Stellen Sie sich vor, Sie führen eine kleine Agentur, betreiben einen Friseurladen, einen Handwerkbetrieb oder sind sogar nur als eine „One-Man-Show“ tätig – und Sie besitzen eine eigene Firmen-App. Damit machen Sie Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner auf sich aufmerksam. Denn native, mobile Business-Apps kleiner Firmen, die sich in den Windows-Phone-, iTunes und Google-Playstores tummeln sind noch wenig verbreitet – zumindest hierzulande.
Warum ist dem so? Gerade in den Zeiten, wo alles mobil und schick sein muss? Liegt das an den Kosten? Liegt es am Erstellungsaufwand, am Mangel an Entwicklern? Oder gar am mangelnden Bedarf? Oder kennen viele KMU einfach nicht die Möglichkeiten, die Apps auch im Umfeld kleiner Firmen bieten? PC-Welt hat zwei Entwicklerfirmen von Business-Apps hierzu befragt und weniger Grenzen als Möglichkeiten gefunden.
Der richtige App-Ansatz
Die erste Quintessenz lautet: Wenn es um Business-Apps geht, gibt es offenbar zwei Welten. Die eine dieser beiden Welten dreht sich um das, was die Firmen erwarten, wenn sie sich eine eigene App vorstellen. Glaubt man den Entwicklern, geht bereits aus dem ersten Kundengespräch hervor, dass die Kunden einen erheblichen Bedarf an Beratung durch App-Spezialisten haben. Denn die KMU wissen nicht, wo die Möglichkeiten und Grenzen von Apps überhaupt liegen, und wie viele Baustellen man in der Firma mit der Entscheidung für eine Apps aufreißt. Das berichten zumindest übereinstimmend die entwickelnden Firmen, mit denen PC-Welt sprach – in diesem Falle mit App-Spezialisten aus dem Münchner Unternehmen Weptun und dem Berliner App-Entwicklungsunternehmen Creative Workline. Beide Unternehmen haben sich darauf spezialisiert, Firmen die Erstellung und Einbindung nativer Business-Apps für mehrere Plattformen anzubieten (Weptun: iOS, Android, Blackberry – Creative Workline: iOS, Android, Windows Phone, Blackberry).
So viel zur ersten Welt. Die andere Welt entsteht aus dem, was wiederum die Entwickler berichten, wenn Sie von ihren Kundenprojekten erzählen. Es stellt sich heraus, das Geschichten von Business-Apps oft noch viel spannender sind, als man als App-Konsument zunächst denken mag. Die Möglichkeiten von Business-Apps sind in der Tat beeindruckend und noch lange nicht ausgeschöpft: Alle Beteiligten des Markts – Entwicklungsfirmen, Plattformanbieter und Kunden – finden stets neue Wege, Apps im Business-Umfeld noch effektiver zu machen. Man darf sagen: Smartphones und ihre Apps haben nicht nur das Leben der Menschen inzwischen nachhaltig beeinflusst, sondern auch zunehmende Teile der Geschäftswelt und den Abläufen in ihr. Und diese Entwicklung scheint erst am Anfang zu stehen, glaubt man den Marktforschern: Laut den Experten von Canalys etwa haben alleine die vier großen Online-Marktplätze für Apps – Apples App Store, Google Play, Blackberry World und Microsofts Windows Phone Store – im ersten Quartal 2013 ein Downloadvolumen von über 13,4 Milliarden Euro erreicht, was einem Wachstum von 11 Prozent gegenüber dem Vorjahr gleichkommt, Business-Apps inklusive.
©Creative Workline
Warum überhaupt eine App?
„Natürlich steht zu Beginn häufig der Hipness-Faktor“ hinter dem Wunsch für eine App, berichtet Klemens Zleptnig, Technischer Leiter der Berliner Creative Workline. „Viele Firmen finden es einfach schick, eine eigene App zu betreiben. Unsere Aufgabe sehen wir darin, aus den viele spannenden Ideen der Kunden den konkreten Mehrwert für ihr Business heraus zu arbeiten und sie von der Konzeption, über die Entwicklung bis zur Vermarktung und zum Support zu begleiten.“
©Weptun
Diese Erfahrung hat auch Patrick Blitz, Business Development Leiter der Münchner Firma Weptun gemacht. Er ergänzt aber: „Wenn wir mit den Firmen dann länger sprechen, stellen wir fest, dass die ursprüngliche Idee zur App nicht nur aus einer hübschen Idee, sondern stets aus einem konkreten Business-Need entstanden ist. Etwas läuft in den Firmen nicht so effektiv, wie es eigentlich sein kann. Diesen Bedarf wollen die Firmen dann auf moderne Weise erfüllen, auch wenn sie nicht genau wissen, was eine App eigentlich genau bieten kann.“ Das Ziel können die Kunden meist nur grob formulieren: Schnell fallen Schlagworte wie Produktivitätssteigerung, erhöhte Flexibilität und fokussiertere Workflows.
