzen. Für die Office 2016-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access auf Tablets ist mindestens Windows 8 erforderlich, besser Windows 8.1/10. Die Office-Mobile-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und OneNote) setzen Windows 10 voraus. Office für Android kann auf Tablets und Smartphones installiert werden, auf denen Android 4.4 oder höher installiert ist und in denen ARM- oder Intel x86-Prozessoren verbaut sind.
Fazit: Kein Meilenstein, sondern feine Weiterentwicklung
Office 2016 ist sicherlich kein Meilenstein in der Office-Entwicklung, bietet aber einige interessante Neuerungen an. Vor allem die verbesserte Suche und Hilfe. Nutzen Sie bereits ein Office 365-Abonnement, können Sie ohnehin kostenlos zu Office 2016 wechseln. Das sollten Sie auch machen, denn so profitieren Sie kostenlos von den Neuerungen. Wer mit dem Gedanken spielt neu auf Office zu setzen, kann durchaus zugreifen, ob im Abo oder als Kaufversion ist dagegen Geschmackssache.
Wer mit seiner Office 2010/2013-Installation zufrieden ist, muss nicht unbedingt auf die neue Version aktualisieren, denn so viele Neuerungen gibt es auch wieder nicht. Die kostenlosen und mobilen Apps stehen auch ohne den Kauf eines Office 365-Abos zur Verfügung. Wer unterwegs aber die erweiterten Funktionen der Apps nutzen will und daher ein Abo abschließt, der kann auch gleich Office 2016 auf seinem PC installieren, da die PC-Lizenz im Abo immer enthalten ist.