Alle Kontakte und Termine immer und überall aktuell

Wer nur in der Google-Wolke oder im goldenen Apple-Käfig arbeitet und lebt, hat es vergleichsweise einfach. Sämtliche Daten lassen sich über iCloud einfach synchronisieren, das gilt auch für die Kontakte und Termine. Doch wehe, man verwendet verschiedene Plattformen oder auch nur Microsoft Outlook. Denn die Standard-Software fürs Büro und die Google-Applikationen verstehen sich nicht, weil sie auf unterschiedliche Protokolle setzen. Der Suchmaschinenkonzern hat seinen Dienst zum Abgleichen „Google Sync“ im vergangenen Sommer einfach kurzerhand abgeschaltet.

Doch es gibt Ersatz. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit den richtigen Zusatztools auf allen drei wichtigen mobilen Plattformen, also Android, iOS und Windows Phone, sowie in Outlook Ihren Kalender und Ihre Kontakte stets aktuell und damit auf dem gleichen Stand haben. Schließlich sollen Sie diese wichtigen Daten auf jedem Gerät ja nicht nur sehen, sondern auch ändern können: also unterwegs einen Kontakt aktualisieren bzw. neu anlegen, das gleich natürlich für bei den Terminen.

Der Artikel beschreibt dies über die Cloud-Dienste von Google. Ein praktischer Nebeneffekt ist dabei, dass sich hier nach dem Einloggen auf der Webseite über die Funktion „Duplikate finden“ doppelte Kontakteinträge schnell entfernen bzw. unvollständige zu einem zusammenfassen lassen. Wer seine persönlichen Daten nicht ein einem amerikanischen Großkonzern anvertrauen möchte, kann sie mit Owncloud über seinen eigenen Online-Speicher auf dem gleichen Stand halten. Owncloud lässt sich auf einem Windows- oder Linux-PC, einer Netzwerkfestplatte, dem Raspberry Pi oder bei einem Webhoster installieren.

cFOS Outlook DAV: Damit sich Google und Outlook verstehen

Grundlage der folgenden Ausführungen ist, dass Sie Ihre Kontakte bereits über ein Google-Konto nutzen. Verwalten Sie die Kontakte bisher mit iTunes, Hotmail bzw. Outlook.com oder Outlook, lesen Sie im Beitrag Kontakte zu Google exportieren , wie Sie das bestehende Adressbuche aufbereiten und dann in Google importieren.

Lesetipp: Outlook mit genialen Plugins aufbohren

Um die Google-Kontakte in Outlook einzubinden und zu synchronisieren, installieren Sie zunächst das Zusatztool cFOS Outlook DAV , Outlook selbst muss währenddessen geschlossen sein. Sobald Sie nach dem Setup Outlook wieder öffnen, erscheint der „Sync All“-Button von cFOS Outlook DAV. Wechseln Sie in Outlook in die „Personen“-Ansicht, klicken mit der rechten Maustaste auf die die „Kontakte“ und wählen im Kontextmenü den Eintrag „Config CardDAV Sync“.

Es öffnet sich ein Konfigurationsmenü, in dem Sie drei Einträge vornehmen müssen. Der Eintrag hinter „Folder URL:“ muss das Muster „https://www.googleapis.com/carddav/v1/Ihre-Google-Mail-Adresse/lists/default/“ haben – vergessen Sie nicht das „s“ beim „https“ am Beginn. Bei „User name:“ wiederholen Sie Ihre Google-Mail-Adresse, darunter kommt Ihr Google-Passwort. Drücken Sie die Schaltfläche „Save“ und schließen Sie das Konfigurationsfenster mit einem weiteren Klick rechts oben auf das rote Fensterkreuz.

Wenn Sie mit „Sync All“ den Datenabgleich anstoßen oder die voreingestellte Minute zur automatischen Synchronisation abwarten, wird das Google-Adressbuch geladen. Das funktioniert problemlos, allerdings werden je nach Version und Spracheinstellungen Umlaute in den Namen nicht immer korrekt dargestellt und sollten deshalb manuell geändert werden.

Wichtig: Abhängig von Ihren Google-Sicherheitseinstellungen scheitert die Anmeldung und damit die Synchronisation. In diesem Fall melden Sie sich bei Google im Web und aktivieren den „Zugriff über weniger sichere Apps“.

Termine in Outlook synchronisieren und Kalender freigeben

Die Vorgehensweise für die Kalendersynchronisation unterscheidet sich etwas von der für die Kontakte. Wechseln Sie in Outlook in die Kalender-Ansicht und klicken anschließend oben auf „Kalender öffnen -> Neuen leeren Kalender erstellen“. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und achten Sie darauf, dass beim „Typ“ darunter „Kalender“ erscheint. Mit „OK“ erstellen sei den neuen Kalender, auf den Sie nun links unter „Meine Kalender“ mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü wieder „Config CardDAV Sync“ wählen. In die erste Zeile des Konfigurationsfensters tragen Sie „https://www.googleapis.com/carddav/v1/principals/Ihre-Google-Mail-Adresse/lists/default/“ ein, natürlich mit Ihrer Mail-Adresse. Ergänzen Sie die Zeilen darunter wie zuvor beschrieben, speichern Sie mit „Save“ und schließen Sie das Fenster wieder manuell.

