Clevere Tipps & Tricks für Libre Office in Linux

Libre Office hat sich nicht nur auf Linux-Rechnern, sondern auch unter Windows – neben MS Office – längst etabliert und braucht sich vom ehemaligen Gratis-Konkurrenten Open Office wohl bald auch nicht mehr zu fürchten . Doch hinter dem Erfolg steckt mehr: So strotzt das Gratis-Office nur so von cleveren Funktionen – wir nennen 13, die Sie kennen sollten.

Libre Office: Farbschema von Firefox

So bringen Sie Farbe in die funktionalen, aber schmucklosen Office-Module: Libre Office kann Themes von Firefox („Personas“) als Hintergrund für die Menü- und Symbolleisten verwenden. Wenn Sie sich entschieden haben, gehen Sie auf die Detailseite des Motivs und kopieren dessen komplette URL aus der Adresszeile des Browsers. Unter einem beliebigen Office-Modul gehen Sie dann auf „Extras -> Optionen -> LibreOffice -> Personalisierung“, klicken auf „Eigenes Thema“ und auf „Thema auswählen“. In das Feld „Adresse des Themas“ kopieren Sie die zuvor ermittelte URL. Geben Sie dem Download einige Sekunden Zeit, bevor Sie mit „OK“ die Aktion abschließen.

Hinweis: Unter Linux Mint (mit Cinnamon) funktioniert dieser Tipp nach unserer Erfahrung nicht.

Libre Office: Schriften beim Dokumentenaustausch

Schriftarten zeigt Libre Office nur richtig an, wenn sie auf dem PC installiert sind. Benutzen Sie also ungewöhnliche Schriftarten und öffnen Sie eine Datei auf einem anderen PC, wird das Dokument wahrscheinlich nicht optimal angezeigt. Libre Office kann aber in Writer, Calc und Impress die verwendeten Schriften in die Dokumente einbetten. Dazu aktivieren Sie die Funktion über „Datei -> Eigenschaften“ auf der Registerkarte „Schrift“, indem Sie ein Häkchen setzen vor „Schriftarten ins Dokument einbetten“. Das Verfahren empfiehlt sich, wenn Sie eine Datei an andere Bearbeiter weitergeben und die Formatierung erhalten bleiben muss. Falls der Empfänger die Datei lediglich zum Lesen benötigt, geben Sie besser eine PDF-Datei weiter („Datei -> Exportieren als PDF“).

Libre Office: Zusatzfunktionen installieren

Falls Ihnen noch Funktionen in Libre Office fehlen, sollten Sie nicht gleich zum Makrointerpreter greifen. Eventuell gibt es bereits eine passende Erweiterung. Nutzen Sie in einem beliebigen Libre-Office-Programm den Link „Extras -> Extension Manager -> Laden Sie weitere Extensions…“. Daraufhin öffnet der Standard-Browser eine Übersicht, die Sie mit Klick „Extensions“ in das Extension-Center https://extensions.libreoffice.org/extensioncenter/ bringt. Hier gibt es Filter für ein bestimmtes Programm-Modul (etwa „Calc-Extensions“) und für bestimmte Office-Versionen. Heruntergeladene Extensions haben die Dateierweiterung OXT, und der Doppelklick darauf ruft wieder den Extension Manager von Libre Office auf den Plan. Sie müssen der Installation nur noch mit „OK“ zustimmen. Erweiterungen werden mit dem nächsten Start von Libre Office aktiviert. Typischerweise erhalten Sie einen neuen Menüpunkt in einem oder in allen Modul(en). Die Extensions sind auf ihrer Beschreibungsseite nicht immer gesprächig. Eventuell müssen Sie das Libre-Office-Menü erst durchforsten, bis Sie fündig werden.

Libre Office: Austausch mit Microsoft Office

Libre Office bietet Ihnen weitreichende Kompatibilität zu MS Office. Die wesentlichen Formatierungen von Text, Zeichen und Grafikelementen bleiben ohne weiteres Zutun erhalten, wenn ODS-oder ODT-Dateien in Word/Excel, DOC(X)-oder XLS(X)-Dateien in Writer/Calc geöffnet werden. Tabellenfunktionen müssen schon sehr exotisch ausfallen, wenn Calc die Excel-Tabelle nicht korrekt wiedergibt. Je nach der Komplexität und dem Diagrammtyp gibt es allerdings Darstellungsfehler oder auch Berechnungsfehler, die dann durch Nacharbeiten im Detail noch korrigiert werden müssen.

