1. Tastenkombinationen verwenden
Google bietet eine lange Liste von Tastenkombinationen an, mit denen Sie schneller als mit Maus oder Touchpad sind. Denken Sie nur daran, dass Sie diese eventuell zuerst unter “Einstellungen” und “Tastenkombinationen” aktivieren müssen. Die meisten sind ziemlich intuitiv. Um zum Beispiel einen neuen Termin anzulegen, drücken Sie die Taste C. Weitere Tastenkombinationen können Sie der vollständigen Liste entnehmen.
Alternative zu Google-Kalender: Bitrix24-Kalender
Es gibt zahlreiche Gratis-Online-Kalender als Alternative zum Google-Kalender und auch viele Kalender-Apps für Android. Auch Bitrix24 stellt im Rahmen seines Free-Tarifs einen Kalender zur Verfügung. Sie können den Kalender nur für sich, aber auch für Gruppen und Unternehmen einsetzen; die Nutzerzahl ist unbegrenzt. Auch Konferenzen lassen sich über den Kalender planen und alle zu einem Termin eingeladenen Teilnehmer informiert Bitrix24 dann automatisch.
Wenn Sie wollen, dass Kollegen auf Ihren Kalender zugreifen können, können Sie das zulassen. Dank unterschiedlicher Terminkategorien vermeiden Sie zudem, dass sich unterschiedliche Termine miteinander vermischen. Der Bitrix24-Kalender lässt sich problemlos mit dem Smartphone, aber auch mit Outlook und Google-Kalender synchronisieren. Wichtig: Der Terminplaner zum Finden freier Termine anderer Teilnehmer steht in der kostenlosen Version nicht zur Verfügung.
Termine bearbeiten Sie mit der Taste “E”. Mit “Z” können Sie die letzte Änderung rückgängig machen. Speichern können Sie Änderungen und neue Termine mit STRG+S. Mit der Taste “S” rufen Sie die Einstellungen auf. Diese brauchen Sie für viele der nachfolgenden Tipps. Die Taste “R” aktualisiert den Kalender. Die Zeit-Ansichten ändern Sie mit “1” (Tag) , “2” (Woche), “3” (Monat) und „4“ (Benutzerdefiniert, zum Beispiel 3 Wochen-Ansicht). Die Taste “5” wechselt zur Terminansicht.”
2. Springen Sie schnell zu jedem Tag
Sie möchten wissen, was Sie letzten Sommer getan haben oder wollen zukünftige Terminkonflikte ausschließen? Um nicht durch die einzelnen Wochen suchen zu müssen, um ein bestimmtes Datum zu finden, drücken Sie einfach die Taste G, während Sie den Kalender geöffnet haben. Anschließend öffnet sich ein Suchfeld, in das Sie den gewünschten Tag eingeben können. So können Sie bequem zum gewünschten Datum springen. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Heute”, springt die Ansicht direkt zum heutigen Tag.
3. Kalender-Navigation anpassen
Sie bevorzugen eine etwas abweichende Kalenderansicht wie beispielsweise Drei-Wochen-Schritte? Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, danach auf „Einstellungen“. Unter „Ansichtsoptionen“ wählen Sie bei „Benutzerdefinierte Ansicht festlegen“ „3 Wochen“ aus. Nachdem Sie gespeichert haben, kehren Sie zum Kalender zurück. Hier müssen Sie im Drop-down-Menü rechts neben dem Zahnrad-Symbol noch “3 Wochen” auswählen und die Ansicht des Kalenders wird angepasst.
4. Was steht auf Ihrer Agenda?
Wenn Sie ein Power-User mit vielen freigegebenen Kalendern und Terminen sind, erhalten Sie eine bessere Übersicht über Ihre Termine, indem Sie im Drop-down-Menü neben dem Zahnrad-Symbol den Menüpunkt “Terminübersicht” auswählen. Es wird eine Klartext-Liste der Ereignisse für den Tag angezeigt.
5. Wichtige Termine hervorheben
Um sicherzustellen, dass sich wichtige zukünftige Termine in Ihrem Kalender abheben, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und auf „Einstellungen“. Beim Punkt “Ansichtsoptionen” setzen Sie das Häkchen bei “Vergangene Termine abgeschwächt anzeigen”.
6. Wochenende ausblenden
Wenn Sie den Google-Kalender nur für die Arbeit verwenden, können Sie die Samstag- und Sonntag-Ansicht einfach ausblenden. Hierzu gehen Sie in den Einstellungen auf den Punkt “Ansichtsoptionen” und entfernen den Haken bei „Wochenenden anzeigen“.
