Für die Bearbeitung und den Austausch von Office-Dokumenten wird Cloud- Speicher als mobiles Büro immer wichtiger. Einer Untersuchung des Hightech-Verbands Bitkom zufolge speichern bereits sechs Millionen Deutsche Dateien aus Word, Excel & Co. in der Cloud. Die Vorteile beim Ablegen von Briefen, Konzepten, Präsentationen, Angeboten und Rechnungen in der Datenwolke liegen auf der Hand: Von jedem Rechner mit Internetanschluss aus hat man damit am Smartphone und am PC Zugriff auf seine Daten und kann bei Bedarf Dokumente für Dritte freigeben. Mithilfe von Apps lassen sich auch unterwegs Änderungen an den Office- Dokumenten vornehmen.
In der Cloud wird das Office mobil
Bislang galt der Grundsatz, dass eine vollwertige Office-Suite wie Microsoft Office, Libre Office oder Open Office auf jeden Rechner gehört, auf dem man Dateien im Word-, Excel- und Powerpoint-Format erstellen und bearbeiten will. Doch Microsoft und Google setzen beim Datenaustausch und bei den Büroanwendungen selbst zunehmend auf die Cloud. So schlägt zum Beispiel Word aus Office 2013 standardmäßig Skydrive als Speicherziel vor, sofern Microsofts Cloud-Dienst auf dem Rechner eingerichtet ist.
Gleichzeitig mit Office 2013 ist auch das Cloud-basierte Office 365 für Privatanwender erhältlich. Während man bei Office 2013 einmal bezahlt und die Software dann unbegrenzt nutzen kann, handelt es sich bei Office 365 um ein Abonnement, bei dem man einen monatlichen oder jährlichen Betrag zahlt. Wer nicht nur online im Browser mit Office 365 arbeiten will, sondern Word und Excel zusätzlich auf dem PC installieren möchte, kann dies im Abonnement dazubuchen.
Online-Textverarbeitung von Microsoft in Skydrive
Wer in der Cloud nicht gleich den ganzen Funktionsumfang von Word und Excel benötigt, der kann Texte und Tabellen auch kostenlos im Internet bearbeiten. Microsoft hat dazu die entsprechenden Office Web Apps in Skydrive eingebaut. Word, Excel, Powerpoint sowie Onenote lassen sich damit gratis im Browser verwenden. Von der Bedienung her sind die Anwendungen im Vergleich zu den lokal installierten Programmvarianten im Stile einer Light-Version eingeschränkt, vergleichbar mit der Office Starter Edition. Allerdings dürften die meisten Nutzer mit dem gebotenen Funktionsumfang auskommen, da man in der Regel nicht sämtliche Word- und Excel-Funktionen einsetzt. Die üblichen Formatierungen für Schrift und Absätze funktionieren problemlos, das gilt auch für die Autokorrektur und die Rechtschreibprüfung. Tabellen, Bilder und Links lassen sich ebenfalls einfügen. Dokumente, die Sie in den Cloud-Apps von Microsoft erstellen, sind kompatibel mit den Offline-Produkten von Office 2010 und Office 2013. Sie lassen sich also auch mit den herkömmlichen Versionen von Word und Excel bearbeiten.
Die Cloud-Versionen von Word und Excel starten Sie direkt unter www.skydrive.com . Nach dem Anmelden klicken Sie zuerst auf „Erstellen“ und dann auf das Symbol für die Art von Dokument, das Sie anlegen möchten. Soll ein bereits in Skydrive gespeichertes Office- Dokument bearbeitet werden, genügt es, die gewünschte Datei anzuklicken. Daraufhin öffnet sich die damit verknüpfte Web-App und Sie sehen die Ribbon-Oberfläche zur Dokumentenbearbeitung. Über Klicks auf „Datei“ und „Speichern unter“ laden Sie eine Kopie des Dokuments auf den Computer herunter. Gut: Präsentationen samt Kommentare über die Powerpoint-Web-App im Browser sehen praktisch genauso aus wie in der Desktop-Version.
Innerhalb der Office Web Apps lassen sich Word- und Excel-Dokumente sowie Powerpoint- Präsentationen und Onenote-Notizbücher für Ihre Mitbenutzer freigeben. Ihre Kontakte können die Online-Dokumente in deren Browsern dann ebenfalls bearbeiten.