Am besten probieren Sie den Datenabgleich mit den Kontakten und Terminen gleich einmal aus. Er funktioniert in beiden Richtungen, Sie können also sowohl in Outlook etwas erstellen, ändern oder löschen und sehen die Änderung – natürlich erst nach Ablauf der eingestellten Synchronisationszeit bzw. nach einem Klick auf „Syn All“ im Outlook-Programm  – unter Google. Ebenso erscheint auch jede Änderung über die Google-Dienste in der Bürosoftware von Microsoft.

Übrigens: Unter Windows 8.1 werden anstehende Termine am PC auch im Sperrbildschirm angezeigt.

Auf die gleiche Weise können Sie in Outlook weitere Kalender synchronisieren, beispielsweise die der übrigen Familienmitglieder. Google selbst bietet darüber hinaus die Möglichkeit für die gemeinsame Kalendernutzung. Dazu loggen Sie sich im Google-Kalender ein und wählen unter „Meine Kalender“ den betreffenden aus. Das Anklicken des kleinen schwarzen Dreiecks rechts vom Eintrag zeigt die weiteren Möglichkeiten, darunter die Option zum Teilen („Diesen Kalender freigeben“). Die vollständige Veröffentlichung ist meistens nicht erwünscht, beschränken Sie die Freigabe deshalb auf bestimmte Personen. Dabei können Sie auch einstellen, ob diese die Termineinträge nur sehen oder auch selbst ändern können.

Die Synchronisation mit Smartphone und Tablet-PC

Auf Mobilgeräten mit dem Betriebssystem von Google sind die Daten ohnehin automatisch vorhanden, die Termine sehen Sie in der Kalender-App. Auf einem Gerät gab es während unserer Testszenarien allerdings ein Synchronisationsproblem das erst nach dem erzwungenen Beenden und dem Neustart der App verschwand.

Unter iOS tippen Sie zum Einbinden der Google-Daten auf „Einstellungen -> Mail, Kontakte, Kalender -> Account hinzufügen -> Google Mail“. Geben Sie anschließend die Daten Ihres Google-Kontos ein und erlauben Sie den generellen Zugriff auf das Konto. Im nächsten Schritt lassen Sie die Kontakte und den Kalender für die Synchronisation aktiviert und schließen mit „Sichern ab“. Das Adressbuch und die Kontakte von Google sind nicht nur sofort sichtbar, sondern auch wieder aktiv eingebunden. Sobald Sie also etwas ändern, ändert es sich auch bei Google, auf Ihrem Android-Gerät sowie über cFOS Outlook DAV in Outlook. Die separate App Google Kalender aus dem Appstore bringt keinen zusätzlichen Nutzen.

Die Vorgehensweise auf einem Smartphone mit Windows Phone als Betriebssystem ist prinzipiell gleich. Hier heißen die Schritte „Einstellungen -> E-Mail-Konten + andere -> Konto hinzufügen -> Google -> Verbinden“, bevor Sie die Daten Ihres Google-Accounts eingeben. Anders als bei iOS können Sie allerding erst durch erneutes Antippen dieses Kontos festlegen, wie häufig und was synchronisiert werden soll. Mails, Kontakte und der Kalender sind bereits aktiviert, werden also automatisch übernommen.

Lesetipp: 5 Tools für den perfekten Daten-Abgleich

Auch hier funktioniert die Synchronisierung in beiden Richtungen einwandfrei. Wenn Sie allerdings auf dem Smartphone das erste Mail einen neuen Termin anlegen, ist dort der Kalender von Microsoft voreingestellt, nicht der von Google. Sie erkennen dies an den unterschiedlichen Farben der Termineinträge. Um dies zu ändern, tippen Sie beim Anlegen eines neuen Termins auf „Weitere Informationen“ und wählen im Kalender-Feld Ihr zuvor eingerichtetes Google-Konto aus. Immerhin merkt sich Windows Phone die Einstellung, so dass Sie nicht jedes Mal den Kalender wechseln müssen. Um mehrere Google-Kalender mit dem Handy zu synchronisieren, loggen Sie sich bei Google Calendar Sync Select ein und legen fest, welche Kalender synchronisiert werden sollen.

Zum Schluss sei nochmals auf den wichtigen Unterschied zwischen einmaligem Datenimport und der ständigen Synchronisation hingewiesen. Während die Importfunktionen der verschiedenen Dienste unter anderem bei einem Systemwechsel – beispielsweise von Android zu Windows Phone – nützlich sind, halten Sie über den permanenten Abgleich Ihre Daten auf verschiedenen Plattformen auf dem gleichen Stand. Das heißt aber auch: Was Sie an einer Stelle löschen, ist gleichzeitig überall weg. Eine regelmäßige Sicherung ist deshalb Pflicht und als CSV-Datei überall mit wenigen Klicks erledigt.

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