7. Private Termine von den geschäftlichen trennen
Wenn Sie private Termine von den geschäftlichen trennen möchten, melden Sie sich in Ihrem Google-Business-Kalender an. Anschließend klicken Sie auf das kreisförmige Google-Konto Symbol im rechten oberen Ecke der Kalenderseite und wählen „Konto hinzufügen“. Danach geben Sie die Daten für Ihre private Google-E-Mail-Adresse an. Mit einem erneuten Klick auf das Google-Konto-Symbol können Sie ab jetzt einfach zwischen beiden Kalendern wechseln.
8. Kalender mit Kollegen und Freunden teilen
Wählen Sie links bei “Meine Kalender” den Kalender aus, den Sie teilen möchten. Klicken Sie hierzu auf die drei Pünktchen hinter dem Kalendernamen und anschließend auf “Einstellungen und Freigabe”. Unter “Für bestimmte Personen freigeben” können Sie nun die E-Mail-Adresse desjenigen eingeben, der Zugriff auf den Kalender haben soll. Unter “Berechtigungen” können sie außerdem einstellen, ob derjenige die Termine nur sehen können soll, oder ob er oder sie auch Termine anlegen und bearbeiten darf.
9. Mehrer Kalender erstellen
Sie können unter einer Google-E-Mail-Adresse auch mehrere Kalender erstellen, zum Beispiel wenn Sie einen gesonderten Kalender für Ihre Kinder oder Hobbies anlegen möchten. Klicken Sie hierfür einfach in der Kalender-Ansicht links auf “Weitere Kalender” und anschließend auf “Neuen Kalender einrichten”.
10. Abgelehnte Termine nicht anzeigen
Wenn Sie ein Termin verwirrt, an dem Sie nicht teilnehmen, lassen Sie sich diesen nicht anzeigen. Hierzu klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und rufen unter “Einstellungen” den Menüpunkt „Ansichtsoptionen“ auf. Danach entfernen Sie den Haken bei „Abgelehnte Termine anzeigen“.
11. Zwei Zeitzonen anzeigen
Falls Sie wissen wollen, um wie viel Uhr das Meeting in Sydney stattfindet und Sie sich in Deutschland aufhalten, kann Ihnen Ihr Kalender dabei helfen. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und wählen „Einstellungen“. Unter der Registerkarte „Zeitzone“ sehen Sie Ihre aktuelle Zeitzone. Um eine weitere Zeitzone hinzuzufügen, klicken Sie auf „Sekundäre Zeitzone anzeigen“ und wählen die entsprechende aus dem Drop-down-Menü aus. Im Kalender sehen Sie anschließend beide Uhrzeiten nebeneinander. Unter “Label” können Sie die Zeitzonen benennen.
12. Mehrere Zeitzonen verwalten
Falls Ihnen der vorherige Tipp zu viel Platz einnimmt oder Sie mehr als zwei Zeitzonen verwalten wollen, ist das Modul „Weltuhr“ die richtige Wahl. Dieses finden Sie in den „Einstellungen“ unter dem Menüpunkt “Weltuhr”. Hier können Sie beliebig viele Zeitzonen hinzufügen. Diese werden dann am linken Rand angezeigt. Ein Klick auf einen Termin verrät Ihnen, wieviel Uhr es dann in den entsprechenden Zeitzonen ist.
13. Kalender aus dem ganzen Web hinzufügen
Google Kalender macht es einfach fremde Kalender zu abonnieren. Wenn Sie beispielsweise planen die Termine des American-Football-Teams „Green Bay Packers“ zu abonnieren, gehen Sie hierfür in die Einstellungen, klicken auf „Kalender hinzufügen“ und anschließend auf „Relevante Kalender ansehen“. Hier wählen Sie den Menüpunkt „Sportarten“ und rufen dort „American Football“, „National Football League –NFL“ auf. Nun suchen Sie den Eintrag „Green Bay Packers“ und abonnieren diesen.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit im Internet nach einem Thema zu suchen, das Sie interessiert. Ihre Suchanfrage erweitern Sie um die Angabe von „ICS“ oder „ICAL“. Auf den Ergebnis-Seiten finden Sie teilweise eine Option, mit der Sie Ereignisse Ihrem Kalender hinzufügen können. Solange Sie in Ihrem Google-Konto angemeldet sind, können Sie dies mit ein oder zwei Klicks tun. Alternativ können Sie die URL kopieren und bei “Weitere Kalender hinzufügen” “Per URL” auswählen. Die Kalender lassen sich mit unterschiedlichen Farben voneinander unterscheiden. Hierzu müssen Sie auf die drei Pünktchen hinter dem Kalendernamen klicken und eine Farbe auswählen.
