Lange galt für die derzeit knapp 1,2 Millionen Freiberufler in Deutschland: Über Office-Software spricht man nicht, die hat man. Microsoft Office war als De-facto-Standard in den meisten Unternehmen und Organisationen eingeführt. Nachdem jedoch manche Großunternehmen und Behörden kostengünstigere Lösungen im Open-Source-Bereich bevorzugten, begann das Quasi-Monopol des Software-Giganten aus Redmond zu wanken.
Google Apps
Parallel dazu entstand mit Google Apps eine neue Form der Konkurrenz: Ein Paket web-basierender Produktivitätsanwendungen, die ohne aufwändige Programminstallation einfach aus dem Browser heraus gestartet werden – unabhängig vom Standort und vom benutzten PC. Mit Google Drive muss lediglich ein Client zur Verwaltung und Synchronisierung der Online-Ressourcen auf unterschiedlichen Endgeräten heruntergeladen werden.
Der besondere Charme der neuen Office-Alternative liegt zum einen in den attraktiven Konditionen – ab 3,33 Euro pro Nutzer und Monat – zum anderen in der Vereinfachung der Zusammenarbeit in verteilten Teams: Freigabe von Dateien zum Lesen, Kommentieren oder Bearbeiten durch andere Benutzer einfach per Mail, mit der Möglichkeit, die Benutzerrechte individuell zu vergeben – Funktionen wie diese bedeuten einen enormen Produktivitätsschub für alle, die häufig mit Kollegen oder Geschäftspartnern an verschiedenen Standorten Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen gemeinsam bearbeiten. Das Gleiche gilt für die Möglichkeit, Kommunikation und Zusammenarbeit im Team mit Google-Kalender und Gmail zu unterstützen.
Kein Wunder also, dass Microsoft inzwischen reagierte und seinerseits vor kurzem die neue Version Office 2013 als Service aus der Cloud bereitstellt. Ziel des Angebotes ist es unter anderem, verlorenes Terrain im Bereich der Tablet PCs und Smartphones zurückzugewinnen. Ein Vorhaben, das zwar aufgrund der späten Verfügbarkeit von Windows 8 und RT sowie den entsprechenden Endgeräten hierzulande bislang wenig Auswirkungen in der Praxis zeigte, künftig jedoch vom Vertrauen vieler Anwender in die Marke Microsoft profitieren dürfte.
Wie schnell das gehen kann, zeigt aktuell die Entwicklung der Abonnentenzahlen von Microsoft Office 365 Home Premium: am 29. Mai vermeldete der Firmenblog Office News, dass bereits mehr als eine Million Nutzer den Service gebucht haben – nur dreieinhalb Monate nach Erscheinen von Office 2013. Damit rangiert der Dienst unter den Top Ten der Schnellstarter auf Platz zwei hinter Instagram. Software als Service? Lieber nicht, sagen Verbraucher. Software mieten statt kaufen ist für Verbraucher in Deutschland mehrheitlich bislang keine interessante Option. Das ergab eine Untersuchung des Marktforschungsinstituts Innofact AG im Auftrag des Softwareherstellers Corel. Die Befragung von 1000 Personen zeigte, dass fast zwei Drittel (62 Prozent) der privaten Nutzer Software am liebsten physisch besitzen möchten und Boxprodukte kaufen. Nur ein Prozent hingegen wolle Software aus der Cloud mieten oder abonnieren. Abschreckend wirkte vor allem die Verpflichtung zu fortlaufenden Zahlungen (für 87 Prozent). Daneben stufen drei Viertel der Befragten es als großen Nachteil ein, die Software nach Ablauf des Abonnements oder Mietverhältnisses nicht weiter nutzen zu können.
Microsoft Office 365
Die neue Version von Microsoft Office ist in einer ganzen Reihe von unterschiedlichen Versionen erhältlich. Der Funktionsumfang der Pakete unterscheidet sich sowohl bei den Kauf- als auch bei den Mietversionen der Software teilweise beträchtlich. Auffälligster Vorteil der Online-Varianten: Sie berechtigen zur Nutzung der Software auf bis zu fünf Endgeräten pro Benutzer, während die On-Premise-Version jeweils nur auf einem PC eingesetzt werden kann. Der Leistungsumfang von Office 365 Small Business Premium umfasst die aktuellen Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher und Access. Je nach Endgerät – neben dem Desktop PC oder Notebook stehen Mac, Windows-Tablet und ausgewählte weitere Geräte zur Verfügung – lassen sie sich per Tastatur, Stift oder Touchscreen bedienen. Damit stehen die wichtigsten Funktionen für die persönliche Produktivität auch unterwegs zur Verfügung.
Hinzu kommt ein ganzes Bündel von Services auf Basis von Microsofts Produkten für Kommunikation und Zusammenarbeit, wie Exchange, Sharepoint und Lync. So erhalten Freiberufler und Mitarbeiter kleiner Unternehmen mit webbasiertem Outlook Funktionen zur E-Mail-Verwaltung wie in großen Unternehmen – inklusive 25 GB Postfach pro Benutzer, Kalenderfreigaben und Werkzeugen zur Verwaltung von Aufgaben. Auch ein eigener Web-Auftritt auf einer einfach einzurichtenden Website ohne zusätzliche Hostinggebühren gehört zum Angebot.
