In Zeiten knapper (Haushalts-)Kassen sollten Sie sich schon mal die Frage stellen, ob Sie das klassische Office-Paket von Microsoft wirklich benötigen, oder ob nicht auch eine kostenlose Alternative für Ihre Anwendungszwecke völlig ausreichend wäre.
Gratis-Desktop-Office oder gleich Online-Office?
Besonders naheliegend wäre natürlich ein Umstieg auf ein kostenloses, klassisches Office-Paket wie Openoffice.org oder den Ableger LibreOffice . Beide stehen Word, Excel und Powerpoint in kaum einem Punkt nach, insbesondere wenn es um die Bewältigung von Alltagsaufgaben geht.
Aber da inzwischen alles in Richtung “Cloud” geht, stellt sich die Frage, ob es nicht sinnvoll wäre, gleich auf kostenlose Office-Web-Apps umzusteigen und traditioneller Desktop-Software den Rücken zu kehren. Was grundsätzlich dafür und dagegen spricht, erläutern wir im Beitrag ” Gratis-Online-Office – die Vorteile und Nachteile im Überblick “. In diesem Artikel schauen wir uns nun die drei wichtigsten Online-Office-Pakete genauer an. Die Frage lautet: Lassen sich damit trotz des abgespeckten Funktionsumfangs übliche Alltags-Aufgaben bewältigen?
Alltags-Szenarien: Das sollte ein Online-Office können
Dazu haben wir die folgenden Szenarien und Anforderungen aufgestellt.
Textverarbeitung: Hier geht es darum, einen ansehnlichen Brief zu erstellen. Es sollte möglich sein, zwischen mehreren Schriftarten auszuwählen, gängige Textformatierungen wie Fett, Kursiv und Unterstrichen anzuwenden und die Ausrichtung von Textteilen festzulegen (linksbündig, rechtsbündig, Blocksatz). Die Anpassungen sollten sich als Absatzformat hinterlegen lassen. Wünschenswert wäre außerdem, wenn sich ein (selbstaktualisierendes) Datumsfeld, eine automatische Aufzählung, eine Tabelle und Bilder hinzufügen lassen würden. Die Bilder sollten frei positionierbar sein und auf Wunsch vom Text umflossen werden. Was bei einer Textverarbeitung nicht fehlen sollte, ist eine automatische Markierung von Rechtschreibfehlern.
Tabellenkalkulation: Wir wollen eine Tabelle mit einigen einfachen Berechnungen erstellen. Die Web-App sollte uns mit einem Formelassistenten und einer Mustererkennung zur automatischen Weiterführung von fortlaufenden Werten unterstützen. Zur Visualisierung der Werte erwarten wir Diagramm-Funktionen und die Möglichkeit, die Darstellung von Zellen abhängig von Ihrem Wert automatisch ändern zu lassen (bedingte Formatierung). Wichtig sind uns außerdem eine Sortierungs- und eine Filterfunktion.
Präsentations-Programm: Wir möchten eine Präsentation mit Bildern, Texten und Tabellen erstellen. Sowohl für einzelne Folien-Elemente als auch für den Wechsel zwischen den Charts wollen wir zwischen mindestens einer Handvoll Übergangseffekte wählen können. Zu sehr verschnörkeln wollen wir die „Präsi“ aber nicht, denn das würde zu sehr vom Inhalt ablenken.
Übergreifende Funktionen: Generell sollten sich in den Web-Apps auch Dokumente in den Microsoft-Office-Formaten (.doc/.docx, .xls/.xlsx und .ppt/.pptx) öffnen und speichern lassen, da sie sich als Quasi-Standard etabliert haben. Die Darstellung sollte wenn, dann nur minimal abweichen. Besonders wichtig für die Bearbeitung von fremden Dokumenten: Die Dokumentenstruktur und die vorhandenen Auszeichnungen und Elemente sollten beim Speichen erhalten bleiben, selbst wenn sie in der Web-App nicht korrekt dargestellt werden. Wünschenswert ist eine Option, um die Web-App auch dann zu nutzen, wenn gerade keine Internet-Verbindung verfügbar ist.
Unseren Vergleich starten wir auf der folgenden Seite mit “Google Docs, Tabellen & Präsentationen”.
Die Office-Web-Anwendungen von Google heißen „ Docs “, „ Tabellen “ und „ Präsentationen “. Sie sind auch allesamt über den Online-Speicher Google Drive erreichbar.