Einige generelle Maßnahmen reduzieren den Korrekturaufwand: Libre Office kommt mit dem älteren DOC/XLS/PPT-Binärformat bes-ser klar als mit dem jüngeren Office Open XML (OOXML) von MS Office ab Version 2007. Daher ist es klug, Austauschdateien in der Microsoft-Suite in dem älteren „97-2003“-Format zu speichern und so an Libre Office weiterzugeben.

Um die Kompatibilität zwischen den Office-Suiten zu erhöhen, gibt es in Libre Office unter „Extras -> Optionen“ eine Reihe von Einstellungen: Standardmäßig sollten sämtliche Optionen unter „Laden/Speichern -> Microsoft Office“ aktiviert sein.

Dasselbe gilt für alle Optionen unter „Laden/Speichern -> VBA-Eigenschaften“: VBA-Makros sind zwar nicht kompatibel, diese Einstellungen bewahren aber immerhin eventuelle Makros in Word und Excel. Darüber hinaus finden Sie den Punkt „LibreOffice Writer -> Kompatibilität“: Die hier angebotenen Optionen eignen sich gut zum Experimentieren, wenn der Austausch von Texten Probleme verursacht.

Libre Office: Automatisches Speichern

Bearbeitungsfehler, die man versehentlich gespeichert hat, können zeitaufwendige manuelle Korrekturen nach sich ziehen. Die einfachste Rückversicherung sind automatische Sicherheitskopien des letzten Zustandes. Libre Office unterstützt dies durch die Option „Extras -> Optionen -> Laden/Speichern -> Allgemein -> Sicherungskopie immer erstellen“. Wenn diese Option aktiv ist, wird immer die vorherige Dateiversion in das Backup-Verzeichnis kopiert, sobald eine aktuelle Version gespeichert wird.

Zusätzliche Sicherheit bietet Ihnen ein Backup-Verzeichnis auf einem externen Datenträger oder im Netzwerk. Die Einstellungen dazu finden Sie unter „Extras -> Optionen -> LibreOffice -> Pfade“. Tippen Sie beim Eintrag „Sicherungskopien“ nach „Bearbeiten“ den neuen externen Pfad ein. Dabei ist ebenfalls ein in das Dateisystem eingebundener Netzwerkpfad möglich. Die Netzfreigabe sollte dann jedoch standardmäßig gemountet sein. Einen ausführlichen Ratgeber zum Einbinden von Netzwerkfreigaben finden Sie hier .

Libre Office: Tastenkombination optimieren

Libre Office verfügt über Hunderte von kleinen Funktionen, die man bei Bedarf lediglich prominenter zugänglich machen muss. Ein typisches Beispiel ist das für Vielschreiber wichtige Einfügen von purem Text ohne Formatierung und Bildelementen. Dies funktioniert einwandfrei mittels „Bearbeiten -> Inhalte einfügen -> Unformatierter Text“, nur ist dieser Weg viel zu umständlich. Über „Extras -> Anpassen -> Tastatur“ können Sie den Vorgang auf einen griffigen Hotkey wie etwa Strg-U verkürzen. Klicken Sie hierzu unten bei den „Funktionen“ auf den Bereich „Bearbeiten“ und suchen Sie daneben die Funktion „Unformatierten Text einfügen“. Nun gehen Sie oben unter den „Tastenkombinationen“ auf Strg-U und klicken auf „Ändern“. Fertig! Sie werden feststellen, dass die Funktion bereits dem Hotkey Strg-Alt-Umschalt-V zugewiesen ist, den wir aber unhandlich finden und kurzerhand gelöscht haben. Sie werden ferner feststellen, dass Strg-U standardmäßig für das Unterstreichen vorgesehen ist: Wenn Sie das häufig verwenden, sollten Sie natürlich einen anderen Hotkey für das unformatierte Einfügen wählen. Die Funktion „Unformatiert einfügen“ ist lediglich ein Beispiel: Da jeder Office-Benutzer im Alltag andere Lieblingsfunktionen benötigt, lohnt sich das exemplarisch beschriebene Optimieren auf der „Tastatur“-Registerkarte in jedem Fall.

Libre Office: Auto-Ersetzen für alle Komponenten

Das Auto-Ersetzen hat eigentlich die Aufgabe, typische Tippfehler wie Buchstabendreher automatisch zu korrigieren. Dafür benutzt Libre Office eine globale Ersetzungsliste, die für alle Komponenten gilt. Sie können die Autokorrektur unter „Extras -> AutoKorrektur-Optionen“ auf der Registerkarte „Ersetzen“ aber auch als Autotextzentrale nutzen.