Der Clou: Microsoft hat die Web-Apps an den Browser in iOS 6.1 angepasst. Dadurch ist es möglich, Dokumente im Browser am iPad, iPad Mini und iPhone wie im Browser unter Windows zu bearbeiten. Der Einstieg unter iOS geht über www.skydrive.com – aus der Skydrive-App für iOS heraus lassen sich die Web-Apps hingegen nicht aufrufen.
Googles Office-Anwendungen über Google Drive aufrufen
Die neueste Version von Google Drive hat ein kompaktes Textprogramm und eine Tabellenkalkulation an Bord, die unterwegs am Smartphone und Tablet auch ohne Internetdatenverbindung funktioniert. Dazu hat Google die entsprechenden Webanwendungen in die App für Android und iOS integriert. Google-Drive-App installieren, den Benutzernamen und das Passwort eingeben – und lostippen. So einfach kann man mit Googles kostenloser Anwendung Texte und Tabellen aller Art erstellen, online in Google Drive speichern, mit dem Rechner austauschen und an Dritte weitergeben.
Wer in den App Stores von iOS und Android nach der passenden App Ausschau hält, braucht nicht nach „Google Docs“ oder „Google Text & Tabellen“ suchen – so die bisherigen Namen der entsprechenden Webdienste. Google hat die dazugehörigen Funktionen für das Erledigen typischer Büroaufgaben in die kostenlose Cloud-App Google Drive integriert, die damit zum Gegenspieler von Microsoft Skydrive wird. Durch das jüngste Update wurde die Drive-App generalüberholt und offline-tauglich. Jetzt präsentiert sie sich optisch wie funktional aufgefrischt – insbesondere, was das Betrachten und Bearbeiten von Dokumenten angeht.
Durch die Einbindung der Cloud-basierten Text- und Tabellenbearbeitung in Google Drive möchte das Internetunternehmen mehr Smartphone- und Tablet-Nutzer für den eigenen Dienst gewinnen. Dazu stellt Google in der Basisausführung 5 GB Online-Speicherplatz kostenlos zur Verfügung, auf den man von überall her zugreifen und Dokumente ablegen und aufrufen kann. Sie selbst oder von Ihnen freigegebene Personen können so jederzeit und sogar gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, egal, ob Sie gerade Google Drive am Smartphone, die Web-App am PC oder Google Drive für Mac OS verwenden.
Office-Apps von Google für Android und iOS
Googles Web-Office unterstützt Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare und Zeichnungen. Der vollständige Funktionsumfang aller Module steht bislang trotz der verbesserten App nur im Browser am Desktop-Rechner zur Verfügung. „Vollständiger Funktionsumfang“ meint das Erstellen neuer, das Bearbeiten vorhandener sowie das Betrachten abgelegter Dokumente in allen Teilanwendungen der Office-Suite. In Google Drive für Android und iOS sind die beiden Module für Textdokumente und Tabellen enthalten – Sie können also neue Dokumente erzeugen und bereits in der Google-Cloud vorhandene bearbeiten. Das macht andere Office-Apps in vielen Fällen überflüssig. Gut: Aufgrund der automatischen Speicherfunktion werden sämtliche Änderungen an Dokumenten nun automatisch gesichert, auch wenn Sie die Datei nicht explizit gespeichert haben. Trotzdem lassen sich Änderungen, die an den Dokumenten vorgenommen wurden, bei Bedarf schritt weise widerrufen.
Online-Dokumente aus anderen Google- Modulen, etwa Präsentationen oder Zeichnungen, kann man innerhalb von Google Drive am Smartphone oder Tablet-PC öffnen, betrachten und weiterreichen. Ebenfalls neu: Für Präsentationen ist ein leicht nutzbarer Vortrags-Player in der App enthalten. Damit lassen sich im Rahmen eines Vortrags Folien in der festgelegten Reihenfolge oder einzeln aufrufen. Vortragsnotizen, die man als Erläuterung zu den Folien eingegeben hat, werden am rechten Display-Rand angezeigt.
Texte und Tabellen bei Google bearbeiten
Zur Nutzung der Text- und Tabellenbearbeitung ist neben der Google-Drive-App ein kostenloses Google-Konto erforderlich. Die Anmeldedaten geben Sie beim ersten Start in die App ein. Die einmalig erscheinende Frage nach der Übermittlung von Nutzungsdaten an Google sollte man aus Datenschutzgründen verneinen. Auch später lässt sich die Datenübermittlung noch durch das Antippen des Zahnradsymbols unter „Nutzungsdaten senden“ abstellen.