Online-Textverarbeitung „Google Docs “
Die Symbolleiste von Google Docs ist auf das Wesentliche reduziert und leicht verständlich. Die von uns gestellten Pflicht-Aufgaben lassen sich problemlos erledigen: Alle gängigen Textformatierungs-Optionen sind vorhanden. Seltener benötigte Textauszeichnungen wie „Durchgestrichen“, „Hochgestellt“ und „Tiefgestellt“ finden Sie über den Menüeintrag „Format“.
Die Auswahl an Schriftarten wirkt im ersten Moment etwas dürftig. Über den Eintrag „Weitere Schriftarten“ ganz unten im Drop-Down-Menü lassen sich aber mit wenigen Klicks zahlreiche weitere ergänzen. Die vorhandenen Absatzformatierungs-Definitionen können Sie mit Ihren eigenen überschreiben, allerdings keine neuen anlegen.
Bilder ziehen Sie ganz einfach per Drag & Drop von der Festplatte in den Text oder setzen sie per „Einfügen -> Bild“ aus Google Drive ein. Die maximale Dateigröße ist allerdings auf 2 MB beschränkt. Bilder lassen sich skalieren, beschneiden, frei positionieren und mit wählbarem Abstand vom Text umfließen. Feldfunktionen, zum Beispiel zur Ausgabe des aktuellen Datums, fehlen. Kopf- und Fußzeile lassen sich hingegen hinzufügen – ebenso wie ein Inhaltsverzeichnis.
Tabellen lassen sich im Handumdrehen einfügen. Die Anpassungsmöglichkeiten hinsichtlich des Designs sind aber beschränkt. Im Wesentlichen können Sie die Farbe für den Hintergrund und die Umrandung festlegen, allerdings nur für die gesamte Tabelle und nicht für einzelne Zellen.
Die Möglichkeit, (Text-)kästen zu erstellen, versteckt sich unter „Einfügen -> Zeichnung“. Dort finden Sie auch Pfeile und Legendensymbole. Eine Rechtschreibprüfung ist vorhanden, sowohl während der Eingabe (abschaltbar) als auch auf Abruf über „Tools -> Rechtschreibung“. Grammatikprüfung und automatische Silbentrennung fehlen. Über „Tools -> Einstellungen“ definieren Sie, welche Ausdrücke oder Abkürzungen während der Eingabe durch welche Wörter oder Symbole ersetzt werden sollen.
Die meisten Funktionen und Kommandos lassen sich auch über Hotkeys aufrufen. Eine Übersicht erhalten Sie über „Hilfe -> Tastaturkürzel“.
Online-Tabellenkalkulation „Google Tabellen“
„Google Tabellen“ lässt sich vom Grundsatz her fast genauso bedienen wie Excel. Die häufigsten Berechnungs-Funktionen erreichen Sie per Klick auf das Summen-Zeichen: „SUM“ (Summe), „Average“ (Durchschnittswert), „Count“ (Anzahl der numerischen Werte), „MAX“ (Maximalwert) und „MIN“ (Minimalwert)“. Wenn Sie auf „Weitere Funktionen“ klicken, gelangen Sie zu einer Hilfeseite, die alle Funktionen mit deren Bedeutung und Benutzung erklärt. Um eine davon einzusetzen, tippen Sie „=“ gefolgt vom Funktionsnamen in eine Zelle. Während Sie die ersten Buchstaben eingeben, erscheint ein Drop-Down-Menü mit allen Funktionen, die mit diesen Buchstaben beginnen. Statt weiterzutippen, können Sie den gewünschten Eintrag mit der Maus oder den Pfeiltasten auswählen.
Diagramme lassen sich mit Hilfe eines Assistenten schnell erstellen. Ganze Tabellen oder einzelne Bereiche können Sie aufsteigend oder absteigend sortieren und mit Filtern versehen. Die zuschaltbare bedingte Formatierung hilft dabei, Werte, die einen bestimmten Schwellenwert unter- oder überschreiten, schnell zu identifizieren.
Über „Datei -> Neu, Aus Vorlage“ gelangen Sie zu tausenden von Vorlagen für verschiedene Einsatzbereiche, zum Beispiel Zeiterfassung oder Budgetplanung. Die Vorlagen stammen zum Großteil aus der Community, also von anderen Benutzern. Über das Drop-Down-Menü „Nach Sprache sortieren“ links unten in der Navigation können Sie die Liste auf deutschsprachige Vorlagen eingrenzen.
Als Sonderfunktion bietet die Tabellenkalkulation die Möglichkeit, Web-Formulare zu erstellen und zu veröffentlichen. So lässt sich zum Beispiel im Handumdrehen ein Feedback-Formular oder eine Umfrage erstellen. Die Benutzereingaben werden in der zugrundeliegenden Google-Tabelle gespeichert und lassen sich dadurch bequem auswerten.