Libre Office geht an dieser Stelle weit über die Fehlerkorrektur hinaus, wenn es etwa Hunderte von Einträgen wie :Schach Turm weiß: anbietet, die anschließend durch passende Symbole ersetzt werden.

Um besonders häufig verwendete Namen und Wörter hier einzutragen, geben Sie nun einfach unter „Kürzel“ die Kurzform ein wie beispielsweise #a und unter „Ersetzen durch“ das tatsächliche Wort wie zum Beispiel Aminosäure. Mit „Neu“ und „OK“ ist die Abkürzung dann gespeichert. Folgt zukünftig auf die Eingabe von #a eine Leer-, Eingabe-oder Tab-Taste, so schreibt jede Office-Komponente das Wort „Aminosäure“. Ein Sonderzeichen wie hier „#“ ist dabei nicht unbedingt erforderlich, stellt allerdings sicher, dass solche Ersetzungsautomatismen nicht beim Schreiben von normalen Wörtern ausgelöst werden.

Die Autokorrektur-Liste befindet sich als „DocumentList.xml“ unter „~/.config/libreoffice/4/user/autocorr“ und kann hier manuell editiert oder auf andere Rechner übertragen werden.

Writer: Text ohne Formatierung einfügen

Kopierter Text aus Webseiten, PDF-Dateien oder anderen Libre-Office-Modulen landet standardmäßig mit der ursprünglichen Formatierung im Writer-Dokument. Das Angleichen auf das Format der Writer-Datei kostet meist genauso viel Zeit wie das eigentliche Kopieren.

Eine Erleichterung bedeutet der Dialog „Bearbeiten -> Inhalte einfügen“ mit seiner Option „Unformatierter Text“. Der Dialog ist am bequemsten per Hotkey Strg-Umschalt-V zu erreichen. Vielschreibern und Profis wird aber auch diese Möglichkeit bald zu umständlich, weil sie standardmäßig unformatiert einfügen möchten und die restlichen Formatoptionen gar nicht benötigen.

Der schnörkellose Weg: Legen Sie einen Hotkey an, der ohne Rückfrage den Text der Zwischenablage unformatiert einfügt. Öffnen Sie unter „Extras -> Anpassen“ die Registerkarte „Tastatur“. Klicken Sie unten im Abschnitt „Funktionen“ zunächst auf den Bereich „Bearbeiten“ und dann unter Funktion auf das gewünschte „Unformatierten Text einfügen“. Nun brauchen Sie noch eine Tastenkombination: Klicken Sie in das obere Fenster „Tastenkombinationen“, und drücken Sie dort einfach den Hotkey Ihrer Wahl (Vorschläge: Strg-U, Strg-Umschalt-U, Strg-Umschalt-V). Falls dieser bereits mit einer Funktion belegt ist, entscheiden Sie, ob Sie dafür wirklich einen Hotkey brauchen und diesen tatsächlich nutzen. Wenn nicht, klicken Sie auf „Löschen“. Mit „Ändern“ weisen Sie dem Hotkey die neue Funktion zu, mit „OK“ verlassen Sie den Dialog.

Writer: Tabellen mit und ohne Calc

Libre Office Writer hat eine eigene Tabellenfunktion („Einfügen -> Tabelle“). Diese ist eine Hilfe bei einfachen Auflistungen mit einigen Spalten, weil sie das Hantieren mit Tabulatoren erspart und die Spaltenbreiten ganz einfach mit der Maus zu justieren sind. Für alle komplexeren Tabellen ist es aber besser, erst die Komponente Calc zu verwenden. Nach Fertigstellung der Tabelle in Calc kopieren Sie diese einfach mit Strg-C und fügen Sie im Writer mit Strg-V an passender Stelle ein. Das Tabellenobjekt lässt sich dort skalieren, verschieben und bei Bedarf auch in einzelnen Zellen verändern.

Writer: Dokument- und Formatvorlagen

Writer nutzt bei der Formatierung auf Wunsch Dokumentvorlagen. Anders als bei Word gibt es aber standardmäßig keine allgemeingültige Dokumentvorlage. Sie können jedoch bei Bedarf schnell selbst Vorlagen erzeugen und Ihren Texten ein einheitliches Aussehen verleihen.

Wenn bereits Dokumente existieren, die sich als Vorlagen eignen, ist der Weg besonders einfach: Mit „Datei -> Dokumentvorlage -> Speichern“ lässt sich jedes geöffnete Dokument direkt als Dokumentvorlage ablegen.

Um später eine solche Vorlage zu nutzen, klicken Sie nach „Datei -> Neu“ auf „Vorlagen“. Im dann angezeigten Dialog wählen Sie gewünschte Vorlage aus.