14. Fügen Sie Ihren Terminen Dokumente, Bilder, Videos und mehr hinzu
Google Kalender bietet die praktische Funktion den Terminen Anhänge hinzuzufügen. Erstellen Sie hierzu entweder einen neuen Termin oder bearbeiten Sie einen bereits angelegten Eintrag. Über dem Textfeld, in dem Sie Ihrem Termin eine Beschreibung hinzufügen können, finden Sie links die Funktion “Anhang hinzufügen”. Nun können Sie entweder eine Datei aus Ihrem Google Drive hinzufügen oder eine neue Datei hochladen.
15. Kalender öffentlich teilen
Vielleicht zeigt Ihr Unternehmen wöchentlich ein neues YouTube-Video. Binden Sie Ihre Fans an sich, indem Sie die Veröffentlichungsdaten bekanntgeben und machen Sie Ihren Kalender für die Öffentlichkeit zugänglich.
Klicken Sie links bei „Meine Kalender“ neben dem Kalender, den Sie freigeben möchten, auf die drei kleinen Pünktchen und anschließend auf “Einstellungen und Freigabe”. Hier können Sie den Kalender nun öffentlich freigeben. Anschließend klicken Sie auf “Link zum Freigeben abrufen”. Diesen Link zu Ihrem Kalender können Sie nun auf Ihrer Website veröffentlichen oder via Facebook teilen.
16. Gelöschte Termine wiederherstellen
Im Papierkorb von Google Kalender werden gelöschte Termine bis zu 30 Tage aufbewahrt. Um einen Termin wiederherzustellen klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und anschließend auf Papierkorb. Klicken Sie dann neben dem Termin.
17. Videokonferenzen planen mit Google-Meet-Videokonferenzen
Wenn Sie einen neuen Termin erstellen, können Sie bei den Termindetails unter “Google Meet-Videokonferenz hinzufügen” eine Videokonferenz anbinden. Fügen Sie anschließend unter “Gäste hinzufügen” die entsprechenden E-Mail-Adressen hinzu. Die Teilnehmer werden nun eine E-Mail mit einem Link erhalten, mit dem sie direkt an Ihrer Google Meet -Videokonferenz teilnehmen können.
18. Alternative Kalender hinzufügen
Sie haben oft mit Geschäftspartner aus China oder Saudi Arabien zu tun? Dann lohnt es sich unter Umständen den jeweiligen Kalender neben dem regulären vor Augen zu haben. Gehen Sie hierzu auf “Einstellungen” und anschließend zu “Ansichtsoptionen” Hier wählen Sie unter “Alternative Kalender” den gewünschten Kalender aus.
19. Terminbenachrichtigungen verwalten
Sie neigen dazu Termine zu vergessen? Bei Google Kalender können Sie sich täglich eine Terminübersicht per E-Mail schicken lassen. Klicken Sie hierzu in der Übersicht links unter “Meine Kalender” bei dem gewünschten Kalender auf “Einstellungen und Freigabe”. Anschließend gehen Sie zu “Terminbenachrichtigungen” und wählen “E-Mail” aus. Nun erhalten Sie täglich eine E-Mail mit Ihren Terminen des Tages.
20. Verwalten Sie Ihre Termine mobil mit der Google Kalender App
Google Kalender ist als App im Playstore für Android und für iOS/iPadOS im App Store erhältlich. So haben Sie auch unterwegs immer Zugriff auf Ihre Termine und können diese mobil verwalten.
21. Aufgaben/Tasks mit Google Kalender verwalten
In der Weboberfläche des Google Kalenders können Sie mit “Eintragen” auch Aufgaben/Tasks mit dem Google Kalender nutzen. Hier ist es sinnvoll, dass Sie auch ein Fälligkeitsdatum angeben. An diesem Datum erscheint die Aufgabe im Kalender, zusammen mit Ihren Terminen.