Präsentations-Programm „Google Präsentationen“
Beim Anlegen einer neuen Präsentation bietet Ihnen „Google Präsentationen“ eine Handvoll Vorlagen an. Nach dem Import können Sie deren Design individuell anpassen. Damit alle Folien einer Präsentation den gleichen Hintergrund und die gleichen Schrift-Formatierungen nutzen, ändern Sie nicht jedes Chart einzeln, sondern klicken Sie auf „Ansicht -> Masterfolien“. Die Auswahl an Animationen für Folienelemente und Übergänge zwischen den einzelnen Folien ist relativ klein. Für die meisten Anwendungs-Szenarien sollten sie aber ausreichen.
Übergreifende Funktionen von Googles Online-Office
Was die Kompatibilität angeht, so lassen sich Dateien im Microsoft-Office-Format prinzipiell importieren und exportieren. Der Import ist bei komplexen Dokumenten mit Elementen oder Auszeichnungen, die die Google-Office-Apps nicht unterstützen, allerdings suboptimal: Die Darstellung weicht teils drastisch ab. Schlimmer noch: Wenn Sie Änderungen vornehmen, wird das Dokument ohne Vorwarnung so zerschossen gespeichert, wie es dargestellt wird.
Die Office-Anwendungen von Google lassen sich auch offline nutzen, allerdings nur in Verbindung mit Googles Browser Chrome . Bevor Sie offline gehen, klicken Sie in Google Drive (http://drive.google.com) auf das Zahnrad-Icon rechts oben und dann auf „Einstellungen -> Offline“. Chrome lädt nun im Hintergrund den gesamten Inhalt Ihres Online-Speichers und die für die Web-Apps nötigen Programmdaten herunter. Einen Fortschrittsbalken gibt es leider nicht.
Um ohne Internet-Verbindung an Ihren Dokumenten weiterzuarbeiten oder neue zu erstellen, starten Sie Chrome neu und rufen Sie wieder https://drive.google.com auf. Der Browser erkennt, dass Sie offline sind und leitet Sie ohne Login zur lokalen Version um. Elemente, die das Synchronisations-Modul noch nicht auf die Festplatte heruntergeladen hat, erscheinen in grau und lassen sich dementsprechend nicht aufrufen. Mit allen anderen Dokumenten können Sie wie gewohnt arbeiten. Auch neue Text-Dateien, Tabellen und Präsentationen lassen sich anlegen. Sobald Chrome bemerkt, dass wieder eine Internet-Verbindung verfügbar ist, lädt es die von Ihnen vorgenommenen Änderungen in Ihren Online-Speicher hoch.
Zoho Docs ist ein Pionier unter den Online-Office-Paketen: Den von einem indischen Start-up-Unternehmen entwickelten Dienst gibt es bereits seit 2005. Er besteht aus den Anwendungen Zoho Writer (Textverarbeitung), Zoho Sheet (Tabellenkalkulation) und Zoho Show (Präsentations-Programm).
In der kostenlosen Version stehen Ihnen 5 GB Speicherplatz für Dokumente zur Verfügung. Die Bedienerführung orientiert sich an den mit Microsoft Office 2007 eingeführten Ribbons, also an einer aufgabenbasierten Unterteilung der Symbolleisten-Elemente. Die Symbolleiste ist aber deutlich schmaler gehalten. Welche Hotkeys die Web-Apps unterstützen, erfahren Sie, indem Sie auf das Zahnrad-Icon und dann auf „Tastenkombinationen“ klicken.
Online-Textverarbeitung „Zoho Writer“
Die Auswahl an Schriftarten ist mit 36 Stück nicht spektakulär, aber ausreichend. Alle wichtigen Formatierungs- und Ausrichtungs-Optionen sind vorhanden und direkt über die Symbolleiste erreichbar. Die vorhandenen Absatzformatierungs-Definitionen können Sie mit Ihren eigenen überschreiben oder alternativ über das Symbol links neben dem Icon für „Fett“ auch neue anlegen.
Listen lassen sich mit Nummern oder Aufzählungszeichen versehen. Bilder lassen sich bis zu einer maximalen Größe von 3 MB einfügen, frei im Text positionieren, skalieren und umfließen. Tabellen können Sie zellenweise oder als Ganzes farbig gestalten. Es stehen hierfür sogar mehrere Design-Vorlagen zur Verfügung.