Um eine Vorlage ganz neu einzurichten, erstellen Sie eine neue Datei und richten sie über „Format -> Formatvorlagen“ (F11) individuell ein. Die jetzt angezeigten „Formatvorlagen“ wie etwa „Standard“ oder „Überschrift 1“ lassen sich durch Rechtsklick und „Ändern“ hinsichtlich Schrift, Ausrichtung und Tabulatoren exakt vorgeben. Nach den gewünschten Anpassungen wählen Sie auch hier „Datei -> Dokumentvorlage -> Speichern“.

Writer: So nutzen Sie automatische Wortergänzungen

Automatische Wortergänzungen unterstützen Fachautoren sowie Studenten, die mit zahlreichen Spezialbegriffen oder Personennamen zu tun haben. Das Prinzip der Wortergänzung ist ganz einfach: Der Writer indiziert jeden geladenen Text, sammelt die darin enthaltenen Wörter in einer Liste und schlägt sie beim Tippen vor. So genügt die Eingabe weniger Buchstaben, bis ein passender Wortvorschlag erfolgt, den Sie mit der Eingabetaste in den Text übernehmen. Je umfangreicher und komplexer der Text, desto vielfältiger fällt die Wörterliste aus.

Anders als Autokorrektur oder Autotext ist die Wortergänzung jedoch keine feststehende Liste, sondern eine dynamische Funktion, die sich auf die geöffneten Dokumente bezieht. Wenn Sie die Dateien schließen, spätestens wenn Sie Libre Office beenden, löscht Libre Office die Liste. Feineinstellungen über Umfang und Verhalten können Sie unter „Extras -> AutoKorrektur -> AutoKorrektur-Optionen“ auf der Registerkarte „Wortergänzung“ vornehmen.

Wer das Prinzip verstanden hat, erhält mit der „Wortergänzung“ eine große Hilfe, die wenig Arbeit macht: Beim Anlegen von neuen Texten genügt es, vorher eine thematisch ähnliche, möglichst umfangreiche Datei zu laden. Deren Wörterliste gilt dann auch für die neue Datei. Wer diese Methode optimieren will, kann sich eine spezielle Datei „Wörterliste“ anlegen, die tatsächlich nur die erforderlichen Fachbegriffe enthält. Nimmt man einen normalen Text als Basis, sind nämlich immer auch unnötige Wörter und Flexionsformen dabei.

Drei clevere Tipps für Libre Office, die das Leben leichter machen

Calc: Zwischensummen mit „Teilergebnis“

In umfangreichen Tabellen sind Zwischensummen eine unentbehrliche Orientierung. Wenn Sie solche Zwischensummen aber einfach an passender Stelle einfügen, wird natürlich die Gesamtsumme falsch, weil diese fälschlich auch die Zwischensumme(n) addiert. Hier hilft die Funktion „Teilergebnis“: Geben Sie zum Testen in Zelle A1 bis A3 drei Zahlen ein, deren Summe Sie in A4 mit

berechnen. Das erste Argument („9“) bestimmt die Berechnungsart der Teilergebnisse – hier „9“ für Summe (weitere wichtige Argumente sind Mittelwert „1“, Anzahl „2“, Max „4“, Min „5“, Produkt „6“). Jetzt füllen Sie etwa A5 bis A7 mit weiteren Zahlen und berechnen dann in A8 mit

die Gesamtsumme (nicht mit „Summe“!). Sie sehen, dass jetzt die Zwischensumme in A4 nicht in die Gesamtaddition eingeht.

Wichtig ist die Funktion auch bei gefilterten Listen. Calc berücksichtigt nämlich normalerweise bei allen Berechnungen auch die von einem Autofilter oder Spezialfilter ausgeblendeten Zeilen. Für Auswertungen, die sich nur auf die ausgefilterten Zellen auswirken sollen, benötigen Sie eine Formel mit „Teilergebnis“.

Calc: Bedingte Formatierung mit Farbskala

Farbliche Hervorhebungen helfen, um Zahlenwerte in Tabellen zu visualisieren. Das einschlägige Werkzeug finden Sie unter „Format -> Bedingte Formatierung“: Markieren Sie den gewünschten Zellbereich, und gehen Sie in der Menüleiste auf „Formate -> Bedingte Formatierung -> Bedingung“. Als „Bedingung 1“ legen Sie nun einen ersten Wertebereich fest, der farblich hervorgehoben werden soll. So wäre etwa für Zellwerte kleiner oder größer einer bestimmten Zahl eine Farbauszeichnung möglich. Das Aussehen bestimmen Sie über das Drop-down-Menü „Ergebnis“, wobei Sie den Eintrag „Neue Vorlage“ wählen. Mit „Hintergrund“ und „Schrifteffekt“ entscheiden Sie über die Zellformatierung. Weitere Bedingungen legen Sie dann nach Klick auf „Extra“ auf demselben Weg fest.