Gerade im Umgang mit Businesspartnern, Kunden und Außendienstlern stehe der Bedarf kürzerer Kommunikationswege im Fokus. Beide Entwicklungshäuser nennen so genannte „Katalog-Apps“ als klassisches und einfachstes Beispiel, quasi als App-Einstieg: Katalog-Apps enthalten in der Regel nichts anderes als Content, etwa in Form von PDF-Dateien. Eine Firma, die ihren Werbe-/Bestandskalatog für Mitarbeiter und Kunden im Web bereithält, steht ohne App vor der regelmäßigen Aufgabe, die Nutzer und Leser dieses herunterzuladenden Contents darauf aufmerksam zu machen, dass sich die Inhalte laufend ändern. Ein am Vorabend aufs Mobiltelefon heruntergeladener Katalog – etwa für Außendienstmitarbeiter – kann schon wieder zu Teilen veraltet sein, wenn der Vertriebler beim Kunden ankommt. Katalog-Apps liefern dagegen automatisch stets den neuesten Content aufs Smartphone.
Passgenau auf dem Telefon
Neben der Aktualität bieten aber auch einfache Business-Apps noch weitere Vorteile: Während Web-Apps (die in HTML5, CSS und Javascript erstellt werden ) über den Browser benutzt werden und auf dem Bildschirm stets unterschiedlich erscheinen abhängig von Gerätetyp und Displaygröße, sind native Apps auf die jeweiligen Geräte abgestimmt und erlauben einen einfachen, komfortablen und häufig auch optisch ansprechenden Zugriff.
„Nativ“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Apps auf Basis der offiziellen Entwicklungswerkzeuge und der Plattformanbieter erstellt wurden. Im Falle von Windows Phone sind das etwa Visual Studio, bei Apple ist das das Programm Xcode, bei Android Eclipse. Entwickler müssen aber nicht diesen Weg gehen: Weptun etwa nutzt ein eigenes Entwicklungstool, das es ermöglicht, auf der Basis der Programmiersprache JavaScript aus einer einheitlichen Oberfläche heraus native Apps (was das ist, dazu später mehr) für verschiedene Plattformen und Smartphone/Tablet-Modelle zu erstellen.
Egal welche Form die Programmierer aber wählen: Flankierend zu ihren Tools liefern die Plattformanbieter Guidelines, die den Entwicklern Richtlinien zur optischen und technischen Gestaltung von Apps vorgeben. Die Freigabeprozesse, welche die App dann offiziell für jedermann in den App-Shop zugänglich machen, unterscheiden sich aber deutlich voneinander. Vor allem Microsoft und Apple stellen eine Art „APP-TÜV“ bereit, deren Hürde es zu meistern gilt – denn die App muss vor der offiziellen Freigabe, sofern es sich nicht um eine reine Firmenapp für ein einziges Unternehmen handelt, erst vom jeweiligen App-Store-Betreiber (also Apple für iOS-Apps, Google für Android-Apps und Microsoft für Windows Phone-Apps) freigegeben werden – ein Prozess, der sich bisweilen in die Länge ziehen und zusätzliche Kosten verursachen kann, sofern Entwickler unsauber arbeiten oder ihre Kunden zu schwammig beraten, was Aussehen und Gestaltung der Apps angeht.
Zurück zu den Möglichkeiten von Apps: Grundsätzlich erlauben es Apps Datenströme aus bestehenden und individuellen Firmen-Applikationen einzubinden. Dazu kommen Standardkomponenten für Elemente wie Kalender-, Karten- oder E-Payment-Funktionen. Die Schnittstellen, Services und Komponenten sind dabei wieder je nach Plattform unterschiedlich „entwicklerfreundlich“ und kompatibel, wie Weptun und Creative Workline berichten. Grundsätzlich lässt sich sagen: Android ist am offensten, Windows Phone dagegen bislang am stärksten geschlossen, zumindest was Fremdsysteme angeht, was sich aber mit Windows Phone 8 nun ändern soll.