22. Google Kalender offline verwenden
Wenn Sie keine Internetverbindung haben, können Sie Ihren Kalender auch offline nutzen. Setzen Sie auf die Apps für Android oder iOS/iPadOS, dann stehen die Termine ohnehin auch offline zur Verfügung, da die App die Termine automatisch synchronisiert, wenn das Smartphone eine Internetverbindung hat. Sie können aber auch die normale Webansicht offline nutzen. Dazu rufen Sie die Einstellungen auf und klicken bei “Ansichtsoptionen” ganz unten auf “Offlinekalender aktivieren”. Allerdings sind in diesem Fall nur die Kalenderansicht verfügbar. Erinnerungen und Aufgaben lassen sich leider nicht nutzen.
23. Vertrauliche/Private Termine erstellen
Sie können im Google Kalender die Details eines Termins als vertraulich hinterlegen. Die Einstellung dazu finden Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Terminen bei den Ansichtseinstellungen. Die Details von privaten Terminen sind nur für Nutzer sichtbar, die mindestens die Berechtigung “Termine ändern” für den Kalender haben. Mit den Kalender-Apps können Sie Ihre Termine auch über die enthaltenen Widgets direkt dem Bildschirm hinzufügen. Das funktioniert auf Android-Geräten und auch auf iPhones/iPads. Dadurch haben Sie Ihre Termine immer direkt im Blick, ohne zuvor die App starten zu müssen.
24. Veranstaltungen aus Facebook zum Google Kalender übertragen
Mit dem Transfer-Your-Data-Tool von Facebook können Sie Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen, an den Google Kalender übertragen. Dazu wählen Sie im Assistenten einfach “Google Kalender” als Ziel aus. Anschließend können Sie alle Veranstaltungen übertragen oder nur Veranstaltungen in einem bestimmten Datumsbereich. Bei der ersten Übertragung müssen Sie Facebook erst Zugriff auf den Kalender gewähren.
Über die Seite facebook.com/events/upcoming erhalten Sie eine Liste der nächsten Veranstaltungen, die für Sie relevant sind.
25. Google Kalender exportieren und importieren
Sie können die Termine im Google Kalender auch exportieren. Das geht auch online. Dazu markieren Sie auf der Weboberfläche Ihren Kalender und wählen “Einstellungen und Freigabe”. Mit “Kalender exportieren” laden Sie eine ZIP-Datei herunter, die wiederum eine ICS-Datei enthält. Diese können Sie in allen Kalendern importieren, die ICS beherrschen. Das sind die meisten Online-Kalender und Kalenderverwaltungen für Linux, Windows und macOS.
In den Einstellungen des Google Kalenders finden Sie zusätzlich noch den Menüpunkt “Importieren und Exportieren”. Hier können Sie aus Kalenderdateien Termine in den Kalender importieren oder auch mehrere Kalender auf einmal exportieren.
26. Termine aus Google Mail automatisch in Google Kalender einfügen
In den Einstellungen von Google Kalender finden Sie bei “Allgemein” und “Termine aus Gmail” die Möglichkeit Termine aus E-Mails aus Ihrem Gmail-Postfach automatisch in den Google Kalender zu integrieren. Dazu müssen Sie nur die Option “Automatisch von Gmail erstellte Termine in meinem Kalender anzeigen” aktivieren. Sie können an dieser Stelle auch festlegen, dass nur Sie den Inhalt der Termine sehen. Das funktioniert genauso wie die vertrauliche Ansicht der Termine aus Tipp 23.
27. Google Kalender mit Slack verbinden
Wenn Sie mit Slack arbeiten, können Sie auch hier Ihren Google Kalender anbinden. Es gibt in Slack zusätzlich noch die Möglichkeit den Google Kalender auch mit einem Team und in einem Slack-Channel zu nutzen. Damit das funktioniert, muss die Google Kalender-App im jeweiligen Workspace installiert werden. Danach können die Mitglieder im Channel ihre eigenen Kalender mit dem Google Kalender in Slack verbinden, zum Beispiel für einen Gruppenkalender.
28. Google Kalender in Outlook integrieren
Um den Google Kalender in Outlook einzubinden, rufen Sie auf der Webseite des Google Kalender über die drei Punkte des jeweiligen Kalenders die Option “Einstellungen und Freigabe” auf. Wählen Sie Links die Option “Kalender integrieren”. Kopieren Sie auf der linken Seite die Adresse bei “Privatadresse” im iCal-Format. Rufen Sie in Outlook die Registerkarte “Datei” und dann “KontoeinstellungenKontoeinstellungen” auf. Klicken Sie auf der Registerkarte “Internetkalender” auf “Neu” und geben Sie die kopierte Adresse ein. Mit “Hinzufügen” steht der Kalender anschließend in Outlook zur Verfügung.
