Drei clevere LibreOffice-Tipps, die das Leben leichter machen

LibreOffice Calc: Verständliche Formeln durch benannte Zellen

LibreOffice gibt es gratis für Windows und Linux zum Download. Nicht zuletzt deswegen erfreut sich das Programm einer großen Beliebtheit. Viele Formeln, die wir täglich in der Tabellenkalkulation Calc verwenden, sind die vier Grundrechenarten und vielleicht etwas Prozentrechnung. Aber bei größeren Tabellen geraten auch simple Formeln wie „=E21-E23“ stets zu einer Suche in der Arbeitsmappe, worauf sich die Werte nun wirklich beziehen.

Bei Calc-Tabellen, die Sie länger in Gebrauch haben, die als Vorlage dienen oder die Sie weitergeben, lohnt es sich, für die Dokumentation der Formeln und verwendeten Konstanten eine Minute zu investieren. Eine Möglichkeit, den Durchblick zu behalten, auch wenn Sie die Tabelle ein paar Wochen nicht mehr geöffnet haben, ist die Kommentarfunktion. Mit „Einfügen -> Kommentar“ können Sie beliebige Zellen mit Anmerkungen versehen, die durch eine kleine rote Ecke gekennzeichnet werden. Über einen Rechtsklick auf die Zelle blendet die Option „Kommentar anzeigen“ die Box mit der Anmerkung ein, die sich nach einem Klick auf seinen Rand an eine beliebige Stelle verschieben lässt.

Eine weitere gute Angewohnheit ist die Namensvergabe für Zellen, die Konstanten oder wichtige Variablen für Formeln enthalten. Dadurch werden viele Formen selbsterklärend. So ist eine Formel wie „=Einnahmen_steuerpflichtig-Freibetrag“ aussagekräftiger als „=E21-E23“. Markieren Sie dazu die Zelle und wählen Sie aus dem Menü „Einfügen -> Namen -> Festlegen“, um einen Namen zuzuweisen. Erlaubt sind Buchstaben, Zahlen und der Unterstrich. Ab jetzt können Sie in den Zellen mit den aussagekräftigen Namen arbeiten. Bestehende Formeln mit Zellverweisen werden aber in Calc nicht automatisch geändert.

Bleibt die Frage, ob das nur in Tabellendokumenten vom Typ ODS funktioniert oder ob auch Microsoft Excel mit den als XLS oder XSLX gespeicherten Arbeitsmappen umgehen kann? Erfreulicherweise gibt es hier keine Inkompatibilität: Excel kann die vergebenen Zellnamen ebenfalls verwenden.

LibreOffice Writer: Fortlaufender Zähler als Feldfunktion

Für den Ausdruck von Einladungskarten oder Tickets soll ein Zähler jede Karte durchgehend nummerieren. Da jede Seite mehrere Karten enthält, ist der Feldbefehl zur Seitennummerierung hier keine Lösung. Auch für die Beschriftungen von Illustrationen in einem längeren Dokument wäre ein fortlaufender Zähler nützlich.

Eine vorgefertigte Funktion für einen Zähler bietet das Menü „Einfügen -> Feldbefehl“ von LibreOffice zwar nicht an, aber dieser ist schnell selbst gebaut. Die benötigte Funktion nennt sich in LibreOffice Writer „Nummernkreis“ und ist in der Liste der Variablen unter „Einfügen -> Feldbefehl -> Andere -> Variablen“ zu finden. Öffnen Sie dieses Menü, und gehen Sie dort auf die Unterseite „Variable“. Hier wählen Sie als Feldtyp den „Nummernkreis“ und unter „Auswahl“ den Typ der Aufzählung. Für einen allgemeinen Zähler ist als Typ einfach „Text“ geeignet, für Illustration „Abbildungen“. Diese verschiedenen Typen erlauben es, mehrere unabhängige Zähler in einem Dokument unterzubringen. Nach der Wahl des Formats setzen Sie den neuen Feldbefehl mit „Einfügen“ an die aktuelle Cursorposition. Dies müssen Sie nur einmal tun – denn den jetzt eingefügten Feldbefehl können Sie mit Kopieren und Einfügen nach Belieben vervielfältigen.

12 weitere nützliche Tipps & Tricks für Office

LibreOffice Writer: Füllzeichen für einen Tabulator eintragen

Bei Dokumenten zum Ausdruck, die an einer bestimmten Stelle einen Freiraum für handschriftliche Angaben wie eine Unterschrift präsentieren, ist eine leere Stelle nicht auffällig genug und auch wenig elegant.

Besser geeignet ist eine Hilfslinie, die genau die Zeile und den verfügbaren Platz der handschriftlichen Ergänzung markiert. Hier helfen angepasste Tabulatoren mit regelmäßigen Abständen. Anstatt unsichtbarer Leerzeichen bekommt der angepasste Tabulator einen Unterstrich als Füllzeichen zugewiesen und zeichnet dann über seine ganze Länge einen sauberen Strich.

Die Definition der Tabulatoren ist in LibreOffice nicht intuitiv gelöst und erfordert etwas Fingerspitzengefühl. Markieren Sie die Absätze, die Hilfslinien enthalten sollen, klicken Sie die Auswahl rechts an, und gehen Sie auf „Absatz -> Tabulatoren“. Dort setzen Sie im Feld „Position“ einen Wert in Zentimetern, wie weit der Tabulator zum rechten Seitenrand gehen soll, etwa „17,00cm“. Als „Art“ lassen Sie „Links“ aktiviert, und unter „Füllzeichen“ wählen Sie die gewünschte Art der Striche, wobei durchgehende Unterstriche die zweite Option von unten sind. Danach klicken Sie auf „Neu“. Wenn Sie jetzt in den Zeilen des zuvor gewählten Absatzes einen Tabulator mit der Tab-Taste setzen, geht dieser bis zur angegebenen Position und enthält über diese Länge das gewählte Füllzeichen.

Tipp: Sie können LibreOffice-Folien mit Android steuern