Wo liegen die Kosten, wo Grenzen?
Die vielen Möglichkeiten zeigen bereits: Der Kreativität sind in Sachen Business-Apps eigentlich kaum Grenzen gesetzt. Das bestätigen auch die Programmierer: Eine App, die gleichzeitig mit dem Warenwirtschaftssystem spricht, Kundendaten, zugehörige Landkarten- und Kalenderfunktionen kennt und noch gleichzeitig ein kleines Memory-Spiel integriert hat, ist nicht utopisch. „Prinzipiell ist fast alles möglich, vor allem wenn es um die Integration von bestehenden Datensätzen in eine App geht“, betont Blitz von Weptun. „Wir können so ziemlich jeden Businessprozess inklusive der dazugehörigen Datenströme aus den Firmenservern in eine App packen, und das sogar wechselseitig – inklusive Offline-Funktionalität und Firmenlook.“ Will heißen: Man kann die Datensätze auf den Servern, etwa eines CRM-Systems, auch per App ändern. Tut man dies offline, wird die Änderung erst weitergegeben, wenn das Smartphone wieder mit einem Netzwerk verbunden ist.
Das alles scheinen auch viele Firmen-Kunden zu wissen oder zumindestzu ahnen, das würde zumindest viele der „wilden“ Anfragen erklären, denen die App-Anbieter ausgesetzt sind. Ihnen zufolge geht die Anfrage meist in Richtung eines mobilen Alleskönners, der zu jeder Plattform kompatibel ist.
Doch wie so oft im Leben: Die Kosten sprechen eine andere Sprache. Klemens Zleptnig von Creative Workline: „Wenn wir den Kunden erklären, dass die App-Erstellung für jede Plattform ein eigener Prozess ist und genauso jede Schnittstelle von Aufwand sein kann, reduzieren sich die Vorstellungen schnell.“ Meist entscheide sich der Kunde dann für eine App auf Basis einer einzigen Plattform, die auch nur für einzigen Zweck bestimmt sei, etwa der mobile Zugriff auf bestehende Daten der Haupt-Firmenapplikation oder die grafische Darstellung der Kundenlandschaft via Pins in einer an CRM-System angebundenen Landkarten-App. So betonen beide Häuser, dass sie es auch als Aufgabe sehen, ihre Kunden in Sachen Plattformwahl, Einsatzszenario und Aussehen zu beraten. Bei Creative Workline passiert das zum Beispiel zu Beginn eines Kundenprojekts in der Form eines Workshops, wo „auf Papier“ die Funktionalität einer App grob skizziert wird. Zleptnig erklärt das gerne mit der Analogie aus dem Hausbau, wo auch erst ein Plan vom Architekten erstellt werden muss, bevor der Baumeister mit seinem Team anrücken kann.
Gefragt nach den Kosten, gibt sich Weptun auskunftsfreudig. „Die Kosten hängen stark vom Programmierknowhow der Kunden ab“, betont Blitz. Für den Fall, dass eine Firma eigenes IT-Know-how im Haus hat, bietet das Unternehmen seinen Kunden eine Entwicklungslizenz auf Basis der eigenen Entwicklungsplattform für 6.000 Euro pro App an, wobei dieser Preis aber nur als Hausmarke zu verstehen sei. Hinzukommen 500 Euro pro freigeschalteter Plattform (iOS, Android oder Blackberry) sowie 25 Prozent auf den Gesamtpreis als Jahrespauschale für Support und Wartung. Komplett ohne eigenes IT-Know-How kostet eine CRM-Anbindung als mobile, zugeschnittene App bei Weptun als Beispiel rund 13.000 Euro.
Da Creative Workline maßgeschneiderte App-Lösungen für verschiedene Branchen inklusive Beratung anbietet, ist eine Preisauskunft hier schwieriger. Zleptnig meint jedoch, dass eine durchschnittliche App in Deutschland pro Plattform ca. 20.000 Euro kostet, einer Preisordnung, der sich auch Weptun anschließt, sofern der Kunde das komplette Projekt an das Entwicklungshaus oder einen seiner Partner übergibt.