Für eine korrekte Anzeige entscheidend ist die Widerspruchsfreiheit der Bedingungen. So wird Calc die Zellen nicht richtig formatieren, wenn etwa eine Bedingung auf „kleiner als 1000“ und eine weitere auf „kleiner als 100“ lautet. Für eine differenzierte Farbskala nehmen Sie am besten die Option „zwischen“.

Bei umfangreichen Tabellen sorgen mehrere Tabellenblätter für bessere Übersicht. Ein Tabellenblatt ist ja kein geschlossenes System: Berechnungen sind über alle Einzeltabellen hinweg und auch über Dateigrenzen hinweg möglich. Ein Bezug auf eine Zelle eines anderen Arbeitsblattes erfordert folgendes Format (Beispiel):

Dies würde den Wert der anderen Tabelle aus Zelle A1 einfach übernehmen, während das Beispiel

mit dem gefundenen Wert gleich weiterrechnet.

Bezüge auf andere Calc-Dateien sind ebenfalls möglich. Damit gehen Sie aber besser sparsam um, weil die gegenseitige Abhängigkeit der Dateien den Durchblick erschwert, die Ladezeiten verlängert und sofort zu Fehlern führt, wenn eine Quelldatei fehlt. Das komplette Verweisformat sieht wie folgt aus (Beispiel):

Den absoluten Dateipfad trägt Calc automatisch ein, wenn nur ein Dateiname (des aktuellen Ordners) angegeben wird (das wäre in unserem Beispiel „Quelle.ods“).

Calc: Tabellenschutz aufheben

Calc kann eine Tabelle oder ein ganzes Dokument über das Menü „Extras -> Dokument schützen“ vor der Bearbeitung sperren. Zur Bearbeitung ist es dann nötig, den Schutz über dasselbe Menü nach Eingabe des Passworts wieder aufzuheben. Wenn Sie das Kennwort vergessen haben, ist dieser Schreibschutz aber recht einfach auszuhebeln. Dazu entpacken Sie die ODS-Datei mit einem Packprogramm wie file-roller, der unter Gnome und Unity Standard ist. Wenn Sie dort auf „Öffnen -> Alle Dateien“ gehen und eine ODS-Datei auswählen, offenbart diese ihren Inhalt. Direkt aus dem Packprogramm heraus öffnen Sie dann die Datei „content.xml“ mit dem Texteditor Gedit. Um eine Datei mit geschützten Tabellenblättern zu entsperren, suchen Sie den Eintrag:

Falls Sie in diesem Dokument mehrere Tabellenblätter geschützt haben, taucht diese Zeile mehrmals auf. Ist das ganze Dokument geschützt, lautet der Eintrag

Ersetzen Sie überall „true“ durch „false“, und speichern Sie die Datei. Danach packen Sie die XML-Datei zurück in das ODS-Dokument. Danach ist die Datei wieder mit Calc zu bearbeiten.

Calc: Tabellenfunktion SVerweis

Häufig wertet man eine bestimmte Spalte etwa nach Maximum oder Minimum aus, will aber nicht den ermittelten Wert selbst ausgeben, sondern den Inhalt einer in derselben Zeile liegenden Zelle. Konkret: Man will etwa den Namen des Mitarbeiters ausgeben, der den höchsten Umsatz erzielt hat.

Wenn die Nachbarspalte, aus der Sie den Inhalt ermitteln wollen, irgendwo rechts von der ausgewerteten Spalte liegt, eignet sich hierfür die Funktion SVerweis. Die Formel

ermittelt den höchsten Wert in der Spalte A. Anschließend übergibt sie aus der zweiten Spalte (Argument „2“) des Bereichs A100:B100, hier also aus Spalte B, den zugehörigen Eintrag. Die Abbildung auf dieser Seite zeigt ein konkretes und einfaches Beispiel. Wie gesagt: SVerweis benötigt eine Spaltenstruktur, wo die Auswertung links, der zugeordnete und auszugebende Wert rechts angeordnet ist. Notfalls ist aber eine zusätzliche Namensliste rechts schnell realisiert. Ähnliche Tabellenfunktionen wie Index sind flexibler, aber komplizierter.

Tipp: Wer immer noch nicht genug hat, der findet bei uns noch weitere Tipps zu Office unter Linux .