Für die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten in Projekten und Teams stehen 10 GB Ausgangsspeicher plus 500 MB Speicher pro Benutzer zur Verfügung. Audio und Video-Kommunikation für Web-Konferenzen, Bildschirmfreigabe mit nur einem Klick und HD-Videokonferenzen sowie Chatfunktionen und Anzeige des Onlinestatus unterstützen die Zusammenarbeit im eigenen Team, aber auch mit Kunden und Partnern. Das komplette Paket kostet monatlich 12,80 Euro pro Benutzer oder 124,80 Euro pro Benutzer im Jahr. Weitere Pläne und Preise unter http://office.microsoft.com/de-de/?CTT=97
Google Apps for Business
Die Bezeichnung „Apps“ suggeriert im Kontext des heutigen Sprachgebrauchs ein Set von einzelnen hochspezialisierten Anwendungsmodulen, wie sie ja auch und gerade von Google angeboten wurden und werden. Doch ein Blick auf die Inhalte des Anwendungspaketes zeigt, dass der Suchmaschinenanbieter und Microsoft-Herausforderer Google mit seinen Apps for Business eine ähnliche Bandbreite von Anwendungen abdeckt wie Microsoft. Gmail, Kalender, Drive, Docs, Hangouts, Sites und Vault liefern zwar nicht so viele funktionale Details wie die Konkurrenz aus Redmond, überzeugen dafür jedoch durch die Einfachheit der Bedienung.
So etwa im E-Mail-Bereich: Der Posteingang zeigt neben Nachrichten auch Kontakte an. Über den Text-, Sprach- und Video-Chat sieht der Benutzer, wer online ist und kann direkt eine Verbindung herstellen. Und Anwender von Desktop-E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Apple Mail oder Mozilla Thunderbird können Gmail dank POP- und IMAP-Support sowie Google Apps Sync for Microsoft Outlook hier einfach integrieren. Bei der Organisation unterstützt Google Kalender die Team-Mitglieder unter anderem mit der Kalenderfreigabe. So können Anwender leichter Termine mit den Personen vereinbaren, mit denen sie zusammenarbeiten. Dabei schlägt die intelligente Planungsfunktion automatisch Zeiten vor, die für alle passen.
Google Drive umfasst den klassischen Kern der Office-Software und sorgt dafür, dass der Benutzer von überall aus Zugriff auf seine Daten hat – per Mac, PC oder Mobilgerät. Hier sind mit „Docs“, „Tabellen“ und „Präsentationen“ die wichtigsten Tools zur Produktion von Dokumenten und Inhalten aller Art vereint. Alle drei Anwendungen überzeugen beim Import von Dateien zur weiteren Bearbeitung und bei der gemeinsamen Bearbeitung durch verschiedene Benutzer. Wenn es um Details der täglichen Arbeit mit Texten, Tabellen und anspruchsvollen Präsentationen geht, werden jedoch bisweilen Defizite gegenüber den Microsoft-Lösungen sichtbar – etwa wenn es um Formatierung und Layout geht. Und vor allem bei der Arbeit an Multimedia-Präsentationen hängen nicht nur das Benutzererlebnis, sondern auch die effektive Produktivität entscheidend von der Qualität der Internetverbindung ab.
Eine zentrale Rolle in der Zusammenarbeit von Teams spielt Google Hangouts. Zur Teilnahme an einer Videokonferenz genügt ein Klicken mit der Maus, ein Tastendruck oder ein Tippen auf den Touchscreen von Tablet oder Smartphone. Bis zu 15 Gesprächsteilnehmer können so einen virtuellen Meetingraum nutzen. Eine weitere wesentliche Komponente für die Zusammenarbeit im Team liefert Google mit „Sites“, einer Plattform zum Erstellen von Websites für Teams oder Projekte zur Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Dokumenten aller Art. Unternehmen erhalten ein Kontingent von 10 GB plus 500 MB für jeden Nutzer.
Für die Archivierung und das Auffinden von geschäftsrelevanten E-Mail- und Chat-Nachrichten bietet Google mit „Vault“ einen Dienst, der die Einhaltung rechtlicher Vorschriften für die Unternehmenskommunikation auch in der Online-Zusammenarbeit ermöglichen soll. Die Kosten für Google Apps for Business belaufen sich inklusive Vault auf acht Euro pro Benutzer und Monat, ohne Vault auf vier Euro pro Benutzer und Monat oder 40 Euro pro Benutzer im Jahr. Fazit
Mit Office 365 und Google Apps for Business stehen zwei vollwertige Bürosoftware-Suiten aus der Cloud zur Wahl. Was Google an Funktionstiefe vermissen lässt, machen die Apps durch ihre einfache Bedienung wett. Hinzu kommt die Integration untereinander und mit anderen Anwendungen – auch Microsoft Office.
Allerdings hat auch Microsoft in Sachen Zusammenarbeit einen großen Schritt nach vorn gemacht. Und wenn es um Sicherheit und Datenschutz geht, dürfte für viele Benutzer das in jahrelanger Kundenbeziehung gewachsene Vertrauen in die Marke Microsoft den Ausschlag geben.