Vielfältige Signaturen auf Knopfdruck einfügen

Die meisten Mailprogramme bieten nur eine Funktion für Signaturen, die Sie an das Ende einer Nachricht anhängen können. In Thunderbird etwa bestimmen Sie über „Extras -> Konto-Einstellungen“ für jedes Konto einen eigenen Signaturtext. Bei Gmail legen Sie eine Signatur in den „Einstellungen“ auf der Registerkarte „Allgemein“ fest. So können Sie aber keine unterschiedlichen Signaturen einsetzen.

Flexible Signaturen in Thunderbird: Für Thunderbird gibt es dafür mit der Erweiterung Signature Switch eine praktische Lösung. Erstellen Sie zuerst eine einfache Textdatei mit dem Windows-Editor Notepad, in die Sie den gewünschten Signaturtext eingeben. Installieren Sie Signatur Switch in Thunderbird und erstellen Sie eine neue Mail. Rufen Sie im Dialog „Verfassen“ das Kontextmenü (mit der rechten Maustaste) auf. Unter „Signature Switch -> Optionen“ klicken Sie auf „Neu“. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein und wählen Sie hinter „Pfad“ die zuvor erstellte Textdatei. Klicken Sie auf „OK“. Über den Kontextmenüpunkt „Signature Switch“ können Sie jetzt den Inhalt der Textdatei in die Nachricht einfügen.

Autotext mit Phrase Express: Mit dem für private Nutzer kostenlosen Phrase Express erstellen Sie Textbausteine, die Sie in beliebige Programme einsetzen können. Phrase Express funktioniert mit Thunderbird, aber auch mit Maildiensten, die Sie im Browserfenster nutzen. Nach der Installation rufen Sie das Programm über einen Rechtsklick mit der Maus auf das zugehörige Icon im Systray und „Textbausteine bearbeiten“ auf. Gehen Sie auf „Neue lokale Textbausteindatei“, und klicken Sie auf „Neue Phrase“. Geben Sie eine Bezeichnung ein, und tippen Sie unter „Textbausteininhalt“ den gewünschten Text ein. Darunter können Sie eine Tastenkombination für den Textbaustein festlegen, oder Sie geben unter „Autotext“ ein Kürzel ein, etwa mfg für „Mit freundlichen Grüßen“. Klicken Sie zum Abschluss auf „OK“. In Ihrem Mail-Editor genügt dann mfg gefolgt von der Enter-Taste, um die Zeile einzusetzen.

Digitale Visitenkarten an Thunderbird anhängen

Autotext mit Autohotkey: Wollen Sie Ihre Textbausteine noch individueller steuern und einsetzen, nehmen Sie Autohotkey . Dabei handelt es sich um einen Script-Interpreter, der auf Tastendruck oder Autotext-Kürzel reagiert. Aus Scripts lassen sich auch eigenständige EXE-Dateien erstellen, die Sie auf anderen PCs verwenden können, ohne dass Autohotkey installiert sein muss.

Autotext-Scripte sind relativ schnell zu erstellen. Klicken Sie bei der Autohotkey-Installation auf „Express Installation“, dann auf „Run AutoHotkey“ und auf „Ja“. Das Installationsprogramm erstellt dann die Beispieldatei AutoHotkey.ahk im Verzeichnis „Eigene Dokumente“. Geben Sie hier als erste Zeile :*:mfg`n::Mit freundlichen Grüßen ein und speichern Sie die Datei. Starten Sie die AHK-Datei im Windows-Explorer per Doppelklick. Tippen Sie jetzt im Mail-Editor oder jedem anderen Editor-Fenster mfg ein und drücken Sie die Enter-Taste. Autohotkey setzt dann den Text ein. Wenn Sie die Script-Datei ändern, wählen Sie im Kontextmenü des Autohotkey-Icons im Systray „Reload This Script“. Weitere Beispiele und eine Erklärung zu den Befehlen finden Sie in der englischsprachigen Autohotkey-Hilfe-Datei.

Nachdem Sie die gewünschten Textbausteine eingebaut haben, können Sie eine Verknüpfung zur AHK-Datei in den Windows-Autostart-Ordner %Appdata%MicrosoftWindowsStart MenuProgramsStartup ablegen. Dann steht Ihnen die Funktion gleich nach dem Windows-Start zur Verfügung.