Office-Vergleich: Online oder doch klassisch?

Früher war die Sache mit Office einfach: Man installierte ein Softwarepaket, meist Microsoft Office oder das kostenlose Open Office, fertig. Mittlerweile existieren nicht nur diverse Gratis-Web-Applikationen wie Microsoft Office Online und Google Docs (plus: Sheets, Slides und Forms), auch Microsoft selbst bietet neben dem klassischen Office-Paket zum Installieren ein Cloudpaket gegen Gebühr: Office 365 ist nicht nur für Firmen, sondern auch für Privatanwender verfügbar, unterscheidet sich allerdings in vielen Punkten von Office 2016.

Wo genau die Unterschiede liegen, ist jedoch nicht ganz einfach zu ergründen. Da hilft auch die Microsoft-Erklärungsseite „”Was ist Office 365 ?”“ lediglich bedingt weiter. Schon die Benutzungsmöglichkeiten sind unklar: Mal heißt es vom günstigsten Abo-Modell, Office 365 Personal ist „auf 1 PC oder Mac installierbar“, mal „Installieren Sie die Versionen auf bis zu drei Endgeräten“. Der Widerspruch löst sich insofern auf, als die Lizenz für einen PC oder Mac und zusätzlich für ein Tablet und Smartphone gilt. Besser als Microsoft gelingen die Erklärungen United Internet (1&1, Web.de): In deren „Digital Guide“ finden Sie sämtliche Office-Produkte ausführlich und verständlich erklärt.

Für Durchblick im Office-Dschungel soll auch dieser Ratgeber sorgen, wobei wir uns nicht auf die Bürosoftware von Microsoft beschränken. Denn wir beleuchten ebenfalls Konkurrenzprodukte wie Google Docs & Co., erläutern Ihnen die Vor- und Nachteile von Online-und Offline-Anwendung und erklären das Tarifdickicht.

Tipp: Die besten Tipps und Tricks für Microsoft Office 2016

Online-Office ist (fast) überall verfügbar und bietet Teamarbeit

Ein klassisches Office-Paket, egal, ob das kostenlose Open Office , Libre Office oder ein kommerzielles Produkt wie Microsoft Office 2016 , wird auf dem Windows-Rechner installiert. Die Nutzung erfordert kein Konto beim Hersteller, die Dokumente werden zunächst lokal oder auf der Netzwerkfestplatte gespeichert. Möchten Sie Dateien austauschen und gemeinsam mit anderen bearbeiten, so müssen Sie diese auf einem Cloudspeicher wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft Onedrive freigeben. In der Praxis werden Dokumente oft immer noch per Mail hin-und hergeschickt, was unnötig lange dauert und schnell im Versionschaos endet.

Das ist beim Online-, Cloud-oder Web-Office anders, hier liegen Office-Dokumente zentral auf einem Server. Jede zugriffsberechtigte Person arbeitet nur mit der jeweils aktuellen Dateiversion. Und da das Speichern ständig automatisch erfolgt, bleibt es auch bei genau diesem einen Dokument. Weil die Anbieter von Onlinetextverarbeitung, -tabellenkalkulation und -präsentation ihre Dienste direkt mit ihrem Onlinespeicher verknüpfen, lösen sie zugleich das komplexe Problem der Zusammenarbeit von mehreren Personen an einer Datei. Nur deshalb können zwei oder mehr Benutzer bei Google Docs, Microsoft Office Online oder Office 365 eine Datei gleichzeitig bearbeiten. Für die Freigabe genügt dann ein Berechtigungs-Link per Mail, und schon erhält der Adressat Zugriffs-oder Bearbeitungsrechte. Auf Wunsch zeigen farbige Markierungen, wer was erstellt, geändert oder gelöscht hat. Optimal zum Abstimmen ist dabei eine Chat-Funktion, die derzeit allerdings kaum einer der kostenlosen Webdienste bietet.

Unterschiede zwischen Web-Office und der Desktop-Installation

Das führt uns zu der Frage, ob es sich bei den Gratis-Offerten um vollwertige Office-Produkte handelt: Ja und Nein lautet die Antwort. „Ja“ deshalb, weil die Programme von Google und dem weniger bekannten Anbieter Zoho so gut wie alles bieten, was Privatpersonen und Firmenmitarbeiter im normalen Büroalltag benötigen. Selbst eine Haus-oder Abschlussarbeit mit Inhaltsverzeichnis und Fußnoten stellt für Google Docs kein Problem dar. „Nein“ deshalb, weil das kostenpflichtige Microsoft Office nun einmal viele spezielle Funktionen bereithält. Ob man diese wirklich braucht oder nicht, sei einmal dahingestellt. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Funktionen von drei kostenlosen Webdiensten für Bürosoftware im Vergleich. Bei den Features heben sich Google und Zoho klar vom abgeschlagenen Microsoft ab. Anfänglich ist die Bedienung von Zoho etwas mühsamer, aber nach kurzer Zeit weiß man, wo welche Funktion steckt. Zoho Docs ist es auf jeden Fall wert, ausprobiert zu werden.

