Mit den Quicksteps können Sie beispielsweise die aktuell geöffnete Mail mit nur einem Klick als gelesen kennzeichnen, weiterleiten, in einen bestimmten Ordner verschieben / kopieren und kategorisieren.
Die Quicksteps sind prominent mittig im Menüband auf der Registerkarte „Start“ zu finden. Einige sind bereits vordefiniert, etwa eine, die Mails an den Vorgesetzten oder das eigene Team weiterleitet und eine, die Mails in einem Aufwasch als erledigt und gelesen markiert und dann in einen bestimmten Ordner verschiebt.
Um einen eigenen Quickstep anzulegen, klicken Sie auf „Neu erstellen“. Im Dialogfeld, das daraufhin erscheint, vergeben Sie einen Titel und legen eine oder mehrere Aktionen fest. Je nach Aktion ist es nötig, entsprechende Parameter einzustellen. Für „In Ordner verschieben“ wählen Sie beispielsweise entweder einen bestimmten Ordner aus oder wählen „Immer nach Ordner fragen“.
Bei „Weiterleiten“ und „Neue Nachricht“ geben Sie einen oder mehrere Empfänger an. Über „Optionen anzeigen“ lassen sich Empfänger auf Kopie („Cc“) oder Blindkopie („Bcc“) setzen. Außerdem lässt sich ein Standardtext hinzufügen, allerdings nur unformatiert.
Im Falle von „Neue Nachricht“ können Sie auf diese Weise eine oder mehrere Mailvorlagen erstellen. Ganz unten im Dialogfeld haben Sie die Möglichkeit, für Ihren neu erstellten Quickstep eine Tastenkombination und einen Beschreibungstext festzulegen.
Per Rechtsklick auf einen Eintrag haben Sie die Wahl, diesen zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen. Über den Kontextmenü-Befehl „Quicksteps verwalten“ können Sie unter anderem die Reihenfolge verändern, in der die Quicksteps im Menüband angezeigt werden.
Praktisch: Bei Verwendung eines Exchange Servers speichert Outlook die Quicksteps-Konfigurationen dort, so dass sie auch auf Ihren Outlook-Installationen auf anderen PCs verfügbar sind.
Weniger praktisch: Wenn ein Quickstep mehrere Aktionen auslöst, lassen sich diese nicht über die Rückgängig-Funktion von Outlook widerrufen.