iCloud für Dokumente: einrichten, retten, Platz sparen

iCloud-Platz mit iCloud Drive sparen

Bei knappem iCloud-Speicher spart man oft einige hundert Megabyte Speicherplatz, wenn man nicht benötigte Apps für iCloud Drive sperrt. In der iCloud-Systemeinstellung klickt man dazu auf den Knopf Optionen im Eintrag „iCloud Drive“. Die Systemeinstellung lis­tet dann alle Apps auf, die Dokumente und Daten in Apples Webspeicher ablegen. Entfernt man das Häkchen vor dem Programmnamen, löscht das System den entsprechenden iCloud-Ordner sofort. Dienste wie Schlüsselbund und Safari verbrauchen dagegen nur wenig Speicherplatz.

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Dokumente im iCloud Drive nutzen

Anfangs war der Datenabgleich per iCloud auf ausgewählte Programme beschränkt, nur Apps wie Keynote oder Textedit konnten Daten per iCloud im Web speichern und mit anderen Geräten synchronisieren. Unter Yosemite hat der Anwender freien Zugriff auf diese App-Ordner und kann sie wie jeden anderen Finder-Ordner löschen, umbenennen und Dateien ergänzen. Jeden neu angelegten iCloud-Ordner speichert das System automatisch im Web und gleicht ihn mit anderen Macs eines Nutzers ab. iCloud ist recht zuverlässig, das Upload-Tempo allerdings mittelmäßig und langsamer als bei Google Drive oder Dropbox. Bis ein Datenabgleich mit der Webversion erfolgt ist, kann es einige Zeit dauern. Dass iCloud gerade eine Datei hochlädt, sig­nalisiert ein Verlaufsbalken, einen erfolgreichen Upload zeigt ein kleines Wolkensymbol neben dem Dokument. Ein völliger Ersatz für Webspeicherdienste wie Dropbox oder Google Drive ist iCloud Drive noch nicht, dafür fehlt unter anderem der einfache Zugriff von Mobilgeräten wie iPhone und iPad. Während man problemlos vom iPhone und iPad auf alle Dropbox- oder Box-Daten zugreifen kann, bleibt unter iOS der Zugriff auf die Daten einer App beschränkt – ist doch auch die Seite iCloud.com für Mobilgeräte gesperrt. Ein Zugriff ist nur mit speziellen Apps wie Good Reader oder Documents möglich.

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Gelöschte iCloud-Dokumente retten

Löscht ein Anwender ein Keynote-Dokument oder eine Numbers-Tabelle, entfernt iCloud automatisch auch die Dokumentversion im Webaccount und auf allen anderen Geräten. Hat man die Datei versehentlich gelöscht, gibt es mehrere Rettungsmöglichkeiten: Als ersten Schritt kann man den Rechner vom Netz trennen: Auf einem iOS-Gerät aktiviert man den Flugmodus, bei einem Mac deaktiviert man WLAN und Ethernet. Ist es bereits zu spät und die Webversion gelöscht, kann Time Machine die Rettung sein. Das Backup-Programm sichert auf dem Mac auch alle iCloud-Ordner und kann ältere Daten somit wiederherstellen.

Mit iCloud-Mails Platz in der Wolke sparen

Versendet ein iCloud-Mail-Nutzer häufig E-Mails mit Dateianhängen, verbrauchen die E-Mails bald viel Speicherplatz. Abhilfe schafft es, wenn man die E-Mails lokal auf seinem Mac speichert. Dazu legt man in der Desktop-Version von Mail ein neues Postfach an und wählt im Auswahldialog als Ort „Lokal“. Danach verschiebt man alle versendeten und empfangenen Dateien in diesen Ordner. Eine zweite Lösung: Man leitet seine iCloud-Nachrichten zu einem anderen E-Mail-Provider wie Google Mail weiter, der genügend kostenlosen Speicherplatz bereitstellt.

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Abwesenheitsnotiz in der iCloud-Mail einrichten

Zu jedem iCloud-Account gehört eine kostenlose E-Mail-Adresse, die sowohl per E-Mail-Client als auch über die iCloud-Webseite benutzbar ist. Was viele nicht wissen: Einige Optionen stehen nur über die Webversion von iCloud-Mail zur Verfügung. Um diese Optionen zu finden, wählt man die Web-App aus und klickt auf das kleine Zahnradsymbol im unteren linken Bereich. Ein Fenster zeigt nun alle Einstellungsmöglichkeiten des Dienstes. Zu den sonst nicht zugänglichen Optionen gehört das Anlegen von Alias-Adressen und die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz.

iCloud-Unterstützung der Dritthersteller-Apps

Apps von Drittherstellern steht der Speicherdienst iCloud zur Verfügung, etwa für den Datenabgleich zwischen Mac- und iOS-Version. iCloud-Unterstützung bieten beispielsweise Microsoft Office für iOS, Goodreader sowie der Passwortverwalter 1Password. Vor allem bei iOS-Apps ist die Unterstützung von iCloud weit verbreitet, anders sieht es bei Mac-Versionen aus. Der Grund: Nur Apps, die ein Entwickler über den Mac App Store anbietet, dürfen iCloud nutzen. Bei iOS-Apps ist dies kein Problem, für Entwickler von herkömmlichen Mac-Apps bedeutet dies aber eine ärgerliche Einschränkung, da der App Store einige Nachteile mit sich bringt. Einige Apps sind deshalb in zwei Versionen verfügbar – als App-Store-Version mit iCloud und als alternative Version ohne iCloud.