Formen und Textkästen legen Sie über „Einfügen -> Form“ an, Feldfunktionen erreichen Sie über „Einfügen -> Schnellkomponenten“. Sie können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Seitenzahl einfügen. Außerdem gibt es ein „Schnelltext-Galerie“, in der Sie formatierte Textteile speichern und per Mausklick einfügen können. Die automatische Korrektur beziehungsweise Ersetzung von bestimmten Zeichenfolgen konfigurieren Sie über „Zahnrad-Icon -> Einstellungen -> AutoKorrektur“.
Eine (abschaltbare) deutschsprachige Rechtschreibprüfung ist vorhanden, Grammatikkorrektur und automatische Silbentrennung fehlen. Kopf- und Fußzeile lassen sich ebenso hinzufügen wie ein automatisches Inhaltsverzeichnis.
Online-Tabellenkalkulation „Zoho Sheet“
„Zoho Sheet“ bietet alle Grundfunktionen, die man von einer Tabellenkalkulation erwartet inklusive Mustererkennung und bedingter Formatierung. Wie in Excel auch, lösen Sie die automatische Addition aller markierter Zellen über das Summen-Symbol aus, alle anderen Berechnungen erreichen Sie per Klick auf „fx“. Das Dialogfeld, das sich daraufhin öffnet, zeigt die beliebtesten Funktionen an. Über ein Drop-Down-Menü können Sie aber auch „Alle“ oder eine Rubrik auswählen. Eine Vorschlagsliste, die während der Eingabe eines Funktionsnamens in eine Zelle erscheint, gibt es ebenfalls.
Wie es sich für eine Tabellenkalkulation gehört, bietet Zoho Sheet Sortierungs- und Filterfunktionen sowie einen Assistenten zur Erstellung von Diagrammen. Sie können eigene Tabellenvorlagen erstellen, eine Galerie mit vorgefertigten Tabellen fehlt jedoch.
Präsentations-Programm „Zoho Show“
Beim Anlegen einer neuen Präsentation in Zoho Show können Sie aus einer Handvoll Vorlagen wählen. Wie in Powerpoint auch, sind Folienübergänge und Element-Animationen über zwei getrennte Registerkarten erreichbar. Die Auswahl der Effekte ist klein, dürfte für die meisten Zwecke jedoch ausreichen. Elemente, die auf allen Folien erscheinen sollen, lassen sich über „Ansicht -> Master“ einfügen beziehungsweise anpassen.
Übergreifende Funktionen von “Zoho Docs”
Für die Kompatibilität mit Microsoft Office gilt ähnliches wie für die Google Web-Apps. Allerdings unterstützt Zoho Docs mehr Elemente und Auszeichnungen von MS-Office.
Einen Offline-Modus besitzt nur die Textverarbeitung und auch nur in Kombination mit Googles Web-Browser Chrome . Um den Offline-Modus von Zoho Writer zu aktivieren, klicken Sie bei noch bestehender Internet-Verbindung auf „Zahnrad-Icon -> Offline gehen“.
Auch Microsoft selbst bietet kostenlose Online-Versionen seiner Flagschiffe Word, Excel und Powerpoint an. Sie starten sie, indem Sie die eingängige Adresse www.office.com aufrufen und eines der Icons anklicken. Die erstellten Dateien werden in Microsofts Cloud-Speicher Onedrive (früherer Name: „SkyDrive“) abgelegt, bei dem Sie gratis 15 GB erhalten. Sie können daher auch über https://onedrive.live.com auf die Dokumente und die Office-Apps zugreifen.
Etwas umständlich: Nach dem Auswählen einer Datei landen Sie zunächst in einer Leseansicht. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie auf „Dokument bearbeiten -> In Word Online bearbeiten“ klicken. Von der Bedienerführung her orientieren sich die Web-Apps stark an Office 2013. Dokument-Vorlagen erhalten Sie über https://store.office.live.com/Templates .
Textverarbeitung “Word Online”
Ein ansehnlicher Brief lässt sich mit Word Online problemlos erstellen. Es stehen über 60 Schriftarten zur Verfügung, darunter viele, die man auch vom Desktop-Pendant gewohnt ist. Es stehen mehrere vordefinierte Absatzformat-Definitionen zur Verfügung, die Sie jedoch nicht überschreiben können. Auch neue lassen sich nicht hinzufügen.