Zleptnig rät interessierten Firmen jedenfalls bei vermeintlichen „Schnäppchen“ vorsichtig zu werden. Hinzu kommt ein wichtiger Aspekt, den der Entwickler anspricht: „Die Arbeit an einer App ist mit dem Einstellen in den Store nicht getan. Denn danach heißt es, die App zu vermarkten, auf Userfeedback zu hören, und die App zu verbessern. Hier unterscheiden sich App-Projekte oft von klassischen Software-Projekten: Man arbeitet agil mit kürzeren Entwicklungszyklen, Beta-Versionen und Updates, und kann so schneller auf Änderungswünsche reagieren.“
Lohnen sich Apps?
Schnell stellt sich die Frage, ob sich eine solche Investition lohnt. Doch Apps können mehr tun als nur einen Workflow etwas zu erleichtern. Beispiele zeigen: Findige Unternehmen eröffnen mit ihnen gänzlich neue Vertriebswege und Kommunikationskanäle zu Geschäftspartnern und Kunden und schaffen so zusätzliches Geschäft. Andere Firmen sparen mit einer zugeschnittenen App messbare Zeit oder sie „umkurven“ damit elegant sperrige Abläufe.
Und schließlich heben gute Apps sicherlich die Motivation der Mitarbeiter, was auch zu einer erhöhten Produktivität führen kann. Entsprechendes berichten die Häuser Weptun und Creative Workline. So sagt Klemens Zleptnig von Creative: „Wir stellen immer wieder fest, dass sich Firmen dank einer App konkrete, messbare Vorteile im Vergleich zu ihren Wettbewerbern verschaffen. Und ist die Anwendung gut gemacht, erhöht das auch den Spaßfaktor in der Arbeit. Die Mitarbeitermotivation steigt.“
PC-Welt liefert die wichtigsten Unterschiede zwischen den Plattformen im Überblick:
Windows Phone 8
Experten sind sich einig: Mit Windows Phone 8 und einem damit einhergehenden neuen Release des Entwicklungstools Visual Studio bringt Microsoft eine starke Plattform für mobile Anwendungen auf den Markt. Microsoft spricht von über 500 neuen Standard-APIs (Schnittstellen) zu Komponenten und Applikationen, natürlich auch speziell auch zu solchen im MS Office-Umfeld. Hinzu kommen weitreichende Funktionen für Unternehmen, was Mobiles Device Management (MDM), Administration, Software-Auslieferung, Compliance und Sicherheit sowie den Austausch mit dem Client-OS Windows 8 betrifft. Solange Firmen aber zögern, Business-Apps für Windows Phone entwickeln zu lassen, da Windows-Phone-Apps und -Geräte kaum verbreitet sind, zögern die Entwickler-Firmen in eigenes Entwicklungs- und Design-Know-how für Windows-Apps zu investieren und vise versa. Ein Nachteil von Windows Phone 8 besteht zudem in der fehlenden Aufwärtskompatibilität von Windows Phone 7-Apps. Vom Look und Feel gibt Microsoft zudem recht strenge Richtlinien vor, was natürlich auch von Vorteil sein kann – User und Programmierer finden sich ganz einfach schneller zurecht. Jedenfalls ist es mit Version 8 effektiver möglich, Apps für sowohl die Desktop-Plattform als auch gleichzeitig für die mobile Plattform zu entwickeln. Davon können vor allem Unternehmen profitieren, die beide Welten innerhalb ihrer Organisation einsetzen wollen.
iOS
Grundsätzlich lässt sich attestieren: Apple liefert mit seinen Werkzeugen und Leitlinien eine stabile und hochqualitative Plattform für Business-Apps. Die mobile Apfel-Plattform bietet den Vorteil, dass die Entwicklungstools- und Komponenten ausgereift sind und nur sehr wenige Gerätetypen am Markt sind. Zugleich haben Programmierer nur mit wenige Display-Größen zu kämpfen und sie finden eine gute Update-Situation auf den verbreiteten Geräten vor: „Apple-Devices sind ab Werkauslieferung in der Regel mit dem neuesten Betriebssystem versehen, die Update-Ausbreitung auf dem Markt verhält sich bei mobilen iOS-Betriebssystemen deutlich besser als bei Android-Geräten,“ so Blitz von Weptun.