Ein weiterer Vorteil von Online-Office ist die Möglichkeit, die Dateiinhalte plattformübergreifend und mobil zu verwenden. Eine Internetverbindung vorausgesetzt, haben Sie über diese immer Zugriff auf Ihre Office-Dateien. Etwas komplizierter wird es dadurch, dass die Anbieter neben der Browser-Variante spezielle Mobil-Apps für Android und iOS bereithalten. Diese sind auf die Touchbedienung und kleine Bildschirme hin optimiert. In der Praxis sind die Mobil-Apps meist den Browser-Varianten – bei Microsoft also Word online, Excel online und so weiter –unbedingt vorzuziehen. Denn Microsoft beispielsweise erschwert die Browser-Nutzung auf dem Smartphone und Tablet unnötig mit den Funktionen „Schreibschutz“, „Desktopversion anfordern“ und „Im Browser bearbeiten“. Des Weiteren traten hier nach zwischenzeitlichem Offline-Betrieb Probleme bei der erneuten Synchronisierung mit Onedrive auf. Die Online-Apps von Word, Excel & Co. verarbeiten das Szenario dagegen ohne Mühe. Wie Sie das verbreitete Online-Office von Google ohne Internetverbindung nutzen und was es dabei zu beachten gibt, lesen Sie im Kasten.

Siehe auch: Zwölf hilfreiche Tipps & Tricks rund um Office

Grenzen der kostenlosen Office-Nutzung und die Sicherheitsfrage

An dieser Stelle ist bei Microsoft ein zusätzliches Detail wichtig. Im Prinzip stehen die Office-Apps für Word, Excel, Outlook & Co. für Android, iOS und Windows 10 (Mobile) kostenlos bereit – jedoch nur auf Geräten bis zu einer Bildschirmdiagonalen von 10,1 Zoll. Wenn ein Tablet größer ist als das aktuelle iPad Pro (10,5 oder 12,9 Zoll), muss ein kostenpflichtiges Abo für Office 365 her.

Ungeachtet der vielen Vorteile darf der Sicherheitsaspekt nicht unerwähnt bleiben, schließlich liegen die Nutzerdaten in aller Regel in der Cloud eines US-Dienstes. Anders verhält es sich bei dem Service „Office 365 Deutschland“, den Microsoft in Kooperation mit der Deutschen Telekom allerdings nur Unternehmenskunden offeriert. Darüber hinaus existieren inzwischen auch Onlinevarianten der kostenlosen Software Libre Office und Open Office. Während sich Ersteres als Collabora Online wieder ausschließlich an Unternehmen richtet, steht Ihnen Open Office über den Virtualisierungsdienst Cameyo zur freien Nutzung zur Verfügung. Hierzu genügt es, sich online ein Konto anzulegen und über die „Play“-Schaltfläche im Browser die Webversion zu starten. Damit können Sie Ihre Office-Dateien prinzipiell wieder überall und auf jedem Endgerät bearbeiten.

Microsoft Office Online, Office 365 und Office 2016 im Vergleich

Wie erwähnt macht Microsoft es seinen Kunden nicht ganz leicht, den Überblick über alle Office-Versionen zu behalten. Vergleichsweise einfach ist da das kostenlose Office Online mit den funktional abgespeckten Web-Applikationen von Word, Excel, Powerpoint, Kalender, Mail sowie weiteren Modulen, die mit einem Hotmail-, Live-oder Outlook.de/.com-Account nutzbar sind. Office Online bietet nur die notwendigsten Funktionen, gut und einfach gelingen hingegen die Dokumentfreigabe und die Zusammenarbeit mit anderen Personen.

Im Gegensatz zu Office Online positioniert Microsoft sein klassisches Office-Paket zum Kauf, aktuell in der Version Office 2016. Für Privatanwender sind vor allem die Versionen Office Home & Student 2016 (ohne Outlook) und Office Home & Business 2016 (mit Outlook) interessant. Während die Produkte offiziell 149 beziehungsweise 279 Euro kosten, gibt es die gleiche Software im Internet selbst bei seriösen Händlern sehr viel preisgünstiger. Die Angebote finden Sie tagesaktuell über eine Preissuchmaschine wie etwa Billiger.de, die Preise gelten dabei jeweils für eine PC-Lizenz. Die Kaufversion hat den Vorteil, dass man nur einmal bezahlt und die Software anschließend so lange nutzen kann, wie man möchte oder bis der Support ausläuft.

Das ist bei der Mietvariante Office 365 anders. Diese besteht zwar im Prinzip auch aus den Vollversionen von Word 2016, Excel 2016 & Co., doch anders als bei Office 2016 zahlt man hier eine monatliche oder jährliche Lizenzgebühr. Für die kostengünstigste Variante Office 365 Personal inklusive Outlook (ein Benutzer, maximal drei Geräte) verlangt Microsoft jährlich 69 Euro, für Office 365 Home (fünf Benutzer, maximal 15 Geräte, ebenfalls mit Outlook) 99 Euro pro Jahr. Auch hier liegen die Onlinepreise oft deutlich darunter.

Auf den ersten Blick kommt das Kaufprodukt bei längerer Benutzung also günstiger, allerdings bietet Office 365 gegenüber Office 2016 drei wesentliche Vorteile. Zum einen steht jedem Nutzer 1 TB Cloudspeicher bei Microsofts Onedrive zur Verfügung. Diese Datenmenge kostet bei Dropbox allein schon 99 Euro pro Jahr. Zum zweiten arbeitet man dann stets mit der aktuellen Office-Version, demnächst also mit Office 2018, 2019 oder 2020. Und drittens beschränkt Microsoft zwischenzeitliche Funktions-Updates auf Office 365. Ein Beispiel hierfür sind etwa die zwischenzeitlich erweiterten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bei Excel.

Welches Office-Paket ist nun aber das richtige für Sie? Für Einzelnutzer ist die Kaufversion auf Dauer wesentlich kostengünstiger, wenn Sie ohne den Cloudspeicher und die allerneuesten Funktionen auskommen. Für Familien eignet sich dagegen die Cloudvariante Office 365 Home für bis zu fünf Personen besser: Bei einem Straßenpreis von jährlich rund 70 Euro kostet jede Lizenz inklusive je einem TB Onlinespeicher gerade einmal knapp 15 Euro.

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