Aufzählungen, egal ob mit oder ohne Nummerierung, meistert Word Online routiniert, ebenso Kopf- und Fußzeilen. Tabellen sind schnell erstellt und individuell gestaltbar. Bilder von der Festplatte lassen sich aber nicht wie bei Zoho und Google Docs per Drag & Drop einfügen, sondern nur umständlich über „Einfügen -> Bild“. Auch ein Import aus Onedrive fehlt noch. Eine feste Dateigrößenbeschränkung scheint es erfreulicherweise nicht zu geben: Ein 10 MB großes Foto ließ sich problemlos hochladen. Bilder sind nicht frei mit der Maus verschiebbar, sondern lassen sich nur per Ausschneiden und Einfügen an eine andere Stelle im Dokument positionieren. Zudem lassen sie sich nicht rund herum von Text umfließen. Eine Rechtschreibprüfung ist vorhanden. Die von der Desktop-Version bekannte Grammatikprüfung und automatische Silbentrennung fehlen hingegen. Das gleiche gilt für Feldfunktionen, zum Beispiel für ein automatisches Datumsfeld.
Tabellenkalkulation “Excel Online”
Excel Online verfügt über eine wesentlich größere Anzahl an Feld- und Berechnungs-Funktionen als die entsprechenden Apps von Google und Zoho. Eine Mustererkennung zur automatischen Weiterführung von fortlaufenden Werten ist ebenso vorhanden wie umfangreiche Diagramm-Funktionen. Auf- und absteigend sortieren lassen sich markierte Bereiche selbstverständlich auch. Die Filterfunktion ist nicht separat verfügbar, sondern nur über die Kombi-Funktion „Als Tabelle formatieren“. Schmerzlich vermisst haben wir eine Funktion zur bedingten Formatierung von Zellen. Dafür bietet Excel Online ebenso wie Google Tabellen die Möglichkeit, Umfrage-Formulare zu erstellen und im Web zu veröffentlichen.
Präsentations-Programm “Powerpoint Online”
Powerpoint Online bringt wie erwartet einige Vorlagen mit, die Sie nach dem Öffnen der Web-App über „Datei -> Neu“ erreichen. Einige weitere gibt’s über https://store.office.live.com/Templates. Die Anzahl der verfügbaren Folienübergänge ist mit zwei Stück sehr mager. Bei den Element-Animationen sieht es mit drei wählbaren Effekten nicht viel besser aus. Außerdem lassen sich die Animationen nicht so gezielt steuern beziehungsweise anpassen wie bei den Präsentations-Programmen von Google und Zoho. Ein anpassbarer Folien-Master, der die grundlegende Gestaltung der gesamten Präsentation vorgibt, vermissen wir ebenfalls.
Übergreifende Funktionen von “Microsoft Office Online”
Die Kompatibilität zu den Desktop-Versionen von Microsoft Office ist bei Microsofts Online-Office aus nachvollziehbaren Gründen wesentlich höher als bei Google und Zoho. Vor allem gefällt uns, dass Elemente, die die Microsoft-Web-Apps nicht unterstützen, in der Regel beim Speichern erhalten bleiben. Damit steht einem Austausch mit Nutzern herkömmlicher Office-Pakete nichts im Wege. Einen Offline-Modus bieten die Office-Web-Apps von Microsoft hingegen nicht.
Wie der Vergleich zeigt, lassen sich mit Online-Office-Apps schon erstaunlich viele Alltags-Aufgaben bewältigen. Natürlich immer vorausgesetzt, dass man über eine stabile Internet-Verbindung verfügt oder dass die jeweilige App einen Offline-Modus bietet. An Grenzen stoßen Sie insbesondere dann, wenn Sie Dokumente mit komplexen Strukturen erstellen oder bearbeiten wollen. Außerdem fehlt den Web-Apps manch eine Komfort-Funktion der Desktop-Vorbilder, die das Arbeiten angenehmer machen.
Falls Sie sich unsicher sind, welches der drei Online-Office-Pakete für Sie das richtige ist, hier eine kleine Entscheidungshilfe:
Tauschen Sie regelmäßig Dokumente mit Personen aus, die ein herkömmliches Office-Paket verwenden, benutzen Sie aufgrund der hohen Kompatibilität am besten Microsoft Office Online in Verbindung mit dem .docx-Dateiformat.
Sind Ihnen Funktionsvielfalt und Independent-Gefühl wichtig, sind Sie bei Zoho Docs am besten aufgehoben.
Möchten Sie im Team gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, bietet Google hierfür die derzeit beste Lösung.
Zum Schluss noch ein kleiner Tipp: Öffnen Sie für Web-Apps in Ihrem Browser per Strg-N ein separates Fenster statt eines neuen Tabs und drücken Sie F11 für den Vollbild-Modus. Dann nehmen die Browser-Elemente keinen unnötigen Platz weg und die Apps sehen noch mehr wie herkömmliche Desktop-Anwendungen aus.