Wie die Entwickler berichten, ist die Apple-Plattform zudem sehr gut vorbereitet, was Features für Mobile Device Management (MDM), Administration und Sicherheit betrifft. Die Apps-Erstellung im iOS-Umfeld bietet aber auch Nachteile: Zum einen ist das System recht geschlossen, auch sind den Experten zufolge die Möglichkeiten etwas begrenzt, wenn es um die Integration anderer App-Dienste (sogar aus iOS selbst) in die zu erstellende App geht. Und schließlich fühlen sich die App-Entwickler etwas der „Willkür“ von Apple ausgesetzt, wenn es um den Review-Prozess geht – ein Prozess, der sich offenkundig mit dem KFZ-TÜV aus Automechaniker-Sicht vergleichen lässt. Wenn die Entwickler Apple um die Freigabe ihrer Apps bitten und sie diese dafür in den entsprechenden Bereich des App-Store stellen, kann der Mängel-Katalog manchmal immens, manchmal sehr großzügig sein, wie sie berichten. Selbst für die Experten ist das nicht immer nachvollziehbar. Demzufolge gerät der gesamte App-Entwicklungsprozess bei Apple offenbar etwas zum Glücksspiel, zumindest was dessen Länge betrifft, was natürlich auch der den Auftrag anstoßende Kunde berücksichtigen muss.
Android
Android ist die offenste Plattform – und lässt damit Programmierern die größten Möglichkeiten, was die optische und technische Gestaltung sowie die Integration weiterer Services erlaubt. Auch laufen die Freigabe-Prozesse im „Google-Playstore“ sehr demokratisch ab: Schlechte Apps fallen einfach in den Rankings runter und werden somit vom Nutzer schwerer gefunden. Einen großen Vorteil bringt die Funktion „Intents“ mit sich, die es erlaubt, innerhalb einer App auf die Dienste von anderen Applikationen (etwa „Sharing“, „Drucken“) zuzugreifen. Die vielen verschiedenen Gerätetypen mit ihre unterschiedlichen Display-Größen, die derzeit im Android-Markt im Umlauf sind, sowie die häufig und verzögert oder gar nicht ausgelieferten Updates am Markt – etliche neue Geräte werden mit älteren Betriebssystemversionen verkauft – erschweren es aber, das App-Universum bei Android einheitlich zu halten. Zudem müssen Entwickler so stets auch Rücksicht auf „schwache“ Devices mit wenig Leistung nehmen und können nicht immer gleich die neuesten Features verwenden.
Einen Vorteil bietet Android allerdings noch: Die Installation von Software ist in diesem Fall auch ohne Appstore und ohne aufwendige Zertifizierung möglich, was gleichzeitig auch ein Sicherheitsmanko sein kann – Google selbst hat dann nichts überprüft.
Grundsätzlich lässt sich sagen: Durch die Verwendung von Java als Programmiersprache steht eine riesige Zahl an existierenden, „vorgefertigten“ Programmbibliotheken zur Verfügung. Diese Tatsache hat Android zur meist verbreiteten mobile Plattform in Sachen Apps gemacht, den Einschätzungen von Experten zufolge auch im Business-Umfeld. Allerdings bietet Android im Gegensatz zu Apple und Microsoft kaum spezielle Unterstützung für den Einsatz in Unternehmen-, etwa mit vorbereitetem Mobile Device Management (MDM), was das Ausrollen und zentrale Verwalten von Apps im Firmennetz vereinfachen würde.
Küchenorganisation per iPad und ein glücklicher Außendienst
Beide Entwicklungs-Häuser bieten PC-Welt abschließend einen Einblick in ihren aktuellen App-Projekte: Creative Workline berichtet von einer Firma, die ihren Kunden dabei hilft, Abläufe, Planung und Bestellungen in Großküchen zu optimieren. Dank einer mobilen App, die mit Warenwirtschaftssystem und Rezeptdatenbank der Firma spricht, seien die Kunden in der Lage, die Effizienz ihrer Küchenbetriebe nun dank der neu gewonnen Flexibilität deutlich zu steigern – per iPad-App sind deutlich schnellere und reaktivere Abläufe inklusive einer besseren Echtzeitübersicht möglich.
Weptun brachte das CRM- und ERP-System (in diesem Fall sogar zwei verschiedene Systeme) eines mittelständischen Fertigungsbetrieb auf die Tablets der Vertriebler. Das brachte eine höhere Produktivität – die Außendienst-Mitarbeiter müssen die Daten für Bestellungen nicht mehr erst abends nach Feierabend eingeben, sondern können dies vor Ort gleich beim Kunden tun, was zudem die Lieferung einen Tag schneller macht. Das motiviert auch die Mitarbeiter: Wer arbeitet nicht gerne mit schicker und mobiler IT, die einem auch noch Zeit spart und gibt dabei auch gerne etwas vor den Kunden an?