Google Drive präsentiert eine aufgeräumte Ordneransicht auf den Online-Speicherplatz, der als „Meine Ablage“ bezeichnet wird. Bereits am Desktop-Computer oder Notebook erstellte oder hochgeladene Dokumente in den üblichen Microsoft-Office-Dateitypen werden aufgelistet. Eine gesonderte Konvertierung für Google Drive ist nicht notwendig. Mit der Suchfunktion, die Sie in der App durch das Antippen der Lupe aufrufen, lassen sich bestimmte Dokumente schnell aufspüren. Ein Fingertipp auf das Pluszeichen erstellt ein neues Dokument
Offline-Modus: Die App ist darauf ausgelegt, Textdokumente und Tabellen auf dem Google-Server und nicht auf dem Smartphone oder Tablet zu speichern. Allerdings hat Google der App einen neuen Offline- Modus spendiert, mit dem sich Dokumente jetzt auch ohne Internetverbindung bearbeiten las sen. Dazu müssen Sie lediglich den Schalter „Offline verfügbar“ aktivieren. Um das automatische Synchronisieren der bearbeiteten Version mit dem Server kümmert sich die App dann automatisch.
Offline-Arbeitsbereich: Neu in Google Drive hinzugekommen ist der Offline-Arbeitsbereich. Dieser fasst auf dem betreffenden Gerät alle Dateien zusammen, die für die Bearbeitung ohne Internetverbindung vorgesehen sind. Außerdem dient er zum Erstellen von neuen Dokumenten, wenn das Smartphone oder Tablet gerade nicht über eine Datenverbindung verfügt.
Gemeinsam Dokumente online nutzen
Alle Dokumente lassen sich mit oder ohne Bearbeitungsrecht in drei Stufen für andere Benutzer freigeben. Dadurch können etwa Textdateien und Tabellen parallel durch mehrere Personen bearbeitet werden. Dokumente, die andere Anwender für Sie freigegeben haben, erscheinen im neuen Bereich „Für mich freigegeben“.
Dokumente freigeben: Damit auch andere Anwender Zugriff auf eine Ihrer Dateien erhalten, gehen Sie auf „Freigeben“. Tippen Sie die Mailadresse der betreffenden Person ein und legen Sie fest, ob Sie nur Anzeige-, Kommentierungs- oder auch Bearbeitungsrechte gewähren wollen. Jede hinzugefügte Person erhält eine Mail mit dem Link zur Datei, sodass der Empfänger nicht zwingend ein Google-Konto benötigt. Verwendet er Google Drive, erscheint das freigegebene Dokument in seiner App unter „Für mich freigegeben“. Die Liste der berechtigten Personen lässt sich in den Details zu der jeweiligen Datei einsehen.
Parallelbearbeitung: Sie selbst können ebenfalls parallel am Computer und Mobilgerät ein Dokument bearbeiten. Ändern Sie etwa am Windows-PC in einem Tabellendokument, das Sie gleichzeitig am Smartphone geöffnet haben, den Wert einer Zelle, so erscheint die Änderung nahezu in Echtzeit auch am Mobilgerät.
Gemeinsame Bearbeitung: Die verbesserte App-Version von Google Drive zeigt die Namen parallel zugreifender Nutzer unter „Aktuelle Betrachter“ an. Etwaige Dokumentenänderungen durch Mitbenutzer erkennen Sie durch einen farbigen Cursor.
Office-Apps mit Cloud-Anbindung
Wer Dokumente am Smartphone und Tablet bearbeiten möchte, der ist auf einen reibungslosen Datenaustausch mit Desktop-Computern angewiesen.
Viele populäre Apps für Android und iOS bringen deshalb eine Cloud-Anbindung mit. Dadurch lassen sich Dokumente von Speicherdiensten wie Dropbox, Google Drive, iCloud, Box und Sugersync öffnen, dorthin speichern und synchronisieren. Mit den Online-Festplatten gelingt die Bereitstellung von Office-Dateien am PC und der automatische Abgleich zwischen Mac und PC auf der einen sowie Android und iOS auf der anderen Seite. Ob die von Ihnen genutzten Apps auf Cloud-Dienste zugreifen können und welche Anbieter unterstützt werden, steht in der Beschreibung zur App im Google Play Store oder im App Store.
Sonderfall iCloud: Apple bietet für seinen eigenen Speicherplatzdienst iCloud bislang kein Client-Tool für Windows-Rechner an, mit dem man am PC auf die iCloud zu greifen und Dokumente austauschen kann. Die entsprechende Funktion beschränkt Apple auf Mac OS.